Muitas empresas recebem altos volumes de documentos diariamente. Entre esses documentos estão as Nfes.
Se atentar aos dados da empresa e as características dos produtos comprados ou serviços e aos impostos contidos na nota são somente algumas das informações que você deve se considerar para saber se a NFe está correta.
De acordo com a pesquisa realizada pelo Arquivei com 900 empresas no ano de 2017, cerca de 63% delas têm dificuldade para reconhecer notas indevidas emitidas contra seu CNPJ.
Saiba se a NFe é legitima
A primeira coisa que devemos nos atentar é saber se esse documento recebido é, de fato, referente à algum produto comprado ou serviço adquirido pela empresa.
Para essa identificação, é necessário que a área de compras esteja bem alinhada na comunicação com a área fiscal, contábil e financeira.
Esse alinhamento tem como objetivo evitar fraudes e pagamento de impostos indevidos.
DANFe não é NFe
Muitas empresas esperam a mercadoria chegar pela transportadora e verificam se o DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica) está de acordo com as características do produto solicitado. Neste caso existem dois erros: a guarda de documento indevido e a falta de um documento oficialmente válido para escrituração.
O DANFe não é um documento fiscal válido para ser armazenado e entregue no SPED Fiscal e nem para o caso de uma fiscalização.
O que vale para os órgãos fiscalizadores como a Receita Federal, é o XML da Nfe. É esse arquivo que conterá todas as informações sobre a transação comercial.
O DANFe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica) é apenas a representação gráfica da NFe. O termo “Auxiliar” foi adotado porque esse documento só tem valor durante o transporte de uma mercadoria, para acompanhá-la.
O DANFe online permite o acesso à todas as informações que constam no resumo da NFe. Esse documento pode ser armazenado em PDF, porém não tem validade jurídica.
Portanto, é importante ressaltar que o DANFe possui a chave de acesso (44 dígitos), que é o código da NFe. É esse código que permite a visualização da nota completa.
Chegada da Mercadoria na empresa
A chegada do produto é o momento em que a empresa alimentará seu estoque. Se nota estiver em poder da empresa, o responsável já sabe o que esperar na entrega.
Basta verificar se o que chegou fisicamente bate com o descrito na nota e prosseguir com o processo. Caso hajam divergências, ele pode entrar em contato com o fornecedor imediatamente.
Se este estoque for gerenciado por um sistema de Controle de Estoque, o arquivo XML tem papel primordial. É possível, na maioria dos sistemas do mercado, a alimentação automática de estoque por XML da NFe.
Neste cenário, ao confirmar o recebimento da mercadoria, o estoquista pode importar o XML da NFe em seu sistema.
A empresa deve ter acesso ao Documento Fiscal o mais rápido possível após a emissão.
Aguardar a chegada do DANFe é uma falta grave!
A empresa precisa ter acesso ao documento o quanto antes para que sejam verificados todas as informações em tempo hábil de solicitar alterações e cancelamentos, se houver erros.
Impostos
A recuperação tributária é o reembolso de impostos, contribuições e taxas que são pagos indevidamente ao Fisco. Mas, para garantir essa devolução, é necessário que o departamento tributário esteja atento a tudo que tem direito.
Após esse levantamento o próximo passo é dar entrada em um procedimento administrativo ou judicial para conseguir a recuperação do tributo.
Todas as notas emitidas para seu CNPJ estão sob seu conhecimento?
A gestão de documentos fiscais visa proporcionar à empresa uma segurança frente aos muitos documentos recebidos.
Adotar uma plataforma de Gestão de Documentos Fiscais é essencial para o controle de todas as NFes emitidas contra um CNPJ.
É através dessa gestão, inclusive, que se terá conhecimento sobre a emissão de notas frias, o que caracteriza fraude, portanto, crime.
Quando se é vítima de uma fraude como essa, existem inúmeros problemas que virão com o tempo:
- pagamento de impostos indevidos
- falta de escrituração
- problemas com fiscalização
Manifestação do destinatário
A Manifestação do Destinatário serve para que a empresa demonstre conhecimento sobre aquela nota que foi recebida.
Resumindo, trata-se de um conjunto de eventos que permitem que o destinatário da NFe aponte sua participação comercial descrita no documento fiscal, confirmando e controlando as operações e informações prestadas pelo seu fornecedor, que é o emissor do documento.
Esses eventos servem para apontar para a Secretaria da Fazenda se aquela operação representada pela nota foi completada com sucesso, se não ocorreu ou se a operação é desconhecida completamente, apesar da emissão Nota Fiscal eletrônica (NFe).
Carta de Correção
A CCe, ou Carta de Correção eletrônica, serve para corrigir informações da NFe.
Então, após verificar todos os itens da nota com cautela, pode ser que sejam identificados erros. Alguns erros são passíveis de correção na carta (como endereço, por exemplo), mas em alguns casos é necessário o cancelamento do documento e envio de outro.
As informações que não são passíveis de uso de carta de correção são:
- As variáveis que determinam o valor do imposto, tais como: base de cálculo, alíquota, valor das deduções, código de serviço, diferença de preço, quantidade e valor da prestação de serviços;
- A correção de dados cadastrais que implique qualquer alteração do prestador ou tomador de serviços;
- O número da nota e a data de emissão;
- A indicação de isenção ou imunidade relativa ao ISS;
- A indicação da existência de ação judicial relativa ao ISS;
- A indicação do local de incidência do ISS;
- A indicação da responsabilidade pelo recolhimento do ISS;
- O número e a data de emissão do Recibo Provisório de Serviços (RPS).
Conferência da NFe é essencial
Para todos os segmentos e todos os tamanhos de empresas é necessário muito cuidado com as Nfes recebidas.
Portanto, se atentar a cada detalhe dela significa estar em dia com o fisco e, muitas vezes, também significa economia de pagamento de impostos indevidos e multas.