A gestão de contratos é algo essencial para qualquer negócio. E, à medida que mais empresas começam a entender o valor do gerenciamento desses processos, as soluções para eficiência e automação estão se tornando mais procuradas do que nunca.
Contratos (acordos contratuais) são os acordos formais finalizados entre empresas, necessários para a proteção legal entre as partes.
Seu papel é ditar as respectivas funções entre uma empresa e seus fornecedores, parceiros, clientes e funcionários.
A princípio, a gestão dos contratos envolve um processo de supervisão de todas as etapas deste acordo, desde a criação até a assinatura ou a rescisão do contrato. Esse processo representa um desafio crescente à medida que a empresa amadurece nos negócios.
O que é gestão de contratos?
Antes de explicarmos o que é a gestão desses acordos, vamos entender o ciclo de vida do contrato.
Iniciação
A necessidade de um contrato surge quando uma empresa se propõe a entrar em um relacionamento comercial com um fornecedor, parceiro, cliente ou funcionário.
Negociação
A empresa e as partes interessadas se reúnem para decidir como fazer um acordo mutuamente benéfico.
Geração
É o momento de elaborar o contrato, que pode ser feito a partir de um modelo simples ou um contrato completo criado de forma personalizada. Entretanto, caso um contrato tenha que ser redigido do zero, esse processo normalmente envolve membros de uma equipe jurídica.
Aprovação
Cada parte analisa o contrato e assina seu consentimento legal para se comprometer com seus termos.
Execução
Caso ambas as partes estiverem de acordo, o contrato entra em vigor. Mas caso houver um problema em qualquer um dos lados, vários gatilhos de rescisão, cláusulas de danos e outros efeitos responsáveis podem ocorrer.
Renovação ou rescisão
O contrato pode ser revisto após um determinado tempo. Bem como pode ser renovado, caso seja contínuo, e alterado ou renegociado. Se for projetado para ser uma execução única, o contrato é encerrado com sucesso.
Cada uma das etapas acima no processo da gestão de contratos pode ter vários níveis de envolvimento. Em cada uma das etapas descritas acima, existem métodos para facilitar o ciclo de vida do contrato.
Ou seja, a gestão de contratos nada mais é que o processo desde a criação até a sua execução pela parte escolhida, e até a eventual rescisão do contrato. As principais atividades envolvem a análise de desempenho em relação aos termos do contrato para maximizar o desempenho operacional e financeiro e para identificar e mitigar o risco financeiro e de reputação por meio do não cumprimento dos termos do contrato. Isso inclui a criação, o gerenciamento, o compartilhamento e o arquivamento de contratos de negócios.
Por que a gestão de contratos é tão importante?
Quando duas empresas desejam fazer negócios entre si, um contrato especifica as atividades realizadas por ambas as organizações. Além disso, os contratos afetam a lucratividade do negócio de uma maneira muito grande devido à ênfase nas receitas e despesas.
Entretanto, quando um contrato é mal formulado, uma organização pode perder incontáveis perdas financeiras por um simples detalhe técnico.
Um gerenciamento de contratos eficaz pode preparar o caminho de novos negócios e contratos para uma maior lucratividade a longo prazo. É uma boa ideia incluir um departamento jurídico ou um advogado nas discussões de gerenciamento de contratos, pois a formulação precisa dos contratos é crucial.
O gerenciamento de contratos também se aplica à gestão de diferentes acordos com freelancers ou funcionários. Pois, ocasionalmente, eles requerem gerenciamento e alterações que ajudam ambas as partes.
Elementos de gestão de contratos de sucesso
Quando uma estratégia de gerenciamento de contratos é implementada com sucesso, as organizações podem esperar ver:
● Os benefícios de negócios e retornos financeiros esperados estão sendo realizados.
● O fornecedor é cooperativo e responsivo às necessidades da organização.
● A organização não encontra disputas contratuais ou surpresas.
● A entrega dos serviços é satisfatória para ambas as partes.
Embora tradicionalmente seja comum gerenciar os contratos manualmente por meio do armazenamento de pastas e arquivos, hoje já existem serviços automatizados de gestão de contratos. São softwares que podem automatizar inúmeros processos associados à gestão de um contrato, criando assim mais valor para a empresa. O uso de tecnologias para o gerenciamento de contratos pode facilitar o monitoramento de contratos complexos sem depender apenas de papelada.
Gestor de Contratos
É o profissional que tem por atividade e responsabilidade principais a gestão de contratos. Este profissional deve ter conhecimento pleno e minucioso sobre contratos. Sua responsabilidade é providenciar e assegurar recursos materiais e humanos necessários à realização do estabelecido no contrato. Além disso, o profissional também faz análises do contrato a fim de propor alterações ou melhorias onde necessário ou possível.
Para uma boa gestão é imprescindível planejamento e programação de todas as atividades. Deve-se acompanhar continuamente a realização do contrato para detectar toda e qualquer possível ocorrência, tendência ou possibilidade de desvio ou ganho.
Conclusão
Mais empresas estão percebendo a responsabilidade que se deve ter com os contratos, principalmente para se proteger e garantir bons negócios. Os contratos formam a espinha dorsal de todo relacionamento que uma organização tem com partes interessadas. Portanto, dada sua importância para o desempenho dos negócios, um gerenciamento eficaz desses acordos gera valor de longo prazo para a organização. Também ajuda a estabelecer relacionamentos poderosos com as partes interessadas.
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