O controle financeiro é um tema bastante latente no universo dos empreendedores, os resultados das organizações estão diretamente ligados aos números financeiros. Uma empresa saudável financeiramente significa estar executando sua missão de maneira viável.

Por ser uma temática importante é comum vermos muito conteúdo sobre gestão financeira, mas ainda sim, muitos empreendedores não encontraram uma forma prática e recorrente de realizar a gestão de suas finanças acabando por negligenciar essa área em seus negócios. A desorganização financeira pode culminar no fechamento da empresa.

O tabu social existente sobre as finanças faz com que muitas pessoas criem uma espécie de bloqueio acerca do tema e da prática. Há muitos empresários que tem medo de encarar a realidade de seus números, vivendo numa inércia de falta de controle que é bastante perigosa para a sobrevivência dos negócios.

 A sensação de muito esforço para pouco (ou nenhum) lucro financeiro é recorrentemente descrita pelos gestores de negócios que não possuem uma gestão financeira consolidada, trabalha-se muito, mas nunca consegue apurar as “sobras” de dinheiro na conta bancária no final do mês.

Uma organização não consegue crescer e inovar se seu controle financeiro não estiver impecável. Toda e qualquer decisão tomada em uma empresa tem reflexos financeiros que precisam ser claros para o planejamento das ações.

O segredo para não cair no exaustivo dia a dia de desorganização e, até engordar a estatística de mortalidade de negócios, é organização e disciplina. 

Vamos ao plano para organizar as finanças da sua empresa e parar de viver uma eterna luta contra as finanças, afinal ela deve ser aliada para um próspero processo de crescimento.

1. Visão inicial para começar um Controle financeiro

Para começar qualquer controle financeiro o primeiro passo é ter uma visão ampla e real dos números. É importante saber ao certo quais são as despesas principais, seus valores aproximados e como se dá o processo financeiro atual.

Liste em uma planilha (ou mesmo numa folha de papel) todos os gastos que a empresa tem, coloque o nome do gasto, o fornecedor, valor médio e as datas de vencimento. Aqui é importante que você lembre de todos, os fixos, os variáveis, aqueles sazonais, enfim não se esqueça de nada.

Uma informação importante é a diferença de gastos fixos e os variáveis. Os fixos são todos os montantes que não se alteram de maneira sensível e proporcional ao faturamento, ao passo que os variáveis são aqueles que estão diretamente ligados aos produtos ou serviços, quanto mais se vende esses gastos aumentam proporcionalmente. 

Imagine uma padaria, os gastos fixos principais dela serão aluguel e funcionários, por exemplo, os variáveis serão farinhas, leite, ovos, itens diretamente envolvidos na produção. Quanto mais o faturamento da padaria aumenta, maiores são os gastos de matéria prima, que são variáveis.

A listagem das vendas, ou seja, do faturamento, também é importante. Saber o volume de dinheiro que entra na empresa é de suma importância para saber suas oscilações e sazonalidades. Uma dica aqui é buscar a informação em extratos bancários ou relatórios de máquina de cartão, caso sua empresa trabalhe com esse meio de pagamento.

Se você não tem essa informação registrada, há a necessidade de começar rastreá-la para saber a real dimensão das vendas de seu negócio.

Ao finalizar esse levantamento inicial você saberá com mais clareza quanto é o custo mensal e o faturamento médio da sua empresa, e a partir daí, será possível melhorar o controle financeiro para tomar decisões com mais segurança.

2. Controle financeiro recorrente

Após ter feito um levantamento inicial de toda a movimentação financeira da empresa, é necessário definir um método de controle e um processo financeiro para garantir que a contas a pagar e a receber estejam sempre corretas e controladas.

Há inúmeras ferramentas disponíveis, desde as simples planilhas de Excel até sistemas personalizados para sua empresa e segmento. O importante aqui é que você, principalmente em uma fase mais inicial da organização financeira, sinta-se familiarizado e íntimo da ferramenta. 

A dica é selecionar o sistema que você entenda o funcionamento e saiba onde e como buscar as informações após lançadas e, é essencial que haja disciplina na alimentação de todos os dados de entradas e saídas.

Organizar as etapas do processo do seu contas a pagar e receber lhe ajudará na manutenção do controle financeiro de maneira fiel e real. Entenda como é o caminho das cobranças, boletos e notas fiscais, por onde eles chegam (e-mail, whatsapp, impressos) e busque simplificar os canais para que nenhuma informação e comunicação seja perdida ou esquecida. 

Defina, por exemplo, pastas digitais ou físicas para arquivar os boletos de cada fornecedor. Outra sugestão é sinalizar que aquele documento ou conta já foi lançado na ferramenta de controle e seu status de pagamento. Quanto mais visual e simples for o esquema, com mais praticidade e recorrência ele será realizado!

3. Análises periódicas

Uma atividade que muitas vezes é esquecida é a análise dos números que foram nutridos durante o mês. Não basta lançar e ter todo financeiro catalogado se você não analisa o que está acontecendo financeiramente na sua empresa.

Tire um período para olhar para os números dos últimos 30 dias. Crie indicadores como lucratividade, volume de despesas fixas e volume de despesas variáveis, veja se houve oscilações nesses montantes e entenda os porquês. Decisões como redução de determinado custo, necessidade de aumento de vendas, ideias de investimentos, dentre outras, partirão dessas análises mensais.

A medida que sua empresa passa a gerar histórico de dados financeiros, você vai se familiarizando com valores e comportamentos, sentindo-se cada vez mais seguro frente aos desafios do negócio. Uma empresa financeiramente organizada está sustentada para o crescimento e perenidade.

Mantendo a disciplina de rastreio e lançamento das entradas e saídas, assim como os momentos de análise mensais, você passa a ter seu negócio na mão, garantindo a assertividade na tomada de decisões.

Se você tiver dúvidas, ou deseja fazer suas considerações, escreva diretamente para a autora: nataliasartorelli@vamosescrever.com.br.

Conteúdo Original: Blog Arquivei

Saiba o que mudou nas Micro e Pequenas Empresas depois da pandemia.
Se o impacto sobre a vida humana é negativo, ainda não é possível afirmar todas as consequências dos impactos econômicos causados pela crise do novo coronavírus no Brasil, mas a falta de acesso a credito bancário para as micro e pequenas empresas do país obrigam os empreendedores a tomar medidas de contenção de despesas e racionalização de custos.

Pela 14ª semana seguida, piorou a expectativa do mercado financeiro para o recuo do PIB, o Produto Interno Bruto, que é a soma de todos os bens e serviços produzidos no país.

Dessa vez, a previsão de queda passou de 4,11% para 5,12%. A estimativa consta do boletim Focus, publicação divulgada semanalmente pelo Banco Central, com a projeção para os principais indicadores econômicos.

A previsão para o crescimento do PIB em 2021 segue em 3,20%; e para 2022 e 2023 continua em 2,50%.

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O Valor das Micro e Pequenas Empresas no Brasil

Representando o grupo empresarial mais frágil diante da crise de Covid-19, de acordo com dados do Sebrae, as Micro e Pequenas Empresas (MPEs) têm 27% de participação na formação do Produto Interno Bruto nacional e respondem por 52% dos empregos com carteira assinada.

Considerando os números e riscos as MPEs são empresas menos preparadas para situações críticas devido à estruturação e quadro enxuto, grande parte voltada para sustento familiar do empreendedor.

Segundo especialistas, algumas podem ser obrigadas a demitir funcionários e fechar as portas, pois com o isolamento social, hábitos e prioridades de consumo foram modificados e, consequentemente, o dinheiro passou a circular com velocidade muito menor na economia.

“O Brasil ainda está vivenciando a entrada na tempestade, enquanto alguns países estão saindo, como China e Coréia do Sul. É evidente que ao sair da tempestade, o efeito da crise causará dor durante algum tempo, em vários sentidos. Para tentar minimizar os impactos, as micro e pequenas empresas podem tomar algumas medidas”, comenta Otaniel.

Transformar-se rapidamente

Com a pandemia, novos modelos de negócios e canais de comercialização e “empresários que ainda não possuem ferramentas e canais digitais devem refletir sobre isso, pois esses novos canais tornaram-se importantes fontes para o fortalecimento de receitas”.

Hoje, conforme diversas pesquisas revelam, há um crescimento nessas demandas e é importante enxergar essa oportunidade dentro do negócio, adaptando para manter o funcionamento e a fidelidade dos clientes.

Os canais digitais aumentam ainda mais sua influência na vida de todos, seja para comprar itens de primeira necessidade, seja para se relacionar socialmente.

É uma revolução causada pelo fato de pessoas passarem mais tempo em casa, fazendo certas coisas que não eram prioridades no passado passarem a ser agora.

Uma empresa que não está apta a compreender essa mudança, conceber uma adaptação de seus produtos, crenças e modo de operar, está fadada ao fracasso. Ao perceber que algo está segurando o crescimento do negócio, um bom empreendedor sabe reagir de forma rápida para mudar o que for preciso.

Apegar-se às próprias ideias de forma obtusa não combina com quem quer empreender nesse cenário.

Visão além da crise

Quem lidera uma micro ou pequena empresa, a prioridade máxima deve ser manter a família e os funcionários em segurança. Nesses períodos de dificuldades, é preciso rever os processos da empresa, conversar com a equipe e ouvir o que eles têm a dizer, além de observar pontos de melhoria, analisar formas de redução de custo com fornecedores, pode ajudar a segurar o negócio durante esse período de dificuldades.

Aprimorar a qualidade do serviço, buscar treinamentos e melhorias não percebidas antes, além de evitar desperdícios de tempo e de mão de obra.

Atenção redobrada com o fluxo de caixa

A maioria das MPEs não possuem governança elevada e seus fluxos de caixa são apertados, sem reservas financeiras – algumas sobras são imobilizadas sem alinhamento estratégico com a operação, ficando sem liquidez.

Nesse momento de fluxo de caixa travadotodo cuidado é pouco diante da preservação do negócio, um formato de “war room” deve ser adotado e as saídas de caixa devem ser analisadas caso a caso.

Tempo e dinheiro são recursos finitos, por isso, é preciso saber usá-los com sabedoria. Planejar a necessidade de um fundo de emergência, saber onde gastar e ter recursos para manter a empresa funcionando até o ponto de virada é imprescindível.

Reduzir custos desnecessários  

Nesse momento de crise, priorize os principais custos da empresa. “Elimine os gastos extras o mais rápido possível. Essa medida pode não salvar a empresa a curto prazo, mas certamente, trará mais clareza a longo prazo. Após a crise, ela estará mais forte. Enxugando os gastos, podemos reduzir os prejuízos”, frisa Otaniel Martins.

Não ignore as mudanças no mercado

Empresas falham quando não estão resolvendo um problema do mercado. Muitas vezes, o empreendedor tem uma grande ideia e uma ótima estrutura tecnológica por trás, mas essa solução não atende as necessidades atuais do mercado consumidor.

Portanto, apesar de difícil, essa também é uma grande oportunidade para fomentar esse conceito e toda a sua cadeia em nossa sociedade. Afinal, gera mais empregos, fluxo de capital, amadurece a estrutura de investimentos em pequenos negócios, entre outros benefícios. 

Os microempreendedores de diversos setores precisam aproveitar. Na área de decoração e arquitetura, por exemplo, certamente vai haver demanda por pequenas reformas e adaptação de casas às necessidades do home office, uma vez que o modelo de trabalho também passou por transformações.

Além disso, aspectos da economia colaborativa, tão em alta antes da pandemia, também serão impactados: itens como transporte e acomodação precisarão se adaptar para continuarem atraindo consumidores.

A mudança também inclui uma maior aproximação com seus fornecedores, reconstruindo a relação em um formato mais próximo ao da sua empresa. Eles podem se tornar parceiros e fazerem parte do negócio, e isso também deve ser levado em consideração fora dos períodos de crise.

Conclusões

A pandemia provocou mudanças nas maneiras de se fazer negócios. As micro e pequenas e presas terão que pensar rápido e diferente. Esse novo mundo aprendeu que não dá para focar apenas o maior ganho.

É melhor focar os ganhos menores para continuar no azul. É um mundo que vai olhar muito para a transformação digital e encontrar novas alternativas para antigos e novos problemas.

Fonte: Jornal Contábil

A partir desta quarta-feira (02), micro e pequenos empresários que estão em dívida com a União podem aderir ao Programa Especial de Regularização Tributária das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Refis). A iniciativa oferece o parcelamento da dívida e descontos de até 90% sobre atrasos, de acordo com a modalidade de adesão.

O prazo para inscrições começou vai até as 21h do dia 9 de julho, exclusivamente pela internet, no Portal e-CAC PGFN. Para se inscrever basta clicar na opção “Programa Especial de Regularização Tributária – Simples Nacional”, disponível em “adesão ao parcelamento”.

O programa abrange os débitos vencidos até a competência do mês de novembro de 2017 e inscritos em Dívida Ativa da União até a data de adesão ao programa, inclusive aqueles que foram objeto de parcelamentos anteriores ativos ou rescindidos, ou que estão em discussão judicial, mesmo que em fase de execução fiscal ajuizada.

Para aderir ao programa, o contribuinte deverá pagar uma entrada correspondente a 5% do valor total da dívida, que poderá ser dividida em cinco prestações mensais. O montante restante poderá ser quitado em até 175 parcelas. Os juros poderão ter redução de 50% a 90% e as multas de 25% a 70%, de acordo com o número de parcelas.

Valor da parcela

Pelas regras do programa, o valor da parcela não poderá ser inferior a R$ 300. Além disso, não são necessárias a garantia e/ou o arrolamento de bens para aderir ao programa.

O projeto, que instituía o programa, chegou a ser vetado pelo presidente Michel Temer, sob o argumento de que feria a Lei de Responsabilidade Fiscal ao não prever a origem dos recursos que cobririam os descontos aplicados a multas e juros com o parcelamento das dívidas. Temer voltou atrás e o Congresso derrubou o veto no mês passado.

O veto foi criticado por pequenas indústrias e organizações que representam o setor. Segundo o Serviço Brasileiro de Apoio à Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), o Refis pode beneficiar cerca de 600 mil empresas, que devem cerca de R$ 20 bilhões à União.

Fonte: Agência Brasil via Portal Contábeis