Os recursos visuais, quando usados corretamente, são uma ótima ferramenta para comunicar informações a diversos públicos.
Eles são mais fáceis de compreender e ajudam a comunicar valores, projetos e novidades a um grupo heterogêneo. Além da rapidez com que a informação é assimilada, ela se torna mais envolvente do que mensagens exclusivamente escritas.
No ambiente de trabalho, a comunicação visual é um instrumento poderoso para agilizar processos, informar mudanças, treinar novos funcionários, transmitir normas da empresa, padronizar procedimentos e otimizar o atendimento ao cliente, além de muitas outras possíveis aplicações.
Para alcançar esses objetivos, precisamos usar princípios de design e tornar as mensagens claras e visualmente interessantes para captar intensamente a atenção de quem você quer atingir.
Neste guest post escrito pela Venngage, você vai entender quais são esses princípios e os tipos de recursos visuais mais indicados para cada objetivo.
Organogramas
Um organograma mostra a organização dos departamentos e das equipes, as relações hierárquicas e as funções e responsabilidades de cada integrante.
Para ficar mais claro por que os recursos utilizados para essa comunicação visual são tão valiosos, veja este infográfico que destaca os cinco principais benefícios de um organograma.
Mesmo pequenas empresas têm muito a se beneficiar com o uso dos organogramas no que diz respeito aos funcionários.
Quando estão começando ou têm poucos colaboradores, é normal que alguns deles sejam responsáveis por mais de uma função, e que uma função seja exercida por mais de uma pessoa.
Isso pode gerar confusão sobre quem lidera cada atividade, quais são as responsabilidades de cada um e, principalmente, como medir o desempenho individual dos membros da equipe.
Uma estrutura organizacional definida e compreendida por todos ressalta as principais responsabilidades de cada funcionário e permite que eles organizem seu tempo sem se sentirem sobrecarregados.
Veja quais são os quatro os tipos de organograma:
- vertical (hierárquico);
- horizontal (plano);
- matricial;
- criativo.
O primeiro passo é definir quais os objetivos a serem alcançados com o organograma e as características da organização a ser representada.
A partir disso, você pode aproveitar ferramentas online para criar os seus organogramas de maneira simples e prática, sem precisar de conhecimentos prévios de design.
Os organogramas também podem incluir o contato dos membros da equipe, facilitando a comunicação entre departamentos diferentes.
O exemplo abaixo também faz bom uso de ícones para ilustrar a responsabilidade de cada departamento.
Também é uma boa ideia incluir organogramas nos manuais dos funcionários para ajudar os novos contratados a entenderem a estrutura da empresa e, assim, garantir um bom processo de onboarding, como veremos abaixo.
Comunicação visual no processo de onboarding
O primeiro passo de um onboarding de sucesso é preparar as coisas antes do primeiro dia. Isso deixa os novos funcionários mais à vontade, pois eles sabem exatamente o que esperar da empresa e o que é esperado deles.
Para uma recepção adequada, apresentar grandes volumes de informação de maneira concisa, atraente e simplificada é um ótimo jeito de dar as boas-vindas.
Isso mostra hospitalidade por parte da empresa, que teve o cuidado de preparar um material de fácil compreensão num momento em que o funcionário tem muito a aprender sobre os diversos pontos do seu novo cotidiano de trabalho.
Veja algumas etapas do processo de onboarding
- preparar a nova contratação antes do primeiro dia de trabalho — aposte em um manual do funcionário;
- treinar os novos contratados para as ferramentas que vai usar no dia a dia — os fluxogramas e infográficos são ótimos para essa etapa;
- conhecer e conectar-se com a equipe — aqui entram os organogramas também;
- avaliar a experiência de onboarding pelo novo funcionário — aproveite os feedbacks para melhorar a experiência das próximas contratações.
Para isso, você pode apostar nos infográficos, que transformam informações complexas em visuais interessantes e fáceis de entender, e nos fluxogramas, recurso que permite a visualização de um processo ou fluxo de trabalho em apenas um diagrama.
Infográficos
Os infográficos criativos representam um ótimo recurso de comunicação visual, pois costumam ser mais eficazes ao chamar a atenção do leitor.
Entretanto, um bom infográfico deve fazer mais do que captar o olhar. Eles existem para ajudar a entender e memorizar o conteúdo.
Eles podem ser úteis quando você quer fornecer uma visão geral rápida de um assunto, explicar um processo complexo ou exibir resultados de pesquisa, entre outras finalidades.
Quando você precisa apresentar um resumo rápido sobre algo difícil ou demorado de explicar só com palavras, fazer isso com um infográfico é uma ótima opção para economizar tempo e disposição.
Isso significa que os infográficos podem ser úteis em praticamente qualquer setor. Por exemplo, dividir cada processo principal em etapas concretas com infográficos resumidos, como o mostrado abaixo, reduz a pressão sobre os colaboradores. Com isso, eles terão mais tempo para lidar com outras atividades.
Os mapas mentais são outra ferramenta importante no treinamento inicial de equipes de suporte ao cliente e ajudam a garantir atendimentos mais rápidos e eficazes.
Fluxogramas
Mostrar processos complexos pode ser difícil quando se usa apenas texto. Usar fluxogramas para, entre outras coisas, documentar processos de Recursos Humanos pode ajudar os profissionais a:
- comunicar as políticas e os processos da empresa por toda a organização;
- integrar funcionários com rapidez e eficiência;
- reforçar a aprendizagem para o treinamento de funcionários e desenvolvimento de habilidades.
Seguir um conjunto de processos documentados ao integrar novos funcionários pode ajudar a mantê-los no caminho certo e motivados a se atualizarem sobre os processos organizacionais. Considere acompanhar a conclusão de cada etapa de onboarding/integração com um checklist.
Além disso, padronizar e comunicar processos de avaliação de desempenho traz segurança aos funcionários ao ajudar a definir as expectativas e evitar surpresas.
Usando um modelo de fluxograma visual, você pode comunicar com eficácia os fluxos do processo.
Os fluxograma são característicos por explicar claramente usando várias opções de “sim” ou “não”.
Um fluxograma desse tipo pode ser usado para ajudar a compreender os processos envolvidos em praticamente qualquer atividade ou problema, como na imagem abaixo.
Há muitos outros tipos de fluxogramas que servem para as mais diversas situações e todos compartilham de certas características de design que servem para torná-los mais agradáveis e fáceis de entender.
Em linhas gerais, você sempre pode ter mente que deve:
- planejar antes de começar;
- manter a simplicidade na apresentação das informações;
- usar cores para destacar informações ou fluxos;
- usar formas geográficas para criar contraste;
- escolher um título claro e, se achar necessário, criar uma breve descrição do gráfico.
Ser capaz de alinhar a sua equipe nas mudanças de processo é de extrema importância. Os recursos para comunicação visual ajudam nessa e em outras tarefas, tornando os processos mais fáceis de serem entendidos e disseminados, além de impulsionar o engajamento dos funcionários.
Este artigo é um guest post produzido pela Venngage, empresa que oferece a criação de infográficos gratuitos.