A princípio, pode até parecer que estamos falando de algo bobo ou pouco relevante, mas acredite, o headcount é um indicador essencial para tornar o seu RH mais estratégico.

Com este post, você vai entender porque acompanhar o número de funcionários da empresa e o que isso tem a ver com a eficiência do negócio. Boa leitura!

O que é headcount

Na tradução direta para o português, headcount quer dizer “contagem de cabeças”. Basicamente, falamos da contagem do número de pessoas que trabalham em uma equipe, área, unidade ou na empresa como um todo.

Imaginamos que deve estar passando pela sua cabeça que todo RH sabe quantos funcionários compõem uma equipe ou até o quadro de uma organização.

Se parece assim tão simples é porque tem algo a mais aí. Por isso, vamos nos aprofundar um pouco mais para explicar o que significa headcount na prática.

Mais do que contar o número de “cabeças” ou trabalhadores, o objetivo da prática é entender se a força de trabalho está adequada às demandas do negócio e do mercado.

Assim, o headcount ajuda a prever gastos com funcionários e embasa decisões estratégicas, sendo um indicador a que deve ser acompanhado constantemente.

Como o headcount é aplicado no RH

Depois de saber o que é headcount, você deve estar querendo entender como esse indicador é aplicado no RH. Então, vamos lá.

O que você precisa ter em mente é como a contagem de funcionários pode ser relevante ao setor, considerando a gestão de pessoas e as burocracias que costumam ficar a cargo do Departamento Pessoal.

Do ponto de vista da gestão, o headcount contribui para entender a adequação do número de profissionais e avaliar se a defasagem de pessoal ou de competências, por exemplo.

Já no que diz respeito à parte burocrática, o indicador tem relação com a folha de pagamento e outras questões trabalhistas da rotina do DP.

A importância do headcount no RH

As pessoas são um dos recursos mais valiosos de uma empresa. Sem os funcionários, um negócio não se desenvolve e conquista as metas.

Entretanto, não basta só contratar. É preciso saber de quantos profissionais a empresa realmente precisa considerando as demandas da organização como um todo, de cada uma de suas áreas e equipes.

A distribuição de pessoal precisa ser estratégica tendo em vista os processos a serem cumpridos e o orçamento disponível a cada setor.

Sabendo disso, fica mais fácil entender que o significado de headcount vai muito além de uma simples contagem.

Falamos de algo que ajuda a orientar decisões que impactam a conquista de metas da organização.

A empresa tem funcionários suficientes? Precisa fazer cortes ou contratar mais? As equipes são eficientes? É preciso reestruturar setores? Reorganizar equipes? Criar novos cargos?

Responder a perguntas como essas ajuda a definir a melhor estrutura para a organização visando seus objetivos. Algo que depende do headcount no RH.

Os benefícios do headcount para as empresas

O headcount pode se tornar mais completo e relevante se aliado a outros dados, indo além da simples contagem.

A partir do headcount, a empresa consegue obter informações segmentadas sobre o seu quadro de funcionários, reunindo dados como:

• número de funcionários ativos;
• sexo, cor/raça, média de idade e estado civil;
• grau de instrução;
• cargo e função;
• total de admissões por ano e outros.

Atualizando seu conhecimento sobre o quadro de funcionários, o RH consegue alinhar planejamento estratégico e gestão orçamentária de forma mais assertiva.

Isso porque a contagem permite que a empresa entenda a relação entre o custo de um funcionário ou equipe e seu desempenho.

Essa relação fornece insights sobre o volume de tarefas e a produtividade para que se saiba se o número de trabalhadores está adequado ou não.

É possível identificar tanto o excesso quanto a escassez de funcionários. Com informações aprofundadas, o headcount também permite determinar outros indicadores como as taxas de diversidade dentro de equipes ou da organização como um todo.

Tudo isso mostra que o headcount é ponto de partida para uma série de análises que ajudam a empresa a direcionar suas decisões estratégicas.

Como calcular o headcount

Agora que você entende melhor quais os benefícios relacionados, podemos avançar para as explicações sobre como calcular headcount.

O fato de que o headcount pode levar a variadas análises não deve causar a impressão de que calculá-lo é complicado. Afinal, trata-se de uma simples contagem do número de funcionários.

Quanto a isso, há apenas uma observação a fazer: a contagem não deve considerar turnos ou o horário de trabalho dos contratados. Todos entram no cálculo.

Entenda, porém, que o headcount não funciona apenas como uma contagem atual, podendo ser usado também para prever o número de profissionais diante de uma estratégia de crescimento da empresa.

Essa estratégia, aliás, é o que permite ao RH fazer a previsão de novas contratações para cada equipe ou área da organização. Algo que deve ser feito mantendo o alinhamento com o orçamento da empresa.

Orçamento e headcount

O orçamento é um ponto tão destacado porque sua relação com o headcount é fácil de perceber. Cada funcionário tem um custo para a empresa, impacta sua folha de pagamento e suas finanças mês a mês.

Assim, o headcount também é um instrumento de previsão de investimentos com remuneração, benefícios e outros gastos básicos associados ao número de trabalhadores.

Indo além é possível usar essa contagem para prever quanto a empresa vai gastar em workshops, palestras, eventos comemorativos ou de fim de ano, brindes etc.

Como utilizar o headcount de forma inteligente

Assim como o turnover, o headcount é um indicador que pode fornecer uma série de insights para a empresa. Para que isso aconteça, é preciso saber usá-lo com inteligência.

Em outras palavras, é preciso saber analisar essa contagem de funcionários de forma a entender se os números correspondem às demandas da organização.

A ideia é verificar se o número de trabalhadores é suficiente e, paralelo a isso, se a qualidade do trabalho executado corresponde ao esperado.

Isso porque o RH pode identificar que determinada equipe tem o número de profissionais suficientes, mas que o desempenho está baixo, por exemplo.

Como mencionamos antes, o headcount é o ponto de partida para diferentes análises e tomadas de decisão.

Por trás de uma contagem aparentemente simples, a proposta do headcount é que a empresa reconheça mudanças necessárias para melhorar a produtividade e, consequentemente, seus resultados.

As dicas a seguir podem ajudar você a cumprir essa premissa. Confira:

1. Crie o organograma da empresa

Talvez você já saiba que o organograma é uma representação gráfica da estrutura de uma organização.

Fazer headcount não é só contar. Indo além da quantidade, você precisa visualizar a divisão de equipes, mapear cargos e as posições hierárquicas.

Assim, o RH pode ter um desenho de cada departamento da empresa e entender qual é a sua composição, registrando quantos funcionários existem em cada cargo.

2. Revise a descrição dos cargos

Com os números em mãos, um dos passos para descobrir se a empresa tem tantos funcionários quanto precisa é repassar as funções de cada cargo.

O objetivo aqui é ter clareza do que cada funcionário deveria estar fazendo para entender se as tarefas estão compatíveis com a demanda do cargo ou se há sobrecarga de trabalho.

Lembre-se de que o RH não precisa fazer essa revisão por conta própria. Conversar com funcionários e realizar uma pesquisa de mercado ajuda a ter mais clareza em relação a essa descrição.

Bônus: um benefício extra aqui é que a revisão das descrições dos cargos, ou job descriptions, ajuda a empresa a recrutar melhor caso o headcount indique a necessidade de novas contratações.

3. Avalie a demanda atual de cada cargo

Chegando neste ponto da análise do headcount, o RH já deve ser capaz de comparar o número de funcionários com a demanda de trabalho.

Para tanto, cabe conversar com gestores e lideranças para entender como está o desempenho e a eficiência de cada equipe. Há diferentes questões que podem ser respondidas. Veja:

• a equipe consegue realizar as tarefas solicitadas? E consegue cumpri-las dentro do prazo?
• O número de funcionários é suficiente para as demandas e metas do setor?
• A equipe possui as competências necessárias para alcançar os objetivos traçados?

As respostas ajudarão a definir se o headcount, ou seja, se o número de funcionários está adequado ou não.

Essa análise também ajudará a entender se é preciso remanejar ou desligar trabalhadores ou contratar novos.

Algo que também leva o RH a um estudo sobre a necessidade de criar novos cargos, evitar contratações desnecessárias e alinhar tudo isso ao orçamento da empresa.

4. Defina os passos seguintes

Ao finalizar esse processo, o RH terá em mãos um material rico que deve ser compartilhado com a alta-gestão da empresa.

Essa reunião é o momento-chave para definir os próximos passos para otimizar o headcount. Tenha em mente que a proposta engloba:

• realizar a provisão de profissionais e recursos para os próximos anos;
• criar estratégias eficazes para mensurar a eficiência do headcount.

Tudo isso porque o processo de contagem de funcionários e análises decorrentes deve, como já dissemos, direcionar ao aumento de produtividade, adequação de custos e melhoria dos resultados.

Assim, é preciso fazer a contagem, analisar o cenário, fazer adequações e acompanhar o impacto das mudanças. Com isso, lembre-se de documentar o processo e as respostas.

O que levar em consideração ao projetar o headcount

A essa altura, deve estar claro para você que o headcount é importante de forma especial para o RH, mas que favorece a organização empresarial como um todo.

Sendo assim, é interessante conhecer alguns pontos de atenção a serem considerados quando sua empresa for fazer projeção do headcount. Veja só!

Os objetivos e desafios da empresa

O uso do indicador headcount deve ser pensado tendo em mente os objetivos que a empresa tem e quais desafios existem no caminho.

Conhecer os objetivos ajuda a definir o quanto a empresa precisa crescer e em quanto tempo. Algo que pode ter relação com o aumento do número de funcionários ou com uma melhor distribuição dos profissionais nas equipes.

Por sua vez, ter em vista os desafios ajuda a entender não só da necessidade de contratação, mas do desenvolvimento de competências e do orçamento para treinamentos e outras ações e educação corporativa.

A avaliação da força de trabalho atual

Para fazer a projeção de headcount é preciso, antes de qualquer coisa, conhecer a força de trabalho atual da empresa.

Para tanto, há algumas perguntas para as quais seu RH deve buscar respostas. São elas:

• alguma área da empresa está com desempenho abaixo do esperado por falta de funcionários?
• Quais são as funções críticas na empresa hoje e quais serão as funções críticas nos próximos anos?
• É preciso fazer novas contratações?
• A força de trabalho atual consegue atender à estratégia desenhada ou precisa de capacitação?
• A empresa tem funcionários suficientes e/ou preparados para sucessão?

Com base nessas perguntas, o RH vai conseguir mensurar e projetar o headcount do curto ao longo prazo, considerando a formação e a capacitação da força de trabalho alinhados ao orçamento.

As métricas-chave para avaliação da força de trabalho

A avaliação que acabamos de mencionar precisa ser bem embasada. Por essa razão, é preciso determinar métricas-chave.

Seu RH vai precisar estudar aquelas que mais fazem sentido para a organização porque isso pode variar. Entretanto, pode começar sabendo quais são as principais métricas que se relacionam ao headcount:

• taxa de absenteísmo;
• índice de turnover;
• índice de satisfação dos funcionários;
• tempo médio de empresa;
• índice de retenção de talentos;
• investimento em treinamento;
• relação entre horas extras e horas trabalhadas;
• gastos com a folha de pagamento.

As métricas vão ajudar o RH a descobrir a qualidade da força de trabalho atual e a necessidade de novas contratações, assim como identificar quais setores precisam de reestruturação e/ou treinamento.

A análise do headcount

Temos indicado que o headcount pode se desdobrar em diferentes análises e decisões para a organização.

Neste momento, porém, queremos nos concentrar basicamente nos números para que você entenda como analisar a contagem para tomar decisões.

Variações no headcount

De uma contagem para a outra, o RH notou um aumento no headcount? A variação é grande e ocorreu em um curto período de tempo?

Quando uma mudança mais significativa é percebida, precisa ser bem entendida. Com isso, é interessante buscar algumas respostas:

• por que a empresa fez novas contratações?
• O aumento tem a ver com uma mudança transitória?
• Há demanda por novos aumentos nos próximos meses?

O que buscamos aqui é entender se ou como a empresa pode ser mais estratégica. Se as mudanças devem atender demandas pontuais, por exemplo, é sinal de que contratações temporárias podem resolver o problema.

Caso as demandas sejam contínuas, pode ser o caso de repassar alguns pontos que vimos anteriormente e determinar se há mesmo uma defasagem de pessoal.

O problema pode ser a má estruturação de equipes ou até a necessidade de treinamentos.

O cenário é outro e o headcount diminui a cada nova contagem? O que está por trás disso? É preciso analisar pontos como:

• a empresa está diminuindo sua demanda porque está encolhendo ou porque se tornou mais eficiente?
• A diminuição é programada ou está atrelada a uma série de pedidos de demissão?
• O fenômeno é geral ou a diminuição é frequente em determinado setor ou equipe? Há problemas com a gestão?
• Como está a capacidade da empresa de reter talentos? O clima está adequado e outros fatores como a remuneração e os benefícios também?

Em suma, a contagem nunca deve ser uma mera contagem porque o resultado e sua variação abrem espaço para uma série de questionamentos que levam a análise necessárias.

Exemplos de uso estratégico do headcount

Para preparar você ainda mais para aplicar o headcount em sua empresa, separamos dois exemplos de como usá-lo estrategicamente a partir de sua análise.

Produtividade

Compare o headcount com análises de desempenho e descubra se a força de trabalho está sendo bem aproveitada em sua empresa.

Em análise, o RH pode identificar que os profissionais têm as competências necessárias para um cargo, mas estão sobrecarregados. Neste caso, o problema de produtividade tem a ver com defasagem de pessoal.

Outra possibilidade é a baixa produtividade atrelada a uma equipe grande demais em que as responsabilidades se misturam e ninguém se sente, de fato, necessário à empresa. Algo que afeta a motivação e o desempenho.

Otimização da folha

Está bem claro que o headcount pode mostrar que um setor está saturado de profissionais enquanto o outro está defasado.

Com isso, o RH precisa avaliar uma reorganização de pessoal, por exemplo, fazendo a realocação de funcionários para aproveitar talentos que a empresa já tem.

A ideia é evitar contratações desnecessárias que só aumentariam as despesas da organização.

Ainda, o RH pode identificar funcionários com horas ociosas e uma folha de pagamentos mais onerosa que deveria.

Isso pode acontecer, por exemplo, quando a urgência para atender a uma demanda extraordinária que leva a empresa a uma nova contração.

Algo que pode resultar em um número de funcionários maior do que o necessário para uma mesma tarefa.

Assim, em algumas situações, o headcount pode direcionar a outras opções como contratações temporárias ou terceirização.

Conclusão

O headcount é uma ferramenta simples que pode ser um indicador poderoso para o RH.

Aquilo que, a princípio, era uma mera contagem do número de funcionários pode se transformar em instrumento de tomada de decisões estratégicas.

Esperamos que a leitura do post tenha ajudado você a entender o que é e como aplicar o headcount de forma a obter insights valiosos. Dessa forma, sua empresa poderá alinhar melhor orçamento e objetivos para criar um cenário favorável para a conquista do tão sonhado sucesso.

Conteúdo Original Blog Tangerino