A gestão de contratos é algo essencial para qualquer negócio. E, à medida que mais empresas começam a entender o valor do gerenciamento desses processos, as soluções para eficiência e automação estão se tornando mais procuradas do que nunca.

Contratos (acordos contratuais) são os acordos formais finalizados entre empresas, necessários para a proteção legal entre as partes. 

Seu papel é ditar as respectivas funções entre uma empresa e seus fornecedores, parceiros, clientes e funcionários. 

A princípio, a gestão dos contratos envolve um processo de supervisão de todas as etapas deste acordo, desde a criação até a assinatura ou a rescisão do contrato. Esse processo representa um desafio crescente à medida que a empresa amadurece nos negócios.

O que é gestão de contratos?

Antes de explicarmos o que é a gestão desses acordos, vamos entender o ciclo de vida do contrato.

Iniciação

A necessidade de um contrato surge quando uma empresa se propõe a entrar em um relacionamento comercial com um fornecedor, parceiro, cliente ou funcionário.

Negociação

A empresa e as partes interessadas se reúnem para decidir como fazer um acordo mutuamente benéfico.

Geração

É o momento de elaborar o contrato, que pode ser feito a partir de um modelo simples ou um contrato completo criado de forma personalizada. Entretanto, caso um contrato tenha que ser redigido do zero, esse processo normalmente envolve membros de uma equipe jurídica.

Aprovação

Cada parte analisa o contrato e assina seu consentimento legal para se comprometer com seus termos.

Execução

Caso ambas as partes estiverem de acordo, o contrato entra em vigor. Mas caso houver um problema em qualquer um dos lados, vários gatilhos de rescisão, cláusulas de danos e outros efeitos responsáveis ​​podem ocorrer.

Renovação ou rescisão

O contrato pode ser revisto após um determinado tempo. Bem como pode ser renovado, caso seja contínuo, e alterado ou renegociado. Se for projetado para ser uma execução única, o contrato é encerrado com sucesso.

Cada uma das etapas acima no processo da gestão de contratos pode ter vários níveis de envolvimento. Em cada uma das etapas descritas acima, existem métodos para facilitar o ciclo de vida do contrato.

Ou seja, a gestão de contratos nada mais é que o processo desde a criação até a sua execução pela parte escolhida, e até a eventual rescisão do contrato. As principais atividades envolvem a análise de desempenho em relação aos termos do contrato para maximizar o desempenho operacional e financeiro e para identificar e mitigar o risco financeiro e de reputação por meio do não cumprimento dos termos do contrato. Isso inclui a criação, o gerenciamento, o compartilhamento e o arquivamento de contratos de negócios.

Por que a gestão de contratos é tão importante?

Quando duas empresas desejam fazer negócios entre si, um contrato especifica as atividades realizadas por ambas as organizações. Além disso, os contratos afetam a lucratividade do negócio de uma maneira muito grande devido à ênfase nas receitas e despesas.

Entretanto, quando um contrato é mal formulado, uma organização pode perder incontáveis ​​perdas financeiras por um simples detalhe técnico. 

Um gerenciamento de contratos eficaz pode preparar o caminho de novos negócios e contratos para uma maior lucratividade a longo prazo. É uma boa ideia incluir um departamento jurídico ou um advogado nas discussões de gerenciamento de contratos, pois a formulação precisa dos contratos é crucial.

O gerenciamento de contratos também se aplica à gestão de diferentes acordos com freelancers ou funcionários. Pois, ocasionalmente, eles requerem gerenciamento e alterações que ajudam ambas as partes.

Elementos de gestão de contratos de sucesso

Quando uma estratégia de gerenciamento de contratos é implementada com sucesso, as organizações podem esperar ver:

●      Os benefícios de negócios e retornos financeiros esperados estão sendo realizados.

●      O fornecedor é cooperativo e responsivo às necessidades da organização.

●      A organização não encontra disputas contratuais ou surpresas.

●  A entrega dos serviços é satisfatória para ambas as partes.

Embora tradicionalmente seja comum gerenciar os contratos manualmente por meio do armazenamento de pastas e arquivos, hoje já existem serviços automatizados de gestão de contratos. São softwares que podem automatizar inúmeros processos associados à gestão de um contrato, criando assim mais valor para a empresa. O uso de tecnologias para o gerenciamento de contratos pode facilitar o monitoramento de contratos complexos sem depender apenas de papelada. 

Gestor de Contratos

É o profissional que tem por atividade e responsabilidade principais a gestão de contratos. Este profissional deve ter conhecimento pleno e minucioso sobre contratos. Sua responsabilidade é providenciar e assegurar recursos materiais e humanos necessários à realização do estabelecido no contrato. Além disso, o profissional também faz análises do contrato a fim de propor alterações ou melhorias onde necessário ou possível.

Para uma boa gestão é imprescindível planejamento e programação de todas as atividades. Deve-se acompanhar continuamente a realização do contrato para detectar toda e qualquer possível ocorrência, tendência ou possibilidade de desvio ou ganho.

Conclusão

Mais empresas estão percebendo a responsabilidade que se deve ter com os contratos, principalmente para se proteger e garantir bons negócios. Os contratos formam a espinha dorsal de todo relacionamento que uma organização tem com partes interessadas. Portanto, dada sua importância para o desempenho dos negócios, um gerenciamento eficaz desses acordos gera valor de longo prazo para a organização. Também ajuda a estabelecer relacionamentos poderosos com as partes interessadas.

Conteúdo Original Blog Arquivei

Como tratar os contratos em andamento diante da crise econômica do coronavírus?
Todos fomos surpreendidos com o momento atual, mas a situação requer racionalidade, planejamento e, acima de tudo, criatividade. Será necessário ao empresário repensar o seu negócio diante da crise e, também, após ela, fazendo um mapeamento semanal e acompanhando de perto as medidas estabelecidas pelo governo para diminuir os efeitos do Covid-19 na economia.

Mas o que fazer com os contratos em curso? A resposta não é simples.

A lei determina que algumas regras contratuais podem ser negociadas, prorrogadas ou afastadas nas situações de caso fortuito ou força maior. Só que, em alguns contratos há penalidades que são mantidas, mesmo que em caso fortuito ou força maior. 

Algumas questões serão abordadas nestas discussões: E se o contrato for de adesão? E se for entre empresas? A cláusula é abusiva? Há onerosidade excessiva? Aplica-se o princípio da função social dos contratos? 

Ao analisar as decisões judiciais anteriores sobre discussões de descumprimento contratual, de modo geral é difícil o reconhecimento de estado de caso fortuito ou força maior. Além disso, há a recente Lei de Liberdade Econômica, que reforça a validade e o cumprimento dos contratos, e que tem o objetivo de evitar a revisão judicial.

Ocorre que esse momento de crise é atípico, pois não era previsível, já que na atualidade não ocorreu uma paralisação em massa das atividades, por isso é provável que o Judiciário considere as circunstâncias, consolidando entendimentos para interpretação das regras dos contratos em vigor.

Diante da imprevisibilidade do futuro e, também, da insegurança das decisões judiciais nas discussões de revisão de contratos, o mais prudente para o momento é a renegociação com os fornecedores, prestadores de serviços e afins.

Pensando nisso e na fidelização dos clientes e não interrupção das atividades, algumas empresas já estão oferecendo suspensão de mensalidade ou desconto no valor dos seus serviços. Essa ação facilita a negociação e desonera os clientes que, muitas vezes, pensariam em descontinuar o serviço daquela empresa.

Além dessa renegociação com fornecedores e prestadores de serviço, é importante mapear todas as áreas, custos, volume de material e impostos pagos pela empresa como um todo. A partir daí, analisar quais medidas governamentais ou previsões legais são aplicáveis à folha de pagamento, impostos e contratos públicos.

No mais, é momento de focar numa releitura do seu negócio, pois a crise vai passar e sua empresa também precisa continuar! E para isso, algumas perguntas são importantes:

• É possível readequar sua atividade até a crise cessar, oferecendo serviços para o momento atual?
• O que você pode adequar para o momento posterior à crise? 
• Qual é o público que consome o seu negócio e como você pode atingi-lo nessa época?

Repensar e ser criativo são premissas fundamentais para seguir adiante! Pense bem como se manter bem e conte com a MSA Advogados para ajudar nesse momento!

*Andrea Salles é advogada desde 1998. Pós-graduada em Direito Empresarial, Extensão em Direito pela Escola de Magistratura do Estado do Rio de Janeiro – EMERJ, extensão em Docência pela FGV On-line, Mestre e Doutora em Direito pela Universidade Estácio de Sá, Pós-doutoranda em Direito pela Università degli Studi di Messina. Membro Permanente da Comissão de Direito Comercial do Instituto dos Advogados Brasileiros – IAB Nacional e da LSA – Law and Society Association. Ex-Professora Contratada de Direito Empresarial da Graduação da Universidade Federal do Rio de Janeiro – UFRJ, Palestrante da Escola de Magistratura do Estado do Rio de Janeiro – EMERJ. Professora-tutora da Fundação Getúlio Vargas – FGV. Professora-tutora no Mestrado Doing Business in Brazil nas disciplinas Meeting and Debating with Lawyers, Acountants and Businessmen e Legal Reality in Brazil, na The University of Manchester (parceria FGV On-line). Possui Artigos publicados relativos ao Direito Empresarial. Sócia e Gestora do Jurídico da MSA advogados. Atua há vários anos na área empresarial consultiva e contenciosa. E-mail: andreasalles@msaonline.adv.br

Fonte: MSA Advogados