Muitos países latino-americanos têm começado a mudança em direção ao faturamento eletrônico. Em alguns como Brasil, Chile e México, este já é obrigatório há vários anos; enquanto que outros iniciam o processo de massificação. Sem importar em que país você vive, se você pensa em fazer a mudança para o faturamento eletrônico em breve ou caso vá começar com seu faturamento, compartilhamos alguns pontos importantes.
O faturamento eletrônico não só melhorará todos os processos de uma empresa mediante a automatização de distintas atividades, como também ajudará a reduzir custos e agilizar a administração da mesma.
1º Passo – Certificado Digital
O primeiro passo para emitir sua nota fiscal eletrônica é possuir um certificado digital, que assegura validade jurídica ao documento por permitir confirmação de sua autenticidade. Pode ser seu certificado A1 (validade de 1 ano) ou A3 (validade de 3 anos). Você encontra certificado nos Correios, CDL da sua cidade, SPC Brasil, Serasa Experian, Certsign, entre outros.
2º Passo – Credenciamento na SEFAZ
Mesmo usando um sistema próprio ou contratado, é preciso se credenciar junto à secretaria da fazenda para emitir NF-e. Cada estado tem um procedimento específico, mas normalmente trata-se de um cadastro simples.
3º Passo – Escolher o seu Emissor de Notas
Para poder começar a faturar eletronicamente, as empresas estão tendo que buscar um fornecedor de faturamento eletrônico que melhor se ajuste às suas necessidades. Este fornecedor será o meio através do qual poderão emitir seus documentos e certifica-los com a autoridade tributária.
4º Passo – Treinar seu pessoal
Outro ponto importante que deverão considerar, será a capacitação do pessoal que trabalhe com o faturamento eletrônico de forma que possam se familiarizar em tempo hábil com os processos de emissão, envio, recepção e administração destes novos documentos. Embora o faturamento eletrônico seja muito fácil e seguro, é importante que todos os membros da empresa envolvidos no processo de mudança, conheçam suas características e a forma com a qual se devem processar e guardar as faturas.