O vale-transporte é um dos benefícios mais conhecidos no mercado de trabalho. Apesar disso, pode estar envolto de dúvidas, sobretudo quanto ao que diz a legislação. Você sabe como o famoso VT funciona?

Quando um trabalhador é contratado, independente do regime, é obrigação do empregador oferecer o benefício do vale-transporte, caso solicitado. Se o empregador é pessoa jurídica, pode ter que contar com seu setor de Recursos Humanos (RH) para calcular o valor devido a cada funcionário.

Nosso objetivo com este post é ajudar você a conhecer e entender as regras do VT para respeitar o direito dos trabalhadores, e saber como calculá-lo. Siga em frente e boa leitura!

O vale-transporte como benefício

O vale-transporte é um benefício que tem a finalidade exclusiva de permitir que o profissional tenha condições de ir e voltar de seu local de trabalho. Funciona como uma obrigação legal que leva o empregador a antecipar a cada funcionário o valor necessário para o seu deslocamento a cada mês.

É justamente por se tratar de uma antecipação que a conversa em torno desse benefício passa pelo desconto de vale-transporte. Como veremos melhor adiante, o valor do vale é descontado do salário dos funcionários e repassado a cada um deles.

Este repasse pode ser feito de diferentes formas. Atualmente, o mais comum é que as empresas optem pelo uso de cartões magnéticos recarregáveis para facilitar a gestão do benefício.

Mês a mês (ou em um intervalo maior, caso seja conveniente), a empresa carrega o cartão e os funcionários têm em mãos o recurso de que precisam para se deslocarem.

O benefício do vale-transporte deve ser solicitado por cada profissional junto ao RH. Algo que pode ser feito a partir de sua integração à equipe ou caso alguma mudança ocorra e faça com que o vale seja necessário.

A legislação e o vale-transporte

Já reparou que é comum que as empresas indiquem o vale-transporte na lista de benefícios ao anunciar uma vaga em aberto?

Isso não é errado, inclusive porque há trabalhadores que não sabem que este é um benefício obrigatório e é justamente sobre essa obrigatoriedade que iremos falar agora.

Como o vale-transporte surgiu

O vale-transporte surgiu como benefício no Brasil de José Sarney, em 1985, com a lei n° 7.418. Com a inflação em alta e falta de previsão para reajuste de salários, o governo decidiu criar uma compensação aos trabalhadores.

Assim, no início, o VT era visto como estratégia de complementação de renda e, até por isso, era facultativo. Não tardou, porém, para que as coisas começassem a mudar.

Em 1987, a lei federal n° 7.619 alterou a legislação anterior e, com isso, o benefício se tornou obrigatório. O texto legal diz o seguinte:

“Fica instituído o vale-transporte, que o empregador, pessoa física ou jurídica, antecipará ao empregado para utilização efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, através do sistema de transporte coletivo público, urbano ou intermunicipal e/ou interestadual com características semelhantes aos urbanos, geridos diretamente ou mediante concessão ou permissão de linhas regulares e com tarifas fixadas pela autoridade competente, excluídos os serviços seletivos e os especiais”.

Com isso, todo trabalhador contratado no regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), ou seja, todo celetista tem direito ao vale-transporte. A regra vale para trabalhadores urbanos e rurais, funcionários fixos ou temporários, empregados domésticos e qualquer outro que tenham vínculo trabalhista.

É importante que fique claro que o empregador tem a obrigação de conceder o vale-transporte inclusive se for pessoa física. Assim, esta não é uma questão que merece atenção apenas de empresas.

Existem limites para o vale-transporte?

Antes de qualquer coisa, ressaltamos que uma empresa não pode discriminar um candidato por este morar longe do local de trabalho. Caso o profissional tenha qualquer prova de não ser aprovado na seleção por este motivo, pode acionar a empresa legalmente.

Dito isso, esclarecemos que não há limites mínimos e nem máximos para a concessão do vale-transporte.

Assim, se o funcionário mora perto o bastante do trabalho para se deslocar à pé, mas prefere pegar um ônibus, o empregador precisa conceder o benefício. Da mesma forma, se o trabalhador precisa de três conduções para ir e três para voltar ― ou quantas forem ― a empresa lhe deve o benefício.

Alguém não deve receber o benefício?

Ainda considerando os celetistas, existem situações em que os trabalhadores podem deixar de receber o vale-transporte. São elas:

• Quando a empresa oferece um serviço próprio de transporte, popularmente conhecido como fretado, para que os funcionários tenham como se deslocar de suas casas ao trabalho e vice-versa;
• Caso o funcionário prove não precisar do vale-transporte porque consegue se deslocar até o trabalho à pé, com seu próprio automóvel ou veículo;
• Quando o trabalhador em questão é um estagiário.

Note que mencionamos que o funcionário deve provar que não precisa do benefício do vale-transporte.

Isso é importante porque ainda que o trabalhador deva solicitar o VT, não se trata de um benefício que a empresa oferece se o funcionário precisa e sim que a empresa suspende se o funcionário não precisa.

A clareza quanto a isso é fundamental para que o empregador não se veja, por mero descuido, impossibilitado de provar que foi o próprio funcionário que recusou o benefício. Caso isso aconteça, um eventual processo trabalhista pode acarretar em prejuízo.

VT e Lei do Estágio

A contratação de estagiários não é regida pela CLT, mas pela chamada Lei do Estágio ― lei n° 11.788, de 2008. Em seu artigo 12°, o texto legal indica o seguinte:

“O estagiário poderá receber bolsa ou outra forma de contraprestação que venha a ser acordada, sendo compulsória a sua concessão, bem como a do auxílio-transporte, na hipótese de estágio não obrigatório. 

§ 1^o A eventual concessão de benefícios relacionados a transporte, alimentação e saúde, entre outros, não caracteriza vínculo empregatício”.

Caso você ainda não saiba, há estudantes que precisam, obrigatoriamente, passar por um programa de estágio para conseguirem seus diplomas. Nestes casos, a empresa não é obrigada a conceder o vale-transporte, mas pode fazê-lo.

Por sua vez, quando a situação é a de um estágio não-obrigatório, a empresa deve, por lei, conceder o benefício. Nestes casos, permanece a ideia de que limites não podem ser impostos.

É possível trocar o vale por outro benefício?

O vale-transporte é importante porque permite que o funcionário tenha condições ir e vir de casa para o trabalho sem que os custos do deslocamento afetem a sua renda.

É lógico considerar que, se um trabalhador recusa o benefício porque tem carro próprio, pode acabar comprometendo parte de sua renda com a gasolina.

Essa possibilidade existe porque o vale-transporte não é uma quantia extra repassada ao profissional junto ao salário e que ele pode usar como quiser. Assim, quem não precisa do VT, não vai recebê-lo.

Para manter uma forma de compensação aos trabalhadores, o benefício do vale-gasolina ou vale-combustível foi criado. Havendo um acordo entre as partes, o VT pode ser trocado pelo vale-combustível.

É importante ressaltar, porém, que a empresa não tem obrigação legal de fazer essa troca. Apesar disso, atender a este pedido é uma decisão estratégica que pode contribuir tanto para a atração quanto para a retenção de talentos.

Convém ressaltar que uma gestão de benefícios bem feita e personalizada pode ser um diferencial competitivo no mercado de trabalho.

O trabalhador pode vender seu vale-transporte?

Há quem tente fazer com que o mundo seja dos espertos. Empregadores sabem disso e, por essa razão, podem se preocupar com a possibilidade de um funcionário que não precisa do vale-transporte solicitar o benefício para lucrar com ele.

É certo que as pessoas podem encontrar formas de burlar as regras para alugar ou vender seu vale-transporte, mas essa prática é ilegal e pode resultar em demissão por justa causa.

Por isso, e também considerando tudo mais que envolve o direito a este benefício ―, é interessante que o RH use instrumentos de comunicação interna para informar e orientar os funcionários sobre o vale-transporte.

Assim, a empresa garante que direitos sejam cumpridos e evita comportamentos irregulares da parte de qualquer um dos envolvidos.

O cálculo do vale-transporte

Passemos agora a questões diretamente relacionadas ao pagamento do vale-transporte, uma tarefa que precisa fazer parte das rotinas do RH ou do Departamento Pessoal (DP).

De quanto é o desconto do VT?

Algo que você precisa saber diz respeito ao valor do desconto do vale-transporte. Anteriormente, mencionamos que o benefício pode ser descontado do salário do trabalhador, mas há um limite estabelecido de 6%.

Suponhamos que Diogo seja um funcionário de uma empresa que recebe R$ 1.500,00. Com isso, o máximo que pode ser descontado do pagamento deste trabalhador é R$ 90, ou seja, 6% de seu salário.

Se Diogo gasta mais do que R$ 90 por mês para comparecer à empresa diariamente ― ou de acordo com sua rotina entre escritório e home office ―, é responsabilidade da própria empresa arcar com a quantia faltante.

É o parágrafo único do artigo 4° da já mencionada lei que instituiu a criação do vale-transporte que indica que “o empregador participará dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico”.

Como calcular o VT?

Vamos seguir com o exemplo de Diego para mostrar como calcular vale-transporte e o custo que a empresa tem considerando o desconto de 6% do salário do trabalhador.

Diogo usa duas conduções para ir e duas para voltar, ou seja, quatro ônibus* por cada dia que precisa ir ao trabalho. No mês do cálculo, o funcionário deve comparecer à empresa por 22 dias, um valor equivalente a 88 passagens de ônibus deve ser disponibilizado a ele.

Considerando os valores praticados em Belo Horizonte, cidade sede do Tangerino, em 2020, cada passagem custa R$ 4,50. Sendo assim, Diego deve ter R$ 396 creditados em seu cartão ou repassados de alguma outra forma antecipadamente.

Se lembra de que, com base no salário, o limite para o desconto de vale-transporte de Diego é R$ 90? Isso significa que, no mês em questão, a empresa deve arcar com R$ 396 – R$ 90 = R$ 306 de benefício a este funcionário.

E quando os 6% valem mais do que o VT?

Suponhamos agora que também nesta empresa trabalha Rayane, uma funcionária em função diferente e em cargo hierárquico superior ao de Diego.Ela recebe um salário de R$ 3.500 e usa apenas dois ônibus por dia que vai ao trabalho, um para ir e outro para voltar.

Até 6% do salário de Rayane pode ser descontada para custear seu vale-transporte, ou seja, até R$ 210 por mês. No mês do cálculo, a funcionária compareceu à empresa por 22 dias, usando 44 passagens.

Seguindo com os valores de BH como referência, no mês em questão, Rayane precisou de R$ 198 para ir e voltar do trabalho; menos do que os 6% previstos pela lei. Como fica a situação?

Quando o valor do vale-transporte é menor que os 6%, a palavrinha “até” ganha sentido. Em suma, Rayane precisa de uma quantia menor do que o limite legal, assim, acaba tendo um percentual menor descontado de seu salário.

Para a empresa, em casos assim, não há qualquer necessidade de complementar ou fazer reajustes no benefício. O valor a ser pago entra integralmente dentro do desconto.

Vale-transporte em dinheiro ou em cartão?

Independentemente do valor a ser pago a cada funcionário, a empresa ganha ao pensar estrategicamente em como prefere conceder o benefício.

Os cartões magnéticos se popularizaram no país e não foi sem motivo. O vale-transporte pode ser concedido em dinheiro apenas em alguns casos, sendo mais interessante para a empresa considerar o uso do cartão.

Com base no artigo 5° do decreto n° 95.247, podemos entender como funciona o pagamento de vale-transporte:

“É vedado ao empregador substituir o vale-transporte por antecipação em dinheiro ou qualquer outra forma de pagamento, ressalvado o disposto no parágrafo único deste artigo.

     Parágrafo único. No caso de falta ou insuficiência de estoque de Vale-Transporte, necessário ao atendimento da demanda e ao funcionamento do sistema, o beneficiário será ressarcido pelo empregador, na folha de pagamento imediata, da parcela correspondente, quando tiver efetuado, por conta própria, a despesa para seu deslocamento”.

A única exceção a esta regra são os empregados domésticos que podem receber seu vale-transporte em dinheiro em qualquer circunstância.

Vantagens do cartão magnético

Como mencionado, o vale-transporte tem como finalidade única viabilizar o deslocamento do funcionário de sua casa ao trabalho, assim como no trajeto de volta.

Com o dinheiro em mãos, pode ser que o trabalhador acabe usando-o para outro fim. Caso isso aconteça, o mesmo funcionário passa a ser responsável por bancar seu deslocamento nos meses em que usar o VT indevidamente. Então, por que isso é um problema para a empresa?

O trabalhador que usa o vale-transporte para outras questões pode, no meio do mês, não ter dinheiro disponível para ir ao emprego. Com isso, pode começar a se atrasar ou simplesmente a faltar sem qualquer justificativa.

Se a situação se torna comum, a demissão por justa causa pode ser considerada, mas este não é um bom cenário para o empregador. Enquanto a rescisão contratual não se justifica, as ausências do funcionário podem afetar o trabalho de sua equipe, os resultados e os lucros da empresa.

O RH e a gestão do benefício

A gestão do vale-transporte pelo RH começa ainda durante o processo de admissão e se estende ao cálculo da folha de pagamentos, podendo ter impacto também no cálculo das verbas rescisórias.

Solicitação do vale-transporte

O setor, lembrando o trabalhador de seu direito ao benefício, deve receber do funcionário interessado uma solicitação documentada. É comum que o RH tenha um modelo para este documento à sua disposição, podendo também encontrar referências pela internet.

Em todo caso, é importante que a solicitação tenha:

• Informações de identificação do funcionário;
• Endereço residencial completo deste trabalhador;
• Os meios de transporte que o funcionário vai usar para o seu deslocamento;
• O número de vezes que esse deslocamento casa-empresa, empresa-casa vai acontecer a cada mês ou ciclo.

Uma vez que essa solicitação for feita, cabe ao RH alertar o funcionário de que qualquer mudança que impacte a concessão de seu benefício precisa ser comunicada.

A mudança de endereço é a mais comum, mas não é a única. Se o governo local criar uma linha de ônibus que permita ao trabalhador pegar apenas uma condução ao invés de duas, por exemplo, a novidade precisa ser comunicada ao RH.

Controle da concessão do benefício

Como o vale-transporte é um benefício a ser usado exclusivamente no deslocamento para e do trabalho, se o funcionário faltar ao trabalho em razão de uma enfermidade, por exemplo, o repasse do mês muda.

Se a empresa tem uma realidade mais flexível e permite que seus funcionários passem alguns dias da semana em home office, o repasse também muda.

Em outras palavras, como vimos nas explicações sobre como calcular vale-transporte, o número de dias trabalhados ou de dias trabalhados diretamente da empresa faz diferença.

Com isso, o RH precisa estar sempre atento, inclusive para checar se, em uma eventual rescisão de contrato, o cartão cedido ao trabalhador tem a quantidade de créditos que realmente deveria ter.

Vale-transporte e app de controle de ponto

A tecnologia é uma grande aliada de serviços de gestão. Se o RH da empresa conta com um aplicativo de controle de ponto ― solução regulamentada pela Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) ― pode ter vida mais fácil na gestão do VT.

Uma solução como o app Tangerino, visa o cumprimento da legislação no que diz respeito à adoção de um sistema de controle de jornada e a redução da burocracia para o RH ou para o DP.

A plataforma do aplicativo é automaticamente atualizada a cada marcação feita pelos funcionários da empresa, inclusive por aqueles que estejam em home office ou que trabalhem externamente.

Com isso, ao fim de cada mês, o RH acessa facilmente as informações dos trabalhadores, podendo conferir dados sobre eventuais faltas ou dias de teletrabalho.

Assim, sempre que checar o saldo nos cartões de vale-transporte, o setor pode verificar se os funcionários estão usando o benefício da forma devida.

Conclusão

Ainda que o vale-transporte seja um direito trabalhista garantido a todos os celetistas, há situações em que a empresa não precisa oferecer ou pagar o benefício.

Seja como for, para respeitar a legislação, acertar no cálculo, fazer uma boa gestão do benefício e evitar problemas com a Justiça, o RH de sua empresa precisa conhecer bem as regras do vale-transporte. Esperamos que este post tenha ajudado!

Caso você tenha se interessado em conhecer a ferramenta que pode facilitar o trabalho de gestão do VT, solicite um teste gratuito do aplicativo Tangerino!

Conteúdo Original Blog Tangerino

O vale-transporte, de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), é um benefício, cujo empregador — pessoa física ou jurídica — deve obrigatoriamente conceder aos seus colaboradores.

Os colaboradores, por sua vez, devem utilizá-lo efetivamente em deslocamentos entre residência-trabalho e vice-versa, por meio do sistema de transporte coletivo que pode ser urbano, intermunicipal ou interestadual.

É muito importante ter atenção ao cálculo correto do vale-transporte. Afinal, caso contrário, irregularidades podem ocasionar diversos problemas legais para a empresa, além de comprometer a vida financeira do colaborador.

Neste post, você vai acompanhar as regras do vale-transporte e entender como calcular o desconto desse benefício na folha de pagamento. Confira!

Quem tem direito ao vale-transporte?

Esse direito tem como beneficiários os colaboradores contratados por meio do regime da CLT, qualquer que seja a norma jurídica e a forma de remuneração.

É concedido independentemente da distância entre a residência e o trabalho, já que a legislação não prevê um raio mínimo. Ou seja, ainda que o colaborador more próximo à empresa, ele deve receber o vale-transporte se for utilizar transporte público.

Quais as formas de oferecer o vale-transporte?

Caso o empregador ofereça meio de transporte gratuito aos seus colaboradores que cubra integralmente o percurso de ida e volta ao local de trabalho, não há obrigatoriedade de fornecer o vale-transporte. No entanto, se compreender apenas parte do percurso, o benefício deverá ser fornecido para o trajeto não realizado.

Há casos, porém, em que o empregador não oferece qualquer meio de transporte — então, o custo do vale-transporte deve ser dividido entre a empresa e o colaborador. É na admissão que o funcionário preenche uma declaração informando seu endereço residencial e a quantidade de passes que ele utilizará por dia para o deslocamento até o trabalho.

Vale-transporte ou vale-combustível?

É preciso estar atento, pois o vale-combustível não equivale ao vale-transporte. No entanto, é possível fornecer o subsídio para o combustível se o trabalhador optar por não receber o vale-transporte. Para isso acontecer, é preciso que haja acordo entre a empresa e o funcionário, em que ele renuncie formalmente ao benefício e solicite a substituição.

Para conceder o benefício, o empregador pode disponibilizar um valor estipulado ao funcionário ou o cartão auxílio combustível. Independentemente da escolha, o trabalhador precisa prestar contas sobre os gastos, que deve ser feita por meio da apresentação das notas fiscais.

Dessa forma, a empresa fica segura judicialmente e pode se precaver da alegação de que o funcionário esteja obtendo vantagem patrimonial com o acordo, evitando a incidência de contribuição previdenciária, tributária e fundiária sobre o vale-combustível.

Mas atenção: quando o empregador opta por disponibilizar o vale-combustível no lugar do vale-transporte, ele perde o direito de descontar os 6% do salário do colaborador. Isso porque a legislação trabalhista não permite a substituição do vale-transporte por auxílio em dinheiro ou por outro benefício de qualquer espécie.

É possível pagar o vale-transporte em dinheiro?

Como já mencionado anteriormente, não é possível substituir o vale-transporte. Sendo assim, o pagamento de passagens em dinheiro é permitido apenas quando ocorre algum problema com as empresas de transporte público, ocasionando uma indisponibilidade dos vales.

Quando isso ocorre, o trabalhador paga a passagem e depois é reembolsado pela empresa, que deve fazer isso imediatamente na folha de pagamento.

Outra possibilidade é quando o pagamento em dinheiro está previsto em acordo ou convenção coletiva de trabalho, como caráter de exceção.

Como é feito o cálculo do VT na folha de Pagamento?

O empregador está autorizado, conforme a CLT, a efetuar desconto salarial de até 6% do salário básico do colaborador. Esse desconto não se aplica sobre outros benefícios e ganhos remuneratórios, como horas extras, comissões etc.

Caso a quantidade de vales-transportes usada pelo colaborador tenha valor inferior a 6% do seu salário básico, o desconto restringe-se ao menor valor, mesmo que o percentual seja inferior a 6%. Os valores que excedem essa porcentagem são de responsabilidade do empregador.

Exemplo de cálculo:

Para esse cálculo consideremos um colaborador que receba um salário básico de R$ 1.000,00, utilize dois vales-transportes para o seu deslocamento diário e que o valor da passagem é de R$ 3,00.

• quantidade de dias trabalhados no mês: 22
• quantidade de vales-transportes por dia: 2
• quantidade de vales-transportes necessários no mês: (22 x 2 = 44)
• valor total do vale-transporte no mês: (44 x 3,00) R$ 132,00
• 6% do salário (6% x R$ 1.000,00): R$ 60,00

O valor a ser descontado do colaborador é de R$ 60,00. A diferença (R$ 132,00 – R$ 60,00 = R$ 72,00) é de responsabilidade do empregador.

Quais os erros mais comuns sobre o cálculo do vale-transporte?

É comum que empreendedores sobrecarregados com diversos outros processos e sem muito conhecimento em cálculo de benefícios cheguem descontar um valor maior do colaborador. Isso ocorre porque, muitas vezes, o valor do vale-transporte utilizado pelo colaborador não alcança os 6% do seu salário básico. No entanto, esse erro pode incorrer em penalidades e multas para a empresa.

Por essa razão, é muito importante contar com serviços especializados de gestão de benefícios para garantir o menor risco e exposição ao Fisco.

Como reduzir os gastos com vale-transporte sem descumprir a lei?

Uma boa forma de fazer economia sem descumprir a lei e deixar de pagar um direito do trabalhador é ficar atento aos períodos em que não há necessidade legal de fornecer o vale-transporte.

Entre esses períodos estão as férias, licenças e folgas. Nesses momentos, o vale-transporte não deve ser concedido, pois não há deslocamento do trabalho para casa e vice-versa.

Já quando o colaborador falta ao trabalho, mesmo que essa falta seja por motivo justificado, é possível pedir a devolução dos vales referentes aos dias de ausência. Ou, o que é mais comum e mais prático, deixar como crédito para o próximo mês ou debitar o valor referente do futuro salário.

Além disso, é preciso estar atento aos casos em que o trabalhador não faz jus ao benefício, que vale para aqueles que se vão ao trabalho com veículo automotor, motocicletas, bicicletas e/ou a pé.

Nesses casos, é preciso que o trabalhador preencha uma declaração formalizando que não precisa de transporte público para se deslocar até o local de trabalho, seja porque mora próximo ou porque tem meios de transporte próprios.

Conteúdo via VB RH