BPM é a sigla para “Business Process Management”, ou Gerenciamento de Processos de Negócio em português. É uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar processos de negócio automatizados e não automatizados. O objetivo é alcançar resultados consistentes e direcionados para os objetivos estratégicos da organização.
O Que Realmente Significa BPM?
BPM, ou Gerenciamento de Processos de Negócio, é mais do que um conjunto de três letras ou uma metodologia da moda. É uma filosofia de gestão que coloca os processos como o motor central de qualquer organização. Pense nisso como o sistema circulatório de uma empresa; se o sangue não flui corretamente, todo o corpo sofre.
Abordagem Disciplinada
Quando falamos em “abordagem disciplinada”, estamos falando de um método sistemático e bem estruturado. Não é algo que você faz de forma aleatória. É preciso planejamento, execução meticulosa e revisão constante. A disciplina aqui é fundamental para garantir que os processos sejam eficientes e eficazes, minimizando erros e desperdícios.
Identificar, Desenhar, Executar…
Identificar: O primeiro passo é saber quais processos existem e quais precisam ser criados. Isso envolve uma análise profunda da organização e suas necessidades.
Desenhar: Uma vez identificados, esses processos são esquematizados. Isso é como criar o “blueprint” de um edifício antes de construí-lo.
Executar: Aqui, o desenho se torna realidade. O processo é implementado na organização, muitas vezes envolvendo mudanças significativas na forma como as coisas são feitas.
Documentar, Medir, Monitorar e Controlar
Documentar: Cada detalhe do processo deve ser documentado. Isso facilita a treinamento de novos membros da equipe e serve como um guia para futuras melhorias.
Medir: Sem métricas, você está pilotando às cegas. É crucial definir KPIs que ajudem a entender o desempenho do processo.
Monitorar: Este é um esforço contínuo para garantir que o processo esteja funcionando conforme o planejado.
Controlar: Se algo sair dos trilhos, medidas corretivas são tomadas para trazer o processo de volta ao curso.
Objetivos Estratégicos da Organização
O fim último do BPM é alinhar todos os processos da empresa aos seus objetivos estratégicos. Não se trata apenas de fazer as coisas de forma mais eficiente, mas de fazer as coisas certas para mover a empresa na direção desejada.
O BPM é uma abordagem holística que vai muito além da simples eficiência operacional. Ele se preocupa com a eficácia da organização como um todo, garantindo que cada processo esteja alinhado com a visão e os objetivos estratégicos da empresa.
Por que é Importante?
A Orquestra Empresarial
A analogia da orquestra é perfeita para entender o BPM. Imagine que cada departamento da sua empresa seja um músico talentoso. Marketing é o violino, vendas é o piano, e assim por diante. Cada um sabe tocar sua parte, mas sem coordenação, o resultado é cacofonia, não música.
O Maestro e a Partitura
O BPM atua como o maestro e a partitura da sua “orquestra empresarial”. Ele não apenas conduz cada departamento, mas também garante que todos estejam tocando a mesma música – ou seja, seguindo a mesma estratégia empresarial.
Alinhamento e Otimização
O BPM garante que todos os processos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa. Isso significa que você não está apenas fazendo as coisas bem, mas está fazendo as coisas certas. E fazer as coisas certas é a chave para a vantagem competitiva e o sucesso a longo prazo.
Como Funciona?
Identificação
Entrevistas com Funcionários: Conversar com as pessoas que estão no campo é crucial. Eles podem fornecer insights valiosos sobre os processos existentes e suas falhas.
Observações: Às vezes, ver é acreditar. Observar um processo em ação pode revelar ineficiências que não são óbvias no papel.
Análise de Dados: Os dados não mentem. Uma análise cuidadosa dos dados pode mostrar onde os processos estão falhando e onde eles estão brilhando.
Desenho e Modelagem
Fluxogramas: Estes são os esqueletos dos seus processos. Eles fornecem uma representação visual que facilita a compreensão e a discussão.
Softwares Especializados: Ferramentas como Bizagi ou Bonita BPM permitem uma modelagem mais sofisticada e também podem ajudar na automação subsequente.
Execução
Treinamento de Pessoal: Antes de lançar um novo processo, certifique-se de que todos saibam como executá-lo corretamente.
Aquisição de Recursos: Às vezes, novos processos exigem novos recursos, sejam eles tecnológicos ou humanos.
Monitoramento
KPIs: Os Indicadores-Chave de Desempenho são sua bússola. Eles mostram se você está no caminho certo ou se precisa fazer ajustes.
Otimização
Ciclo Contínuo: O BPM não é um “configure e esqueça”. É um ciclo contínuo de melhoria. Com base no monitoramento, ajustes são feitos, o que leva a mais monitoramento e mais ajustes.
Objetivos Estratégicos da Organização
O fim último do BPM é alinhar todos os processos da empresa aos seus objetivos estratégicos. Não se trata apenas de fazer as coisas de forma mais eficiente, mas de fazer as coisas certas para mover a empresa na direção desejada.
Conclusão
O BPM é uma abordagem holística que vai muito além da simples eficiência operacional. Ele se preocupa com a eficácia da organização como um todo, garantindo que cada processo esteja alinhado com a visão e os objetivos estratégicos da empresa.