Muitas pessoas se perguntam: “o que a descrição de cargos tem a ver com o sucesso da empresa?”. Será que existe mesmo uma relação direta entre job description e os objetivos de uma organização?
Esse é um recurso que, em poucas palavras, traz mais clareza sobre o que é esperado do profissional dentro da empresa, ajuda a alinhar os processos internos e também oferece uma boa base para a atração de talentos.
A descrição de cargos, portanto, não pode ter a sua importância subestimada. O time de RH deve se atentar aos impactos positivos desse documento, seja em multinacionais ou mesmo em pequenos negócios.
Sendo assim, nós resolvemos demonstrar essa importância e dar dicas de como criar uma boa descrição de cargos. Vamos começar?
O que é descrição de cargos?
A descrição de cargos é um documento desenvolvido pelo RH que contém informações detalhadas e específicas a respeito de um ou mais cargos da empresa.
Esse documento serve como referência para o colaborador e também para o empregador no momento de “cobrar” e “ser cobrado”.
Assim, o colaborador tem diretrizes claras sobre o que é esperado das suas tarefas diárias, e o seu gestor sabe quais são os profissionais corretos para delegar as demandas do departamento.
Oliveira e Pacheco, em seu estudo sobre o processo de estruturação de um departamento de gestão de pessoas em uma instituição de ensino, traz uma reflexão interessante sobre esse assunto:
“[…] para se obter vantagem frente aos concorrentes é necessário buscar a excelência na prestação de serviços e procurar manter uma estrutura formalmente organizada, requerendo transparência e organização dos processos internos.”
Assim, podemos ampliar ainda mais a percepção da função deste documento, colocando no centro da determinação de atribuições para os colaboradores.
Ademais, o modelo também serve como um farol para que o colaborador compreenda suas tarefas e funções claramente.
Isso se torna uma estratégia de sucesso da empresa como um todo e não somente de gerenciamento interno.
Colaboradores que conhecem bem o seu local na empresa são capazes de se organizar melhor e mais estrategicamente.
Fica mais evidente a importância dessa documentação no ambiente corporativo, não é mesmo?
Para esclarecer o porquê de se dar ao trabalho de descrever claramente as funções e expectativas de cada cargo, veja o tópico abaixo.
Os objetivos da descrição de cargos
Oliveira e Pacheco ainda trazem outras discussões interessantes em seu artigo acerca do objetivo da descrição de cargos e funções:
- ter uma visão objetiva e clara sobre as funções e responsabilidades dos cargos existentes;
- divulgar amplamente as funções de cada setor e colaborador;
- distribuir responsabilidades de forma eficiente;
- utilizar como base para treinamentos a fim de estimular o aperfeiçoamento pessoal e profissional;
- orientar a direção a respeito do quadro de funcionários e como melhor gerenciá-los.
Por que a descrição de cargos é um documento estratégico?
Como metrificar as tarefas do dia a dia dos colaboradores?
Essa é uma pergunta que está se tornando cada vez mais comum com a modernização do RH.
Cada vez mais o setor deve gerar indicadores a respeito dos colaboradores, somente enfatizando a posição estratégica desse time.
Se você já respondeu à pergunta que abriu este tópico, certamente utilizou uma argumentação que falava sobre determinar funções e o tempo que elas levam para serem desenvolvidas, certo?
Então reformulamos a pergunta: como determinar quais as funções de um colaborador sem um documento que indique claramente quais as atribuições do cargo que ele ocupa?
Fica complicado, não é?
Então, a descrição dos cargos se torna um documento estratégico à medida que permite que as empresas controlem a eficiência de seus colaboradores.
Isso porque esse é um processo observacional complexo que permite uma ampla visualização das operações da empresa e das oportunidades de otimização dessas tarefas.
A busca por ser a melhor empresa do ramo é uma guerra com muitas batalhas. Para se destacar no mercado (podemos descrevê-lo como um campo de batalha), é necessário ter uma estrutura formalmente organizada.
Uma das maneiras de atingir esse nível de excelência organizacional é através de descrição de cargos.
Vale a pena ressaltar que os problemas dentro de uma organização podem surgir de diversas fontes e uma forma de evitá-los ou combatê-los é através do fluxo de informações e integração de pessoas.
Assim, a descrição de cargos oferece aos gestores uma ótima ferramenta para auxiliar na tomada de decisão e gestão de problemas administrativos.
Como fazer uma descrição de cargos?
Você não precisa criar o modelo de descrição de cargos do zero, já existem inúmeros modelos com todos os itens básicos que devem ser abordados no documento.
Apesar de existirem modelos, não existem regras e, nesse momento, é possível demonstrar a personalidade da marca contratante.
Inclusive, recomendamos bastante a leitura do nosso conteúdo sobre employer branding e como o RH pode colocá-lo em prática.
No mais, uma descrição de cargo bem feita deve contar com as informações descritas a seguir. Acompanhe!
Identificação
O nome do cargo descreve a atividade, ao menos na teoria. Sendo assim, é interessante ter uma identificação realista para o cargo e que também esteja em sintonia com o mercado.
Isso evita frustrações em aplicações para vagas, por exemplo, atraindo sempre pessoas que estejam ao menos dentro do mínimo esperado.
Organograma
O organograma só tem uma função, demonstrar a organização hierárquica da empresa. Assim, é possível visualizar onde aquele profissional se encaixa nessa ordem e quem são seus líderes e subordinados.
Descrição sumária
É um resumo que descreve as atribuições e responsabilidades do cargo. Assim, rapidamente, um candidato à vaga ou um gestor pode compreender quais são as tarefas esperadas no dia a dia.
Atividades
As atribuições e responsabilidades resultam em que tarefas rotineiras? Aqui é importante ter um documento atualizado que especifique em minúcia a rotina de trabalho esperada para o colaborador e qual o resultado esperado dessas ações.
Dessa forma, a importância deste colaborador é, de certa forma, institucionalizada e fica claro o que ele precisa desempenhar em suas tarefas diárias.
Claro, atividades triviais não precisam ser incluídas neste documento, já que uma de suas funções é “seduzir” novos talentos no mercado de trabalho.
Experiência
O cargo exige algum tipo de experiência prévia? Isso também precisa ficar muito claro na descrição de cargos.
É comum que o nível hierárquico do cargo seja proporcional à experiência exigida — quanto maior for, maior a vivência na área.
Um ponto importante aqui é não ser exigente demais e quem sabe até levar em consideração o recrutamento interno.
Formação acadêmica
Aqui deve ser descrito o grau de instrução mínimo exigido do profissional que ocupará aquele cargo.
Uma boa base para essa descrição é pesquisar os diplomas e cursos obrigatórios que o profissional deve ter para desempenhar as atividades atribuídas ao cargo desejado.
Um exemplo muito prático dessas exigências obrigatórias são vagas para o setor jurídico que podem requerer somente o diploma de bacharel em direito ou também a carteirinha da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB).
As exigências vão depender de como o profissional vai atuar na empresa, quais serão suas atividades e responsabilidades.
Competências
Quais as habilidades necessárias para desempenhar o cargo? Essa é uma pergunta especialmente direcionada ao departamento de Recursos Humanos.
Por meio da observação dos cargos, o RH será capaz de determinar as competências que os colaboradores precisam ter ou desenvolver.
Treinamentos obrigatórios
Este trecho serve para descrever cursos e treinamentos obrigatórios para o cargo que não estão necessariamente ligados ao nível de formação. Um exemplo pode ser o treinamento de primeiros socorros.
Esses treinamentos podem ser oferecidos pela empresa aos seus colaboradores ou utilizados como critério de eliminação para os candidatos à vaga.
Onde utilizar a descrição de cargos?
Agora que você já compreende a fundo o que é a descrição de cargos, sua importância como referência para a empresa e para o colaborador e também os itens indispensáveis que devem estar presentes nesse documento, falaremos um pouco sobre quais suas utilidades.
Se você pensou que essas descrições são somente úteis para realizar um processo seletivo ou questões organizacionais internas, é aqui que você se engana.
Esse documento oferece segurança jurídica e é base para diversas ações de endomarketing e planos de benefícios. Entenda abaixo!
Atração e seleção de talentos
Esse certamente é o uso que mais comentamos até aqui neste texto. A descrição de cargos deixa claro para todo e qualquer candidato as expectativas sobre a sua atuação na empresa.
Assim, já serve como um excelente filtro para chegar aos profissionais que realmente têm um perfil compatível com o da sua empresa, facilitando o recrutamento externo.
Plano de carreira
Organizar o plano de carreira é uma das coisas mais importantes dentro de uma organização, afinal de contas, os colaboradores precisam saber que existe um futuro na corporação.
Assim, mapear os objetivos da empresa e do empregado é fundamental para que se estabeleça uma relação de confiança construtiva a longo prazo.
A descrição de cargos serve como um manual para essa relação do que é esperado de cada uma das partes.
Benefícios
Junto do plano de carreira, podemos destacar a divisão de benefícios. Uma das formas de destacar os cargos mais altos na hierarquia e estimular os colaboradores a desejá-los podem ser os benefícios atrelados a ele.
Assim, é possível ter uma visão clara sobre como a estratificação dos benefícios funcionaria tendo como base o grau de escolaridade, nível do cargo etc.
Avaliação de desempenho
Como avaliar o desempenho de um colaborador que não teve instruções claras a respeito de suas atividades rotineiras? É impossível, certo?
Assim, com resultados esperados claros, é possível estabelecer metas que melhor descrevem o desempenho do colaborador.
Jurídico e trabalhista
Uma boa descrição dá a base que o Departamento Pessoal e o RH precisam para delimitar claramente a atuação do profissional ocupando esse cargo, assim, formalizando suas responsabilidades.
Isso oferece uma base legal para a empresa e também para o colaborador.
Treinamento e desenvolvimento
Dentro de uma empresa, o treinamento e o estímulo à educação continuada são fatores que dividem as empresas que vingarão no século XXI, especialmente quando levantamos o ponto da humanização dos colaboradores.
Assim, é possível compreender quais as habilidades que precisam ser desenvolvidas dentro da empresa a fim de ter uma posição verdadeiramente competitiva no mercado de trabalho.
Não somente, é possível detectar facilmente todos os treinamentos obrigatórios presentes em diversos setores da economia.
Por exemplo, empresas que apresentam grande risco ao trabalhador tem uma série de capacitações obrigatórias para oferecer aos mesmos.
Quais as vantagens de uma boa descrição de cargos?
Agora, trataremos exclusivamente das três principais vantagens da descrição de cargos para a sua empresa.
1. Melhora os processos de atração e seleção
A atração de talentos é um assunto comum no departamento de RH, afinal de contas, ele é responsável por realizar as contratações da empresa. Logo, a responsabilidade de trazer bons candidatos cai sobre ele.
Uma boa descrição não só chama a atenção do candidato ideal para a vaga disponibilizada como também serve como um primeiro filtro para aqueles que não têm as habilidades e outros pré-requisitos necessários.
2. Ajuda no gerenciamento interno
Olhe para a sua empresa e se pergunte: quantos colaboradores já assumiram funções que não estavam em seu escopo?
Algumas vezes isso tem o potencial de criar um verdadeiro transtorno na empresa, afetando até mesmo o clima organizacional já que pode gerar cobranças indevidas e um volume de trabalho exaustivo.
Assim, descrições claras sobre as funções de cada cargo deixa também a cobrança muito mais objetiva e ajuda os gestores a melhor estruturarem o seu time.
3. Facilita a integração de novos colaboradores
Tem um benefício exclusivo para o RH: a facilidade de introduzir novos colaboradores às suas funções.
Com tarefas rotineiras definidas, é muito mais simples criar e aplicar treinamentos estratégicos, ajudando o time de RH a ser muito mais eficaz nessas funções.
Não somente, os próprios colaboradores terão uma objetividade muito maior para compreender seu lugar no time, evitando aquelas primeiras semanas na qual o profissional fica um pouco perdido na empresa.
Passo a passo de como fazer descrição de cargos
Existem algumas etapas para realizar uma boa descrição de cargos. Uma sequência lógica que você pode utilizar para organizar essa atividade é a seguinte:
- identificar a vaga que precisa de descrição;
- determinar a melhor abordagem para levantamento de dados;
- coletar os dados de forma categórica e organizada;
- resumir e documentar tudo utilizando os tópicos básicos que levantamos anteriormente;
- ajustar o texto de acordo com a identidade da empresa. Aqui é interessante contar com o suporte da equipe de marketing, se disponível.
Existem alguns tópicos que precisam estar presentes na mente do responsável pela elaboração das descrições de cargos.
Muitas vezes, é interessante realizar um processo de mapeamento de processos a fim de identificar a fundo as funções de cada colaborador.
Isso serve como base para a inserção de uma cultura voltada a processos e responsabilidades individuais.
Outra questão importante é que nem todos os dados coletados são verdadeiramente úteis para o documento que se deseja criar.
É importante saber filtrar e empregar sempre uma linguagem direta e precisa para descrever os campos relevantes.
- Exemplo do que não fazer
Função: atualizar regularmente o sistema de gestão financeiro utilizando as planilhas.
- Exemplo de como fazer
Função: atualizar sistema financeiro.
É bem simples notar como o segundo exemplo é muito mais direto na entrega da mensagem.
Isso porque não é parte da função da descrição de cargos explicar como as tarefas devem ser realizadas, somente apontá-las.
As metodologias de pesquisa
O setor de RH tem diversas metodologias para realizar o mapeamento de processos à sua disposição, três delas são as mais utilizadas — observação, formulário e entrevista. Discutiremos cada uma delas abaixo.
Contudo, vale salientar que é bastante usual realizar uma combinação dessas metodologias a fim de atingir um resultado mais robusto com a coleta de dados.
- Observação in loco
Aqui o responsável por desenvolver a descrição do cargo observa a atuação do colaborador para identificar suas funções.
Esse método é comumente aplicado a atividades mais simples e manuais, contudo, ele exige muito tempo do profissional do RH e ainda pode causar desconforto ao colaborador observado.
- Questionários
Os questionários são de longe uma das ferramentas de pesquisa mais práticas que o RH pode implementar, especialmente se existem diversos colaboradores no mesmo cargo, desempenhando as mesmas funções.
Não somente, a versatilidade dessa ferramenta permite que os formulários sejam feitos online, por exemplo, utilizando o Google Forms.
Assim, é possível utilizar um meio de comunicação digital como os e-mails corporativos e divulgar os questionários que precisam ser preenchidos.
Contudo, essa não deve ser a única técnica empregada já que pode apresentar falhas e depende das respostas de profissionais que não foram preparados para fazer esse tipo de análise.
- Entrevista
A entrevista é um dos métodos mais confiáveis para realizar a pesquisa, já que a reunião é guiada por um profissional de RH.
Dessa forma, o colaborador entrevistado compreende exatamente as informações que ele precisa oferecer.
Uma dica muito interessante aqui é realizar a entrevista com o colaborador e também o seu superior.
Assim, é possível ter dois pontos de vista a respeito das atividades esperadas assim como de seus resultados.
Checklist para garantir boas descrições
Está pronto para começar o trabalho de descrição de cargos, mas ainda está um pouco inseguro a respeito do passo a passo do processo?
Preparamos um checklist para que você fique mais tranquilo enquanto desenvolve a descrição de cargos:
- identifiquei o cargo que precisa ser descrito?
- Os colaboradores ofereceram informações relevantes através das metodologias aplicadas?
- Todos os tópicos básicos de uma descrição de cargo estão presentes?
- Todas as competências e treinamentos estão descritos?
- A linguagem é direta e clara?
- O horário de trabalho, o local e a hierarquia estão descritos corretamente?
- A linguagem foi revisada para refletir a personalidade da empresa?
- O texto foi revisado por outros profissionais e aprovado por gestores e diretores?
Se você responder sim para todas essas perguntas, o seu trabalho terminou!
Quais os principais erros na descrição de cargos?
Existem alguns erros que farão com que o processo de descrição dos cargos possa ser completamente em vão. Confira:
- não envolver os líderes imediatos no processo, eles são aqueles que melhor compreendem como deve ser a rotina do colaborador;
- não utilizar linguagem clara e objetiva, fazendo com que a descrição seja vaga e perca sua funcionalidade;
- não comparar a descrição com a feita por outras empresas, isso é importante para evidenciar possíveis lacunas.
Agora você já tem o conhecimento que precisa para criar a descrição de cargos na sua empresa sem problemas!
Conteúdo Original Blog Tangerino