Não é que o tradicional gerenciamento de projetos e equipes tenha sido esquecido. Mas a adaptação, levando em consideração os conceitos de agilidade, promete trazer muito mais produtividade, engajamento, transparência e rapidez no desenvolvimento de projetos.

Quando falamos em trabalho remoto a abordagem se torna ainda mais interessante: como garantir que todos os times e colaboradores estão alinhados? Que todos sabem exatamente o que fazer? Quais entregas geram mais valor? O que precisa ser priorizado? Quais reuniões realmente precisam acontecer?

Essas e outras respostas são dadas pelas metodologias ágeis. Vamos conhecer um pouco melhor delas? Continue a leitura!

O que são metodologias ágeis?

Os métodos ágeis, ou Agile, surgiram na área de TI no contexto de desenvolvimento de produtos e softwares.

Nesses casos, em que as entregas finais são muito claras e o prazo é bem estabelecido, para alcançar o fim desejado é necessário que as atividades a serem executadas sejam bastante alinhadas para garantir a fluidez do trabalho, bem como o sucesso do projeto.

Modelos tradicionais de gerenciamento de projetos estruturam ciclos longos de desenvolvimento, e as metodologias ágeis propõem ciclos curtos de desenvolvimento. Esses ciclos menores têm foco de trabalho e priorizações bem definidos, entregas claras, processos de alinhamento e feedback constante.

A principal diferença entre os modelos tradicionais de gerenciamento de projetos e os modelos ágeis é que, nos primeiros, todo o percurso do projeto é desenhado e planejado antes da execução e implementação. Era considerada uma “entrega” quando todas as especificações do projeto ー longo ー tinham sido finalizadas.

Com foco no Agile, existe uma abordagem muito mais focada na execução e adaptabilidade ao longo do processo, optando por times e colaboradores mais autônomos e multidisciplinares.

Pedro Colen, gerente de Marketing da Meu Acerto, reforçou em um webinar a importância do feedback para o andamento de um projeto ágil.

Para ele, “feedback é a palavra principal quando a gente pensa em ágil. Feedback das pessoas, dos usuários…. O feedback não precisa ser, necessariamente, falado, mas também consegue ser visto nos números que a gente consegue produzir e dados que conseguimos coletar para fazer análises”.

É importante reforçar que existem diversas metodologias que aplicam os conceitos ágeis. Por isso, dizer “metodologias ágeis” significa aplicar uma série de princípios que caracterizam a forma ágil de gerenciar projetos.

Entretanto, existem várias técnicas distintas que aplicam esses conceitos, e as mais conhecidas são o Scrum, Lean e o Kanban.

Manifesto Ágil

Para formalizar e, sobretudo, facilitar o entendimento do que é uma metodologia ágil, em 2001, um grupo de especialistas se reuniu para criar o Manifesto Ágil, um documento que oficializa as principais bases e orienta a aplicação de um método ágil.

São elas:

• Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas (comunicação).
• Software em funcionamento mais que documentação abrangente (praticidade).
• Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos (colaboração).
• Responder a mudanças mais que seguir um plano (adaptabilidade).

As metodologias mais utilizadas

Como dissemos anteriormente, existem diversos métodos que aplicam os princípios destacados no Manifesto Ágil e, à medida que o tempo passa, novas metodologias ganham espaço. Conheça as três principais:

Metodologia Scrum

Esse é um dos métodos mais utilizados para aplicar os conceitos ágeis. A ideia por trás do Scrum é simples de ser entendida, desde que os papéis e funções estejam definidos de maneira bastante clara entre os envolvidos.

Para aplicar o Scrum, é importante que exista um Product Owner (PO), o “dono do produto”. Esse profissional deverá representar os interesses do cliente final, garantindo que as atividades a serem executadas estejam focadas na satisfação do usuário após a entrega.

O PO elencará as principais tarefas e atividades a serem executadas e, sobretudo, priorizadas a cada Sprint. Um Sprint é um intervalo de tempo definido e curto (uma ou duas semanas, por exemplo), que tem um foco definido e entregáveis claros para cada membro do time.

Como feedback e alinhamentos são fundamentais em qualquer metodologia ágil, no Scrum, ao final de cada Sprint, é feita uma reunião em que o time discute o que foi feito, os desafios e dificuldades enfrentadas, e discute o que precisará ser refeito ou priorizado na próxima Sprint.

Um conceito importante do Scrum é o de “Backlog”. O Backlog é um “depósito” ou uma “reserva” de atividades a serem feitas para garantir a entrega do projeto. Tudo o que precisa ser feito, à princípio, fica no backlog. À medida que as semanas vão avançando, o PO define quais tarefas saem de lá para entrar na Sprint.

Metodologia Kanban 

Essa metodologia ficou muito conhecida, principalmente, pela difusão do Trello, um aplicativo de gerenciamento de projetos que utiliza o Kanban como inspiração.

Bastante focada na gestão visual das atividades e também na simplificação de processos, o Kanban demanda que seja criado um quadro (físico ou online), dividido em três colunas:

• To do (a fazer): deve apresentar todas as tarefas a serem feitas num determinado intervalo de tempo.
• Doing (em andamento): nessa coluna estarão todas as atividades que, no tempo presente, estão sendo executadas.
• Done (feito): aqui estarão as tarefas já validadas e entregues por cada um dos times.

Um desafio do Kanban é garantir o engajamento e participação dos times, dado que é da autonomia de cada responsável pela tarefa, movê-la através das colunas para garantir que todos conseguem visualizar o andamento das atividades, a quem recorrer, etc.

Metodologia Lean

O conceito de Lean se tornou conhecido com a publicação do livro “Lean Startup” que, em tradução, é conhecido como “Startup Enxuta”. O foco dessa metodologia é identificar e extinguir pontos que geram desperdícios financeiros e de tempo durante o andamento de algum projeto.

O conceito de MVP (Mínimo Produto Viável) é bastante aplicado quando se utiliza Lean para gerenciar projetos: aqui, o objetivo é sempre buscar a forma mais simples, funcional e com menor custo para uma determinada demanda.

Sendo assim, para empresas que buscam otimizar processos para lançamento de produtos e serviços, adotar a metodologia Lean pode ser o ideal, dado que o foco está no que realmente gera valor para o cliente, sem o gasto de esforços supérfluos e geração de desperdício.

Ferramentas úteis para usar durante o trabalho remoto

O objetivo desse conteúdo é oferecer a você um panorama geral dos princípios, vantagens e modelos de gerenciamento ágil de projetos. Talvez você esteja se perguntando: como aplicar? É possível começar a implementar alguma metodologia ágil no contexto do trabalho remotos/home office?

A resposta é SIM!

Na realidade, a abordagem ágil é útil especialmente nesses cenários, em que a comunicação ocupa um papel crucial no andamento das atividades, é um dos principais desafios, já que não são feitos alinhamentos presenciais.

Para garantir que, na prática, será possível implementar qualquer uma das metodologias ágeis citadas, você pode usar ferramentas de usabilidade bem simples.

Não se esqueça de, no caso de trabalho remoto, é necessário buscar uma ferramenta adequada para a realização de reuniões. Elas são fundamentais para garantir a comunicação clara, rotinas de feedback, o aprendizado constante e até auxiliar na motivação dos colaboradores. Algumas sugestões são: Zoom Meetings, Google Hangouts, Skype e Microsoft Teams.

Lembre-se: metodologias ágeis precisam ser simples e intuitivas. A ideia não é trazer mais uma ocupação para o seu time. Pelo contrário! Elas devem servir para facilitar a rotina e o alinhamento entre todos os envolvidos.

Seja qual for a metodologia ou conjunto de ferramentas escolhidas, é possível identificar diversos benefícios quando as metodologias ágeis são aplicadas, mesmo em contextos de empresas e departamentos mais tradicionais.

Afinal, que gestor não busca ganho de produtividade, redução de riscos e gastos desnecessários, flexibilidade para lidar com imprevistos e maior alinhamento entre os envolvidos em um projeto?

Gostou do conteúdo? Ele foi produzido pela equipe do blog Pago Quando Puder, o blog da startup Meu Acerto.