5 formas de reduzir o risco de notificações em âmbito Estadual.
O pesadelo de qualquer empresa é receber em sua correspondência uma notificação da SEFAZ. Para evitar esse cenário, listamos cinco modos de minimizar esse tipo de ocorrência:

1)Além de garantir a entrega das Obrigações Acessórias Estaduais dentro dos respectivos prazos legais, efetue o cruzamento entre dados convergentes com o SPED Fiscal;

2)Evite realizar a entrega de arquivos do SPED Fiscal em branco, com informações incompletas ou resumidas. Sabemos que esse procedimento ocorre em situações emergenciais e muitas vezes serve para evitar a multa pela não entrega, todavia, o lapso temporal entre a efetiva transmissão e uma eventual retificação geram grandes riscos perante a SEFAZ Estadual;

3)Confira se todos os documentos fiscais emitidos contra determinado CNPJ foram corretamente escriturados no arquivo do SPED Fiscal, observando além da existência, a coerência entre os códigos CST/CFOP e os valores de base de cálculo, alíquota e tributos escriturados;

4)Observe as exigências legais de sua Unidade da Federação quanto ao detalhamento de escriturações dos ajustes de créditos e débitos no SPED Fiscal. É comum a existência de Unidades da Federação que exigem as informações de forma analítica via documento fiscal (Ex: C197) ou sintéticas via apuração (Ex: E111);

5)Conheça a obrigatoriedade do Bloco 1 (Outras Informações): Dados acerca de transações de cartão de crédito, exportações, sub-apurações e documentos fiscais cancelados e inutilizados podem ser exigidos pelas Unidades da Federação. É importante ficar atento para não omitir dados que, mesmo sem influenciar diretamente na apuração, são estratégicos para a SEFAZ Estadual.

Seguindo estes passos, é possível estar em paz com o Fisco e evitar muitas “dores de cabeça”.

Fonte: Blog SPED News

Empresas que convivem com a realidade do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) estão cientes que uma das principais características do projeto é a uniformização das obrigações para os contribuintes com o objetivo de propiciar a transmissão padronizada de distintas informações para diferentes órgãos fiscalizadores.

Logo, é possível considerar que a exposição fiscal se torna praticamente inevitável a partir das informações e dados dos SPED’s. E é exatamente nessa sistemática que muitos contribuintes acabam incorrendo em riscos fiscais que por vezes comprometem a saúde do negócio.

O fácil acesso às informações, o cruzamento eletrônico de dados e a auditoria digital por parte dos agentes fiscalizadores tornam a identificação de ilícitos cada vez mais célere e próxima ao fato gerador.

Tomando como exemplo, só no ano de 2019 foram entregues 21.570.315 arquivos da EFD-Contribuições e EFD ICMS IPI que podem ser objetos de fiscalização.

A Receita Federal do Brasil, Comac, Sufis e as Secretarias Estaduais utilizam sistemas informáticos que analisam em poucos minutos todos os dados das declarações e no caso de identificação de indícios de irregularidade podem emitir notificações, intimações e até mesmo já lavrar autos de infração.

Listamos abaixo, 5 ocorrências que resultam em exposição fiscal:

1-Obrigação Acessória é tão importante quanto a Obrigação Principal:

As escriturações precisam demonstrar claramente a conformidade no recolhimento dos impostos (e sua
apuração), assim como o cumprimento do dever instrumental e formal pelas obrigações acessórias. Não basta “só” apurar, recolher e pagar corretamente. O nível de
Conformidade se estende à forma de apresentação dos arquivos onde é necessário escriturar conforme a exigência do Governo.

2- A obrigação acessória possui dados de diversos setores:

Obrigações acessórias são multidisciplinares em sua concepção, ou seja, ela consolida dados vindos de outras
áreas da organização, como exemplo informações da produção, do estoque, da base de cadastros, do comércio exterior etc. A questão é: Como o departamento responsável pela entrega conseguirá garantir a integridade e qualidade destas informações?

3-Controle ineficiente de dados, informações e arquivos:

São inúmeras as variáveis que necessitam de acompanhamento, controle e gestão para evitar a desnecessária
exposição. Rastrear arquivos retificados, monitorar alterações legais ao longo do tempo, ter ciência de todos os documentos emitidos contra sua empresa, acompanhar eventuais cartas de correção e documentos fiscais cancelados são alguns exemplos práticos da rotina em um departamento fiscal.

4-Ausência de uma equipe dedicada ao atendimento de fiscalizações:

Em caso de notificações, a empresa que não possui uma equipe (interna ou externa) dedicada a
estes trabalhos, precisará concentrar todos os esforços possíveis para atendimento à fiscalização, o que faz com que seja necessário utilizar profissionais responsáveis por outras rotinas desviando o foco de suas tarefas originais.

5-Áreas que deveriam ser estratégicas sendo meramente operacionais:

Em muitas empresas os setores envolvidos com obrigações acessórias acabam sendo vistos
como departamentos de atividades de “backoffice operacional”. Dessa forma, decisões são tomadas no negócio, processos internos são desenhados e implementações sistêmicas são feitas com foco exclusivo no core business, não levando em consideração o impacto, exposição fiscal e risco de um passivo futuro.

Por: Aurélio Moura – Gerente ASIS

Com suas atividades iniciadas, a empresa passa a ter tarefas a serem executadas. É necessário, por exemplo, manter em dia seus registros contábeis, pagamento de impostos, entrega das obrigações acessórias, entre outras ações. Mas e quando esses compromissos não são honrados, sabe o que isso pode gerar para sua empresa?

Você pode estar se perguntando: mas se eu apenas mantenho minha empresa aberta, sem realizar nenhuma movimentação financeira, isso também vale para mim? Ou quais débitos isso pode gerar? Como regularizar uma empresa que está ou esteve inativa, sem movimento ou operando normalmente? As respostas para essas perguntas e os esclarecimentos de outras possíveis dúvidas, você encontra neste post. Confira!

Empresa inativa x Empresa sem movimento

Atualmente não é difícil que os contadores escutem de seus clientes, principalmente no caso deles estarem voltando a operar com suas empresas ou até mesmo pensando em encerrá-las definitivamente, que, durante o período anterior à responsabilidade que você está assumindo, a empresa esteve “inativa” ou “sem movimento” e não existe qualquer informação contábil deste tempo.

Porém, para começo de conversa, é necessário entender e principalmente diferenciar os termos “Empresa Inativa” e “Empresa sem Movimento”. Só assim é possível definir em qual situação sua empresa se encontra. E, por consequência, quais providências deve-se tomar em relação a isso.

Empresa Inativa

A Receita Federal define como uma empresa inativa aquela que não realiza nenhum tipo de atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira. Ou seja, para tal característica a pessoa jurídica no ano-calendário não pode ter realizado nenhuma movimentação financeira, envolvendo pagamento de fornecedores, recebimento de duplicatas, aplicações no mercado financeiro, além de não ter dito faturamento em nenhum mês.

A única hipótese em que pode ocorrer e que a mesma continue com esta situação é o pagamento de multas e/ou tributos relativos aos anos anteriores.

Empresa sem movimento

Já uma empresa sem movimento, dentro do ano-calendário, pode ter tido movimentações durante alguns meses, e em outros não.

É comum que os empresários confundam uma empresa sem movimento com o fato de não ter faturado naquele determinado mês. Porém é válido ressaltar que esta associação não é correta. Se neste mesmo mês sem faturamento, ocorrerem movimentações pertinentes ao mesmo ano-calendário, como pagamentos de impostos, fornecedores, recebimento de duplicatas e, caso ela tenha conta bancária jurídica, as despesas bancárias e aplicações financeiras automáticas, esses eventos caracterizam movimentações financeiras na empresa. Isso demonstra que naquele mês a empresa apenas não auferiu receitas, como também operou outras atividades financeiras.

Agora você conhece cada definição e sabe os motivos que as tornam distintas. Então é hora de definir em qual situação está a sua empresa. Depois disso continuaremos a te ajudar sobre como cada uma se estabelece com os demais assuntos contábeis. E nada melhor para começar do que os registros contábeis e a elaboração de suas demonstrações financeiras.

Registros Contábeis

A primeira coisa que devemos esclarecer é sobre a obrigatoriedade dos registros contábeis. Pois é comum surgirem dúvidas sobre essa questão. Principalmente pelo costume de associar esse procedimento com o porte da empresa e o regime tributário.

No código civil brasileiro, capítulo 4, que trata das escriturações contábeis, vale ressaltar o Artigo 1.179: “O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.”

E ainda, o Conselho Federal de Contabilidade, através de sua Interpretação Técnica ITG 2000, destaca os parâmetros e as práticas que devem ser seguidos pelas entidades para a escrituração contábil, estabelecendo ainda que ela deve ser seguida por todas as empresas, reforçando a importância e a obrigatoriedade da elaboração dos registros contábeis independentemente da natureza e do porte empresarial.

Em resumo, os registros contábeis devem ocorrer para que os Relatórios Contábeis levantados anualmente possam refletir a situação financeira que a empresa se encontra, através da escrituração contábil dos eventos econômicos ocorridos, expondo ao sócio os saldos que compõem os direitos e obrigações da entidade.

É imprescindível que tal evento aconteça independentemente da movimentação financeira ocorrida no ano-calendário Seja a empresa caracterizada como sem movimento, inativa, e com suas movimentações ativas, pois as informações expostas por esses documentos são utilizadas na entrega de obrigações acessórias que cada vez mais necessitam desses dados para sua composição. Mas você conhece as obrigações acessórias da sua empresa? Sabe se ela está em dia e o que fazer?

Obrigações Acessórias

Além de formalizar as receitas obtidas pela empresa por meio da emissão de notas fiscais e realizar a apuração mensal dos impostos, bem como seu pagamento, existem as obrigações acessórias pertinentes a cada regime tributário, sendo eles Simples Nacional e Lucro Presumido, que são os mais comuns para as pequenas empresas. E ainda aquelas para ambos os regimes, caso das obrigações acessórias do departamento pessoal e recursos humanos.

As obrigações acessórias são estabelecidas pela Receita Federal. Elas existem para que as pessoas jurídicas possam informar dados tributários, previdenciários, trabalhistas e contábeis. Por isso é muito importante conhecê-las. Aqui no blog temos um post que trata justamente de todas as obrigações acessórias. O conteúdo já mostra quais devem ser enviadas conforme o regime tributário e a atividade da empresa. Então vamos comentar aqui apenas sobre as principais obrigações acessórias entregues no momento da regularização de uma empresa.

Departamento Pessoal e RH

Se você pensa que as obrigações acessórias relacionadas ao departamento pessoal e de recursos humanos são entregues apenas no caso da sua empresa possuir colaboradores, pode parar por aí. Todas as empresas, mesmo não possuindo folha de pagamento, precisam entregar estas obrigações acessórias.

Vale ressaltar que as empresas que possuem colaboradores precisam ter o auxílio de um profissional para realizar mensalmente a folha de pagamento, a emissão das guias de pagamento dos impostos e a entrega das obrigações acessórias mensais e anuais. Então iremos citar apenas as obrigações que devem ser cumpridas pelas pessoas jurídicas sem folha de pagamento. Seja ela de pró-labore, estagiários e/ou empregados.

Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)

No caso das empresas que não possuem colaboradores ou permaneceram inativas no ano-base, esta obrigação acessória denomina-se RAIS Negativa. Seu envio é anual, e sua finalidade é transmitir ao fisco a quantidade de empregados que a empresa possui. Desta forma, contribui para as estatísticas referentes ao mercado de trabalho brasileiro.

Em caso de atraso, a multa cobrada é a partir do valor de R$425,64. Este valor ainda é acrescido de R$106,40 por bimestre em atraso até o devido envio das informações.

GFIP sem movimento

Trata-se da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social. É utilizada para repassar ao governo informações pertinentes ao recolhimento do FGTS e contribuições previdenciárias realizadas pela empresa. 

No caso de empresas inativas ou sem colaboradores, a GFIP é entregue como sem movimento. E a transmissão ocorre sempre em janeiro, informando que não houve fato gerador para preenchimento da declaração. Com isso, a empresa será obrigada a enviar os dados apenas em janeiro do próximo ano-calendário, caso não ocorra nenhuma movimentação pertinente ao fato gerador dessa obrigação acessória.

O não envio dentro do prazo de até o dia 7 do mês seguinte à competência das informações estabelece multa à empresa. O valor é estabelecido pela própria Receita Federal a partir do mínimo de R$200,00. Ele ainda pode variar de acordo com as situações.

Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)

Esta declaração é feita pela fonte pagadora. Seu objetivo principal é informar a Receita Federal as contribuições retidas na fonte. Principalmente de imposto de renda, dos rendimentos pagos aos seus beneficiários, e ainda as informações pertinentes a planos de assistência à saúde.

O atraso na entrega da DIRF, cujo o prazo final é até 28 de fevereiro, gera multa de 2% sobre o montante dos tributos e das contribuições informados na declaração, limitados a 20%, considerando o valor mínimo de R$ 200,00.

Simples Nacional

O erro mais comum ocorrido nas pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, geralmente é a não entrega do PGDAS quando não ocorre faturamento. Este documento é transmitido ao fisco para que seja gerada a guia de pagamento unificada dos impostos, conhecida como DAS. Então muitos acreditam que se não houve faturamento no mês não é necessário enviar o PGDAS com os dados zerados. E essa prática pode acabar gerando multa em torno de R$50,00. Outra consequência é impedir a apuração dos impostos devidos no mês seguinte.

Lucro Presumido

As principais regularizações das empresas do Lucro Presumido são pertinentes às obrigações acessórias DCTF, ECD e ECF:

DCTF

Entregue até o 15° dia útil do segundo mês subsequente à apuração dos impostos. Exemplo: as informações pertinentes à competência de 05/2019 devem ser transmitidas até 15° dia útil de 07/2019.

A Declaração de Débitos Tributários Federais, conhecida como DCTF, é composta pelas informações dos impostos federais devidos e retidos, como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IR Retido, CSRF, entre outros. A penalidade pela falta de envio dessa obrigação acessória gera multa de R$ 500,00 por cada competência não entregue.

ECD

Todas as empresas optantes pelo regime tributário do Lucro Presumido, Real ou Arbitrado estão enquadradas no ambiente Sped – Sistema Público de Escrituração Digital (Decreto 6.022/2007), que indica a obrigação da entrega de dados digitais a Receita Federal, através das obrigações acessórias ECD e ECF.

São dispensadas do envio de ambas obrigações apenas as pessoas jurídicas inativas, consideradas conforme definição estabelecida pela Receita Federal (Instrução Normativa RFB n° 1.659 13 de setembro de 2016) vista anteriormente, sendo destacado para essas o cumprimento das demais obrigações acessórias previstas na lei.

A Escrituração Contábil Digital (ECD) refere-se ao envio dos relatórios contábeis da empresa. Alguns exemplos são Balanço Patrimonial, Balancete de Verificação, DRE, Livro Diário e Razão. Todos de forma digital. A obrigatoriedade está prevista conforme Instrução Normativa RFB n°1.774/2017, Art. 3°:

“Todas as pessoas jurídicas obrigadas a manter escrituração contábil nos termos da legislação comercial, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas.”

Seu  prazo de envio é até o último dia útil de Maio do ano posterior ao que se refere às escriturações contábeis. Por exemplo: as informações pertinentes ao ano-calendário de 2018 devem ser enviadas até dia 31/05/2019. E é a partir do arquivo transmitido nesta obrigação acessória que os dados para envio da ECF são carregados.

ECF

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substituiu a DIPJ a partir do ano-calendário de 2014. Sua obrigatoriedade abrange todas as pessoas jurídicas imunes e isentas optantes ao Lucro Presumido, Real e Arbitrado. Sua principal finalidade é transmitir as informações pertinentes aos impostos IRPJ e CSLL, confirmando seus valores devidos com a apuração ocorrida ao decorrer do ano calendário.

Os dados enviados ainda são confrontados com as escriturações contábeis transmitidas na ECD. As informações enviadas nesta última são usadas para preenchimento da ECF com a utilização do mesmo arquivo para transmissão.

O prazo de envio é até o último dia útil de Julho do ano posterior ao que se refere ás informações fiscais. Exemplo: os dados do ano-calendário de 2018 são enviadas até 31/07/2019.

Para ambas as obrigações acessórias, o não envio dentro do prazo estabelecido gera multa. O valor é de R$ 500,00 por mês não entregue para cada uma das obrigações acessórias.

Conclusão

Todos os conceitos vistos anteriormente influenciam para o entendimento de como regularizar sua empresa. Isso tanto nos âmbitos fiscais, previdenciários e contábeis. Então, antes de tratarmos disso, vamos fazer um resumo do que vimos até aqui. 

Um dos principais motivos pelo qual são gerados débitos, sejam eles junto a Receita Federal ou ao município onde a pessoa jurídica está registrada, é o fato de empresários confundirem os termos empresa inativa e sem movimento. Muitos entendem que para esses perfis não exista qualquer informação a ser entregue aos órgãos competentes.

Além disso, tem outro erro muito comum: os empreendedores buscam auxílio profissional apenas para a apuração dos impostos devidos. Com isso, não se atentam aos demais deveres da empresa. Dois exemplos clássicos são as Obrigações Acessórias e os Registros Contábeis.

Resumo de como regularizar uma empresa

O primeiro passo para iniciar a regularização da sua empresa é sempre buscar a ajuda de um profissional contábil. Ele deverá levantar as informações pertinentes aos débitos e as pendências relacionadas às suas obrigações acessórias desde a abertura da empresa. Também deverá verificar se no período anterior houve as escriturações contábeis. É importante ainda apurar em quais regimes tributários a empresa esteve enquadrada desde a data de seu CNPJ. Assim será possível saber quais eram seus deveres e obrigações durante os anos em que se manteve sem contabilidade.

Em seguida, precisa ser organizado um plano de ação para regularizar as pendências existentes, conhecendo quais são compostas por dados contábeis e irão precisar de uma segunda ação para serem corrigidas e quais já podem ser normalizadas sem demora.

A parte contábil da empresa será organizada a partir de um Reprocesso Contábil, referente a escrituração contábil da movimentação financeira ocorrida nos anos anteriores, a partir das informações existentes no controle interno da empresa. Como vimos, muitas obrigações acessórias são elaboradas a partir de informações contábeis. Então esta ação é muito importante no processo de regularização.

Do lado fiscal, obrigações acessórias compostas pelos impostos devidos, tendo como base o faturamento da empresa, consequentemente pelas notas fiscais emitidas, poderão ser regularizadas de imediato a partir da consulta dessas informações junto ao ambiente disponível pela sua prefeitura que geralmente é o mesmo utilizado para a emissão das notas fiscais. 

Impostos em aberto e outras pendências

Provavelmente, ao realizar o levantamento das questões fiscais da sua empresa, além das penalidades pela não entrega das obrigações acessórias, pode ser possível se deparar com impostos em aberto. A boa notícia é que, muitas vezes, eles podem ter seus pagamentos parcelados. Exceções a estes parcelamentos acontecem se empresa, naquele ano-calendário, adquiriu outro parcelamento federal.

Por isso é importante que a empresa possua um planejamento financeiro. Para que quando decida regularizar suas pendências tributárias, possa ter conhecimento de suas finanças e saber como irá sanar essas questões.

Enfim, vimos que, regularizar uma empresa vai além de apenas realizar os pagamentos dos impostos em atraso. Ou mesmo da regularização das obrigações acessórias pertinentes à parte fiscal. Esse processo inclui outras áreas, como Contábil e Departamento Pessoal. Percebe-se o quanto é desvantajoso estar com sua empresa sem o auxílio de um profissional contábil, e como isso pode ocasionar irregularidades perante ao fisco.

Conteúdo original Conube

A inteligência fiscal brasileira é uma das mais sofisticadas do mundo. A Receita Federal tem investido maciçamente em hardwares e softwares que permitem inúmeros cruzamentos de dados, a partir das declarações recebidas dos contribuintes.

E o cerco, que já era grande, se intensificou ainda mais com a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital e outros sistemas como EFD, ECD, CSLL – todas as informações enviadas ao órgão passaram a ser integradas e vinculadas.

Nesse cenário, é cada vez mais vital que as empresas mantenham o sistema fiscal e contábil em dia, eliminando a possibilidade de multas advindas da fiscalização que podem trazer não só prejuízos financeiros, mas ser obstáculo até mesmo para o desenvolvimento do negócio.

O que atrai a fiscalização nas empresas?

Se o fiscal bateu na sua porta, são grandes as chances de você não ter cumprido corretamente algum aspecto da legislação, mesmo que por desconhecimento.

Pode ter sido um descuido com lançamentos não registrados, inconsistências nas informações prestadas, não armazenamento de notas, ou até mesmo desorganização com as contas da empresa. Alguma irregularidade chamou a atenção da fiscalização

E frente a um cenário tributário complexo como o brasileiro, e enfrentando uma das inteligências fiscais mais eficientes do mundo, como se precaver e evitar a fiscalização então?

Cinco dicas para evitar problemas com a fiscalização na empresa.

1 – Tenha uma contabilidade de confiança

O contador é figura central para garantir a gestão legal da sua empresa. Tenha como parceiro de negócio um escritório contábil de confiança, com experiência em legislação fiscal.

É o contador que orientará a sua equipe sobre as obrigações que precisam ser cumpridas e colocará em prática toda a expertise para evitar qualquer irregularidade em seus processos.

2 – Atenção à legislação

Conheça as normas tributárias e fiscais que recaem sobre o seu negócio. Apesar de simples, como as regras mudam com constância, a medida demanda tempo e preparação constante dos seus funcionários.

Além disso, cumprir a legislação é dever e postura de qualquer empresa íntegra.

3 – Invista em tecnologia

Invista em soluções que facilitam o controle fiscal e tributário. Sistemas integrados de gestão facilitam a vida das empresas, definindo regras de cálculo com base nas disposições legais, fazendo cálculos automaticamente, entre outras vantagens. Use a tecnologia a seu favor!

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4 – Atenção à emissão e recolhimento de notas

Ter uma gestão correta das notas fiscais emitidas e recebidas é de suma importância para quem não quer problemas com a Receita. Deixar de emitir nota ou não armazená-la de maneira correta são faltas graves para o Fisco – as empresas podem ser penalizadas com multas altas e outras sanções legais.

5 – Compliance Tributário

O Compliance Tributário é a revisão ou checagem que a empresa faz das informações que serão entregues ao Fisco, para ter a certeza de que ela está em conformidade com as normas tributárias e também para identificar erros ou inconsistências que possam gerar multas.

Para realizar um Compliance Tributário efetivo, a empresa deve: controlar as obrigações principais e acessórias a serem apresentadas; monitorar os prazos de entrega; cumprir sempre o padrão do layout das informações exigido pelo Fisco; ter atenção total para não apresentar informações incompletas ou inconsistentes; seguir as regras de emissão da NF-e; fazer o armazenamento dos arquivos digitais.

A fiscalização das empresas optantes pelo Simples Nacional, no que se refere aos aspectos trabalhista, metrológico, sanitário, ambiental, de segurança e de uso e ocupação do solo das microempresas e empresas de pequeno porte deverá ter natureza prioritariamente orientadora, quando a atividade ou situação, por sua natureza, comportar grau de risco compatível com esse procedimento.

Será observado o critério de dupla visita para lavratura de autos de infração, salvo quando for constatada infração por falta de registro de empregado ou anotação da Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS, ou, ainda, na ocorrência de reincidência, fraude, resistência ou embaraço à fiscalização.

A inobservância do critério de dupla visita implica nulidade do auto de infração lavrado sem cumprimento ao disposto neste artigo, independentemente da natureza principal ou acessória da obrigação.

Base: art. 55 e parágrafos da Lei Complementar 123/2006 (na redação dada pela Lei Complementar 147/2014).

Fonte: PORTAL CONTÁBEIS/ PORTAL DE CONTABILIDADE