A regularização de uma empresa não é apenas o processo de abertura, através do qual se obtém os registros e cadastros necessários de acordo com o porte e atividade escolhidos. Muito menos o fato dela simplesmente possuir um CNPJ ativo. Estas etapas são apenas para que ela possa estar formalizada e pronta para iniciar suas operações perante ao fisco, porém, como regularizar uma empresa é outra questão, muito mais ampla.
Com suas atividades iniciadas, a empresa passa a ter tarefas a serem executadas. É necessário, por exemplo, manter em dia seus registros contábeis, pagamento de impostos, entrega das obrigações acessórias, entre outras ações. Mas e quando esses compromissos não são honrados, sabe o que isso pode gerar para sua empresa?
Você pode estar se perguntando: mas se eu apenas mantenho minha empresa aberta, sem realizar nenhuma movimentação financeira, isso também vale para mim? Ou quais débitos isso pode gerar? Como regularizar uma empresa que está ou esteve inativa, sem movimento ou operando normalmente? As respostas para essas perguntas e os esclarecimentos de outras possíveis dúvidas, você encontra neste post. Confira!
Empresa inativa x Empresa sem movimento
Atualmente não é difícil que os contadores escutem de seus clientes, principalmente no caso deles estarem voltando a operar com suas empresas ou até mesmo pensando em encerrá-las definitivamente, que, durante o período anterior à responsabilidade que você está assumindo, a empresa esteve “inativa” ou “sem movimento” e não existe qualquer informação contábil deste tempo.
Porém, para começo de conversa, é necessário entender e principalmente diferenciar os termos “Empresa Inativa” e “Empresa sem Movimento”. Só assim é possível definir em qual situação sua empresa se encontra. E, por consequência, quais providências deve-se tomar em relação a isso.
Empresa Inativa
A Receita Federal define como uma empresa inativa aquela que não realiza nenhum tipo de atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira. Ou seja, para tal característica a pessoa jurídica no ano-calendário não pode ter realizado nenhuma movimentação financeira, envolvendo pagamento de fornecedores, recebimento de duplicatas, aplicações no mercado financeiro, além de não ter dito faturamento em nenhum mês.
A única hipótese em que pode ocorrer e que a mesma continue com esta situação é o pagamento de multas e/ou tributos relativos aos anos anteriores.
Empresa sem movimento
Já uma empresa sem movimento, dentro do ano-calendário, pode ter tido movimentações durante alguns meses, e em outros não.
É comum que os empresários confundam uma empresa sem movimento com o fato de não ter faturado naquele determinado mês. Porém é válido ressaltar que esta associação não é correta. Se neste mesmo mês sem faturamento, ocorrerem movimentações pertinentes ao mesmo ano-calendário, como pagamentos de impostos, fornecedores, recebimento de duplicatas e, caso ela tenha conta bancária jurídica, as despesas bancárias e aplicações financeiras automáticas, esses eventos caracterizam movimentações financeiras na empresa. Isso demonstra que naquele mês a empresa apenas não auferiu receitas, como também operou outras atividades financeiras.
Agora você conhece cada definição e sabe os motivos que as tornam distintas. Então é hora de definir em qual situação está a sua empresa. Depois disso continuaremos a te ajudar sobre como cada uma se estabelece com os demais assuntos contábeis. E nada melhor para começar do que os registros contábeis e a elaboração de suas demonstrações financeiras.
Registros Contábeis
A primeira coisa que devemos esclarecer é sobre a obrigatoriedade dos registros contábeis. Pois é comum surgirem dúvidas sobre essa questão. Principalmente pelo costume de associar esse procedimento com o porte da empresa e o regime tributário.
No código civil brasileiro, capítulo 4, que trata das escriturações contábeis, vale ressaltar o Artigo 1.179: “O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.”
E ainda, o Conselho Federal de Contabilidade, através de sua Interpretação Técnica ITG 2000, destaca os parâmetros e as práticas que devem ser seguidos pelas entidades para a escrituração contábil, estabelecendo ainda que ela deve ser seguida por todas as empresas, reforçando a importância e a obrigatoriedade da elaboração dos registros contábeis independentemente da natureza e do porte empresarial.
Em resumo, os registros contábeis devem ocorrer para que os Relatórios Contábeis levantados anualmente possam refletir a situação financeira que a empresa se encontra, através da escrituração contábil dos eventos econômicos ocorridos, expondo ao sócio os saldos que compõem os direitos e obrigações da entidade.
É imprescindível que tal evento aconteça independentemente da movimentação financeira ocorrida no ano-calendário Seja a empresa caracterizada como sem movimento, inativa, e com suas movimentações ativas, pois as informações expostas por esses documentos são utilizadas na entrega de obrigações acessórias que cada vez mais necessitam desses dados para sua composição. Mas você conhece as obrigações acessórias da sua empresa? Sabe se ela está em dia e o que fazer?
Obrigações Acessórias
Além de formalizar as receitas obtidas pela empresa por meio da emissão de notas fiscais e realizar a apuração mensal dos impostos, bem como seu pagamento, existem as obrigações acessórias pertinentes a cada regime tributário, sendo eles Simples Nacional e Lucro Presumido, que são os mais comuns para as pequenas empresas. E ainda aquelas para ambos os regimes, caso das obrigações acessórias do departamento pessoal e recursos humanos.
As obrigações acessórias são estabelecidas pela Receita Federal. Elas existem para que as pessoas jurídicas possam informar dados tributários, previdenciários, trabalhistas e contábeis. Por isso é muito importante conhecê-las. Aqui no blog temos um post que trata justamente de todas as obrigações acessórias. O conteúdo já mostra quais devem ser enviadas conforme o regime tributário e a atividade da empresa. Então vamos comentar aqui apenas sobre as principais obrigações acessórias entregues no momento da regularização de uma empresa.
Departamento Pessoal e RH
Se você pensa que as obrigações acessórias relacionadas ao departamento pessoal e de recursos humanos são entregues apenas no caso da sua empresa possuir colaboradores, pode parar por aí. Todas as empresas, mesmo não possuindo folha de pagamento, precisam entregar estas obrigações acessórias.
Vale ressaltar que as empresas que possuem colaboradores precisam ter o auxílio de um profissional para realizar mensalmente a folha de pagamento, a emissão das guias de pagamento dos impostos e a entrega das obrigações acessórias mensais e anuais. Então iremos citar apenas as obrigações que devem ser cumpridas pelas pessoas jurídicas sem folha de pagamento. Seja ela de pró-labore, estagiários e/ou empregados.
Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
No caso das empresas que não possuem colaboradores ou permaneceram inativas no ano-base, esta obrigação acessória denomina-se RAIS Negativa. Seu envio é anual, e sua finalidade é transmitir ao fisco a quantidade de empregados que a empresa possui. Desta forma, contribui para as estatísticas referentes ao mercado de trabalho brasileiro.
Em caso de atraso, a multa cobrada é a partir do valor de R$425,64. Este valor ainda é acrescido de R$106,40 por bimestre em atraso até o devido envio das informações.
GFIP sem movimento
Trata-se da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social. É utilizada para repassar ao governo informações pertinentes ao recolhimento do FGTS e contribuições previdenciárias realizadas pela empresa.
No caso de empresas inativas ou sem colaboradores, a GFIP é entregue como sem movimento. E a transmissão ocorre sempre em janeiro, informando que não houve fato gerador para preenchimento da declaração. Com isso, a empresa será obrigada a enviar os dados apenas em janeiro do próximo ano-calendário, caso não ocorra nenhuma movimentação pertinente ao fato gerador dessa obrigação acessória.
O não envio dentro do prazo de até o dia 7 do mês seguinte à competência das informações estabelece multa à empresa. O valor é estabelecido pela própria Receita Federal a partir do mínimo de R$200,00. Ele ainda pode variar de acordo com as situações.
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
Esta declaração é feita pela fonte pagadora. Seu objetivo principal é informar a Receita Federal as contribuições retidas na fonte. Principalmente de imposto de renda, dos rendimentos pagos aos seus beneficiários, e ainda as informações pertinentes a planos de assistência à saúde.
O atraso na entrega da DIRF, cujo o prazo final é até 28 de fevereiro, gera multa de 2% sobre o montante dos tributos e das contribuições informados na declaração, limitados a 20%, considerando o valor mínimo de R$ 200,00.
Simples Nacional
O erro mais comum ocorrido nas pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, geralmente é a não entrega do PGDAS quando não ocorre faturamento. Este documento é transmitido ao fisco para que seja gerada a guia de pagamento unificada dos impostos, conhecida como DAS. Então muitos acreditam que se não houve faturamento no mês não é necessário enviar o PGDAS com os dados zerados. E essa prática pode acabar gerando multa em torno de R$50,00. Outra consequência é impedir a apuração dos impostos devidos no mês seguinte.
Lucro Presumido
As principais regularizações das empresas do Lucro Presumido são pertinentes às obrigações acessórias DCTF, ECD e ECF:
DCTF
Entregue até o 15° dia útil do segundo mês subsequente à apuração dos impostos. Exemplo: as informações pertinentes à competência de 05/2019 devem ser transmitidas até 15° dia útil de 07/2019.
A Declaração de Débitos Tributários Federais, conhecida como DCTF, é composta pelas informações dos impostos federais devidos e retidos, como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IR Retido, CSRF, entre outros. A penalidade pela falta de envio dessa obrigação acessória gera multa de R$ 500,00 por cada competência não entregue.
ECD
Todas as empresas optantes pelo regime tributário do Lucro Presumido, Real ou Arbitrado estão enquadradas no ambiente Sped – Sistema Público de Escrituração Digital (Decreto 6.022/2007), que indica a obrigação da entrega de dados digitais a Receita Federal, através das obrigações acessórias ECD e ECF.
São dispensadas do envio de ambas obrigações apenas as pessoas jurídicas inativas, consideradas conforme definição estabelecida pela Receita Federal (Instrução Normativa RFB n° 1.659 13 de setembro de 2016) vista anteriormente, sendo destacado para essas o cumprimento das demais obrigações acessórias previstas na lei.
A Escrituração Contábil Digital (ECD) refere-se ao envio dos relatórios contábeis da empresa. Alguns exemplos são Balanço Patrimonial, Balancete de Verificação, DRE, Livro Diário e Razão. Todos de forma digital. A obrigatoriedade está prevista conforme Instrução Normativa RFB n°1.774/2017, Art. 3°:
“Todas as pessoas jurídicas obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas.”
Seu prazo de envio é até o último dia útil de Maio do ano posterior ao que se refere às escriturações contábeis. Por exemplo: as informações pertinentes ao ano-calendário de 2018 devem ser enviadas até dia 31/05/2019. E é a partir do arquivo transmitido nesta obrigação acessória que os dados para envio da ECF são carregados.
ECF
A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substituiu a DIPJ a partir do ano-calendário de 2014. Sua obrigatoriedade abrange todas as pessoas jurídicas imunes e isentas optantes ao Lucro Presumido, Real e Arbitrado. Sua principal finalidade é transmitir as informações pertinentes aos impostos IRPJ e CSLL, confirmando seus valores devidos com a apuração ocorrida ao decorrer do ano calendário.
Os dados enviados ainda são confrontados com as escriturações contábeis transmitidas na ECD. As informações enviadas nesta última são usadas para preenchimento da ECF com a utilização do mesmo arquivo para transmissão.
O prazo de envio é até o último dia útil de Julho do ano posterior ao que se refere ás informações fiscais. Exemplo: os dados do ano-calendário de 2018 são enviadas até 31/07/2019.
Para ambas as obrigações acessórias, o não envio dentro do prazo estabelecido gera multa. O valor é de R$ 500,00 por mês não entregue para cada uma das obrigações acessórias.
Conclusão
Todos os conceitos vistos anteriormente influenciam para o entendimento de como regularizar sua empresa. Isso tanto nos âmbitos fiscais, previdenciários e contábeis. Então, antes de tratarmos disso, vamos fazer um resumo do que vimos até aqui.
Um dos principais motivos pelo qual são gerados débitos, sejam eles junto a Receita Federal ou ao município onde a pessoa jurídica está registrada, é o fato de empresários confundirem os termos empresa inativa e sem movimento. Muitos entendem que para esses perfis não exista qualquer informação a ser entregue aos órgãos competentes.
Além disso, tem outro erro muito comum: os empreendedores buscam auxílio profissional apenas para a apuração dos impostos devidos. Com isso, não se atentam aos demais deveres da empresa. Dois exemplos clássicos são as Obrigações Acessórias e os Registros Contábeis.
Resumo de como regularizar uma empresa
O primeiro passo para iniciar a regularização da sua empresa é sempre buscar a ajuda de um profissional contábil. Ele deverá levantar as informações pertinentes aos débitos e as pendências relacionadas às suas obrigações acessórias desde a abertura da empresa. Também deverá verificar se no período anterior houve as escriturações contábeis. É importante ainda apurar em quais regimes tributários a empresa esteve enquadrada desde a data de seu CNPJ. Assim será possível saber quais eram seus deveres e obrigações durante os anos em que se manteve sem contabilidade.
Em seguida, precisa ser organizado um plano de ação para regularizar as pendências existentes, conhecendo quais são compostas por dados contábeis e irão precisar de uma segunda ação para serem corrigidas e quais já podem ser normalizadas sem demora.
A parte contábil da empresa será organizada a partir de um Reprocesso Contábil, referente a escrituração contábil da movimentação financeira ocorrida nos anos anteriores, a partir das informações existentes no controle interno da empresa. Como vimos, muitas obrigações acessórias são elaboradas a partir de informações contábeis. Então esta ação é muito importante no processo de regularização.
Do lado fiscal, obrigações acessórias compostas pelos impostos devidos, tendo como base o faturamento da empresa, consequentemente pelas notas fiscais emitidas, poderão ser regularizadas de imediato a partir da consulta dessas informações junto ao ambiente disponível pela sua prefeitura que geralmente é o mesmo utilizado para a emissão das notas fiscais.
Impostos em aberto e outras pendências
Provavelmente, ao realizar o levantamento das questões fiscais da sua empresa, além das penalidades pela não entrega das obrigações acessórias, pode ser possível se deparar com impostos em aberto. A boa notícia é que, muitas vezes, eles podem ter seus pagamentos parcelados. Exceções a estes parcelamentos acontecem se empresa, naquele ano-calendário, adquiriu outro parcelamento federal.
Por isso é importante que a empresa possua um planejamento financeiro. Para que quando decida regularizar suas pendências tributárias, possa ter conhecimento de suas finanças e saber como irá sanar essas questões.
Enfim, vimos que, regularizar uma empresa vai além de apenas realizar os pagamentos dos impostos em atraso. Ou mesmo da regularização das obrigações acessórias pertinentes à parte fiscal. Esse processo inclui outras áreas, como Contábil e Departamento Pessoal. Percebe-se o quanto é desvantajoso estar com sua empresa sem o auxílio de um profissional contábil, e como isso pode ocasionar irregularidades perante ao fisco.
Conteúdo original Conube