2018 é o ano em que as organizações que faturaram até 78 milhões de reais em 2016 passaram a ser obrigadas a aderir ao EFD Reinf. Quem faturou mais teve que se adaptar desde o mês de maio. As empresas com faturamento abaixo desse montante devem se adaptar a partir de novembro.
Esse módulo é um complemento do SPED e do eSocial. Para que você entenda melhor o significado de todas essas siglas, o funcionamento do Reinf e como se preparar para fazer a adesão, basta continuar a leitura deste artigo!
O que é o EFD Reinf?
Escrituração Fiscal Digital (EFD) é um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED, que também é um complemento do eSocial — local em que as empresas devem prestar contas sobre as informações trabalhistas e relativas à previdência.
A área de abrangência do Reinf inclui todas as retenções sem vínculos trabalhistas junto aos dados da receita bruta, o que possibilita a realização dos cálculos previdenciários.
Para que serve?
De maneira simples, o objetivo do EFD Reinf é reduzir os processos burocráticos e simplificar o envio de dados aos órgãos públicos que são responsáveis pela arrecadação de impostos e taxas.
O governo disponibiliza um layout padrão para que organizações de porte pequeno, médio ou grande e prestadores de serviço enviem dados como contribuições previdenciárias, imposto de renda e recebimento pelos serviços com segurança e simplicidade.
Como se preparar?
Empresas e prestadores de serviço que ainda não iniciaram o processo de implementação do EFD Reinf devem providenciar um sistema da área fiscal habilitado para integrar os dados e evitar possíveis multas por não estarem em conformidade com a lei.
Qualquer adaptação exige tempo para ser concretizada, já que é necessário um período de testes e treinamento das equipes que serão responsáveis por manusear o instrumento.
Quais informações devem ser prestadas?
Para que você saia na frente e não fique perdido na hora de iniciar esse procedimento, separamos algumas informações que vão ajudar na preparação. São 6 os principais eventos que devem ser informados na EFD Reinf. Conheça cada um deles:
Evento R-1000
O Registro R-1000 engloba as informações do contribuinte e é o primeiro evento a ser transmitido. Nele constam os dados necessários para que os próximos eventos sejam validados. As principais informações a declarar são:
- o regime tributário da empresa;
- o contato do responsável pela escrituração do Reinf;
- o enquadramento ou não na desoneração da folha de pagamento;
- a obrigação ou não da entrega do SPED Contábil.
Ele deve ser enviado na primeira vez que a empresa entregar os arquivos da EFD Reinf. O próximo envio só será necessário se houver alguma alteração nas informações enviadas.
Evento R-1070
O objetivo da Tabela de Processos Administrativos Judiciais, ou seja, do Evento R-1070, é relatar processos judiciais e administrativos que intervêm no lançamento de notas fiscais e no cumprimento das principais obrigações tributárias.
Essas informações devem ser enviadas junto com os dados cadastrais dos processos citamos acima — que dispensem a empresa ou prestador de serviço de recolher o INSS — para não haver a retenção.
Veja os principais dados que devem ser apresentados:
- validade;
- tipo e número de processo;
- demais dados complementares.
Os mesmos deverão ser transmitidos até o dia 15 do mês posterior ao mês de referência informado no evento.
Evento R-2010
Esse evento é referente à retenção da contribuição previdenciária e deve apresentar somente as informações das notas fiscais de serviços tomadas na data de sua competência.
As notas que não forem enviadas dentro do prazo de competência devem ser transmitidas como arquivo de retificação, visto que o sistema está programado para rejeitar os documentos com datas de emissão que diferem do mês vigente.
Evento R-2020
Similar ao registro R-2010, esse evento deve apresentar a relação das notas fiscais dos serviços prestados pela empresa que tenham retenção, redução de base ou que não tenham retenção de valor de INSS devido a um processo administrativo ou judiciário.
Evento R-2050
O registro é referente à Comercialização da Produção por Produtor Rural e deve ser apresentado somente por aqueles que se dedicam à produção rural, agroindústrias e produtores rurais. Contudo, deve ser informado ao eSocial ao invés do Reinf.
Evento R-2070
Por fim, temos o evento que contempla os dados relativos à base de cálculo dos seguintes itens:
- Imposto Sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF);
- Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
- Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
- Contribuição para o PIS/Pasep.
Como realizar o envio?
O envio pode ser feito no formato XML, ou seja, na versão digital da nota fiscal que obedece a um padrão nacional. O calendário legal permite que o lançamento seja realizado em diversos períodos durante o ano.
Para que esses arquivos possam ser enviados, é necessário que as empresas tenham um Certificado Digital. Este consiste em uma assinatura virtual que tenha validade jurídica, e seu objetivo é garantir que a transmissão de dados em ambiente virtual seja sigilosa e protegida.
Entretanto, fique atento: o layout é diferente dos outros SPEDS. Por isso, exige um período de adaptação ao novo formato e a adoção de uma ferramenta de gestão que permita a integração com os servidores da Receita Federal sem necessitar de Programas Geradores de Declaração.
O que acontece com a falta de atualização da empresa?
Não se atualizar tende a mexer onde mais dói: no bolso do empresário. Perder o prazo para a implementação poderá render uma multa de R$ 1.500,00 por mês de atraso. Além disso, formulários enviados com erro chegam a custar até 3% do valor das transações com informações equivocadas e 300% do valor erroneamente pago ao Fisco.