Consultar NFe (Nota Fiscal eletrônica), é uma parte importante no processo fiscal, pois através da consulta, a empresa identifica quais notas foram emitidas contra o seu CNPJ e, assim, já realizar a escrituração de Notas para o SPED fiscal.
Mas, como é realizada esta consulta? Este post irá te mostrar como encontrar o número da NFe e, enfim, consultar NFe.
Consultar NFe através do número da NFe
Não é incomum que a chave de acesso seja confundida com o número de série da NFe. Veja como identificar qual é o número de série da NFe:
1. Identifique o número da NFe para consulta
As NFes têm uma sequência obrigatória e a legislação não admite quebra nessa sequência.
A numeração da NFe vai de 000.001 à 999.999 e este número de série é inserido antes da sequência determinada.
O primeiro número de série é 1 e ele só deixará de ser utilizado e passará a utilizar a série 2 quando se chegar à emissão de NFe de número 999.999.999. E, então, será emitida a NFe 000.001 da série número 2.
O que muitas empresas não sabem é que o número da NFe não é necessário para consultar NFe ou baixar o XML da NFe.
Através do site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) o contribuinte precisa digitar a chave de acesso (44 dígitos), o número da NFe é um dos componentes da chave de acesso. Veja abaixo como realizar a consulta da NFe:
2. Realize a consulta de NFe
A digitação da chave de acesso (lembrando que contém 44 dígitos) é exigida durante a consulta no Portal Nacional e pode ser um grande empecilho no processo de consulta de NFe. Entenda:
No site da Sefaz, digite a chave de acesso, confirme o captcha (Não sou um robô) e clique em continuar. não é necessário certificado digital.
Para encontrar a chave de acesso correta, é preciso ter o DANFe (Documento Auxiliar de NFe) em mãos. Este documento geralmente é impresso, ou enviado por e-mail pelo fornecedor.
Caso a empresa não tenha posse do DANFe para encontrar a chave de acesso da NFe, é possivel contar com a funcionalidade de Manifestação de Destinatário e Download de XML do sistema ERP Spalla.
Esta consulta é feita automaticamente, ou seja, a empresa consegue todas as NFes emitidas contra o seu CNPJ diretamente da Sefaz.
Vantagens da consulta de NFe automática (sem número da nota)
Com a consulta de NFes automática, o contribuinte não precisa do número da NFe, nem da chave de acesso.
Além disso, todas as NFes são consultadas automaticamente, isso significa que não é consultada uma por uma, em um processo moroso.
A consulta de NFes automática através do Arquivei ainda garante o armazenamento destas Notas com segurança. Segundo a legislação, é necessário armazenar o XML da NFe por, no mínimo, 5 anos.
No primeiro semestre de 2017, a Receita chegou a recolher R$ 73 bilhões de créditos tributários. Não armazenar o arquivo XML, pode significar R$ 1 mil por documento perdido, entre outras penalidades relacionadas ao documento.
A necessidade de Carta de Correção eletrônica é identificada também no momento da consulta de NFe. Normalmente, a empresa teria que esperar o fornecedor avisar sobre o cancelamento ou correção.
Com o XML em mãos, é possível monitorar o cancelamento de notas e de carta correção automaticamente. Assim, os dados para a escrituração da empresa, estarão sempre atualizados.