Você já ouviu falar no termo backoffice? Este que é um termo muito utilizado no mercado corporativo, tem a ver com o conjunto de profissionais que estão envolvidos diretamente no negócio, mas que não estão diretamente ligados à linha de frente. Mas, que ainda sim, são de fundamental importância para o bom andamento das operações da empresa.
Trocando em miúdos, backoffice envolve aqueles profissionais que não estão envolvidos diretamente com produto e vendas, por exemplo. Um backoffice envolve o time financeiro, faturamento, compras e muitos outros.
A verdade é que para se alcançar os melhores resultados possíveis, você deve sempre investir em seu backoffice, afinal, nenhuma empresa sobrevive apenas de sua operação principal.
Termo, backoffice em inglês pode ser traduzido livremente como “retaguarda”. Isso significa que o backoffice é importante em qualquer atividade que movimente mercadorias ou preste serviços. Devido à sua natureza, no entanto, é no comércio eletrônico que ganha destaque – e maiores preocupações, por exemplo.
A função exerce o papel de suporte. Os profissionais envolvidos nela não atuam na linha de frente (front-office), mas são indispensáveis para garantir a continuidade das operações, sem sobressaltos. É como o sujeito que coloca óleo na máquina para assegurar que suas engrenagens funcionem corretamente.
Componente do Backoffice
O backoffice diz respeito a todos aqueles que prestam serviços indiretos, ou seja, não estão diretamente relacionados com a atividade final da empresa.
Por exemplo, em um estabelecimento comercial, o back office, são todos os colaboradores que não atuam nas vendas; em uma indústria, quem não participa da produção. E aí entram funcionários do administrativo, financeiro, estoque, jurídico, recursos humanos, entre outros não vinculados à atividade fim.
Deu para compreender a extensão da área?
Veja só como estamos falando de um grupo amplo, que não aparece diretamente para o cliente, mas que é de grande importância para as operações do negócio. Afinal, nenhuma empresa sobrevive apenas de sua operação principal, que, por sua vez, não acontece sem essa retaguarda.
Como o backoffice funciona?
De maneira geral, o backoffice é importante dentro de qualquer organização que preste serviços ou venda produtos. Como o objetivo é dar apoio às atividades principais da empresa, os processos e colaboradores não são necessariamente vistos pelo cliente final, mas exercem papel importante na entrega.
É mais ou menos assim, em uma indústria você não vê nada além do produto industrializado a ser entregue, mas até aquele produto chegar até você, na indústria não teve apenas o envolvimento do time de produto. Foi necessário ter um RH para contratar pessoas, um jurídico para cuidar dos contratos, administrativo e financeiro para cuidar da saúde financeira da empresa e por aí vai.
Ao analisar as etapas operacionais de um negócio tradicional, existe a interação com o cliente, pedido de mercadoria, consulta ao estoque, planejamento de entrega, pagamento, retenção e fidelização do consumidor.
Se em algum momento há um gargalo nesse processo, como um produto com defeito ou atraso na entrega, um prejuízo já pode ser calculado, com a insatisfação do cliente tendo grande peso no valor que a organização tem perante o público e o mercado.
A importância do backoffice nas empresas
Se você for daqueles gestores que seguem com afinco os ensinamentos do professor Vicente Falconi e possui rotinas bem estabelecidas e padronizadas, é muito mais fácil reconhecer quando qualquer etapa sai do ritmo esperado.
Em processos administrativos, no entanto, é importante lembrar que um erro isolado pode virar uma bola de neve, impactando negativamente todas as outras fases de um ciclo produtivo.
Ao contar com um controle dos processos administrativos, o time responsável pelo backoffice comercial identifica problemas, agem antes deles tomarem proporções maiores e, muitas vezes, resolvem o problema antes que ele aconteça. Um sonho não é mesmo?!
Pois é, tudo isso é possibilitado com análises geradas a partir de dados, que podem ser colhidos e consultados por meio de sistemas de gestão (ERP), por exemplo, além claro da utilização de outras ferramentas tecnológicas (big data).
Vejamos exemplos em alguns segmentos e vantagens do backoffice a seguir:
- No e-commerce: quando o comprador escolhe um produto, uma série de processos precisam se desenrolar e iniciar o “fluxo” dentro da empresa. Se o item estiver esgotado, por exemplo, será possível identificar a falta do produto antes mesmo do cliente seguir com a compra, assim evitando que haja cancelamento e devolução além da insatisfação do comprador.;
- Na indústria: com a ajuda do backoffice, há atuação direta sobre equipamentos e máquinas, além de proporcionar uma gestão escalável que atenda as mais diversas necessidades operacionais de uma fábrica em cada momento do ciclo produtivo;
- No varejo: o backoffice de vendas organiza demandas dos colaboradores que lidam diretamente com os clientes, para solucionar problemas de faturamento e cobrança, atuando diretamente com todo o suporte administrativo que a área comercial necessita.
Conclusão
Apesar de ser um termo estrangeiro, a sua utilização é ampla no mercado e seu entendimento altamente necessário para o desenvolvimento saudável de uma empresa. Saber que os processos colaterais da empresa estão seguros com um time municiado de dados e com conhecimento dos processos, faz toda a diferença.
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