Estabelecer estratégias para aproximar lideranças de liderados deve ser uma prioridade da gestão de pessoas.
De acordo com um estudo realizado pela consultoria de recrutamento Michael Page, 8 em cada 10 pessoas pedem demissão por causa de seus líderes. Entre os motivos destacados, o sentimento de que a gestão não é um exemplo ou inspiração no dia a dia, a falta de feedbacks e a ausência de oportunidades para o crescimento profissional são alguns dos principais. Com o objetivo de reduzir esses problemas, as reuniões one-on-one se destacam como alternativa para um acompanhamento eficaz.
Pensando nisso, a Qulture.Rocks elaborou este artigo para que você entenda o que é essa reunião, quais são seus principais objetivos, além de apresentar dicas para que os envolvidos possam tirar o máximo proveito desse momento. Continue a leitura e saiba mais!
O que é uma reunião one-on-one?
One-on-ones (também pode ser encontrado na grafia “1:1”) são encontros periódicos entre lideranças e liderados para discutir seus principais desafios nas funções exercidas, quais são os projetos pessoais e profissionais, quais foram os pontos que trouxeram dificuldades naquele período, entre outros tópicos que sejam considerados importantes.
No livro “The Hard Thing About Hard Things”, o fundador da Netscape, Ben Horowtiz, cita um momento da sua carreira em que quase demitiu um VP justamente pela ausência de one-on-ones com os times.
No material, ele ainda afirma que “na ausência de uma arquitetura de comunicação bem projetada, informações e ideias irão estagnar e sua empresa irá se degenerar e se transformar em um lugar ruim para trabalhar [se não houver 1:1s]”.
Quais as vantagens de uma reunião one-on-one?
Reuniões one-on-one trazem vantagens tanto para a empresa quanto para o profissional. A seguir, identificamos algumas das principais.
Para empresas
A primeira vantagem para as empresas está relacionada à possibilidade de tomar medidas proativas em vez de reativas.
Por meio das one-on-ones, será estabelecido um melhor fluxo de informações na empresa — de baixo para cima —, contribuindo para que as lideranças entendam as dificuldades dos profissionais sobre os mais diversos contextos e possam distinguir aqueles satisfeitos dos insatisfeitos.
Além disso, o hábito de 1:1 contribui com um maior engajamento do profissional. Segundo um estudo realizado pela Gallup, apenas 28% dos profissionais brasileiros estão engajados, enquanto 13% estão ativamente desengajados — ou seja, contribuem para gerar um clima ruim na empresa.
Por fim, as reuniões favorecem uma prática mais constante de feedbacks entre ambas as partes, possibilitando à gestão reconhecer de forma mais direta os méritos de sua equipe.
O livro “12 Elementos da Gestão de Excelência”, originado a partir de um estudo realizado também pela Gallup, identificou que os melhores gestores de todo o mundo são os que oferecem feedbacks contínuos e reconhecem seus colaboradores.
Para profissionais
Para profissionais, a prática de one-on-ones também traz muitos ganhos. Entre eles, a sensação de que alguém se preocupa com ele — em nível pessoal.
Devemos levar em consideração que os encontros entre líderes e liderados também acontecem para que o colaborador possa trazer livremente algumas questões de sua vida particular, uma vez que elas influenciam diretamente na produtividade, principalmente se algo não estiver nos trilhos.
Assim, a gestão tem a oportunidade de ajudar esse profissional a superar tais desafios, além de ser uma chance a mais para entender as razões que levam sua performance a estar aquém do esperado naquela ocasião.
É um momento, ainda, de ambos discutirem sobre desenvolvimento e carreira, de alinhar projetos nos quais está inserido e também de ter uma visão mais ampla sobre o seu desempenho para que possa aprimorar pontos negativos e potencializar aqueles que oferecem bons resultados.
Com que frequência realizar as one-on-ones?
Não existe uma frequência considerada “certa” para a prática das one-on-ones. O ideal é que sejam de fato periódicas e que essa assiduidade pré-estabelecida seja respeitada.
Por isso, é essencial que as pessoas envolvidas evitem ao máximo desmarcar esses encontros. Ou seja, gestores devem enxergar o momento como um compromisso inadiável em sua agenda.
No entanto, imprevistos acontecem. Caso haja a necessidade de remarcar, isso deve ser comunicado ao liderado de imediato e, no mesmo instante, escolher uma outra data/hora que não seja muito distante do dia estabelecido inicialmente.
Como aproveitar ao máximo as reuniões de one-on-one?
Antes de mais nada, existe a necessidade de entender que esse é um momento do liderado.
Líderes podem levar pautas para a reunião, mas que não ocupem grande parte da agenda. É a oportunidade para o colaborador se abrir e trazer sua percepção em relação ao trabalho executado.
Além disso, precisa haver uma diferença entre o modo como o gestor vai lidar com profissionais menos experientes e mais experientes nas reuniões de one-on-one. A seguir, explicamos um pouco mais sobre o tema!
Profissionais menos experientes
Se essa for uma das primeiras experiências profissionais do colaborador, naturalmente poderão surgir mais dificuldades de autogestão.
Nesse sentido, é uma oportunidade para a liderança conhecer melhor os projetos da pessoa, os desafios enfrentados, além de analisar um pouco sobre a sua rotina, enquanto traça planos de ação sempre que identificar a necessidade de aperfeiçoar alguns pontos.
Ou seja, o tempo será gasto em grande parte, com as tarefas, esforço e seu dia a dia. Isso, porém, não exclui a possibilidade de discutir sobre carreira, de entender sobre o PDI do liderado, entre outras informações que sejam relevantes para o seu crescimento na empresa.
Profissionais mais experientes
Para colaboradores mais experientes, as one-on-ones devem ser pouco utilizadas para tratar sobre jornada e demandas do dia a dia.
Além disso, elas podem ser menos frequentes, desde que ambas as partes identifiquem que isso não trará prejuízos a nenhum dos lados.
Sendo assim, os temas são mais aprofundados, além de as conversas serem mais estruturadas para discutir aspectos da vida pessoal, ambições profissionais, entre outros.
Como estruturar uma reunião one-on-one?
A seguir, explicamos algumas dicas para que haja uma estruturação adequada das reuniões de one-on-one.
O líder deve ouvir o liderado
Conforme vimos ao longo do artigo, existem amplas possibilidades de tópicos a serem discutidos em uma reunião de one-on-one. Porém, o foco deve ser sempre o profissional.
Caso a gestão tenha muitos temas a tratar com a pessoa, o ideal é que esse seja um encontro à parte.
Pauta prévia
Com o objetivo de que a reunião seja aproveitada ao máximo, líderes podem sugerir que seus liderados produzam uma pauta prévia da reunião.
Assim, além de ele se sentir mais em controle de todo o processo, contribuirá para que o encontro aborde temas relevantes e que ambos tracem planos de ação para os tópicos discutidos.
O próprio RH pode sugerir algumas pautas, principalmente quando a equipe for formada por pessoas muito jovens. Porém, sempre abra espaço para a flexibilidade dessas conversas.
Anotação dos principais pontos
Não se pode esquecer de anotar os principais pontos discutidos durante a reunião. Além disso, defina tarefas para que liderados possam praticar ao longo de sua rotina, de modo que ele aplique o que foi conversado.
Exemplo: caso a pessoa tenha apontado dificuldades com organização de agenda, ajude a estabelecer um horário semanal para definir as principais atividades da semana e acompanhe isso de perto nos próximos encontros. Ou seja, as tarefas devem ser destinadas a ambas as partes.
Neste artigo, você pôde entender um pouco mais sobre as reuniões one-on-one, suas vantagens e dicas de como aproveitar ao máximo esse momento para fortalecer a gestão de pessoas.
Como falamos, o ideal é que esse seja um momento do liderado, de modo que ele se sinta acolhido pelas suas lideranças e que traga percepções sobre o seu desempenho para traçar medidas proativas que contribuirão para o seu desenvolvimento.
Conteúdo Original Blog Tangerino