Instituída pela Resolução CGSN 94, de 29/11/2011, que só começou a valer em 2012, a DEFIS é uma obrigação acessória de empresas optantes pelo Simples, que serve para informar à receita federal dados econômicos e fiscais desses negócios. Saber o que é DEFIS é essencial para empreendedores de pequeno e médio porte.

DEFIS é a sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, que, na prática, é uma declaração simplificada que precisa ser entregue até o último dia do mês de março do ano-calendário em questão.

Você certamente já ouviu ou pesquisou sobre esse documento, pois trata-se de uma obrigação de todas as pequenas empresas do Brasil. Neste artigo, vamos explicar melhor para que serve o DEFIS e como utilizá-lo em nossos sistemas.

O que é DEFIS e qual sua função?

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) nada mais é do que um registro de informações entregue ao Fisco. Esse procedimento deve ser realizado pelas Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) que atuam sob o regime de tributação chamado de Simples Nacional.

Essa obrigação surgiu a partir do ano de 2012, com a vigência da Resolução 94/2011 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN). Ela se aplica a todas as empresas que operam sobre o Simples, mesmo que estejam inativas — ou seja, não obtiveram faturamento ou mudanças estruturais.

Sua função é informar à Receita Federal do Brasil sobre os dados econômicos e a regularidade fiscal de uma companhia optante por esse regime de tributação, como também aquelas que estiveram enquadradas no mesmo regime no período abrangido pela declaração.

A norma impõe que as organizações em questão devem entregar o DEFIS pelo aplicativo chamado Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D) , que está disponível no domínio oficial da Receita.

Mesmo empresas que saíram do regime no ano-calendário referente ao período da declaração ainda precisam realizá-la, de acordo com o período em que a empresa era do Simples Nacional.

O que é o Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime facultativo criado com o objetivo de facilitar e reduzir o recolhimento de tributos de MEs, EPPs e Microempreendedores Individuais (MEIs). Ele foi criado pela Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, e abrange a participação de todos os entes federados (União, Estados, Distrito Federal e Municípios).

O Simples unifica vários tributos e obrigações em uma única via, chamada de Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). O montante de alíquotas dos tributos variam entre 4% e 33% sobre a receita bruta e depende da atividade principal da empresa e quanto arrecada anualmente.

Para participar do regime, a receita bruta da companhia deve ser igual ou inferior a R$ 4.8 milhões anualmente (valores atualizados de 2018), cumprir outros requisitos previstos na lei e formalizar o pedido de opção pelo Simples.

É importante saber que os MEIs não devem enviar o DEFIS, mas sim outro documento chamado Declaração Anual do Simples nacional (DASN-MEI). O DEFIS é uma declaração exclusiva de empresas que optam pelo Simples Nacional.

Quais informações devem ser apresentadas no DEFIS?

Há um grande número de informações que o DEFIS deve conter, mas todas dizem respeito à situação econômica da empresa. Confira quais são elas a seguir:

• ganhos financeiros da empresa;
• número de colaboradores no início e no final do período que diz respeito a DEFIS;
• saldo em caixa e em banco no início e no final do período;
• total de gastos do período, incluindo as despesas operacionais (aquelas necessárias à manutenção da empresa), não operacionais (transações distintas da atividade da empresa), custos, salários etc;
• total de aquisições, transferências e saída de mercadorias;
• estoque inicial e final do período abrangido pela declaração;
• doação para campanhas eleitorais.

Além disso, é necessário constar a identificação dos sócios e os seus respectivos rendimentos, incluindo:

• nome e CPF de cada um deles;
• dividendos (rendimentos da empresa pagos ao sócio);
• pró-labore (rendimentos do sócio que também trabalha na empresa);
• porcentagem pertencente a cada sócio registrado até o último dia do período;
• imposto de renda retido na fonte dos rendimentos pagos ao sócio.

Outros dados ligados às finanças da empresa e que dizem respeito à atuação da empresa também devem ser declarados. São eles:

• autos de infração pagos ou com decisão administrativa;
• alteração do endereço da empresa, se tiver ocorrido mudanças;
• informações sobre prestação de serviços de transporte de carga interestadual;
• prestação de serviços de comunicação.

Como realizar o preenchimento da DEFIS?

Para preencher a DEFIS no portal da receita ou em um software contábil externo, é importante reunir todas as informações listadas no tópico anterior. Vale destacar que qualquer erro no preenchimento pode ser corrigido com uma declaração retificadora, que é enviada sem nenhum custo extra ou punição.

Entre os cuidados mais importantes na DEFIS estão os dados sobre rendimentos dos sócios da empresa, que devem ser separado do pró-labore. Os lucros do negócio são isentos de impostos no Brasil, portanto esse é um ponto muito importante da declaração.

O formulário é relativamente simples de ser preenchido e, em uma empresa bem organizada, com inteligência contábil e softwares adequados para gerenciamento financeiro, é algo simples e rápido de ser feito.

A DEFIS foi criada para facilitar a vida dos empreendedores de porte menor e é uma obrigação bem mais simples do que as que precisam ser cumpridas pelas empresas que operam nos regimes de Lucro Real e Lucro Presumido.

Como a DEFIS substitui a declaração de imposto de renda tradicional, ela conta com diversos campos relacionados à receita e volume de dinheiro movimentado pela pessoa jurídica. Outro ponto de atenção deve ser em relação aos limites de receita da empresa: se ultrapassarem o teto do Simples, a empresa precisará mudar de regime para o Lucro Presumido ou Lucro Real.

Qual o prazo de entrega da declaração?

Conforme previsto na Resolução 94/2011 da CGSN, o prazo para envio da PGDAS-D é até o dia 31 de março do ano seguinte ao de ocorrência dos fatos geradores dos tributos do Simples Nacional, sendo esse prazo antecipado caso não seja dia útil nessa data.

Isso significa que os dados informados na DEFIS são referentes ao ano-calendário anterior ao do exercício fiscal (período entre a elaboração das demonstrações contábeis), ou seja, em 2019 deve ser gerada a declaração de 2018.

Vale a pena destacar que esse é o prazo máximo: é sempre recomendável se antecipar e entregar o documento o mais cedo possível para evitar qualquer tipo de imprevisto que possa comprometer o cumprimento dessa responsabilidade.

Na hipótese de a empresa ter sido incorporada, cindida, extinta ou fundida com outra, o documento deve ser entregue no último dia do mês de junho se o evento ocorreu no primeiro quadrimestre do ano — nas demais datas, deverá ser no mês depois do evento.

Há multas pelo descumprimento dessa obrigação?

Não há previsão de multa pelo atraso na entrega do DEFIS. Entretanto, o envio da declaração do ano atual fica condicionado à entrega do documento do ano anterior. Por exemplo: para realizar a apuração do ano de 2019, a companhia deve transmitir o DEFIS do ano de 2018.

Também é importante destacar que, com o atraso da DEFIS, a empresa não consegue emitir a guia do Simples, a DAS, que deve ser paga todos os meses. A DAS, por sua vez, gera multas e juros se não for paga em dia. Deixar de pagar a DAS é algo que pode ser muito problemático para as empresas do Simples. Por isso, é recomendável não atrasar nenhum dia na entrega desse documento e, de preferência, fazê-lo com o máximo de antecedência para evitar contratempos na data limite.

Tenha em mente, então, que é importante se manter em dia com as obrigações fiscais para evitar problemas com a receita e até mesmo dificuldades na hora de obter crédito e realizar outras ações que demandem a regularização do negócio.

Como realizar a entrega da DEFIS pelo nosso sistema?

Pensando em otimizar as rotinas do seu escritório, disponibilizamos a geração da DEFIS dentro do nosso sistema. Veja o que é preciso e deixe que façamos o restante!

1. acesse o menu de movimentos — obrigações federais — do Simples Nacional para que seja exibida a tela;
2. selecione a opção da DEFIS e siga os passos necessários para gerar as informações. Lembre-se que nessa mesma tela é possível também fazer a geração do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

Realizar o procedimento por meio do sistema indicado acima é mais fácil do que utilizar aquele disponível no portal da Receita Federal, que inclui inúmeras etapas e burocracias a serem seguidos. Ao simplificar esse processo, a equipe de contabilidade consegue otimizar o seu trabalho e reduzir as probabilidades de erro nessa obrigação, evitando prejuízos consideráveis para o negócio.

Agora que você já sabe o que é DEFIS, o que ele deve conter, quais são seus prazos e como proceder com essa declaração tão importante, que tal ajudar seus amigos empresários a se manterem regularizados perante os órgãos fiscalizadores do Brasil? Basta compartilhar este artigo nas suas redes sociais!