Empresas que convivem com a realidade do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) estão cientes que uma das principais características do projeto é a uniformização das obrigações para os contribuintes com o objetivo de propiciar a transmissão padronizada de distintas informações para diferentes órgãos fiscalizadores.
Logo, é possível considerar que a exposição fiscal se torna praticamente inevitável a partir das informações e dados dos SPED’s. E é exatamente nessa sistemática que muitos contribuintes acabam incorrendo em riscos fiscais que por vezes comprometem a saúde do negócio.
O fácil acesso às informações, o cruzamento eletrônico de dados e a auditoria digital por parte dos agentes fiscalizadores tornam a identificação de ilícitos cada vez mais célere e próxima ao fato gerador.
Tomando como exemplo, só no ano de 2019 foram entregues 21.570.315 arquivos da EFD-Contribuições e EFD ICMS IPI que podem ser objetos de fiscalização.
A Receita Federal do Brasil, Comac, Sufis e as Secretarias Estaduais utilizam sistemas informáticos que analisam em poucos minutos todos os dados das declarações e no caso de identificação de indícios de irregularidade podem emitir notificações, intimações e até mesmo já lavrar autos de infração.
Listamos abaixo, 5 ocorrências que resultam em exposição fiscal:
1-Obrigação Acessória é tão importante quanto a Obrigação Principal:
As escriturações precisam demonstrar claramente a conformidade no recolhimento dos impostos (e sua
apuração), assim como o cumprimento do dever instrumental e formal pelas obrigações acessórias. Não basta “só” apurar, recolher e pagar corretamente. O nível de
Conformidade se estende à forma de apresentação dos arquivos onde é necessário escriturar conforme a exigência do Governo.
2- A obrigação acessória possui dados de diversos setores:
Obrigações acessórias são multidisciplinares em sua concepção, ou seja, ela consolida dados vindos de outras
áreas da organização, como exemplo informações da produção, do estoque, da base de cadastros, do comércio exterior etc. A questão é: Como o departamento responsável pela entrega conseguirá garantir a integridade e qualidade destas informações?
3-Controle ineficiente de dados, informações e arquivos:
São inúmeras as variáveis que necessitam de acompanhamento, controle e gestão para evitar a desnecessária
exposição. Rastrear arquivos retificados, monitorar alterações legais ao longo do tempo, ter ciência de todos os documentos emitidos contra sua empresa, acompanhar eventuais cartas de correção e documentos fiscais cancelados são alguns exemplos práticos da rotina em um departamento fiscal.
4-Ausência de uma equipe dedicada ao atendimento de fiscalizações:
Em caso de notificações, a empresa que não possui uma equipe (interna ou externa) dedicada a
estes trabalhos, precisará concentrar todos os esforços possíveis para atendimento à fiscalização, o que faz com que seja necessário utilizar profissionais responsáveis por outras rotinas desviando o foco de suas tarefas originais.
5-Áreas que deveriam ser estratégicas sendo meramente operacionais:
Em muitas empresas os setores envolvidos com obrigações acessórias acabam sendo vistos
como departamentos de atividades de “backoffice operacional”. Dessa forma, decisões são tomadas no negócio, processos internos são desenhados e implementações sistêmicas são feitas com foco exclusivo no core business, não levando em consideração o impacto, exposição fiscal e risco de um passivo futuro.
Por: Aurélio Moura – Gerente ASIS