Já ouviu falar dessa técnica japonesa? Ela foi criada na década de 40 e envolve a utilização de cartões ou post-its como forma de auxiliar a gestão e organização com objetivo aumentar a produtividade de uma equipe.

Se você é usuário do Trello, já terá uma boa ideia de como esse sistema funciona. É uma forma de visualizar as tarefas e conduzir o trabalho, verificando pontos que podem comprometer a eficiência do time.

Quer saber o que é essa metodologia oriental e como ela pode melhorar o desempenho da sua empresa? Continue lendo este texto, preparamos um material superexplicativo!

O que é Kanban?

O Kanban é um método desenvolvido por Taiichi Ohno, um engenheiro e empresário japonês que foca na execução de tarefas-chave (essenciais) em um fluxo de trabalho contínuo.

Através dessa metodologia, as tarefas essenciais são sempre priorizadas e executadas quando necessário e no volume adequado.

Essa metodologia pode ser aplicada em empresas e indústrias de qualquer área e faz parte do processo de modernização com atenção voltada ao resultado.

Podemos partir da pergunta: o que significa Kanban? Trata-se de uma palavra japonesa para “cartão” ou “sinalização”.

Assim, de forma simples, essa metodologia envolve a utilização de cartões ou post-its (representando as tarefas) que são distribuídos em diversas colunas, representando o estágio de execução. 

Essa configuração dos cartões permite o controle de todo o projeto de forma simples e prática.

Dessa forma, toda a equipe tem, em conjunto, o controle do andamento do projeto. 

Deixando todos na mesma página, o Kanban oferece uma visão geral das prioridades para determinado momento e facilita a gestão de pessoas.

Mas, apesar de todas essas vantagens, o principal objetivo do Kanban é controlar as tarefas que estão em andamento. 

Isso limita as tarefas àquelas mais prioritárias para que tudo ande fluidamente e a equipe não perca tempo em tarefas menos importantes.

O Kanban é considerado uma metodologia ágil, assim como o Scrum, e tem como um dos objetivos promover um ambiente empresarial sustentável.

A criação da metodologia Kanban

Diz a lenda que o desenvolvimento desse sistema aconteceu quando Ohno, o criador, foi subitamente inspirado pela forma que os supermercados organizavam as suas prateleiras.

A metodologia Kanban surgiu dentro das fábricas da Toyota — também conhecida como Sistema Toyota de Produção —  e não tardou a se popularizar, pois permite uma gestão flexível e eficiente das tarefas em andamento.

O Kanban nasceu a partir da necessidade da Toyota de se modernizar e buscar melhores resultados. 

A fabricante de carros japonesa buscava maior eficiência e equilíbrio entre o seu estoque, a linha de produção e as vendas através de um sistema que possibilita uma melhor comunicação.

Um ponto bastante curioso é que esse método também tem grande influência do americano Henry Ford através do seu livro “Today and Tomorrow”.

Na época de sua criação, o Kanban funcionava da seguinte forma:

• os próprios trabalhadores do chão da fábrica faziam o levantamento, em tempo real, das peças disponíveis;
• quando necessário, um cartão (o Kanban) era passado ao depósito, solicitando mais peças;
• o depósito, por sua vez, solicitava aos fornecedores a reposição do estoque.

Tudo isso é conhecido como método de fabricação just in time. De forma simplificada, pode-se dizer que o Kanban otimizou a gestão do estoque e a montagem dos carros da Toyota.

O método passou por adaptações para ser implementado em outras áreas, e uma das que mais utilizam esse método até hoje é a área de desenvolvimento de softwares.

Hoje, esse método pode ser facilmente aplicado utilizando algumas plataformas que vamos abordar mais à frente neste texto.

Como usar o Kanban?

Esse método é utilizado principalmente como um fluxo de processos visual que pode ser acompanhado em um quadro Kanban, seja ele físico ou virtual.

Também é necessário ter uma lógica de melhoria constante, envolvendo toda a equipe e engajando todos os envolvidos no projeto.

A imagem abaixo representa como seria a forma mais simples de um quadro utilizando a metodologia Kanban.

O quadro, que é o controle geral do projeto, é composto pelos seguintes itens básicos:

• backlog: coluna com todas as tarefas (cartões) que precisam ser desenvolvidas para que o projeto chegue à sua completude e seus resultados possam ser medidos. Na imagem, está ilustrado pela coluna “idea”;
• para fazer (to do): aqui é disposta uma seleção dos processos que têm maior prioridade no momento, controlando melhor o que está sendo desenvolvido e o porquê;
• executando (doing): quando as tarefas estão sendo executadas, os colaboradores responsáveis movem os cartões para essa coluna;
• concluídas (done): quando as tarefas são finalizadas, os cartões são movidos para a última coluna.

Claro, essas não são as únicas etapas (colunas) que podem ser criadas em um quadro Kanban.

Cada empresa tem um fluxo de trabalho único, e é possível personalizar a forma de organizar cada estágio do processo.

Por exemplo, diversas empresas utilizam a coluna “Em revisão”, pois o gestor daquele time precisa aprovar a produção antes de concluí-la, ou mesmo passar para a próxima etapa.

Tenha sempre em mente que o objetivo aqui é controlar as tarefas sendo executadas, priorizando as mais primordiais para o projeto naquele momento.

Lembre-se: quando o time tenta realizar tudo de uma vez, é muito provável que algo saia malfeito.

Os princípios do Kanban

Para finalizar a parte conceitual a respeito do Kanban, existem alguns princípios fundamentais para que os processos corram sem atrito e realmente cumpram o objetivo proposto pela metodologia.

1. Não descarte o processo atual

Essa metodologia não é desenhada para ser disruptiva, mas sim incrementar o processo atual. 

Ou seja, não vale a pena jogar todo o processo já desenhado no lixo e colocar outro em seu lugar, isso somente deixaria os colaboradores confusos e gerar resistência.

Assim, o processo deve ser realizado de forma gradual e em um ritmo que os demais integrantes do time se sintam confortáveis.

2. Respeite os cargos e as funções atuais

As funções são determinadas pelo plano de cargos e salários que delimitam de forma clara a atuação de cada profissional da empresa. 

Sendo assim, é interessante respeitar esse documento e também o cargo para o qual o colaborador foi contratado.

Essa metodologia permite uma visão geral dos processos e, junto da equipe, é possível identificar quaisquer mudanças que sejam necessárias nesses processos.

3. Incentive a liderança

O Kanban é uma metodologia que precisa do envolvimento de todos para que uma de suas premissas seja verdadeira: a melhoria constante.

Dessa forma, incentivar todos a serem protagonistas e líderes, independentemente do seu local na hierarquia, proporciona inovação. 

Não somente, um ambiente aberto a novas ideias também estimula um clima organizacional saudável.

Os três tipos de Kanban

A metodologia Kanban possui dois tipos que podem ser implementados de acordo com a necessidade específica da sua empresa, e mais um terceiro que surgiu nos últimos anos.

Veja abaixo quais são os dois tipos de Kanban e quando implementá-lo em sua empresa.

Kanban de produção

Esse tipo é indicado para o acompanhamento e melhoramento de processos e funciona muito como falamos acima.

Ele tem como princípio uma coluna que funciona como repositório de tarefas, uma para tarefas em andamento e outra para as concluídas.

É importante deixar muito claro que existem alguns itens mínimos para os cartões:

• uma descrição rápida da tarefa e das etapas de sua execução;
• o prazo máximo de entrega;
• o responsável por promovê-la.

Os colaboradores devem mover as tarefas de acordo com o seu status, e esse controle da produção é que dá o nome a esse tipo de Kanban.

Kanban de movimentação

Essa metodologia, por sua vez, é muito mais similar àquela utilizada pela Toyota quando falamos sobre a história dessa metodologia.

Ele funciona de forma similar ao tipo anterior, contudo, o seu principal objetivo está no controle de estoque tendo em vista a produção imediata. Vamos explicar!

Imagine que a Toyota precisa produzir mil carros, mas a fábrica produz somente cem por vez, seguindo três etapas: montagem, pintura e acabamento.

Dessa forma, é possível registrar as peças necessárias para cada leva de produção em cartões que são enviados para o estoque.

O estoque, por sua vez, sincroniza com os fornecedores as peças para que a linha de produção nunca pare, mas para que também a fábrica nunca tenha um excesso de peças.

Isso possibilita um controle de estoque muito mais sustentável e até mesmo identificar aqueles itens que precisam de um estoque diferenciado.

E-Kanben: o modelo digital

Com a transformação digital — e o agravante da pandemia — é simplesmente impossível ignorar a necessidade de levar essas metodologias ágeis para o meio digital.

O e-Kanban nada mais é do que essas mesmas metodologias adaptadas para serem utilizadas em um software de gestão empresarial.

Onde você pode aplicar o Kanban em sua empresa

Um dos grandes apelos dessa metodologia é justamente a sua flexibilidade, sendo possível aplicá-la em diversos setores, sendo necessário somente personalizar o fluxo para cada realidade.

Alguns exemplos de onde o Kanban pode ser aplicado são listados e explicados baixo. Confira!

Gerenciamento de fluxo de vendas

Especialmente em pequenas e médias empresas com um baixo volume de clientes, essa pode ser a ferramenta ideal para acompanhar o processo de vendas.

Os leads em processos de compra entram como novos cartões e progridem no quadro à medida que a negociação também avança.

Uma vez que o processo de vendas é concluído, esse mesmo cliente pode cair diretamente no quadro da produção e, assim, começar um novo fluxo até que o serviço ou produto seja entregue e o cliente saia feliz.

Processo de seleção e recrutamento

Aqui no tangerino somos completamente a favor da utilização de softwares próprios para o RH, contudo, nem sempre é vantajoso realizar esse investimento.

Sendo assim, para empresas que não fazem processos de recrutamento e seleção com muita frequência, o Kanban é uma excelente forma de gerenciar essa atividade de forma eficiente.

Imagine um processo seletivo com diversas fases e testes. Aqui, os cartões representam os candidatos e as colunas as etapas pelas quais eles passaram até que sobre somente um candidato no final.

O Kanban serve para gerenciar, virtualmente, qualquer projeto, independentemente do seu nível de complexidade e de quantas pessoas estão envolvidas.

O passo a passo para implementar o Kanban

A implementação do Kanban não é difícil — mais um motivo para você adotar esse método. 

Para começar, é necessário um quadro físico ou um software de gestão. Após isso, basta seguir as seguintes etapas.

1. Mapeamendo dos processos

Se a sua empresa não tem todos os processos devidamente mapeados, esse é o primeiro passo.

Essa etapa permite identificar quais são as colunas necessárias e fornece uma ideia do que precisa ser melhorado.

2. Padronização

Essa é a hora de soltar a criatividade para criar nomes interessantes para as etapas e que combinem com a cultura interna da empresa.

Aqui é possível utilizar cores, tags e outros recursos visuais para ajudar o time a identificar o status das tarefas.

3. Treinamento

Essa é uma parte da implementação do método Kanban que o RH já está bastante acostumado.

Sempre que há alguma mudança significativa, é importante realizar um treinamento com o time e explicar o novo funcionamento.

4. Melhoria contínua

A otimização dos processos não acontece de um dia para a noite, trata-se de uma sequência de feedbacks cumulativos que resultam em fluxos próximos ao ideal.

Dessa forma, vale reforçar que o melhor cenário para isso é aquele em que os colaboradores sentem-se livres para compartilhar suas opiniões e visões.

As principais vantagens do método Kanban

Se até agora as vantagens de utilizar o processo Kanban não ficaram claras para você, a gente também as lista abaixo.

Visão geral dos processos

O Kanban, em sua essência, é um método visual que permite que times inteiros possam compreender de forma rápida o estágio do projeto e as prioridades momentâneas.

Essa visão holística possibilita o acesso à informação de forma simplificada, envolvendo os colaboradores em todo o processo de planejamento, sendo ideal para o home office.

Simplicidade no dia a dia

Um dos grandes apelos do Kanban é justamente a sua praticidade de implementação e simples curva de aprendizado.

De fácil compreensão, essa ferramenta permite que o processo de adaptação seja curto e que os colaboradores comprem a ideia com maior facilidade.

Fluxo de trabalho facilitado

É extremamente comum encontrar processos redundantes ou desnecessários dentro de uma empresa. Certamente a sua também tem.

Com a visão geral e uma mentalidade de melhoramento constante proporcionadas pelo método, fica mais simples eliminar essas etapas desnecessárias e focar no que realmente traz resultados.

Prioridades e metas claras

Por limitar a quantidade de tarefas e estabelecer prazos, a capacidade de foco dos colaboradores aumenta. 

Ademais, o quadro Kanban também atua como um excelente ponto de controle para que os gestores possam determinar de forma mais intuitiva o que é realmente prioridade para aquele momento.

Fim da ociosidade entre colaboradores

Ociosidade das equipes é um problema comum e que os gestores têm que ficar atentos para não gerar prejuízos financeiros.

Como as tarefas e responsabilidades já estão descritas no quadro de controle, basta que os colaboradores a consultem para saber qual a próxima etapa do projeto e os prazos que devem ser cumpridos.

Assim, os colaboradores também tendem a tornar-se mais independentes e proativos.

O Kanban como ferramenta de produtividade

Como distribuir as tarefas de forma equilibrada e transparente, sem sobrecarregar os colaboradores? Essa é uma das questões que o Kanban vem para responder. 

Com uma visão geral do quadro, é muito mais simples dividir o trabalho e garantir que tudo seja entregue dentro do tempo programado.

Esse dinamismo nos processos e inserção dos colaboradores diretamente no planejamento ajuda na motivação do time e aumenta a sensação de propósito. Por sua vez, isso impacta diretamente na produtividade individual.

Não somente, essa mesma visão possibilita que o melhoramento seja constante e os processos sejam cada vez mais otimizados para gerar melhores resultados.

Dicas: melhores softwares de Kanban

Abaixo você encontra alguns dos principais softwares de gestão nos quais você poderá facilmente aplicar o método Kanban.

De antemão, recomendamos dar uma avaliar com atenção no Trello. Essa plataforma oferece uma série de ferramentas muito úteis mesmo em sua versão gratuita.

• Trello
• Kanban Tool
• Kanban Flow
• Wekan
• Monday
• Breeze
• Asana

Conteúdo Original Blog Tangerino

Não é que o tradicional gerenciamento de projetos e equipes tenha sido esquecido. Mas a adaptação, levando em consideração os conceitos de agilidade, promete trazer muito mais produtividade, engajamento, transparência e rapidez no desenvolvimento de projetos.

Quando falamos em trabalho remoto a abordagem se torna ainda mais interessante: como garantir que todos os times e colaboradores estão alinhados? Que todos sabem exatamente o que fazer? Quais entregas geram mais valor? O que precisa ser priorizado? Quais reuniões realmente precisam acontecer?

Essas e outras respostas são dadas pelas metodologias ágeis. Vamos conhecer um pouco melhor delas? Continue a leitura!

O que são metodologias ágeis?

Os métodos ágeis, ou Agile, surgiram na área de TI no contexto de desenvolvimento de produtos e softwares.

Nesses casos, em que as entregas finais são muito claras e o prazo é bem estabelecido, para alcançar o fim desejado é necessário que as atividades a serem executadas sejam bastante alinhadas para garantir a fluidez do trabalho, bem como o sucesso do projeto.

Modelos tradicionais de gerenciamento de projetos estruturam ciclos longos de desenvolvimento, e as metodologias ágeis propõem ciclos curtos de desenvolvimento. Esses ciclos menores têm foco de trabalho e priorizações bem definidos, entregas claras, processos de alinhamento e feedback constante.

A principal diferença entre os modelos tradicionais de gerenciamento de projetos e os modelos ágeis é que, nos primeiros, todo o percurso do projeto é desenhado e planejado antes da execução e implementação. Era considerada uma “entrega” quando todas as especificações do projeto ー longo ー tinham sido finalizadas.

Com foco no Agile, existe uma abordagem muito mais focada na execução e adaptabilidade ao longo do processo, optando por times e colaboradores mais autônomos e multidisciplinares.

Pedro Colen, gerente de Marketing da Meu Acerto, reforçou em um webinar a importância do feedback para o andamento de um projeto ágil.

Para ele, “feedback é a palavra principal quando a gente pensa em ágil. Feedback das pessoas, dos usuários…. O feedback não precisa ser, necessariamente, falado, mas também consegue ser visto nos números que a gente consegue produzir e dados que conseguimos coletar para fazer análises”.

É importante reforçar que existem diversas metodologias que aplicam os conceitos ágeis. Por isso, dizer “metodologias ágeis” significa aplicar uma série de princípios que caracterizam a forma ágil de gerenciar projetos.

Entretanto, existem várias técnicas distintas que aplicam esses conceitos, e as mais conhecidas são o Scrum, Lean e o Kanban.

Manifesto Ágil

Para formalizar e, sobretudo, facilitar o entendimento do que é uma metodologia ágil, em 2001, um grupo de especialistas se reuniu para criar o Manifesto Ágil, um documento que oficializa as principais bases e orienta a aplicação de um método ágil.

São elas:

• Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas (comunicação).
• Software em funcionamento mais que documentação abrangente (praticidade).
• Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos (colaboração).
• Responder a mudanças mais que seguir um plano (adaptabilidade).

As metodologias mais utilizadas

Como dissemos anteriormente, existem diversos métodos que aplicam os princípios destacados no Manifesto Ágil e, à medida que o tempo passa, novas metodologias ganham espaço. Conheça as três principais:

Metodologia Scrum

Esse é um dos métodos mais utilizados para aplicar os conceitos ágeis. A ideia por trás do Scrum é simples de ser entendida, desde que os papéis e funções estejam definidos de maneira bastante clara entre os envolvidos.

Para aplicar o Scrum, é importante que exista um Product Owner (PO), o “dono do produto”. Esse profissional deverá representar os interesses do cliente final, garantindo que as atividades a serem executadas estejam focadas na satisfação do usuário após a entrega.

O PO elencará as principais tarefas e atividades a serem executadas e, sobretudo, priorizadas a cada Sprint. Um Sprint é um intervalo de tempo definido e curto (uma ou duas semanas, por exemplo), que tem um foco definido e entregáveis claros para cada membro do time.

Como feedback e alinhamentos são fundamentais em qualquer metodologia ágil, no Scrum, ao final de cada Sprint, é feita uma reunião em que o time discute o que foi feito, os desafios e dificuldades enfrentadas, e discute o que precisará ser refeito ou priorizado na próxima Sprint.

Um conceito importante do Scrum é o de “Backlog”. O Backlog é um “depósito” ou uma “reserva” de atividades a serem feitas para garantir a entrega do projeto. Tudo o que precisa ser feito, à princípio, fica no backlog. À medida que as semanas vão avançando, o PO define quais tarefas saem de lá para entrar na Sprint.

Metodologia Kanban 

Essa metodologia ficou muito conhecida, principalmente, pela difusão do Trello, um aplicativo de gerenciamento de projetos que utiliza o Kanban como inspiração.

Bastante focada na gestão visual das atividades e também na simplificação de processos, o Kanban demanda que seja criado um quadro (físico ou online), dividido em três colunas:

• To do (a fazer): deve apresentar todas as tarefas a serem feitas num determinado intervalo de tempo.
• Doing (em andamento): nessa coluna estarão todas as atividades que, no tempo presente, estão sendo executadas.
• Done (feito): aqui estarão as tarefas já validadas e entregues por cada um dos times.

Um desafio do Kanban é garantir o engajamento e participação dos times, dado que é da autonomia de cada responsável pela tarefa, movê-la através das colunas para garantir que todos conseguem visualizar o andamento das atividades, a quem recorrer, etc.

Metodologia Lean

O conceito de Lean se tornou conhecido com a publicação do livro “Lean Startup” que, em tradução, é conhecido como “Startup Enxuta”. O foco dessa metodologia é identificar e extinguir pontos que geram desperdícios financeiros e de tempo durante o andamento de algum projeto.

O conceito de MVP (Mínimo Produto Viável) é bastante aplicado quando se utiliza Lean para gerenciar projetos: aqui, o objetivo é sempre buscar a forma mais simples, funcional e com menor custo para uma determinada demanda.

Sendo assim, para empresas que buscam otimizar processos para lançamento de produtos e serviços, adotar a metodologia Lean pode ser o ideal, dado que o foco está no que realmente gera valor para o cliente, sem o gasto de esforços supérfluos e geração de desperdício.

Ferramentas úteis para usar durante o trabalho remoto

O objetivo desse conteúdo é oferecer a você um panorama geral dos princípios, vantagens e modelos de gerenciamento ágil de projetos. Talvez você esteja se perguntando: como aplicar? É possível começar a implementar alguma metodologia ágil no contexto do trabalho remotos/home office?

A resposta é SIM!

Na realidade, a abordagem ágil é útil especialmente nesses cenários, em que a comunicação ocupa um papel crucial no andamento das atividades, é um dos principais desafios, já que não são feitos alinhamentos presenciais.

Para garantir que, na prática, será possível implementar qualquer uma das metodologias ágeis citadas, você pode usar ferramentas de usabilidade bem simples.

Não se esqueça de, no caso de trabalho remoto, é necessário buscar uma ferramenta adequada para a realização de reuniões. Elas são fundamentais para garantir a comunicação clara, rotinas de feedback, o aprendizado constante e até auxiliar na motivação dos colaboradores. Algumas sugestões são: Zoom Meetings, Google Hangouts, Skype e Microsoft Teams.

Lembre-se: metodologias ágeis precisam ser simples e intuitivas. A ideia não é trazer mais uma ocupação para o seu time. Pelo contrário! Elas devem servir para facilitar a rotina e o alinhamento entre todos os envolvidos.

Seja qual for a metodologia ou conjunto de ferramentas escolhidas, é possível identificar diversos benefícios quando as metodologias ágeis são aplicadas, mesmo em contextos de empresas e departamentos mais tradicionais.

Afinal, que gestor não busca ganho de produtividade, redução de riscos e gastos desnecessários, flexibilidade para lidar com imprevistos e maior alinhamento entre os envolvidos em um projeto?

Gostou do conteúdo? Ele foi produzido pela equipe do blog Pago Quando Puder, o blog da startup Meu Acerto.