Muitas empresas não dão a devida importância ou simplesmente desconhecem a necessidade legal de arquivar os documentos fiscais por prazos determinados. O grande risco que correm é descobrir um dia que terão que arcar novamente com contas já pagas
Quando se tratam de documentos fiscais, caso não tenha como comprovar para o Fisco que a conta já foi paga, além de pagar novamente, será acrescido uma multa de 20% do valor referente aos juros da taxa Selic.
Além disso, não guardar documentos relacionados à comprovação de que as obrigações legais com funcionários foram cumpridas, podem implicar em sérios processos trabalhistas.
Para evitar riscos desnecessários e não ser pego de surpresa, confira a seguir os prazos corretos para guardar documentos fiscais na sua empresa.
| DOCUMENTOS | PRAZO |
| Notas fiscais e recibos | 5 anos |
| Livros fiscais | 5 anos |
| IR (Imposto de Renda) | 5 anos |
| CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido) | 5 anos |
| PIS (Programa de Integração Social) | 5 anos |
| COFINS (Contribuição para Financiamento de Seguridade Social) | 5 anos |
| ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) | 5 anos |
| Declarações: DIPJ, DCTF, DACON | 5 anos |
| DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) | 5 anos |
| DIRF (Declaração do Imposto Retido na Fonte) | 5 anos |
| GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS) | 5 anos |
| Nota Fiscal de Serviço | 5 anos |
| Nota Fiscal – Fatura de Serviço | 5 anos |
| Livro de Registro de EntradasLivro de Registro de Saídas | 5 anos |
| Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A | 5 anos |
| Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa | 5 anos |
| Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP | 5 anos |
| Contrato de trabalho | Indeterminado |
| Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13° salário, controle de pontos | 5 anos |
| Termo de rescisão do contrato de trabalho | 2 anos |
| Folha de pagamento | 10 anos |
| Livro ou ficha de registro de empregado | Indeterminado |
| FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) | 30 anos |
| GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social) | 30 anos |
| GRFC (Guia de Recolhimento rescisório do FGTS e da Contribuição social) | 30 anos |
| GPS (Guia da Previdência Social) | 5 anos |
| Contribuições Sindicais | 5 anos |
| CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) | 3 anos |
| RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) | 3 anos |
| Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários | 10 anos |
Quais os riscos que minha empresa corre se perder ou não armazenar os documentos?
- Não poderá vender equipamentos que não usa mais por não ter comprovação fiscal dos bens para entregar ao comprador;
- Poderá sofrer cobranças indevidas por parte de fornecedores de serviços como água, luz, telefone, etc. Além disso, também poderá sofrer cobranças indevidas por contas que já foram pagas, como aluguel, impostos, imposto de renda, entre outras;
- Perderá o direito à garantia de produtos e equipamentos que foram obtidos ou vendidos pelo estabelecimento;
- Em casos de documentos relacionados aos cumprimentos legais trabalhistas, os responsáveis legais pela empresa podem ser processados e ter que pagar todos os direitos do funcionário novamente com acréscimos e multas, além de arcar com danos morais e outros agravantes.
Como fazer o armazenamento de documentos fiscais de forma segura?
Considerando que uma empresa pode gerar literalmente pilhas de documentos por dia, guardar papéis impressos em locais físicos é uma opção totalmente inviável e que não oferece segurança.
Esse tipo de material possui tempo de vida útil e pode sofrer avarias que o invalidem com o decorrer do tempo, principalmente se considerarmos que alguns documentos precisam ser guardados por 30 anos.
Mas, graças aos avanços da tecnologia, hoje podemos contar com soluções modernas, eficazes e muito práticas para resolver todas as questões relacionadas ao armazenamento de documentos legais e contábeis de uma empresa como, por exemplo, através de um sistema totalmente automatizado que armazena seus documentos digitalmente em servidores na nuvem.