Gestor, o Brasil é um país com burocracia em excesso e, disso, não há como fugir, mesmo com o apoio crescente da tecnologia. Reduzir papel através da gestão on-line é fácil, reduzir erros e retrabalhos pela automatização é fácil, reduzir custos de emissão e arquivamento de documentos com o mundo cloud (servidores web) também é. Já reduzir obrigações fiscais no Brasil, no máximo pode ser menos trabalhoso, mas errar não é uma opção.
Gostando ou não, se você é líder de algum processo, ou responde pela rotina integrada de processos na sua organização, novas exigências deste país vão chegar até seu computador e muito provavelmente chegarão “de cima”. E, quando isso acontecer, você pode não ter poder de decisão na empresa, mas o poder de ter que dar respostas corretas e manter o governo (e seus líderes) bem informados, este “poder” sim, você tem.
Por exemplo se você lida com pessoas, certamente já ouviu falar do e-Social, “Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS” (fonte: portal Sped do Governo Federal – http://sped.rfb.gov.br/). E se já ouviu falar, sabe que tem um prazo para adaptação de sua empresa a ele.
Pois então, o e-Social é só um dos módulos do sistema SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital que, segundo o governo, simboliza, “um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes”. No popular, lê-se, mais controle, em tempo real, do estado sobre as obrigações fiscais do contribuinte, informadas à Receita Federal (ou você estava achando que o estado ia ficar de fora desse movimento “use a tecnologia a favor do seu dinheiro”).
O SPED FISCAL
Vamos contextualizar para você. O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), criado pelo governo federal para o recebimento das informações fiscais e contábeis das empresas, é composto por linhas de análise:
- Escrituração Contábil Digital (ECD ou SPED Contábil);
- Escrituração Fiscal Digital (EFD ou SPED Fiscal);
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Hoje vamos falar mas especificamente da 2ª opção, o SPED Fiscal, um arquivo digital que informa todos os documentos fiscais e informações que os fiscos federal, estadual e, em breve, municipal, precisam saber. Essas informações referem-se ao período em que são apurados os impostos de ICMS e IPI, por exemplo. É uma entrega unificada, transmitida e assinada digitalmente (certificados A1 u A3).
Na prática empresarial (contribuinte), por utilizar o meio digital, o SPED Fiscal elimina a necessidade de acumular documentos em papéis, simplificando a entrega da documentação aos fiscos. No caso do governo, o sistema facilita a fiscalização e reduz a burocracia para a entrega desses documentos.
Erros que não podem ser cometidos no SPED Fiscal
Se o controle é em tempo real, questionamentos sobre falhas no processo também chegarão quase que na velocidade da luz (tudo bem, um exagero tanta velocidade, mas é assim que você se sente quando o governo solicita explicações, não é?). Então fique atento, não é hora de cometer erros de transmissão deste arquivo!
A ausência de um canal aberto entre as empresas e a Receita federal, dificulta a resolução de dúvidas sobre o preenchimento e envio dessa obrigação, deixando qualquer empresa vulnerável a erros recorrentes. Nessa hora é necessário ter aliados, como softwares de gestão integrada, ou ERP, preparados para atender esta rotina e uma contabilidade bem informada das mudanças.