Otimizar processos é um objetivo bastante comum às empresas. Porém, para saber como promover qualquer mudança na rotina, é preciso ter clareza de como os negócios e como cada setor funciona.

Neste post, você vai aprender sobre esse assunto além de entender como criar o organograma de uma empresa. Assim, você poderá aplicar seus novos conhecimentos adquiridos com a leitura. Acompanhe!

O que é um organograma empresarial

Antes de qualquer coisa, é interessante esclarecer o que é organograma no contexto do nosso interesse aqui. O organograma de uma empresa é a representação gráfica de sua estrutura organizacional, por meio da indicação do nível hierárquico existente entre os colaboradores.

Assim sendo, o organograma é uma ferramenta que mostra quais os departamentos compõem a empresa, os colaboradores e seus papéis e como tudo isso se encaixa. Em outra palavra, o resultado é um entendimento claro e objetivo de como uma empresa funciona.

É válido ressaltar que existem tipos ou modelos de organograma diferentes ainda que, de um modo geral, o objetivo seja o mesmo. A ideia é sempre fazer com que seja fácil visualizar quais são as lideranças dentro da empresa, seus subordinados e as relações que são estabelecidas.

O mais comum é que esse “desenho” tome por base os cargos de cada colaborador e não seu nome propriamente. Assim, é possível manter o organograma caso alterações simples, como a troca de cargos e a entrada ou saída de profissionais, ocorram na empresa.

Para quê serve o organograma de uma empresa

A primeira utilidade do organograma empresarial já deve estar clara a essa altura: apresentar de forma objetiva e fácil a estrutura organizacional de um negócio. Isso não é tudo, porém.

Estratégia

Uma ferramenta que traduz os níveis hierárquicos de forma tão simples deve ser entendida como parte da organização estratégica. Isso porque, por meio do organograma de uma empresa, é possível definir melhor a atuação de cada departamento, equipe e de cada colaborador. O mesmo vale para a atribuição de responsabilidades e a definição de limites.

Com uma visão clara sobre o funcionamento da empresa, suas lideranças têm melhores condições de avaliar as relações entre os níveis hierárquicos e inter-relações entre os departamentos. Algo que favorece a administração da empresa, bem como as cobranças por resultados mais interessantes.

Em suma, uma empresa que se dedica a montar um organograma passa a se conhecer melhor. Assim, passa a ter melhores condições de orquestrar sua dinâmica de trabalho e definir estratégias para aprimorar seus processos.

Transparência

Quando a estrutura da empresa é mostrada de forma simples e compreensível, aumenta-se a transparência quanto ao seu modo de funcionamento. Esse fator é bastante positivo para melhoria dos processos internos.

As informações contidas no organograma ajudam cada colaborador a entender melhor a quem prestar contas e a quem recorrer para reportar eventuais problemas. Algo que acontece porque, seja qual for o modelo de organograma adotado, a ideia é que todos os cargos ― desde auxiliares e estagiários até a presidência ― sejam devidamente representados.

Motivação

A transparência promovida pelo organograma empresarial pode ser ainda fonte de motivação para os colaboradores, sobretudo quando há um plano de carreiras na empresa.

Uma vez que todos os departamentos e cargos são apresentados por meio da ferramenta, cada colaborador passa a ter mais clareza das suas possibilidades de crescimento. Uma situação motivadora que favorece a melhoria de desempenho, a busca por aperfeiçoamento e resultados.

É válido ressaltar que, caso a empresa ainda não tenha um plano de carreira, a criação do organograma pode ajudá-la a visualizar as possibilidades e ter uma base para o desenvolvimento desse plano.

Como escolher o organograma ideal

Como já mencionado, existem diferentes modelos de organograma, com diferentes formas de organização e design. A escolha de qual é ideal depende da análise do tipo de gestão da empresa porque é isso que vai definir qual organograma atende melhor às necessidades.

Três modelos se destacam como os que são mais comumente utilizados pelo mercado: o organograma vertical ou clássico, o circular ou radial e o funcional. Entre os outros estão: o organograma matricial, o linear de responsabilidade e o organograma em barras.

A seguir, explicamos melhor como são cada um desses organogramas, seus objetivos ou características que indicam a que tipo de empresa eles são mais adequados. Veja só:

Organograma vertical

O organograma vertical começa pelo nível hierárquico mais elevado, em geral, ocupado pelo presidente da empresa. Abaixo dele, é comum que sejam relacionados os vice-presidentes de áreas como a de finanças, a de vendas e outras mais que fizerem parte da realidade do negócio.

Cada nova linha de blocos apresenta os cargos que estão um nível abaixo do anterior, chegando aos gerentes gerais, gerentes de departamento e assim por diante. Assim sendo, a escolha desse organograma ajuda a evidenciar a estrutura da empresa, deixando claro quem é subordinado a quem.

Esse modelo de organograma é considerado clássico, sendo bastante comum nas empresas que seguem uma linha administrativa mais tradicional. É o caso de corporações que acreditam na importância de destacar os níveis de poder e responsabilidade em seus quadros.

Organograma circular

Em comparação com o modelo de organograma anterior, o da representação circular apresenta a hierarquia da empresa de uma forma mais suave, uma vez que dispõe os cargos lado a lado.

No centro do círculo é inserida a figura do presidente ou gerente, ou seja, de quem ocupa o cargo mais alto na empresa. Abrindo esse círculo, seguem os cargos de nível hierárquico diretamente abaixo, e que estejam relacionados entre si.

Em uma das “fatias” do organograma circular, por exemplo, uma empresa pode ter: diretor → gerente administrativo → Recursos Humanos e Departamento Pessoal → Segurança e Limpeza.

De um modo geral, podemos dizer que esse modelo de organograma é mais moderno que o anterior. Sendo assim, é preferido por empresas que têm um perfil mais inovador e que, ao invés de focar nos níveis de poder, optam por dar destaque à ideia de colaboração entre os departamentos e funcionários.

Organograma funcional

Por sua vez, o organograma funcional se assemelha bastante ao modelo de organograma vertical, porém apresenta uma diferença determinante: seu objetivo não é evidenciar a hierarquia dentro da empresa e sim representar as relações funcionais existentes.

Dessa forma, a escolha desse organograma pode estar mais relacionada ao desejo de tornar mais fácil o entendimento do fluxo de trabalho dentro da empresa.

Começando pelo diretor, uma das linhas possíveis na representação desse modelo organizacional de uma empresa é: diretor → gerente de vendas → vendedores e estoquistas.

Organograma matricial

O organograma matricial é um modelo que também apresenta semelhanças ao organograma vertical. A principal diferença é que esse é indicado a empresas cuja definição das funções não é muito clara, mas existe a necessidade de estruturação dos processos.

Em geral, empresas nessa situação são mais dinâmicas e flexíveis, e têm sua rotina baseada na definição de grupos de trabalho para a execução de cada projeto. Algo que indica que alterações frequentes podem acontecer em razão da existência de equipes temporárias.

Então, o que esse modelo de organograma faz não é desenhar a hierarquia da empresa ou relações de trabalho que façam parte de seu “modus operandi”. A ideia principal é mostrar estruturas compostas por duas ou mais unidades de trabalho que atuarão de forma conjunta na execução de determinado projeto.

Organograma linear de responsabilidade

O organograma linear de responsabilidade é, em termos de visualização gráfico, o mais diferente da lista. Além disso, é único que indica exatamente qual tipo de informação oferece.

O termo “responsabilidade” permite entender que esse modelo de organograma não foca no desenho de níveis hierárquicos, tampouco na construção de relações de trabalho entre cargos ou departamentos.

Esse organograma, que tem uma estrutura mais complexa que os demais, tem por objetivo mostrar qual profissional ou área é responsável por executar cada ação ou cada etapa dos processos internos da empresa.

Para tanto, o modelo baseia-se na criação de um quadro que dispõe na horizontal os cargos, como diretor, gerente e supervisor e, na vertical, tarefas como “redigir procedimento”, “distribuir procedimento” e “aprovar investimento”.

Símbolos relativos à ações como “executa”, “aprova” e “participa” são criados e inseridos no quadro de forma corresponde às responsabilidades de cada cargo. Assim, a simbologia facilmente determina quais as atribuições de cada um, ou seja, qual sua participação em cada etapa detalhada.

Organograma em barras

Por fim, está o organograma em barras que é o menos utilizado pelas empresas. Seu objetivo é apenas a estruturação das hierarquias, não existindo qualquer indicação das relações entre os cargos ou funções. E é essa limitação que o faz ser pouco popular. 

Apesar disso, para que você conheça essa opção, basta considerar que o modelo utiliza retângulos de tamanhos diferentes para cada cargo. O primeiro e maior é o do diretor, logo abaixo e um pouco menor, está o do gerente e assim por diante.

Como criar um organograma

Como você já deve ter entendido, o primeiro passo para criar o organograma de uma empresa é identificar qual modelo melhor se encaixa ao seu tipo de gestão. Depois disso, seja qual for a escolha, existem alguns passos que precisam ser seguidos.

Em todo caso, vale ressaltar de antemão que não é necessário representar cada colaborador, mas sim seu cargo ou departamento ― a depender do tipo de organograma. Isso quer dizer que, se a equipe de Departamento Pessoal tem cinco pessoas, não precisa ser criado um espaço para cada e sim um único para representar o DP.

É importante também que a pessoa ou as pessoas responsáveis pelo desenho do organograma tenham amplo conhecimento da hierarquia, cargos e processos da empresa. Somente dessa forma é possível chegar a um resultado completo, ainda que de simples entendimento, perfeitamente adequado à realidade em questão.

Ainda, é certo que depois que o desenvolvimento for concluído, o organograma da empresa deve ser aprovado pela administração e, a partir de então, definido como um documento oficial. Assim, sua apresentação aos colaboradores deve ser feita, havendo também a possibilidade de compartilhar o organograma com outros públicos, como os stakeholders em geral.

Com esses esclarecimentos feitos, podemos seguir para o passo a passo da criação do seu organograma. Veja só:

Passo #1: Antes de qualquer coisa, a criação do organograma de uma empresa envolve a listagem de todos os cargos e funções nela existentes. Deve-se considerar desde a presidência ou diretoria até a equipe que faz a segurança ou a responsável pela limpeza, por exemplo.

Passo #2:Em seguida, é importante esclarecer quem são as lideranças de cada departamento da empresa. Lembre-se de que nomes pessoais não devem ser utilizados tanto porque mais de uma pessoa pode ocupar o mesmo cargo, quanto para evitar a necessidade de constante atualização de um documento oficial.

Passo #3: As informações anteriormente definidas devem ser dispostas conforme o modelo de organograma escolhido para a empresa. Assim, deve-se observar gráficos em que a necessidade de ligações entre níveis hierárquicos ou funções precisa ser evidenciada com o uso de setas ou recursos similares.

Passo #4: O organograma deve ser aprovado, oficializado e apresentado a todos. Por isso, é recomendável que o documento seja afixado em locais de ampla visibilidade na empresa ou devidamente distribuído por meio de ferramentas de comunicação interna.

Considerações importantes sobre o organograma

Uma vez pronto e oficializado, o organograma de uma empresa é uma ferramenta guia para sua estratégia, administração e organização. O documento não deve ser visto como uma forma de controle, mas sim como uma representação da estrutura ou do cenário ideal de relações entre as partes para a otimização do fluxo de processos internos.

Eventuais atualizações precisam ser feitas e é sempre interessante conferir se o organograma segue adequado à realidade da empresa. Isso porque colaboradores tendem a se posicionar melhor dentro de seus departamentos e perante suas tarefas quando têm clareza de seu papel e das relações de trabalho que podem estabelecer.

Em um cenário ideal, gradativamente, a empresa compreende como usar o organograma a seu favor, tendo a ferramenta como apoio para melhorar a eficiência, evitar retrabalhos, reduzir custos e promover o crescimento.
Quer criar um organograma que favoreça as relações e o trabalho em equipe?

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