Como evitar processos trabalhistas ocasionados pelo home office?
Antes da pandemia, a legislação brasileira contava com regras específicas para regulamentar o home office conforme artigos 75-A a 75-E, da CLT.

Entretanto, com o surto de coronavírus, o governo editou algumas medidas com objetivo de flexibilizar estas normas e facilitar a transição para as empresas, conforme exposto na Medida Provisória nº. 927, que perdeu sua validade no dia 19/07/20, mantendo-se apenas as disposições citadas constantes na CLT.

Entre as mudanças que eram permitidas, ficou decidido sobre a possibilidade de alterar o regime de trabalho presencial para a modalidade à distância, além da determinação do retorno ao regime convencional, independentemente da existência de acordos individuais ou coletivos e dispensando o registro prévio da alteração no contrato individual.

Os prazos de notificações para retorno ao regime anterior também foram alterados: caíram de 15 dias para apenas 48 horas.

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Aditivos de contrato

De todo modo, mesmo com a perda de validade da referida Medida Provisória, permanece a necessidade das empresas celebrarem aditivos ao contrato de trabalho, a fim de formalizá-los.

“Muitas organizações têm mantido os empregados em casa por tempo indeterminado, ao mesmo tempo em que conseguem seguir normalmente com suas operações. Este é o lado bom da sociedade tecnológica na qual vivemos, mas é fundamental regularizar a situação dos funcionários sob pena de eventuais passivos trabalhistas”, explica Ronan Leal Caldeira, head da área Trabalhista do GVM | Guimarães & Vieira de Mello Advogados, especialista em Direito e Processo do Trabalho.

Segundo ele, além de prever a alteração do regime, o contrato aditivo deve expressar, por exemplo, itens como o controle da jornada.

“Segundo o artigo 62, inciso III, da CLT, os funcionários em regime de trabalho a distância não estão sujeitos a ele, assim como ocorre com pessoas com cargo de confiança e trabalhadores externos. Esta é a regra e deve constar no documento”, esclarece o especialista.

Ele lembra que, caso a empresa opte pelo controle, é preciso que tenha segurança de que conseguirá efetivamente realizá-lo. “Obviamente que, em caso de sobrejornada, a companhia deve fazer sua quitação ou compensação”.

Home office

Segundo ele, a alteração para o regime de home office não muda as condições de pagamento e descontos realizados, desde que mantidas as mesmas condições de trabalho. Porém, a mudança levará à cessação do pagamento de vale-transporte, uma vez que o empregado não precisa mais se deslocar.

“Quando existir a necessidade, eventualmente, os custos são de responsabilidade da empresa”, informa Caldeira.

Caldeira acrescenta ainda que, no aditivo, deve haver orientação quanto à assinatura de termo de responsabilidade, descrevendo como deve se dar o trabalho quanto à regras ergonômicas, ambiente adequado e orientações sobre acidentes de trabalho e doenças ocupacionais. Outro ponto importante são as disposições a respeito dos equipamentos a serem utilizados.

“O empregador precisa incluir no documento dados sobre os equipamentos a serem utilizados: se serão do empregado ou da empresa, em regime de comodato”, aconselha.

Fonte: Portal Contábeis

1. Esteja aberto a receber reclamações

Quanto mais cedo a empresa ouvir o que seus profissionais têm a dizer, melhor — não se pode resolver problemas que não são conhecidos por todos. Neste sentido, internamente deve-se estabelecer mais de um canal de comunicação entre a organização e seus trabalhadores. Esse tipo de atitude garante que as pessoas tenham a oportunidade de resolver conflitos legítimos, ou ainda, evita que as divergências sejam ocultadas pelo seus superiores diretos, e dessa forma, os problemas cheguem ao conhecimento das áreas competentes por corrigir possíveis insatisfações. 

Tenha em mente que, os profissionais sempre irão precisar de uma linha direta com o “chefe dos seus chefes”, por isso é essencial promover a responsabilidade e transparência nessas relações. 

Além disso, na prática, para evitar processos trabalhistas, se um funcionário tiver a sua disposição na empresa maneiras diversas de reclamar sobre assédio, por exemplo, e não o fizer, fica muito mais evidente provar esse fato, caso o assunto seja levado à âmbitos judiciais. 

Portanto, seja proativo e configure um canal direto de reclamação, que pode ser um simples endereço de e-mail, para expor constantemente aos seus colaboradores que eles podem relatar problemas diretamente, até mesmo ao diretor de RH, se for preciso.

2. Não ofereça respostas superficiais para evitar processos trabalhistas

A proatividade pode ser simples de entender, mas muitas vezes é difícil de executar. Depois de identificar que, de fato, existe um problema a ser resolvido na empresa, é preciso tomar alguma atitude real.

Obviamente, o tipo de resposta por parte da organização vai ser sempre de acordo com o que a situação pede, mas entenda que esse retorno  — ou a falta dele — será considerado pelos seus colaboradores. 

Simplesmente documentar o problema pode ser suficiente em alguns caso. Outras vezes, será necessária uma investigação que resulte em ação disciplinar. Mas a empresa deve agir. Se a gerência ou o RH tomar conhecimento de um problema (seja ouvido na sala de descanso ou recebido como uma reclamação por escrito), ele deverá ser resolvido.

3. Atenção às rotinas trabalhistas: como está o controle de ponto na empresa?

A gestão da rotina administrativa e controle de ponto, quando bem realizados, podem evitar uma série de problemas trabalhistas para as empresas. Por esse motivo, é fundamental que  se invista em um sistema de ponto seguro, que facilite a conferência dos dados e

A melhor maneira de controlar o ponto é utilizando sistemas online, como o aplicativo do Oitchau — por meio dele, o gestor pode acompanhar em tempo real a entrada, saída, intervalos e até horas extras, folgas, dentre outras funções.

Caso a organização utilize um sistema de compensação por banco de horas, a atenção deve ser redobrada, afinal o profissional precisa usufruir das suas horas no prazo máximo de 30 dias, para que não haja necessidade do pagamento como hora extra.

4. Documente possíveis desentendimentos com um colaborador

Como todo profissional de RH sabe, é preciso documentar tudo. Neste contexto, registrar desvios de comportamento e outras violações também é um fator de prevenção importante. 

Para desencorajar uma possível ação trabalhista, cabe verificar se o funcionário que acabou de demitir por problemas com seu desempenho já tenha sido alertado por um desvio de conduta, por exemplo. Nessas circunstâncias, provar que o motivo real de sua demissão foi apenas um mau desempenho, e não por qualquer outro motivo, é mais fácil. 

5. Evitar processos trabalhistas significa não cometer exceções

Uma grande parte de ser percebido como um empregador justo é a aplicação consistente das regras. Quando se abre uma exceção para um profissional específico, aliena todos os outros. Portanto, a aplicação consistente de políticas relacionadas a promoções, férias, salários, atribuições, prêmios e disciplina é o único caminho possível dentro da rotina da empresa. Afinal, a alegada aplicação injusta das regras é a base de quase todos os processos trabalhistas.

6. Invista na capacitação

Um bom treinamento não custa dinheiro, é justamente o contrário: ele economiza dinheiro. Por mais prejudicial que possa parecer interromper a jornada de trabalho produtiva dos colaboradores, uma boa oportunidade de integração e desenvolvimento geralmente supera expectativas. 

Neste sentido, inclusive, para evitar processos trabalhistas, todo mundo precisa ter suas atitudes profissionais constantemente aprimoradas, principalmente os líderes e gerentes, afinal eles lidam com queixas cotidianas que, se não tratadas adequadamente, tornam-se ações judiciais. 

Portanto, invista em treinamentos consistentes para ajudar a identificar desvios antes mesmo de eles se tornarem prejudiciais à empresa. 

7. Faça da suas políticas internas de ética uma ferramenta, não uma peça decorativa

Manuais de conduta são ferramentas que comunicam as expectativas de uma empresa em relação ao convívio com seus profissionais. Eles devem incluir questões amplas como o que é esperado do comportamento profissional dentro da empresa; o que fazer no caso de assédio; violação de direitos; quebra de confidencialidade de informações; desrespeito entre colegas de trabalho; dentre outras 

No entanto, é comum algumas organizações não derem a devida importância para esse item, ignorando completamente, ou incluindo muitas políticas complicadas, com questões e compromissos desnecessários. 

A dica aqui é simplificar esse manual interno e mantê-lo sempre atualizado. Também é válido verificar se o que está descrito atende as demandas esperadas pelos trabalhadores, não somente o que beneficia a empresa. Incentive que os funcionários assinem esse documento e disponibilize-o em um local de fácil, para que todos consultem sempre que necessário.

8. Na hora de demitir um colaborador, estabeleça um processo de desligamento humanizado

A demissão não é uma situação fácil, por esse motivo, para evitar processos trabalhistas, ao chegar à decisão de rescindir o contrato de trabalho de um colaborador, a empresa deve criar políticas claras de desligamento. Por exemplo, a demissão deve ser bem documentada e revisada por pelo menos mais de uma pessoa, além do gestor. O ato do desligamento também envolver alguém com treinamento de Recursos Humanos. 

Se você não tiver certeza de fatos importantes ou alguém não estiver disponível para analisar a decisão, suspenda o funcionário e aguarde. Obtenha aconselhamento.

9. Invista e mantenha a equipe de gestão de pessoas sempre informada para evitar processos trabalhistas e outras surpresas

Para finalizar, é recomendável ter profissionais de RH e agentes prepostos por dentro de notícias atualizadas sobre os procedimentos adotados pela justiça trabalhista. Lembre-se de que saber com antecedência sobre novas notificações de tribunais, instruções normativas e alterações na legislação podem ser determinantes para que a empresa e sua equipe de advogados tenham sucesso no processo de defesa.

Conteúdo original OITCHAU