A ausência de um planejamento ou uma simples gestão do negócio, pode fazer com que a empresa subestime o custo, cobrando valores que não condizem com a realidade, podendo prejudicar margens de lucro, volume de vendas ou o andamento geral do negócio.

Relacionamos sete passos para uma melhor gestão dos custos:

1 – Faça um planejamento tributário

Ao conhecer todos os tributos que incidem sobre a atividade e ter um controle intenso sobre o fluxo de caixa e o balanço financeiro da empresa, é possível pensar em estratégias lícitas para a redução dos impostos.

Com ele, através de simulação de contas tributárias em outros enquadramentos, você consegue reduzir o número de erros procedimentais, evitar o pagamento de multas e, até mesmo, diminuir o risco de ações judiciais ou de processos administrativos.

2 – Tenha um controle eficiente no recolhimento dos Impostos

Já que o pagamento de imposto é algo inevitável, adotar medidas de controle é necessário para um correto recolhimento fiscal e assim evitar possíveis autuações.

O Plano Anual de Fiscalização nos mostra a importância deste acompanhamento, além de mostrar os passos que estão sendo dados para o aumento da arrecadação, e que já chegou um 35% do PIB.

3- Erros nos cálculos dos impostos

Erros na apuração são bastante comuns dentro da empresa, e isso, pode ocorrer pelo acúmulo de tarefas no dia a dia, processo humano, parâmetros sistêmicos, entre diversos outros motivos. Isto pode ocasionar:

• recolhimento de tributos a maior;
• recolhimento de impostos menor que o exigido;
• Pagamentos errados;
• Revisão no cálculo dos custos;
• Retificações de obrigações

4- Informações corretas na base de dados

Por definição, compõe o Custo todos os investimentos feitos para o exercício de sua atividade. Sendo assim temos: insumos, energia elétrica, transporte, mão de obra, equipamentos etc.
Essas informações fazem parte das obrigações SPED que são entregues todo mês, e desta relação, várias análises podem ser feitas para identificar se uma empresa está em compliance.
A informação incorreta de um insumo no SPED pode impactar desde o crédito (através do código NCM), Bloco K (através do tipo de item), entre outras exposições;

5 – Não considerar perdas no estoque

Não ter o controle da movimentação de estoque pode ser um erro fatal! Os produtos armazenados devem sempre ser contabilizados e a depreciação deve ser considerada na formação dos preços de venda e os resultados da empresa.

A gestão do estoque, principalmente nas operações circulares, tais como remessa para industrialização, entre outras, é fundamental para a gestão de custos de qualidade, pois elas se relacionam.

6 – Erros na emissão de notas fiscais

O aumento considerável na emissão de notas fiscais, além da ampliação da área de atuação que o comércio eletrônico possibilita, faz com que as empresas necessitem de um cuidado especial com as notas emitidas.

Contar com uma auditoria online no momento da emissão da nota fiscal, diminui as chances de que alguma dessas informações contenha erros, e o que refletiria em seus lançamentos contábeis.

Ter o controle em toda essa cadeia de informações, desde a emissão de notas fiscais e os SPED passa a ser vital para a empresa.

7 – Fique atento aos benefícios fiscais

Apresentar para um Controller a possiblidade de isenção ou redução de impostos, é marcar um gol na certa!

Entretanto temos que tomar cuidado também com o gol contra, sendo assim, verifique a possibilidade de adesão ao programa, pois eles sempre são direcionados a empresas enquadradas em regimes específicos de tributação.

Essa é uma economia real e que pode trazer um diferencial competitivo para o seu negócio.

Fonte: ASIS Sistemas

Erros nos cálculos

São muitos percentuais que incidem sobre a remuneração dos profissionais. Taxas de imposto de renda, benefícios, contribuição sindical, INSS, faltas, horas extras e adicionais são apenas alguns dos fatores que são considerados para você definir o salário do colaborador. É comum que no momento de cálculo da folha algum número saia errado ou a faixa de desconto selecionada não seja a que condiz com a situação do trabalhador. Isso ocorre principalmente nos casos em que a empresa faz o cálculo manualmente ou por meio de planilha.

Categoria e enquadramento incorretos

Para cada categoria de trabalho (como indústria, comércio) há uma convenção coletiva diferente, ou seja, normas que são únicas para cada caso. Se o preenchimento deste campo não é realizado corretamente, toda a folha de pagamento já fica comprometida, pois as normas observadas vão ser as de uma condição que não corresponde à do trabalhador. Além disso, é importante colocar o colaborador no enquadramento adequado. No caso, ele pode ser um assalariado, uma pessoa jurídica, um freelancer, dependendo do acordo realizado. Falhas nesse enquadramento podem ser tão prejudiciais quanto as de categorias, já que as regras variam com cada situação. Por isso, tenha atenção a esses detalhes!

Não acompanhar as mudanças na empresa

Um erro muito comum cometido pelo setor de RH é o não acompanhamento da mudança de situação dos trabalhadores. Muitas vezes, o profissional já se desligou da empresa e acaba recebendo uma remuneração indevida em sua conta. Pode ocorrer também o recebimento de benefícios como vale-transporte e vale-alimentação no caso de afastamento, férias ou licenças. Outra situação recorrente é quando o colaborador é promovido, mas recebe a remuneração anterior ou quando há um reajuste salarial e o departamento pessoal esquece de atualizar os dados. Esses processos podem ser corrigidos, mas a custo de muito trabalho e desgaste, tanto para o empregado quanto para a empresa.

Falhas na previsão dos custos

Muitas empresas controlam bem a folha de pagamento ao longo dos meses, mas não se preparam para o décimo terceiro. Isso mostra uma grande deficiência no planejamento financeiro e pode gerar uma situação complicada. Afinal, é muito dispendioso ter que recorrer a empréstimos para pagar a remuneração de fim de ano dos contratados. Nessas situações, os juros são muito elevados, o que pode prejudicar as finanças do seu negócio. Em qualquer porte empresarial, é importante ter uma previsão de gastos para você não ter dificuldades com a gratificação de Natal. Até mesmo porque este tipo de falha pode prejudicar também a imagem da sua empresa.

Centralizar os dados em um só computador e em um só profissional

Deixar todos os dados da folha de pagamento em apenas um computador pode oferecer um risco muito alto para o seu empreendimento. Se a máquina tiver algum defeito ou for invadida por vírus, todos os registros podem ser perdidos. Para evitar esse tipo de problema, é fundamental fazer cópias e backups dos arquivos. Outro grande risco é ter um profissional expert em contracheque e todos os outros membros do RH não conhecerem devidamente os processos da folha. Se esse colaborador faltar ou se desligar da empresa, como os outros vão continuar? Por isso, é importante que no departamento pessoal um número maior de pessoas esteja habilitado a lidar com este documento. Para isso, é fundamental ter uma cultura de compartilhamento de conhecimentos.

Não acompanhar mudanças fiscais e legislativas

Não só a situação dos colaboradores muda constantemente. A legislação trabalhista e fiscal está sempre sofrendo alterações. Muitos gestores de RH podem cometer erros por seguirem normas que já foram revisadas e atualizadas. Isso pode gerar diversos problemas, como causas trabalhistas e o pagamento de multas. Os profissionais dos Recursos Humanos precisam se manter atualizados sobre a situação fiscal do país e também sobre as normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) para evitar dificuldades nesta área. Assim, sua empresa não tem que arcar com sanções.