Fazer uma boa gestão de estoque é muito importante para uma empresa, independente da sua área de atuação.

Um estoque precisa ser cuidado, gerido e bem controlado para que o seu negócio possa ter um giro efetivo entre fornecedores e possíveis clientes finais. Funciona mais ou menos como uma balança entre as duas pontas.

É justamente por isso que ele é um dos ativos mais valiosos da empresa.

Vamos citar alguns exemplos:

No varejo, na manufatura, no serviço de alimentação e outros, o funcionamento é similar.

Por que ter uma boa gestão de estoque?

É porque os insumos e os produtos prontos para entrega representam a essência do negócio, nessa balança, a má gestão de estoque pode comprometer a sobrevivência do empreendimento. Simultaneamente, o estoque pode ser considerado como um passivo, que gera gastos.

Esse tipo de despesa pode ser, sim, indesejável. Como assim?

Isso ocorre porque manter um estoque grande pode acarretar diversos riscos para as empresas. Você pode ter risco de deterioração, roubo, danos, obsolescência ou perda, em caso de produtos perecíveis. O gerenciamento de estoque é de grande importância para todas as empresas, independentemente de seu tamanho. E vale um monitoramento mais detalhado no caso de uma organização mais complexa.

É necessário entender sobre a gestão de estoque em si. O bom gestor precisa saber quando reabastecer certos itens, a necessidade de compra e produção, o preço de compra (também para venda) é essencial para a manutenção das atividades. Isso torna essa tarefa, além de complexa, muito sensível para as atividades do empreendimento.

Companhias utilizam diferentes ferramentas para administrar seu estoque. Incluindo controles manuais, planilhas, softwares ERP e, mais recentemente, aplicativos SaaS (Software as Service, ou software como serviço, traduzindo diretamente para o português).

Essas ferramentas envolvem uma das principais tarefas que devem ser realizadas em negócios que lidam com estoques de produtos, especialmente matéria-prima, produto acabado ou insumos.

Gestão de estoque é equivalente à capacidade da empresa organizar e controlar a quantidade de cada produto em um determinado momento. Ela permite que a companhia entenda a variedade de produtos e suas demandas, que por sua vez irá determinar as necessidades de compra para esse determinado estoque. E é importante saber sobre a valoração dos estoques.

Ou seja, quanto o estoque vale para a empresa.

Um depósito cheio de mercadorias não significa um trabalho importante ou bem gerido. Não é sinônimo de sucesso comercial. Dependendo do caso, significa o contrário. É um investimento paralisado. Saber gerir o estoque é uma das chaves para o sucesso das empresas, visto que objetiva garantir o estoque ideal para a atividade. Isso impede que haja excesso ou falta de estoques e assegura que sempre que um cliente solicitar um produto, ele seja fornecido.

Há especialistas defendem que o ideal é que o fluxo de entrada e saída de estoque seja quase idêntico. Dependendo da atividade da empresa, as demandas sofrem grande oscilação durante o ano, o que faz que seja necessário que a empresa constitua um estoque de segurança, visto que ficar sem produtos em estoque pode impactar significativamente a atividade da empresa.

Você precisa estar pronto para isso.

E muitas vezes as empresas conseguem negociações vantajosas com seus fornecedores, caso efetue a compra de grandes quantidades. A depender da situação, pode ser uma boa oportunidade de negócio. O que é necessário para se orientar pelas melhores decisões para empresa envolve conhecer em profundidade o funcionamento da atividade e as peculiaridades do setor.

Sua empresa não pode nem pelo excesso nem pela falta de produtos e mercadorias.

Só assim você se torna capaz de desenvolver uma boa gestão de estoques, possibilitando que a empresa tome as melhores decisões, impedindo erros. Um exemplo: comprar itens desnecessários apenas por estarem com preço atrativo.

Para entender melhor essa atividade de gestão, montamos um guia de boas práticas. Mesmo sendo um trabalho complexo, com diferentes problemas que devem ser analisados para implementar melhorias, você pode ter benefícios nessa mudança.

Isso vale com maior efetividade para pequenas empresas, que passam a ter uma maior eficiência.

Ser eficiente é fundamental para crescer e obter mais lucratividade.

Dicas para uma boa gestão de estoque

1. Monte inventários destacando informações importantes

Sua empresa precisa fazer o levantamento físico de todos os itens presentes em seu estoque por meio de um inventário, um documento básico para uma gestão profissional. Sem isso, você não sai da etapa 1.

Para organizar esse procedimento básico, é importante que um empreendedor como você organize a disposição de seus produtos. Arrume a casa! Separe cada um deles por tipo, cada qual em localidade específica. O mapeamento em si melhora a movimentação de mercadorias no estoque e dá mais agilidade a diversos processos. Caso você lide com produtos perecíveis, faça o levantamento da data de vencimento desses produtos, caso haja, e verifique o estado de conservação de cada um deles.

Há formas diferentes de compilar os dados do inventário. A primeira é usando lápis ou caneta e papel, que é a mais simples. Você pode, claro, também fazer uso de planilhas eletrônicas, com um sistema de gerenciamento de estoque. A segunda forma torna sua empresa mais ágil e competitiva, com controles muito mais elaborados e eficazes. Só que isso exige que o empresário invista.

Seja qual for a forma que você decida utilizar para compilar suas informações de inventário, é crucial estabelecer as informações relevantes a serem levantadas. Caso você não consiga registrar as informações com precisão, poderá acabar tomando decisões incorretas, que impactarão negativamente a saúde financeira de seu negócio.

Os itens do seu estoque têm muitas informações que podem ser relevantes para tomada de decisões. Vale levar em conta: Número de referência ou número de controle do bem; custo; fabricante; categoria; localização; e validade.

Informações específicas do fornecedor podem ser incluídas nessa organização, como o número do pedido e quaisquer outros critérios. Vale dentro do seu negócio de camisetas, por exemplo, cor, tamanho, modelo, entre outros fatores.

O estoque funciona bem dependendo de que forma a mercadoria se movimenta para o cliente. Quanto mais você souber disso, mais entenderá sobre a sua própria produção. Isso implica em acompanhar o ciclo de vida de cada item, desde a data de compra do fornecedor até as datas de venda, bem como o custo e o preço de venda.

2.Atente-se aos custos e às receitas

O gerenciamento de estoque não se limita apenas ao controle físico.

Você precisa monitorar o estoque levando em consideração o valor de seus produtos, seu giro e sua margem de lucro. Para gerenciar o estoque dessa maneira é necessário saber não apenas o produto que mais vende, mas, também, qual gera maiores lucros. Esse objetivo só será alcançado se você considerar o preço de venda (incluindo os descontos aplicados) de seus itens. Sistemas de gestão mais completos possuem integração com a gestão de compras e de vendas, possibilitando obter maior precisão do seu controle de estoque.

Monitorando as informações você será capaz de: Concentrar-se nos produtos com maiores lucratividades; conhecer os produtos de maior e pior desempenho por quantidade e por margem; e gerenciar melhor seus descontos, com uma informação precisa do custo do item.

3.Unifique em um único sistema

Usar sistemas diferentes para gestão é, simplificando, uma grande perda de tempo, além de ser muito fácil para os erros. 

É burocrático.

A escolha de um único sistema para controlar seus inventários tornará a atividade mais simples e eficiente.

Sistema de gestão de estoque centralizado permite: Centralize suas informações e automatize processos; reduza os erros; acompanhe toda a movimentação dos itens de estoque, da entrada até a venda; controle os insumos utilizados na produção de seus produtos; e monitore os níveis de estoque.

4.Monitore suas vendas, especialmente para não ficar sem mercadoria

Ficar sem estoque é um dos problemas mais perigosos para um negócio. Especialmente para um grande empreendimento.

Monitorar as vendas é uma estratégia vital para o crescimento dos negócios, não apenas para controlar o estoque. Baseando-se nessa informação, você pode prever melhor suas necessidades de compra e garantir que a empresa tenha encomendado o suficiente para determinado período, por meio de análise do histórico de vendas e levando em conta projeções de crescimento da economia e do seu setor de atuação.

Analise os seus principais produtos. 

Se estão vendendo mais rápido, você poderia fazer um pedido especial para fornecedores e clientes, flexibilizando prazos. Eles estão vendendo menos que o esperado? Talvez você tenha que oferecer descontos ou condições diferenciadas de pagamento para não ficar com o item parado no estoque.

5.Gerencie mercadorias antigas

Gerir o estoque antigo corretamente irá ajudá-lo a evitar a perda de mercadorias. Isso ocorre seja por obsolescência ou por perda da validade.

O monitoramento ajudará a empresa a não ter prejuízos, sempre de olho no balanço.

Ao analisar os itens com baixa movimentação em estoque, você pode traçar uma boa estratégia para evitar produção em excesso ou mesmo elaborar estratégias para aumentar o giro do produto. Um sistema de gerenciamento de estoque adequado e seguindo as práticas recomendadas anteriormente, você poderá manter seu estoque atualizado.

Assim os clientes ficarão satisfeitos com a disponibilidade dos produtos.

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Dessa forma, basicamente, o gestor de estoque precisa:

1. Anotar na planilha ou sistema de controle de estoque o custo unitário, o custo total e a quantidade de produtos vendidos;
2. Sempre verificar se o saldo calculado na planilha se afina com o estoque físico armazenado;
3. Calcular na planilha o custo unitário, o custo total e a quantidade dos produtos que ficaram em estoque.

Em um primeiro momento, isso é o básico que você deve saber sobre como fazer controle de estoque. 

Esse método visa informar a quantidade disponível de cada produto armazenado e, também, o valor de cada item. 

Portanto, controlar o estoque é uma tarefa essencial e muito importante, seja para pequenas, médias ou grandes empresas.

Sendo assim, caso esse trabalho não seja realizado no seu negócio, pode acarretar diversos efeitos negativos, que afetam a funcionalidade de todo o restaurante.

Para ajudar você nesse processo, baixe gratuitamente a planilha de controle de estoques que a Saipos preparou! É só clicar no banner no topo do texto!

Como melhorar meu controle de estoque?

Para saber como fazer controle de estoque e melhorá-lo, você precisa, primeiramente, organizar sua mercadoria armazenada em um espaço amplo e limpo.

Falando em organização, é interessante usar planilhas ou um sistema de controle de estoque para otimizar a rotina do restaurante e minimizar gastos.

Caso você esteja começando seu negócio, não se preocupe, existem diversas ferramentas e softwares gratuitos que podem ajudá-lo nesse processo.

Mas, antes de tudo, você deve estabelecer uma rotina e criar processos detalhados e ter um planejamento de como fazer controle de estoque.

Sendo assim, os primeiros passos que você pode dar para começar essa jornada são:

• Faça um inventário do seu estoque;
• Cadastre SEMPRE todos os produtos;
• Categorize todos os produtos;
• Faça um controle rigoroso de todas as entradas e saídas;
• Integre todos os setores da empresa;
• Utilize uma ferramenta de controle de estoque (planilha ou sistema).

Organizando essas orientações, você já tem meio caminho andando sobre como fazer controle de estoque!

Informações importantes

Baseado em tudo que está saindo, o gestor do controle de estoque consegue medir a rotatividade dos produtos de maneira organizada.

Dessa forma, será útil em compras futuras que o estabelecimento for realizar, melhorando o aproveitamento do capital de giro do negócio.

Além disso, a segurança de que as mercadorias são realmente utilizadas e não desviadas é certa.

Mas como fazer isso funcionar de maneira eficaz? A Saipos explica:

1. Seja rígido com o controle das entradas e saídas de produtos;
2. Anote na planilha ou sistema TODAS as entradas e saídas;
3. Toda e qualquer saída de estoque tem que ser acompanhada de requisição de saída;
4. Não permitir a retirada de produtos ou materiais sem identificar quem retirou;
5. Estabeleça o Inventário Rotativo, uma forma de escolher, diariamente, alguns itens para serem contados. Qualquer diferença encontrada deve ser comunicada e averiguada.

Dessa maneira, se você seguir essas orientações, seu controle de estoque terá eficácia desde o começo.

Portanto, mantenha essa excelência para resultados positivos!

10 dicas de como fazer um controle de estoque

Agora a Saipos vai apresentar para você dez dicas que podem determinar sobre como fazer controle de estoque no seu restaurante. Saiba quais!

Tenha um fornecedor de segurança

É fundamental que você tenha contato com um profissional experiente e de confiança.

Esse fornecedor vai ser sua fonte para conseguir preços bons e mercadoria de qualidade.

Portanto, também é necessário saber negociar com esses profissionais. Dê preferência para parceiros com empresas que sejam flexíveis e ágeis na entrega da mercadoria.

Dessa forma, você evitará, por exemplo, situações como ficar sem um produto que é bastante solicitado, causando a  insatisfação de clientes.

A agilidade na entrega da mercadoria é tão importante quanto o preço e a qualidade dos itens, e isso deve ser levado em consideração na hora de escolher um fornecedor.

Trabalhe com um estoque reduzido

O gestor precisa comprar na medida certa e trabalhar com um estoque reduzido.

Um armazenamento pequeno é bem mais fácil de ser organizado.

Dessa maneira, você se beneficiará, pois o gerenciamento se tornará mais simples, o espaço físico será menor e os custos com os desperdícios serão menores.

É claro que podem haver algumas situações em que será preciso realizar um estoque maior, seja para a preparação de uma época específica do ano ou por uma promoção imperdível.

Porém, o conceito é que o estoque esteja sempre o mais enxuto possível, lembrando sempre de alinhar isso com os outros setores do estabelecimento.

Com essa dica também é importante salientar de sempre manter uma relação próxima com os fornecedores, pois isso facilitará na hora de conseguir mais rapidamente os produtos necessários.

Faça promoções de queima de estoque

Caso você necessite equilibrar suas contas, queimas de estoque são uma saída.

Esse método é bem comum para se livrar dos produtos encalhados no armazenamento.

Esses itens estagnados podem causar prejuízos para o restaurante, ocupando espaço e tendo data de validade batida.

Sendo assim, uma liquidação é uma ótima escolha para queimar o estoque e liberar espaço para produtos mais lucrativos.

Previna desvios e roubos

Nenhum restaurante quer ter prejuízos relacionados a roubos e desvios. Prevenir esses acontecimentos é um fator de extrema importância para o controle de estoque.

Portanto, examinar as cargas quando chegam ao depósito e ter câmeras de segurança no estoque são atitudes que podem ajudar nesse sentido.

Nesse caso, se o gestor sabe como fazer controle de estoque eficaz, minimizará as chances de acontecerem desvios e roubos.

Entenda as diferentes formas de controlar o estoque

Para saber como fazer controle de estoque você deve estar atento às diferentes maneiras que existem de realizar essa tarefa.

Vamos apresentar algumas delas para você tomar conhecimento e utilizar no seu restaurante:

Sendo assim, o gestor de estoque deve procurar aprender mais sobre essas técnicas e escolher alguma que de adapte melhor à realidade do restaurante para melhorar seu desempenho. 

Utilize automatização no controle de estoque

Automatizar o controle de estoque pode trazer mais benefícios do que você possa imaginar.

Utilizando softwares feitos para realizar essa atividade, não haverá erros por distração.

Além do mais, são mais ágeis e podem liberar a equipe para a realização de outras tarefas mais urgentes para a funcionalidade do estabelecimento.

Sendo assim, atividade repetitivas, como cadastrar produtos e verificá-los, tomam muito tempo dos funcionários. 

Por isso, a automatização do controle de estoque é uma maneira eficiente de otimizar tempo e economizar dinheiro.

Tenha um controle rigoroso

Essa é uma dica super importante para saber como fazer um controle de estoque com excelência. 

Controlar a entrada e saída dos produtos deve ser lidado de maneira bastante rígida, e a equipe deve estar ciente disso.

Portanto, defina que é extremamente proibido deixar algo para registrar mais tarde, por exemplo. Esses tipos de atitudes podem fazer o estoque perder o controle e falhar.

Faça um planejamento baseado no histórico de movimentação

Nessa situação, o lema é “estoque parado é dinheiro parado”.

Portanto, para reabastecer seu estoque não deve-se levar apenas o volume atual em consideração.

Sendo assim, avaliar os históricos de movimentação é uma ação necessária, levando em conta critérios de sazonalidade, caso exista, para realizar uma compra mais eficiente.

É comum que um produto ter mais retirada em uma época do ano, mas na hora da próxima compra pode não ser necessário.

Dessa forma, você deve estar atento aos relatórios de demanda e oferta para comprar com mais exatidão, evitando perdas de valores  estoque parado.

Determine inspeções regulares do estoque

Estabeleça uma rotina de inspeções periódicas do estoque, a fim de detectar falhas que podem se tornar problemas reais na operação.

Essas vistorias podem ser diárias, mensais ou semestrais, dependendo dos tipos de produtos armazenados no seu estabelecimento.

Portanto, defina uma rotina e um método para realizar esse controle periódico dos estoque que combine com as necessidades do restaurante.

Fazendo isso, além de encontrar e corrigir erros, você aproveita para entender por que tais falhas ocorrem e melhore os processos que levam a elas.

Tenha um processo de diminuição de perdas

Para entender como fazer controle de estoque, é necessário entender que as perdas de produtos são situações recorrentes, mas que podem ser evitadas (e devem).

Nesse caso, tomando algumas precauções você pode ter uma diminuição de perdas, como:

• Acompanhar o volume de compras;
• Criar indicadores de controle de resultado;
• Cuidar a data de validade dos produtos;
• Fazer um inventário de estoque;
• Receber as mercadorias com cuidado;
• Ter regras determinadas de gestão de estoque;
• Utilizar um sistema de gestão integrada.

Seguindo essas ações você já tem um planejamento de diminuição de perdas.

Caso queira adicionar outras atividades, não tem problema, desde que se encaixe com a proposta.

Fonte: Jornal Contábil