Espelho de Ponto: Como coletar, controlar e armazenar dados nesse documento.
Os gestores de RH trabalham constantemente com diversos documentos importantes que contribuem para uma melhor rotina interna.

Assim, eles podem atuar de forma mais consistente e gerar resultados mais seguros para a empresa, bem como obedecer à legislação, o que inclui dar atenção ao espelho de ponto.

O espelho de ponto é um dos itens mais importantes com os quais esses profissionais trabalham.

Por isso, é importante saber como ele funciona e a importância de otimizar o seu preenchimento e controle.

Para que serve o espelho de ponto?

O espelho de ponto é usado para controlar as horas trabalhadas pelos colaboradores, comprovando que eles estão exercendo suas funções adequadamente.

Ou seja, ele é um importante mecanismo de controle do setor de RH.

Nele devem constar informações como:

• nome completo do funcionário;

• horários de entrada e saída;

• horário de almoço e intrajornada;

• contagem de horas extras.

Cada colaborador é contratado para atuar em determinada jornada.

Assim, horas a mais devem ser contabilizadas como horas extras e podem ser pagas no final do mês ou entrar em um banco de horas.

Por outro lado, horas a menos devem ser descontadas.

E, por isso o espelho de ponto é tão importante.

Também, quando usado de maneira estratégica, o espelho de ponto ajuda a compreender melhor as demandas de trabalho.

Afinal, ele indica o tempo que as equipes levam para cumprir determinadas tarefas, o que traz maior clareza sobre essa questão e ajuda em futuras contratações.

Como coletar, controlar e armazenar os dados do espelho de ponto?

A tecnologia é uma aliada fundamental para o registro do ponto dos colaboradores.

Ferramentas específicas permitem, por exemplo, que os supervisores configurem parâmetros e os colaboradores insiram os dados de chegada e saída em um sistema.

O colaborador pode informar também eventuais horas extras e saídas antecipadas, incluindo as justificativas.

Quanto aos gestores, fazem o controle para saber se aprovam ou não a requisição.

Tudo fica devidamente registrado, o que garante maior segurança para a empresa, evitando questões judiciais futuras.

Além disso, o cálculo é feito pelo sistema de forma automatizada.

Isso evita erros decorrentes de um preenchimento inadequado por parte da equipe de RH.

É importante que os gestores fiquem atentos aos dados e mantenham um diálogo amplo com os supervisores e gestores de projetos, a fim de evitar a ocorrência de fraudes e a necessidade de revisar os dados registrados.

Se surgirem falhas, o registro pode retornar ao colaborador para que ele revise a informação.

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) fala sobre a coleta, o controle e o armazenamento desses dados.

Segundo ela, os dados pessoais dos usuários só podem ser armazenados se houver consentimento.

Por isso, é importante adequar o RH para esse cenário.

Qual é a importância de um registro de ponto eficiente?

O registro de ponto tem um papel fundamental para fazer valer o cumprimento do contrato estabelecido entre empresa e colaborador.

É um comprovante para as duas partes, indicando possíveis faltas e atrasos.

Como a CLT determina, em alguns casos, ausências frequentes podem gerar demissões por justa causa.

Por isso, esse controle é importante para a empresa ter uma prova em mãos em um eventual problema desse tipo.

Além disso, quando o registro é feito de forma eficiente, com uma ferramenta específica, reduz-se o tempo gasto no fechamento da folha de pagamento, já que os cálculos são feitos de forma automatizada.

Também, uma análise cuidadosa do ponto permite uma intervenção eficiente do gestor de RH para resolver possíveis problemas com o colaborador.

Por exemplo, ao perceber que alguma pessoa está atrasando com frequência, ele pode ir conversar com ela para entender o que está acontecendo.

Vamos supor que seja uma questão relacionada com a disponibilidade de transporte público e sua empresa trabalhe com jornadas de trabalho flexíveis.

Nesse caso, seria possível alterar os horários de entrada e saída.

Assim, a pessoa poderia continuar realizando seu trabalho e a empresa não teria problemas quanto a isso.

No final, todos saem ganhando.

Tudo isso melhora o clima organizacional e ajuda os colaboradores a continuar realizando suas atividades com motivação, o que garante a produtividade geral do negócio.

Como fazer o controle de ponto diante das mudanças nos formatos de trabalho?

Os gestores de RH têm enfrentado um novo desafio: lidar com os novos modelos de trabalho que começam a se tornar cada vez mais populares no contexto atual.

Por exemplo, algumas empresas têm equipes trabalhando externamente, e outras estão com os colaboradores em home office, o que causa dificuldade no controle do ponto.

Nesses casos, os aplicativos de ponto eletrônico ajudam muito a lidar com a questão.

Por meio de um app no smartphone, o colaborador pode registrar o início e o fim da jornada, bom como a parada para o almoço.

Isso serve também para os colaboradores externos, para evitar o comparecimento à empresa apenas para fazer o registro.

Mas e os casos de fraudes? Em alguns casos, as soluções contam com ferramentas que permitem um maior controle.

Por exemplo, o GPS pode indicar se o colaborador saiu de casa durante o trabalho.

Mas é preciso tomar cuidado, já que o limiar entre o controle e o direito à privacidade é bem tênue, podendo gerar processos trabalhistas.

Essas soluções também podem trabalhar com outros mecanismos de identificação, como reconhecimento facial ou impressão digital, sendo assim uma forma de reconhecer o colaborador e validar o registro do ponto.

As empresas precisam se adequar ao novo cenário, principalmente pelas mudanças que a pandemia do coronavírus está causando.

Por exemplo, o home office será, provavelmente, cada vez mais adotado, de modo que é fundamental que o RH se adapte a isso também.

A Convenia, por exemplo, é uma solução que permite uma geração segura de espelho de ponto, de modo que os funcionários consigam identificar com antecedência os dias que precisam ser revisados e fazer as alterações necessárias.

Além disso, a própria plataforma faz o cálculo de horas extras antes de fechar a folha de pagamento, facilitando e digitalizando o RH até mesmo remotamente.

Por Marcelo Furtado, CEO da Convenia