Contabilidade home office: como adaptá-la em sua rotina.
Sabemos que a contabilidade é uma das profissões mais antigas da nossa sociedade. E disso decorre que ela traz em si, ainda, muitas características tradicionalistas da forma de pensar e trabalhar. Apesar das inovações tecnológicas, cada vez mais presentes em nosso dia a dia, há ainda vários contrapontos e contra argumentos vindos dos próprios contadores  que não querem incorporar certas possibilidades e facilidades onlines em suas tarefas.

Isso até então era visto sem grandes críticas, pois entendíamos que esse tipo de escolha dependia apenas da personalidade e inclinação profissional de cada contador. Todavia, chegamos a um ponto em que o serviço home office fez-se imprescindível e urgente. Isso assustou muitos contadores e deixou vários outros perdidos e sem saber direito como agir nesse cenário que foi abrupto e sem meios termos.

Com a necessidade de conter a disseminação do COVID-19, a grande maioria dos contadores está trabalhando de casa e com sua equipe também em home office. Mas para àqueles acostumados a receber seus clientes em suas mesas, pensar juntos nas possibilidades de acertos fiscais, colher pessoalmente as NFes (ou DANFes) e outras documentações necessárias, fica uma grande sensação de medo em perder qualidade dos serviços, ou perder prazos e arquivos necessários.
Pensando nisso, separamos esse artigo para ajudar contadores e equipes contábeis a se organizarem, de forma produtiva e ágil, nessa nova forma de trabalho remoto.

Então se você é um contador ou contadora desses, não se preocupe mais e acompanhe as 5 dicas que separamos abaixo, para você e sua equipe lidarem com sucesso a esse novo cenário de trabalho.

Serviços remotos, uma “velha novidade”.

Todos contadores sabem que os serviços remotos e os auxílios tecnológicos não são novidades e que há bastante tempo vêm sendo usados por escritórios contábeis mais inclinados à adesão online de seus serviços.

Todavia há ainda uma grande parcela de contadores que prezam pelas relações pessoais e presenciais rotineiras com seus clientes. E, principalmente, pela manutenção de tarefas e de procedimentos padrões que exigem presença física (pessoal e/ou material) no ambiente conhecido e acolhedor de seus escritórios.

Essa pluralidade de trabalho era, até alguns dias atrás, cabível e não tão discutida, pois o contexto permitia. Porém, hoje, frente aos fatos recentes, e aos desafios impostos pelo isolamento social exigido para o combate ao COVID-19, se faz necessário que todos contadores pensem e se adaptem ao trabalho Home Office. 

Fatos que dificultam a adaptação do trabalho remoto.

Embora nos últimos anos a transformação digital tenha tomado conta da área contábil, as dificuldades de adaptação a essa forma de trabalho exigiam do profissional o enfrentamento de suas dificuldades pessoais com formatos e ferramentas diferentes.

As dificuldades de adaptação, sabemos, decorrem de diversos fatores, que de forma isolada ou em conjunto dificultam e distanciam a vontade e a possibilidade do profissional em se adaptar às formas de trabalho remotas. Essas explicações são extensas e complexas, mas de modo geral resumem-se em:

• Profissionais que não se atualizaram na mesma velocidade exigida pelo mercado; 
• Dificuldades em adaptar-se à infraestrutura de trabalho necessária para realizar trabalhos a distância; 
• E, até mesmo, dificuldade em entender a natureza dessas possibilidades remotas, devido ao hábito de trabalhar com documentos físicos, e de deslocar-se constantemente para levar/trazer documentos aos órgãos responsáveis.

Além desses, com certeza, há outros problemas gerais e específicos que certamentes estão sendo percebidos somente agora com as dificuldades impostas pelas restrições necessárias para o combate a pandemia existente. 

Possibilidades de adesão ao trabalho remoto

Para o profissional atualizado no mercado, o trabalho Home Office, embora não fosse imprescindível, já era possível ser realizado. Afinal se o contador utilizar ferramentas de acompanhamento e de gestão ele pode ter acesso a todas as funcionalidades da rotina contábil. 

Utilizando apenas um notebook ou computador ou ainda em algumas situações mais restritas até mesmo um tablet ou celular é possível acessar dados, realizar trabalhos e acompanhar todas as necessidades do trabalho, as quais até então só poderia ser realizadas presencialmente.

 Precisamos concordar e respeitar que isso pode ser bem complicado para profissionais mais antigos na área, principalmente, pelo fato de que isso os tiram de suas “zonas de conforto”. E deixemos bem claro, que não há julgamento de valor. Há, profissionais hábeis e muito capacitados com habilidades técnicas e intelectuais respeitáveis, mas que não acompanharam as transformações tecnológicas possíveis à área contábil.

#dica1: Descubra os benefícios que o home office pode trazer.

Como dito acima muitos profissionais ainda são resistentes às atualizações tecnológicas, por não enxergarem as vantagens que elas podem trazer para a produção rotineira de suas demandas. 

Mas queremos deixar claro que há inúmeros benefícios e que eles podem vir carregados de oportunidades, desde benefícios de ordem financeiras até a gestão de pessoas, tão relevantes atualmente. 

O trabalho Home Office ajuda com a redução de custos por exemplo. Diminuindo os custos com a manutenção dos ambientes comerciais corporativos, além de reduzirem os espaços necessários para o desenvolvimento do trabalho. 

Outro benefício bastante importante é a suavização da relação com os colaboradores. Quando há uma rotina de home office adaptada ao cotidiano do colaborador,  ele deixa de ver a empresa apenas como “provedora de tarefas e de salários”, mas passa a vê-la também como provedora de benefícios e empatia facilitadoras de serviços. Isso aumenta a produtividade da equipe. 

É preciso entender que a visão que a empresa tem das relações humanas é levado em conta pelos colaboradores e essas percepções positivas derivam em diferenciais na produtividade diária do trabalho.

#dica2: Invista em recursos tecnológicos.

Todas as profissões que visam atualizar seus métodos e acompanhar a evolução do mercado de trabalho necessitam de soluções tecnológicas adequadas.  Como computadores e notebooks eficientes e ferramentas devidamente atualizadas para acompanhar a rapidez da produção, afinal, eficiência é tudo o que um bom gestor quer para o seu processo não é mesmo? 

Com isso chegamos ao ponto principal desse processo. Já que o trabalho terá continuidade em casa, ele terá de ser feito pelo menos 90% online, o que nos leva à necessidade de utilizar todas as plataformas que temos ao nosso alcance.

Possuir uma conexão com a internet de qualidade é o primeiro ponto para garantir a eficácia do trabalho, assim como equipamentos suficientes para acompanhar e desenvolver os trabalhos necessários para o bom desenvolvimento da produção. O investimento é super válido nesse sentido. 

Vale lembrar também que o Home Office interfere diretamente na relação com os clientes. A necessidade de manter-se próximo ao cliente exige a adequação das formas como esse contato é realizado ou mantido. Recebê-los em sua casa não soa profissional, não transmite a confiança desejada e em face da quarentena é uma hipótese a ser desconsiderada, portanto, as reuniões por videochamada são muito bem-vindas nesse caso. Facilitam a comunicação, diminui custos e desburocratiza o processo da reunião presencial sem perder a credibilidade e confiabilidade do serviço que entregam, além de ser mais recomendável que uma simples ligação, uma vez que, o vídeo gera empatia e uma maior sensação de atenção com o cliente.

Algumas plataformas que facilitam essas reuniões são o Google Hangouts/Meet, Skype, Zoom e até mesmo o Whatsapp, que inclusive se disponibiliza na função Business para empresas e escritórios que queiram profissionalizar melhor os seus contatos, separando os números pessoais dos profissionais. 

#dica3: Divulgue

A divulgação pode ser a chave que você precisa para obter novos clientes e manter o trabalho em um bom percurso produtivo. Use e abuse, com profissionalismo, das mídias sociais. Elas podem e devem ser parceiras de nossos trabalhos, mas é preciso ter muito cuidado para não confundir com a vida pessoal.

Procure desenvolver soluções que ajudem seus potenciais clientes. Mais do que ajudar, compartilhar conteúdo relevante gera admiração e consequentemente ajuda a divulgar seu trabalho.

Recolher feedback dos seus clientes atuais também é uma ótima maneira de divulgação, assim você pode divulgar seus serviços baseados neles próprios e na opinião de quem mais lhe interessa. Isso lhe trará mais clientes e mais trabalho, criando um círculo virtuoso, contínuo e com excelente produtividade.

#dica 4: Forneça um bom atendimento

Sua comunicação com os clientes tende a ser o seu forte meio de prestação de serviços, portanto, faça com motivação e simpatia, sempre. Como já descrito nas dicas acima, se possível utilize as ferramentas para reunião online com vídeo, visto que elas geram empatia com os clientes. 

Esse destaque além de te deixar à frente de outros profissionais, te capacita para qualquer situação adversa que possa surgir (e, sabemos, elas sempre existirão), mas uma conversa com mais empatia aproxima relações e facilita a resolução de problemas. Uma boa conversa, explicativa e dinâmica é sempre um bom caminho para manter relações comerciais, conseguir novos clientes e manter os atuais satisfeitos com a sua disposição.

#dica 5: Tenha disciplina

Mesmo usando do conforto que a nossa casa pode nos dar, devemos deixar claro para nós mesmos que a rotina de trabalho não muda. É preciso estabelecer uma rotina viável para o bom desenvolvimento do trabalho durante uma carga horária que deve ser previamente estabelecida e que é de muita importância respeitá-la. 

Escolher um ambiente para exercer a função do trabalho de maneira rotineira também é essencial, afinal, ficar uma hora do dia em cada cômodo da casa vai distrair a sua mente e atrapalhar os objetivos da produção. Crie um ambiente leve, observe se todos os equipamentos e ferramentas utilizadas para o bom desenvolvimento do trabalho estão disponíveis e funcionam perfeitamente no ambiente escolhido, prefira ambientes iluminados, que incentivem o trabalho, e não deixe de manter o local organizado, assim a produção irá ocorrer de forma gradativa e sem interrupções.

O trabalho em casa, quando desenvolvido com responsabilidade tende a ser mais efetivo do que o trabalho em ambiente corporativo, no entanto essa efetividade depende diretamente da determinação de cada profissional e do interesse em gerar e entregar resultados. Estabelecer metas e cumpri-las é a melhor maneira de demonstrar responsabilidade e comprometimento com o trabalho, discipline-se e siga sua rotina diária, assim a produção terá sua devida continuidade e as distrações não te afetarão. 

Contabilidade Home Office é possível

A contabilidade é uma área bastante pertinente, e possível sim, de ser adaptada ao modelo de trabalho Home Office. Utilizando as ferramentas corretas e mantendo a disciplina é possível seguir os trabalhos de maneira efetiva e até aumentá-los. 

Seja você um empregador ou um colaborador, pensar sobre as cinco dicas colocadas aqui, te ajudará a ponderar e refletir sobre os melhores caminhos, para você, a ser seguido e que te ajudará em produtividade.

Afinal, a decisão final cabe somente a você. A forma está, temporariamente posta (e imposta), mas com racionalidade e reflexão sobre o processo você poderá determinar para si mesmo quais são os seus reais objetivos e quais os fluxo de trabalho satisfatórios para sua rotina. 

Passado esse ciclo de isolamento social, teremos aprendido como tirar proveito dos recursos online e, certamente, poderemos observar bons exemplos e bons números nos resultados desses períodos com trabalho sendo desenvolvido a distância. 

Conteúdo Original Blog Arquivei