O e-Social é o Sistema de Escrituração Digital das obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas instituído pelo Decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014, um instrumento para a unificação de todas as informações em um sistema de ambiente nacional padronizado.
Entidades participantes
A gestão do sistema é feito em conjunto por diversas entidades governamentais, do qual se alimenta todas as informações sobre obrigações trabalhistas (admissão, folha de pagamento, férias, CAT, PPP, demissão, FGTS), tributárias (Declarações de Imposto de Renda Retido na Fonte, fiscalização tributária, DCTF), previdenciárias (RAIS, GFIP, RGPS, RPPS), atendendo desta maneira as necessidades da Receita Federal do Brasil (RFB) Ministério do Trabalho e do Emprego, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Caixa Econômica Federal (CEF), Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e a Justiça do Trabalho referente às Ações Reclamatórias Trabalhistas.
Desta forma então, haverá uma economia de tempo na transmissão das declarações aos órgãos acima já que será feito de uma forma simplificada e flexível para envio e retificação. Consequentemente haverá uma maior fiscalização quanto ao cumprimento de suas obrigações elevando assim a arrecadação do fisco.
CRONOLOGIA
O e-Social foi instituído em 2014 porém passou a ter exigência a partir de Janeiro de 2018 e foi dividido em 3 etapas constituídas por 5 fases cada uma:
Etapa 1
Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões
O sistema, que visa a integração total de todas os tipos de empresas iniciou-se exigindo que apenas empresas com faturamento acima de 78 milhões de reais anuais.
Este grupo de empresas representam mais de 13 mil empresas e cerca de 15.000.000 milhões de trabalhadores.
Fase 1: Janeiro/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
Fase 2: Março/18: Empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
Fase 3: Maio/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
Fase 4: Julho/18: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada
Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador
Etapa 2
Demais empresas privadas
Nesta etapa, todas as empresas de todas as faixas de faturamento, incluindo MEI (Micro Empreendedor Individual) e pessoas físicas (que possuam empregados registrados) também estão inclusas à obrigação.
Fase 1: Julho/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
Fase 2: Set/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
Fase 3: Nov/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
Fase 4: Janeiro/19: Substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada
Fase 5: Janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador
Etapa 3
Entes Públicos
A esta altura, as fases das etapas anteriores já estão concluídas. Então o eSocial inicial sua implantação nos entes públicos. Tais entidades, por terem regimes previdenciários e tributação diferenciados foi dado um tempo maior para a adequação do sistema a cada peculiaridade.
Fase 1: Janeiro/19 – Apenas informações relativas aos órgãos, ou seja, cadastros dos empregadores e tabelas
Fase 2: Março/19: Nesta fase, entes passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos servidores e seus vínculos com os órgãos (eventos não periódicos) Exemplo: admissões, afastamentos e desligamentos.
Fase 3: Maio/19: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
Fase 4: Julho/19: Substituição da GFIP (guia de informações à Previdência) e compensação cruzada.
Fase 5: Julho/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
Quais os Benefícios que o e-Social trará minha empresa?
FIM DA BUROCRACIA: Estima-se que haja um ganho de tempo e redução de carga de trabalho, uma vez que haverá a síntese das obrigações acessórias, tais como RAIS, CAGED, DIRF, CAT e outras informações
Quais os benefícios que o e-Social trará aos empregados/colaboradores?
O e-Social passa a reunir todos os eventos da vida profissional do cidadão como contratação e demissão, registros previdenciários e salariais, acidentes de trabalho e afastamento, absolutamente tudo será alimentado e compartilhado com diversos órgãos governamentais.
Desta forma, seus direitos trabalhistas e previdenciários ficam resguardados, pois agora, sob custódia do Estado, fica mais fácil reivindicar seus direitos, já que as informações servirão de compartilhamento também com a Justiça Trabalhista. Uma vez propostas as reclamações trabalhistas, as todas estas informações poderão de forma imediata, ser do conhecimento do julgador.
Minha empresa está adequada ao e-Social?
Como elencado acima, a implementação será cronológica e dividido em 5 (cinco) fases para cada etapa. A primeira fase é composta pela qualificação cadastral e este é o principal ponto a ser abordado por este material.
A regularidade das informações prestadas são de suma importância para que haja o alinhamento dos dados com todos os entes governamentais. Além do mais, é apenas com a correta qualificação dos trabalhadores que a empresa irá implementar a exigência do e-social. Lembro também, que com a instituição do e-Social não apenas funcionários serão cadastrados, mas também estagiários, contribuintes individuais, cooperados, trabalhadores avulsos e autônomos deverão ter todos os dados cadastrais corretos inseridos no sistema e-Social.
Por motivos como este, o e-Social liberou o acesso dos empregadores à consulta qualificação cadastral de seus funcionários. Assim, eventuais erros ou divergências constantes no cadastro dos funcionários serão apontados assim como a orientação para que se proceda a correção deste referido erro.
Exemplo: Em consulta ao funcionário “Luís Henrique da Silva”, ficou constatado que no cadastro do PIS consta o nome “Luiz Henrique da Silva” (com Z), tão logo o sistema irá indicar qual o procedimento a ser realizado pelo funcionário para corrigir o cadastro de seu nome.
Acesse aqui a consulta cadastral do e-Social. O sistema permite consultas simples de até 10 funcionários ou a CONSULTA POR LOTES. Esta última, é indicada para empresas que querem consultar uma grande quantidade de dados de uma só vez e para ser efetuado, será obrigatório o acesso por meio de Certificado Digital
Para CEI (produtores rurais, empresa construtora isenta de cnpj, dono de obra, empregador doméstico, segurado especial) a consulta está disponível apenas no modo online com limite de 10 empregados por vez.
O sitio do e-Social exige para a consulta o nome, data de nascimento, CPF e PIS. Haverá desta forma, uma checagem no cadastro do CPF junto à Receita Federal e no cadastro do PIS junto à Previdência Social, buscando coincidir ambas informações. Em caso de erro, como dito acima, o site retorna a orientação necessária para a correção.
Importante salientar que as correções realizadas pela CAIXA ECONÔMICA apenas serão reconhecidas 07 (sete) dias após o ajuste.
Como fica o cadastro da Pessoa Jurídica/Empregador?
O cadastro de Pessoas Jurídicas será realizado através da integração do seu próprio sistema de folha ou por meio do sistema do escritório de contabilidade que presta serviço à ele, ou seja, para empresas como:
- Micro Empresas;
- Empresas de Pequeno Porte;
- Empresário Individual;
- Equiparados à CNPJ, porém isentos do cadastro;
- Grandes Empresas
Para este grupo, o e-Social não disponibiliza um portal de acesso direto, a não ser através de uma integração obrigatória com o sistema de folha de pagamento.
Já o MEI e empregador doméstico tem acesso exclusivo ao portal do e-Social, por onde deverá realizar o Cadastro.
Fique atento! O sistema oficial do e-Social para as empresas da etapa 2 foi aberto para adesão em 01 de julho de 2018 (fase 1) de todas as empresas de até 78 (setenta e oito) milhões de reais em faturamento. Até 31 de agosto de 2018 (fase 2) as empresas de faturamento médio entre 4,8 milhões e 78 milhões tem que inserir todas as informações cadastrais de seus funcionários. Com exceção aos MEIs e demais empresas de até 4,8 milhões de faturamento, que em 01 de novembro de 2018 passam a ter também tais obrigações. Mas cuidado, para estas, o prazo de 31/11 é o prazo final para a integração de todas as fases, ou seja, as 3 (três) primeiras fases deverão estar inseridas no sistema até esta data.
Não perca tempo, busque se adequar e inserir todos os dados de qualificação de sua empresa e funcionários, pois o sistema é obrigatório e passível de multas aqueles que não aderirem.
A legislação prevê pesadas penalidades àqueles que deixarem de cumprir com suas obrigações ou até mesmo cadastrar informações incorretas sobre seus funcionários e eventos ocorridos. De modo que o sistema e-Social não informa de imediato os erros cadastrais ou de eventos, resguardando ao fisco, notificar sua empresa em até 3 (cinco) anos sobre as multas que serão impostas.
Resumindo, um mau procedimento pode acumular um passivo oculto, que pode vir à tona de uma só vez sobre cada incorreção encontrada.
A única solução: revisem procedimentos do seu Departamento Pessoal, o software de folha, o que tem sido aplicado em relação à legislação trabalhista, à incidência do FGTS, do IR, o que tem sido aplicado em relações previdenciárias, busque adequar-se imediatamente às exigências do fisco e quebre o paradigma da mudança cultura e resguarde-se da pesada mão do fisco.
Conteúdo por Marciano de Jesus Calazan