Quanto sua empresa teve de despesas no último semestre? Mais do que isso: qual foi seu faturamento nesse período? A resposta não precisa estar na ponta da língua, mas você precisa, sim, ter um relatório que compila essas informações. Saber dessa necessidade é o primeiro passo para adotar as demonstrações contábeis. Obrigatória pela Lei 6.404/76 para empresas que possuem acionistas (independente do regime tributário), as demonstrações contábeis representam a performance financeira e econômica de uma empresa. Geralmente desenvolvida em relação a um período de exercício de 12 meses, boa parte das demonstrações são (ou deveriam ser) acompanhadas mensalmente. Para que não restem dúvidas, vamos às definições.
O que são demonstrações contábeis?
Demonstrações contábeis são relatórios de desempenho que expõem a performance financeira e econômica de uma empresa. O objetivo é ter transparência das informações entre empresa, acionistas e sócios. Dessa forma (e segundo a Lei 6.404/76), as demonstrações são obrigatórias para empresas que possuem acionistas. Em outras palavras, as demonstrações contábeis mostram os resultados de faturamento, lucro bruto e líquido, despesas e investimentos feitos ao ano.
Quais são as demonstrações obrigatórias pela Lei 6.404/76?
P.S.: a coleta, análise e estrutura das demonstrações são um processo trabalhoso, e apenas as ferramentas corretas e a prática o torna mais fácil. Mas vamos às demonstrações.
1. Balanço Patrimonial
Como o próprio nome sugere, Balanço Patrimonial é o demonstrativo que apresenta o avanço do patrimônio de uma empresa. Com patrimônio entende-se todos os ativos (bens que geram lucro) e passivos (todas as obrigações financeiras). O Balanço Patrimonial é estruturado da seguinte maneira:
| (+) | ATIVO |
| (+) | Circulante |
| (+) | Realizável a longo prazo |
| (+) | Permanente |
| (-) | PASSIVO |
| (-) | Circulante |
| (-) | Exigível a longo prazo |
| (=) | PATRIMÔNIO LÍQUIDO |
| (=) | Capital social |
| (=) | Lucros acumulados |
Como criar um Balanço Patrimonial?
O Balanço Patrimonial é feito com base nos registros contábeis pré-existentes. Dessa forma, o balanço serve como um “compilado dessas informações”. Para tornar o processo mais fácil, utilize do Modelo de Balanço Patrimonial.
2. Demonstração do Resultado do Exercício (DRE)
Ao lado do Balanço Patrimonial e da Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC), o DRE é uma das demonstrações financeiras mais importantes. De forma simples, o DRE é o relatório responsável por mostrar (anualmente ou mensalmente) se a empresa está tendo lucro ou prejuízo. Também conhecido como Demonstrativo do Resultado do Exercício, o DRE é composto por receitas, despesas e deduções tributárias. A partir dessa demonstração a empresa pode tirar relatórios como:
- Receita líquida;
- Margem bruta;
- Margem de contribuição;
- EBITDA;
- Resultado operacional;
- e Resultado Líquido.
O DRE possui uma estrutura simples e, assim como o Balanço Patrimonial, é necessário ter registros contábeis anuais ou mensais anteriores. A estrutura é a seguinte:
Como criar um DRE?
Com a estrutura anterior já é possível ter uma ideia de como é feito, certo? Mas, de qualquer forma, recomendo utilizar um Modelo de Demonstração de Resultado do Exercício para poupar seu tempo com planilhas e estruturação. No modelo é só ir preenchendo os campos com os respectivos dados. Ao fim, você terá seu DRE pronto.
3. Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados (DLPA)
A DLPA é geralmente a última demonstração feita, geralmente ao fim do ano. Isso porque é um acumulado do exercício de um determinado período. O objetivo da DLPA é, além de mostrar os lucros e prejuízos, tornar mais transparente a quantidade de impostos com base no lucro pagos pela empresa.
Como criar um DLPA?
Existe um motivo de ser uma das últimas demonstrações feitas: os dados podem ser retirados de outro relatórios, com o balanço e o DRE. Os pontos que o DLPA deverá considerar no relatório são:
- (+) Ajustes do exercício anterior;
- (+) Reversões de reservas do lucro;
- (+) Lucro líquido
- (-) Prejuízo líquido;
- (-) Transferência para reservas de lucros;
- (-) Dividendos;
- (-) Parcela do lucro ao capital;
- (-) Dividendos antecipados (=) SALDO
4. Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC)
Essa provavelmente é a demonstração mais comum de toda empresa, e deve ser regra básica para o controle financeiro. O DFC é todo o controle de entrada e saída monetária da sua empresa. Ao contrário do DRE, esse é um demonstrativo por regime de caixa, não de competência. O objetivo é claro, não é? Relatar toda quantia que entrou, saiu e para onde foram. Também fornece a visão de saldo mínimo no caixa, extremamente importante para a saúde financeira e projetos futuros.
Como criar um DFC?
O controle de caixa (que fornece a demonstração) é bem simples. Você deve, em linhas simples, registrar toda entrada e saída que acontecer em seu caixa. Considerando desde o ínicio o seu saldo mínimo em caixa. Para te ajudar logo no início a evitar erros, confira os problemas de caixa mais comuns e como evitá-los. E, também, baixe nosso Modelo de Demonstração de Fluxo de Caixa e comece o controle com estruturas pré-desenvolvidas.
5. Demonstração de Valor Adicionado (DVA)
A Demonstração de Valor Adicionado (DVA) é o relatório que apresenta os valores monetários conquistados pela empresa e como foram distribuídos durante o exercício. Essa demonstração substitui a antiga DOAR (Demonstração de Origens e Aplicações de Recursos), descontinuada em 2007. O objetivo é simples: evidenciar para os acionistas e sócios como a riqueza da empresa aumentou (ou diminuiu) com o passar do tempo.
Como criar um DVA?
As informações em um DVA, como todas as outras demonstrações, devem ser retiradas nas escrituras contábeis e em outras demonstrações. Confira a seguir um ótimo modelo de um DVA desenvolvido pela Portal Contabilidade.
| Valores em R$ | 20×1 | 20×2 |
| DESCRIÇÃO | ||
| 1. RECEITAS | ||
| 1.1. Vendas de mercadoria, produtos e serviços | ||
| 1.2. Provisão p/devedores duvidosos – Reversão/(Constituição) | ||
| 1.3. Não operacionais | ||
| 2. INSUMOS ADQUIRIDOS DE TERCEIROS (com ICMS e IPI) | ||
| 2.1. Matérias-Primas consumidas | ||
| 2.2. Custos das mercadorias e serviços vendidos | ||
| 2.3. Materiais, energia, serviços de terceiros e outros | ||
| 2.4. Perda/Recuperação de valores ativos | ||
| 3. VALOR ADICIONADO BRUTO (1 + 2) | ||
| 4. RETENÇÕES | ||
| 4.1. Depreciação, amortização e exaustão | ||
| 5. VALOR ADICIONADO LÍQUIDO PRODUZIDO (3 + 4) | ||
| 6. VALOR ADICIONADO RECEBIDO EM TRANSFERÊNCIA | ||
| 6.1. Resultado de equivalência patrimonial | ||
| 6.2. Receitas financeiras | ||
| 7. VALOR ADICIONADO TOTAL A DISTRIBUIR (5 + 6) | ||
| 8. DISTRIBUIÇÃO DO VALOR ADICIONADO | ||
| 8.1. Pessoal e encargos | ||
| 8.2. Impostos, taxas e contribuições | ||
| 8.3. Juros e aluguéis | ||
| 8.4. Juros sem capital próprio e dividendos | ||
| 8.5. Lucros retidos / prejuízo do exercício |
Fonte: Portal de Contabilidade
6. Notas explicativas
O Art. 176 da Lei 6.404/76 diz que “as demonstrações serão complementadas por notas explicativas e outros quadros analíticos ou demonstrações contábeis necessários para esclarecimento da situação patrimonial e dos resultados do exercício”. Portanto, as notas se tornam obrigatórias. Nas notas você só deverá explicar, quando necessário, questões sobre as demonstrações contábeis anteriores. O objetivo é tornar a leitura das demonstrações o mais simples e entendível possível, eliminando qualquer tipo de dúvida.
Como criar uma nota explicativa?
Os critérios para criação das notas são descritas na lei, mas o mínimo que se espera de uma nota explicativa é:
- Esclarecimento sobre transições e patrimônio;
- Práticas contábeis não explícitas nas demonstrações;
- Esclarecimento sobre resultados e desempenho.
Demonstrações contábeis obrigatórias por empresa
A obrigatoriedade das demonstrações contábeis pode variar, tudo depende de qual classificação tributária sua empresa se enquadra. Confira na tabela abaixo a lista de demonstrações e sua respectiva obrigatoriedade por empresa.
| Demonstração Contábil | ME e EPP ITG 1000 | PME’s NBC TG 1000 | Regra Geral | S.A. de Capital Aberto |
| Balanço Patrimonial | Obrigatório | Obrigatório | Obrigatório | Obrigatório |
| Demonstração do Resultado do Exercício | Obrigatório | Obrigatório | Obrigatório | Obrigatório |
| Demonstração dos Resultados Abrangentes | Facultativo | Pode ser substituída pela DLPA | Obrigatório | Obrigatório |
| Demonstração dos Lucros ou Prejuízos Acumulados | Facultativo | Facultativa, mas obrigatória se for substituição da DRA ou DMPL | Facultativo | Facultativo |
| Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido | Facultativo | Pode ser substituída pela DLPA | Obrigatório | Obrigatório |
| Demonstração de Fluxo de Caixa | Facultativo | Obrigatório | Obrigatório | Obrigatório |
| Notas Explicativas | Obrigatório | Obrigatório | Obrigatório | Obrigatório |
| Demonstração do Valor Adicionado | Facultativo | Facultativo | Facultativo | Facultativo |
Fonte: CRCPR
Porque utilizar as demonstrações para controle gerencial
Você conheceu até aqui a função das demonstrações contábeis como apresentações obrigatórias dos resultados financeiros de uma empresa. O que você provavelmente ainda não sabe é como as demonstrações podem ser um forte braço gerencial da sua empresa. Ao contrário de fazer todo fim do ano apenas para cumprir exigências legais, as demonstrações, ao se tornarem parte do controle gerencial, fornecem uma visão mensal do desempenho e rendimento do seu negócio. A Demonstração de Resultados do Exercício, por exemplo, expõe o desempenho mensal em relação a faturamento e despesas. É, também, o relatório essencial para executar um planejamento orçamentário. Isso porque, como abordado, o DRE é um regime de competência. Ele considera todos os valores que irão entrar e sair para os próximos meses (se for projetado). Dessa forma, você poderá planejar seus investimentos, despesas e esforços em vendas para cada período.