A maneira mais segura de realizar a escrituração de notas para o SPED fiscal é por meio da consulta às notas fiscais eletrônicas (NFe) que foram emitidas contra a sua empresa. Porém, você sabe como consultar uma NFe pelo número da nota?
Para isso, é preciso ficar atento à chave de acesso, que geralmente é confundida com o número de série da NFe. Para que não existam mais dúvidas, nesse artigo falaremos sobre todas as possibilidades de consulta de uma NFe e qual é o passo a passo para que você encontre todas as informações que precisa.
Entenda os números relacionados a uma NFe
A primeira coisa a se fazer é identificar o número da nota fiscal que será consultada. Por força da legislação, a numeração das NFes vai de 000.001 a 999.999. Além disso, toda nota fiscal tem um número de série, que começa sempre em um. Vamos a um exemplo para que você compreenda melhor:
Se você está começando agora, a nota fiscal emitida pela sua empresa será da série 1 e o número dela estará compreendido entre 000.001 a 999.999. Após emitir as 999.999 sua empresa passa para a série 2 e a numeração retorna para 000.001, sendo assim sucessivamente para as séries seguintes.
Você não precisa ter necessariamente o número da NFe para consultá-la ou baixar o seu XML. Contudo, para isso você vai precisar da chave de acesso, um código de 44 dígitos que pode ser utilizado no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado. Agora que você sabe as diferenças entre esses termos, vamos ao passo a passo!
Como realizar a consulta de uma NFe
Passo 01: de posse de todas as informações acima, acesse o Portal Nacional da Sefaz.
Passo 02: em seguida, digite a chave de acesso no campo correspondente. Se você não tiver esse número, infelizmente, não será possível seguir a consulta. Confirme o captcha, clicando em “não sou um robô”.
Passo 03: por fim, insira o certificado A1 ou A3.
Você pode estar se perguntando: como encontrar a chave de acesso correta? A resposta está no DANFe (Documento Auxiliar da NFe). Você precisa ter ele em mãos para encontrar a chave de acesso. Em geral, o fornecedor envia o DANFe impresso ou por e-mail para a empresa, de forma que você tenha acesso a essas informações. Se por um acaso você não o recebeu, solicite-o junto ao seu fornecedor.
Outra solução possível é usar softwares de gestão de NFes, como o ERP Spalla que registram automaticamente as chaves de acesso de cada nota emitida e por isso são uma mão na roda. Nesse caso, basta consultar o número da nota correspondente.
Por que é um boa ideia investir na consulta de NFes?
Como você pôde perceber, não é difícil fazer a consulta online de uma NFe, porém o processo pode ser um pouco trabalhoso se você não tiver em mãos todas as informações que precisa. Por essa razão é que se recomenda que as empresas invistam em softwares de gestão que incluam o armazenamento dos dados das NFes, a exemplo do ERP Spalla.
Graças a eles, com uma simples busca você encontrará tudo o que precisa dentro da sua base de dados, agilizando os processos. Lembre-se ainda que, de acordo com a legislação, é necessário armazenar o XML de uma NFe por pelo menos cinco anos, a contar da data de emissão.
Pior: se você deixar de observar essa obrigação, sua empresa é passível de ser multada. O valor pode chegar a R$ 1 mil por nota perdida. A Receita Federal está sempre de olho nisso, tanto que somente no primeiro semestre de 2017, recolheu R$ 73 bilhões em créditos tributários. Ou seja, não dá para deixar de lado esses requisitos legais.