Apesar de muita gente confundir o eSocial com um novo regime tributário, a realidade é que trata-se apenas de uma unificação das informações trabalhistas. Ou seja, trabalhadores celetistas, estatutários, autônomos, avulsos, cooperados, estagiários e sem vínculo empregatício terão suas informações registradas no eSocial.
Outra confusão comum é com o eSocial para pagamento dos empregados domésticos, instituído em 2015. Na verdade, esse processo de informação de dados trabalhistas continua existindo como uma modalidade do eSocial – ou seja, para os empregadores domésticos, tudo continua igual. Para as empresas é que trata-se de uma grande novidade.
Essa mudança tornou-se necessária porque até a implantação do eSocial, as empresas precisavam prestar as informações de seus trabalhadores em 15 obrigações diferentes:
| GFIP | Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social |
| CAGED | Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT |
| RAIS | Relação Anual de Informações Sociais |
| LRE | Livro de Registro de Empregados |
| CAT | Comunicação de Acidente de Trabalho |
| CD | Comunicação de Dispensa |
| CTPS | Carteira de Trabalho e Previdência Social |
| PPP | Perfil Profissiográfico Previdenciário |
| DIRF | Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte |
| DCTF | Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais |
| QHT | Quadro de Horário de Trabalho |
| MANAD | Manual Normativo de Arquivos Digitais Folha de Pagamento |
| GRF | Guia de Recolhimento do FGTS |
| GPS | Guia da Previdência Social |
É importante lembrar que em várias dessas obrigações as informações se repetiam, tornando o trabalho de empregadores e contadores moroso, sujeito à erros frequentes e muitas vezes, contraproducente.
A partir de agora, com o eSocial, através de apenas uma declaração todos as 5 entidades do governo que antes recebiam em inúmeras obrigações diferentes os mesmos dados, recebem tudo de uma só vez. São elas: CEF, Receita Federal, Ministério do Trabalho, Secretaria da Previdência Social e INSS. Aliás, cada um desses órgãos possuem um representante cada que juntos, formam o Comitê Gestor do eSocial, responsável pela implantação e transmissão do eSocial.
O cronograma de adaptação já está em andamento. Isso porque, de acordo com a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016 publicada no dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, a implantação do sistema está sendo realizada em duas etapas: a partir de 1º de janeiro de 2018, a obrigatoriedade de utilização do eSocial Empresas já se tornou realidade para empregadores e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões.
E a partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.
Dentro de cada um desses prazos, existem etapas a serem cumpridas para que a adequação aconteça gradualmente.
Confira no infográfico abaixo como se organizam as demais datas:
| Faturamento > 78 milhões |
Faturamento < 78 milhões |
Faturamento até 4,8 milhões e MEI |
Órgão público |
Seg. Especial e Pe. Prod. Rural |
|
| Cadastros do empregador e eventos de tabelas | 2018JANEIRO | 2018JULHO | 2018JULHO OU NOVEMBRO | 2019JANEIRO | 2019JANEIRO OU MAIO |
| Dados do colaborador e eventos não periódicos | 2018MARÇO | 2018SETEMBRO | 2018SETEMBRO OU NOVEMBRO | 2019MARÇO | 2019MARÇO OU MAIO |
| Folha de pagamento – eventos periódicos | 2018MAIO | 2018NOVEMBRO | 2019NOVEMBRO | 2019MAIO | 2019MAIO |
| Início da DCTF Web | 2018JULHO | 2019JANEIRO | 2019JANEIRO | 2019JULHO | –Ñ INFORMADO |
| Substituição da GFIP pela GRFGTS | 2018AGOSTO | 2019JANEIRO | 2019JANEIRO | 2019JULHO | –Ñ INFORMADO |
| Eventos de saúde e segurança do trabalho | 2019JANEIRO | 2019JANEIRO | 2019JANEIRO | 2019JULHO | –Ñ INFORMADO |
Pontos importantes:
- Novo grupo de envio criado para produtor rural e segurado especial, porém ainda não foram divulgadas as guias de recolhimento.
- Empresas do tipo ME, EPP e MEI (até 4,8 milhões) podem optar em aderir ao novo calendário e enviar as fases 1, 2 e 3 no período de 01/11/2018 a 31/12/2018 ou assumir o calendário vigente até então. Porém a forma de identificação dessas opções pelo governo ainda gera dúvidas.
Apesar de ter o objetivo de desburocratizar o sistema de obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, a novidade vai exigir das empresas brasileiras um esforço significativo para adequar todas as suas informações. Isso demanda uma revisão minuciosa dos processos administrativos e contábeis, auxiliadas por soluções de TI que auxiliem os empregadores a prestarem as informações corretamente, dentro da nova realidade do eSocial, como o RH da DBM Sistemas.
É importante ressaltar que os microempreendedores individuais e os micro e pequenos empresários não precisam de uma solução especial para atender exclusivamente seus poucos funcionários. Para esses casos, o Comitê Gestor do eSocial liberou acesso a um sistema eletrônico online gratuito, providenciado pelo governo federal, para transmitir os dados.
Se você ainda não começou a adaptação da sua empresa ao eSocial, reunimos aqui todas as informaçõesnecessárias para entender o novo sistema e adequar-se como facilidade às novas exigências.
GUIA ESOCIAL
O portal eSocial, do Governo Federal, fornece um Guia bastante detalhado para quem vai fazer a declaração, porém é mais destinado a contadores e funcionários por ter uma natureza bem técnica e você pode acessar aqui.
Com certeza ao ouvir falar de eSocial, você ouviu também algumas expressões totalmente desconhecidas, já que o próprio sistema também é novidade. Reunimos abaixo as mais comuns com uma breve explicação para você ficar por dentro do universo do eSocial.
ESOCIAL DE A A Z
A
Ambiente de testes
É o lugar no site do eSocial onde pode-se simular uma entrega da declaração sem qualquer efeito jurídico.
B
Base de Dados
É como é chamado o conjunto de arquivos que são enviados pelas empresas e arquivados pelo governo federal.
C
Consulta de qualificação cadastral
É o teste que pode ser feito no site do eSocial para garantir que as informações do empregado estão em conformidade com o sistema ou se são necessárias correções.
CGE
Comitê Gestor do eSocial, formato por um representante de cada uma das entidades que recebem as informações do eSocial. São elas: CEF, Receita Federal, Ministério do Trabalho, Secretaria da Previdência Social e INSS Cem milhões – foi o valor investido pelo governo para desenvolvimento da plataforma eSocial.
D
DAE
É a guia gerada para pagamento referente aos tributos gerados pelo eSocial.
E
eSocial
Novo sistema criado pelo governo para juntar em uma só obrigação a prestação de 15 informações que antes eram prestadas separadamente.
Evento
Toda e qualquer movimentação realizada pelo funcionário que deve ser registrada a partir de agora no eSocial.
ERP
é a sigla designada para os softwares de gestão empresarial que estão auxiliando as empresas a se adequarem ao e-Social.
F
Folha de pagamento
é uma das grandes novidades do eSocial, pois a partir de agora as empresas registrarão mensalmente o valor pago a cada trabalhador e enviará essas informações para o governo, tornando-se um dado oficial.
G
Guia de pagamento
Consulte o termo DAE acima.
I
Imposto
Uma das maiores dúvidas dos contribuintes em relação ao eSocial: não se trata de um imposto, mas da consolidação de 15 obrigações sociais em uma só.
J
Julho/2018
Toda a legislação a respeito da implementação do eSocial no Brasil você encontra aqui: http://portal.esocial.gov.br/institucional/legislacao
M
Multa
Não há multa para as empresas que não se adequarem ao eSocial, porém com o tempo será enviável realizar a entrega das declarações.
Manual do eSocial
Documento criado pelo governo para esclarecer as maiores dúvidas dos contribuintes em relação ao eSocial.
N
NET
a internet é o canal através do qual as empresas enviam as informações do eSocial para o governo.
O
Obrigações acessórias
São as 15 obrigações que agora são pagas em uma só, o eSocial.
P
Produção Restrita
É o lugar no site do eSocial onde pode-se simular uma entrega da declaração sem qualquer efeito jurídico.
Q
Quatro bilhões
é o valor em reais do débito relativo às contribuições previdenciárias que não foi recolhido diante do arredondamento para menos de todas as obrigações fiscais prestadas separadamente – antes do eSocial. Esse valor foi levantado em 2012 e corresponde apenas a 4% do total do segmento empresarial no Brasil.
R
RET (Registro de Eventos Trabalhistas)
Escrituração gerada pelo eSocial em formato .xml que é enviada para o arquivo oficial e acessada gratuitamente.
S
Segurança
Um dos maiores efeitos do eSocial no nosso dia a dia, tanto para os empregados quanto para as empresas.
SPED (Sistema Público de Escrituração Digital)
É o programa de informatização da relação entre a Receita Federal e os contribuintes. É onde ficarão arquivadas todas as informações entregues através do eSocial.
T
Trinta anos
Tempo que as informações prestadas através do eSocial permanecerão arquivadas pelo governo.
U
Unicidade
É o que o eSocial está promovendo com 15 obrigações acessórias que antes eram entregues separadamente.
W
Website
Consulte http://portal.esocial.gov.br/ , o portal oficial do eSocial.
X
XML
Formato em que as informações são convertidas para envio para as entidades que compõem o e-Social e posterior arquivamento no RET.
Z
Zero
Número de erros a que a entrega via eSocial está sujeita.