Como já falamos no artigo o “Papel do Contador na Indústria 4.0“, a tecnologia já é uma realidade e todos os profissionais devem se adequar às novas mudanças do novo cenário. Mas para o contador se aproximar dessa nova realidade em sua carreira ainda é complicado, uma vez que a sua base de estudos é bastante tradicional, fazendo com que seus hábitos não sejam fáceis de serem transformados.

 Muitos profissionais se acostumaram com a maneira automática das atividades (até porque, convenhamos, a natureza delas é repetitiva). Isso fez com os muito contadores tenham comportamentos que não mudam e que ficam na margem do conforto, fora das ações de risco. Mas é essencial mudar e se adaptar, por isso, neste texto daremos dicas para você ser um contador digital e aperfeiçoar, ainda mais, sua carreira neste novo ambiente.

Perceba o comportamento dos seus clientes

Para que seja fácil compreender a transição da contabilidade tradicional à contabilidade digital, temos que seguir a primeira dica: perceber o comportamento do cliente.

 Hoje em dia, os clientes estão familiarizados com as soluções e recursos tecnológicos, portanto, é natural que eles queiram que todos os serviços oferecidos tenham as mesmas vantagens proporcionadas pelas novidades tecnológicas.

 Só para elucidar, trago alguns hábitos que mudaram recentemente, em decorrência dos avanços da informatização e principalmente pelo uso de aplicativos de celulares:

• Serviços de táxi e transporte substituídos por serviços oferecidos por aplicativos de mobilidade e de carona compartilhada;

• Serviços de televisão e canais por assinaturas substituídos por serviços de streaming de vídeo;

• Serviços de telefonia substituídos por serviços de troca de mensagens;
• Serviços de educação substituídos por serviços de educação à distância.

 O contador não está em um mundo diferente, ou seja, temos que nos atualizar também. Precisamos atualizar nossos conhecimentos tecnológicos para desenvolver aptidão com os avançados sistemas e equipamentos e conseguir usá-los no dia a dia, principalmente como aliado na hora de resolver problemas.

 Além disso, adotar o uso de gadgets (dispositivos eletrônicos portáteis) proporcionará grandes vantagens competitivas aos contadores e às empresas de contabilidade que estiverem migrando para a contabilidade digital.

Seja obcecado pelo seu cliente

 Jamie Notter, autor e consultor estadunidense de negócios com foco em construção de culturas, escreveu um livro chamado When Millennials Take Over, no qual ele afirma que é fundamental tornar-se obcecado pelo cliente. Para tanto, ele ensina quatros aspectos fundamentais que devemos ter na hora de conversar e negociar com nossos clientes:  

1. Clareza

A clareza (comunicação assertiva) é ser um ótimo comunicador e não deve ser somente habilidade ou competência do orador ou de alguém que trabalha exclusivamente com a comunicação.

Para atender bem os clientes é necessário ser uma pessoa assertiva. O bom comunicador transmite segurança e confiança ao seu cliente, tirando suas dúvidas sempre de maneira clara, direta e concisa.

Porém, sabemos que se comunicar dessa maneira pode não ser fácil, uma vez que muitas vezes temos bloqueio e medo de nos expressarmos em público. Por isso, é necessário que haja dedicação nesse desenvolvimento, visando o aperfeiçoamento profissional e pessoal.

2. Fluidez

A Fluidez na execução dos processos ocorre quando as rotinas são executadas com dinamismo e agilidade, garantindo a qualidade nos serviços.

O desenvolvimento de padronização e da automação é fundamental para que se alcance a fluidez nos processos, oferecendo menores riscos de falhas na execução das tarefas. Esses exercícios oferecem otimização dos fluxos de trabalho e melhores controles no dia a dia.

3. Rapidez

A Rapidez na execução dos trabalhos gera maior produtividade. Sendo que podemos entender como produtividade a taxa de produção de uma pessoa, isto é, a soma de trabalho rentável que ela faz no menor intervalo de tempo.

Atualmente a automação das atividades tem como principal aliado o aumento de produtividade. Nos departamentos de contabilidade, ela é alcançada com a utilização de softwares modernos, como por exemplo:

• A consulta e armazenagem de documentos digitais;

• A integração de informações;

• A integração online entre escritório e empresa;

• A automação dos processos manuais;

• A mobilidade e visão compartilhada;

• O uso de certificado digital;

• As ferramentas de relacionamento e comunicação com o cliente;

• O marketing digital;
• A segurança da informação;

 4. Digital

Ser digital não é somente usar tecnologia, é acima de tudo possuir uma cultura e uma mentalidade direcionada para a era da informação e da tecnologia. Neste momento, em que as organizações estão se transformando em digitais, elas precisam de material humano adaptado a esse modelo. Por isso para ser um contador digital é necessário aderir ao:

• Uso de equipamentos eletrônicos.

• Uso de ferramentas digitais como redes sociais e comunicadores;
• Uso de ferramentas de marketing digital como automação de Marketing, e-mail marketing, landing page, marketing de conteúdo, SEO, análises e monitoramento de redes sociais.

 Aplicar esses princípios ao nosso cotidiano de trabalho ajudará a compreender como nos tornarmos profissionais atualizados e atentos às mudanças.

Além disso fará com que nós, contadores, conheçamos os hábitos dos nossos clientes e consumidores, podendo então entender o que eles querem e assim conseguir atendê-los de acordo com a necessidade de cada um, colocadas no momento.

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Sabemos e vivemos, portanto, em um mundo permeado por mudanças tecnológicas que por sua vez influenciam, e influenciarão ainda mais, a área da contabilidade. Transformando o cotidiano do contador, que precisará adequar-se e enfrentar os novos desafios da atuação contábil na era da informação. 

Da calculadora de bobina às escriturações eletrônicas

Nos últimos anos a contabilidade sofreu uma aceleração em relação às mudanças que não afetaram somente leis e normas, mas principalmente práticas ligadas a mudanças no cotidiano e à forma de se fazer a contabilidade. Essas transformações começaram a partir do momento em que os computadores ocuparam o lugar das máquinas de datilografia e calculadoras de bobinas das mesas dos contadores. 

A evolução tecnológica possibilitou que entregássemos informações muito mais detalhadas e em tempo hábil por meio de relatórios padronizados impressos em layout e formatação adequada, auxiliando na administração das empresas e nas tomadas de decisões gerenciais. 

Além disso, a massificação dos computadores de uso pessoal intensificou a utilização de sistemas próprios para os escritórios como o ERPs ou os sistemas integrados. Refletindo em ações atuais em que são adotados a escrituração e a transmissão eletrônica de informações pelo governo para a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e o eSocial. (valendo lembrar que, estes últimos marcam o início da contabilidade digital). 

O que é a contabilidade digital?

A contabilidade digital, também conhecida pelos nomes de contabilidade virtual ou contabilidade 2.0, se caracteriza por uma maneira de fazer contabilidade com o auxílio de ferramentas e de recursos tecnológicos. Deste modo, toda comunicação, transmissão, recepção, autenticação, validação e armazenamento dos livros contábeis se tornaram eletrônicos, transformando completamente a forma que a contabilidade era elaborada pelos profissionais da sua área. 

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Além disso, as mudanças na área colaboraram para a integração dos fiscos, Receita Federal, postos fiscais e Previdência, padronizando as obrigações acessórias para uma melhora na eficiência dos processos fiscais e de controle, promovendo ainda mais a desburocratização por meio da eliminação de redundância nas declarações e consequentes ganhos e benefícios para as empresas.

Sua base digital atualmente é o SPED, constituindo-se também pela Escrituração Fiscal Digital (EFD), Escrituração Contábil Digital (ECD), Nota Fiscal Eletrônica (NFe), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), Escrituração Contábil Fiscal (ECF), eSocial e EFD-Contribuições.

Os benefícios da contabilidade digital

Com a aplicação dos recursos tecnológicos aos escritórios de contabilidade e departamentos contábeis, muitos hábitos tradicionais ou maneiras de se fazer as operações deixarão de existir e outras ferramentas e práticas passarão a ser adotadas.

Pilhas de papéis impressos

•  Dispensa de impressão de documentos para a conferência e digitação, os quais passam a ser acessados digitalmente e armazenados em mídias ou nas nuvens, gerando redução de custos em relação à aquisição de papel, tonners e armazenamento em espaços físicos, além de diminuição do impacto ambiental.

Horas digitando

• A redução de processos de digitação devido à integração dos arquivos das notas fiscais em arquivos XML com o sistema do escritório;
• O fim da necessidade de digitação dos lançamentos contábeis devido à possibilidade de integração entre o sistema do escritório e do cliente.

Horas de trabalho

• A redução do tempo de entrega e a apresentação dos relatórios e demonstrativos pela possibilidade de acesso em tempo real às informações, promovendo assim a conveniência para clientes e contadores na visualização de documentos a partir de qualquer lugar que se ofereça um ponto de acesso à internet;
• A economia gerada pela redução burocrática;
• O atendimento e a comunicação entre cliente e prestador de serviços poderão ser feitos remotamente, acabando com a limitação em relação às distâncias;
• A conciliação bancária por meio de digitação dos extratos bancários deixará de existir devido à integração dos arquivos bancários com o sistema contábil.

Ganho em produtividade

• A possibilidade de aumento do portfólio de serviços;
• A melhor organização e gestão do tempo;
• O contador poderá agir de forma proativa como um consultor devido à agilidade dos processos, colaborando para um melhor desempenho da empresa cliente.

Aumento da eficiência e valor do trabalho

• A integração e a visualização dos dados em tempo real por todas as partes o que gera transparência.
• Possibilidade de redução do valor dos honorários, tornando-os mais competitivos.
• Agregação de valor aos serviços.
• Alto nível de atendimento.

Impacto da contabilidade digital para o contador

Como vimos, as evoluções tecnológicas trouxeram vários benefícios para a área contábil. Porém, seu uso não é simples e nem sempre fácil de fazer. Ter estratégias, criar planejamento e adequar-se às operações contábeis com o suporte da internet, exige que quase sempre tenhamos à disposição conhecimentos atualizados e padrões no mercado.

As principais mudanças que a internet provocou no mercado nos últimos anos estão: na modificação das estruturais das empresas; nos novos processos e contratos com clientes; nas tomadas de decisões dos contadores; nas escolhas de estratégias eficazes e rápidas no cotidiano; na organização e no clima do ambiente, como também os hábitos dos contadores; e, especialmente, na segurança digital dos dados dos nossos clientes.

Por isso, separamos dicas de como usar a internet a favor do nosso trabalho e mostraremos como o auxílio das tecnologias mudou a nossa rotina. 

A contabilidade com o auxílio das tecnologias

Os aspectos estruturais

Os escritórios estão fazendo uso dos softwares e ferramentas de gestão integrada (ERPs contábeis), computação em nuvem, gestão de processos, integração com os softwares de gestão da empresa do cliente, softwares e plataformas de gestão de documentos fiscais para consulta, download e armazenamento de NFes, CTes e outros documentos via XML, DANFe. Expansão do uso de aplicativos de celulares, servidores, comunicação remota com o cliente através de videoconferências, marketing digital, etc.

Os aspectos dos processos

Os processos contábeis, fiscais, de RH e de apoio sofreram grandes impactos positivos, estendendo as possibilidades de automação de diversas tarefas, como o acesso eletrônico as notas fiscais e a integração automática pelos sistemas, a integração eletrônica dos extratos bancários via arquivos (.ofx), a entrega das guias por e-mail, a eliminação de papel, reduzindo consideravelmente o volume de armazenagem de documentos e melhorando o gerenciamento e acesso.

O planejamento e estratégias

Com o aumento da eficácia e eficiência produtiva, os escritórios estão conseguindo investir tempo em planejamento e elaboração de estratégias para seus negócios, algo que até pouco tempo era impossível de se fazer devido à necessidade de atuação de seus gestores nas tarefas operacionais. Com essa mudança de foco por parte da administração, muitas organizações estão tendo saltos de crescimento excepcionais em curtos espaços de tempo, pois o empreendedor contábil não precisa mais se ocupar com atividades somente burocráticas, que agora podem ser realizadas mais rapidamente pelos sistemas de computadores.

A cultura

Com essas mudanças, as pessoas que atuam nas organizações contábeis estão se adaptando ao uso de ferramentas tecnológicas, e se aproximando ainda mais dos clientes devido à demanda por serviços com maior customização. As entregas estão sendo feitas online, via e-mail e os contadores estão podendo participar de forma compartilhada da gestão das empresas de seus clientes, atuando como consultores em processos de formação de preços, análises financeiras e de desempenho, planejamento tributário, controles e projeções de orçamentos, entre outros.

Os hábitos de trabalho

O principal desafio é mudar os paradigmas, pois a maioria dos profissionais que já estão atuando há algum tempo, tendem a manter hábitos associados à contabilidade tradicional, ou seja, padrões e modelos, sendo comum preferirem técnicas e ferramentas mais convencionais, afinal eles não são profissionais da área de T.I., e as novidades na área contábil não são tão corriqueiras. Normalmente as atualizações estão associadas à área fiscal, às leis e obrigações e não aos mecanismos e meios.

As necessidades da nova geração de consumidores

A evolução tecnológica afetou toda a cadeia, por isso é importante que haja atenção à demanda do cliente, muitos deles estão utilizando meios diferentes de vendas como a venda online (e-commerce), e necessitam de outras maneiras de atendimento para suas demandas. Por isso, é preciso estar atento ao novo perfil do consumidor, à adaptação aos seus sistemas e à prospecção de novos clientes.

A necessidade de segurança digital

Com o uso intenso das tecnologias e dos meios digitais, houve uma crescente necessidade para o aumento na segurança das informações devido ao risco de roubo ou perda. É necessário se proteger de acidentes, da ação de criminosos e até mesmo da ação do tempo, para que a segurança das informações e a integridade dos dados de seus clientes sejam preservados.

As principais ferramentas de proteção são os programas antivírus, firewalls, sistemas de criptografia de dados, servidores dedicados à segurança, entre outros, sem ignorar a necessidade de apoio de prestadores de serviços de TI especializados na área de segurança da informação.

Conclusão

Após as explicações, o que fica para nós contadores, é que não podemos ignorar os avanços reais da contabilidade. Ao ignorar essa necessidade da adequação à nova maneira de fazer contabilidade, perdemos inúmeros benefícios em relação à qualidade e à produtividade.

Sabemos que o maior desafio é nos adaptarmos para que nos mantenhamos de acordo com as exigências e com os novos padrões de mercado que estão cada vez mais competitivos; além, dos consumidores exigentes e conectados com as novidades. 

Em pouco tempo todo nosso setor contábil deverá corresponder a essa nova realidade, por isso não podemos deixar para depois. Precisamos começar agora nossos trabalhos de mudança para os novos padrões tecnológicos da contabilidade digital.

Conteúdo Original Arquivei

A Contabilidade Digital é um modelo de negócio para empresas de serviços contábeis cujo princípio é substituir a parte manual dos processos de coleta e input das informações por um sistema de gestão, que, além de automatizar a operação financeira dos clientes, gera todo o movimento contábil e fiscal automaticamente para o contador. É um processo que passa a ser executado de forma compartilhada e que aproxima contadores e clientes, potencializando a fidelização e agregando valor no serviço prestado, que passa a ter um novo olhar para o contador.

É um cenário onde todos ganham, sobretudo o cliente do contador, que ao adotar um software de gestão, passa a ter visão global da gestão do seu negócio e as possibilidades de otimização de recursos, decisões de investimento, controle de estoque, etc. Ainda por cima, ele recebe um serviço contábil mais rápido, de maior qualidade e menos sujeito a erros. Para o contador, os benefícios também geram entusiasmo: ganho de produtividade, redução de custos operacionais, maior segurança jurídica e a oportunidade de exercer um papel mais estratégico junto a seu cliente, oferecendo novos serviços como BPO e planejamento empresarial por exemplo, algo que era impossível na era do papel, classificação manual e digitação.

Portanto, a Contabilidade Digital é o primeiro passo para toda a empresa de serviços contábeis que sonha em assumir um papel consultivo frente a seus clientes – e a tecnologia é o caminho para tornar isto real – mas como tudo na vida, é preciso tomar alguns cuidados a fim de minimizar os riscos implícitos no processo, para que os benefícios de fato se concretizem.

Mas o que pode dar de tão errado assim no uso de um software voltado a ganhar eficiência e integrar informações? Na verdade, muita coisa. Vamos estudar aqui um caso real, sem revelar o nome da empresa que passou por esse tormento por motivos óbvios, e no final passar algumas dicas de como não cometer os mesmos erros.

Na Contabilidade Digital, os processos de coleta e processamento de informações (que anteriormente dependiam de malotes com documentos físicos e análises, classificações, digitação e arquivamento pela equipe do contador), são substituídos por uma integração de dados entre o sistema de gestão (ERP) usado pelo cliente e o software contábil utilizado pelo contador.

No nosso estudo de caso, o escritório em questão entendeu os benefícios de migrar sua atuação tradicional para a Contabilidade Digital e então, indicou para seus clientes o uso de um sistema de gestão, e estes, baseados na relação de confiança que já mantinham com o contador, aceitaram a sugestão e adotaram o uso do ERP.

Tudo estava rolando aparentemente bem, contador satisfeito com o ganho de produtividade obtido, clientes entendendo os usos do ERP, até que um certo dia, um dos clientes do escritório solicita uma reunião sem dizer o motivo, o que geralmente não é bom. Na reunião, o cliente vai direto ao assunto: amigo, além de você ter calculado meus tributos de forma totalmente errada, eu ainda perdi uma licitação por causa dos resultados contábeis que apresentei, que para a minha surpresa estão completamente fora da realidade dos meus números, e continuou quero saber quem vai pagar esse prejuízo agora. O ambiente ficou tenso, o contador chamou a sua equipe e começaram a caça às bruxas.

O cliente baseava sua alegação na diferença entre os números dos relatórios do seu sistema de gestão interno e dos demonstrativos gerados pelo escritório contábil. Realmente estava tudo muito, muito diferente. A investigação começou pelo ponto mais óbvio: verificar se a configuração da integração contábil do sistema de gestão do cliente, o famoso de/para, estava correta.

Surgiu então o primeiro momento ah ha, quando o contador descobriu diversas falhas nessa configuração, cuja causa raiz estava numa fragilidade no sistema de gestão usado pelo cliente: o mesmo usuário que digita receitas e despesas no financeiro tinha capacidade de criar novas contas e categorias à vontade, sem conhecimento do contador, e muitas dessas novas categorias criadas erroneamente não estavam corretamente amarradas com suas contrapartidas contábeis. Algumas estavam até duplicadas, ou seja, foram criadas porque o usuário que digitava as despesas não conhecia o nome correto das contas. Mas a empolgação acabou rápido, por dois motivos: primeiro, porque a diferença entre os números era muito maior, portanto ainda existia muito a ser descoberto, e segundo: dar a culpa na fragilidade do sistema não resolvia o caso, já que o próprio contador o havia indicado ao cliente.

Depois de dias buscando a fonte das maiores diferenças, o diagnóstico era inconclusivo. Por eliminação, a única explicação plausível seria o próprio cliente ter feito alterações retroativas nos lançamentos, ou seja, modificado os dados após a exportação das informações do ERP para o contador.

Dessa forma, a questão principal se tornou: como comprovar a lisura do serviço contábil prestado? Se a mesma coisa tivesse ocorrido na época onde tudo era manual, estava resolvido: bastaria pegar no arquivo a pasta com os documentos recebidos e mostrar que o trabalho foi corretamente executado com base nas informações enviadas pelo cliente. Só que essa pasta não existe mais. E para ajudar, o sistema não possuía um simples log de transações para verificar se e quando as informações foram alteradas. A única frágil pista encontrada veio de uma recuperação do arquivo de integração, mas esse também era superficial e não dava subsídios suficientes para embasar a defesa do contador.

A solução foi chegar a um acordo indenizatório, onde o escritório contábil arcou com todas as multas e parte dos prejuízos sofridos pelo cliente, já que a tecnologia dessa vez não ajudou. Mesmo com o acordo, a confiança havia sido abalada e o cliente abandonou esse contador, já que a credibilidade é o principal ativo de um escritório contábil.

Portanto, se você é prestador de serviços contábeis ou BPO, vale a pena parar para rever se você não está correndo riscos desnecessários. Segue aqui um pequeno checklist de como utilizar melhor a tecnologia na era da Contabilidade Digital:

1 – Verifique se o sistema utilizado pelo seu cliente possui controle de acesso para que usuários sem perfil de administrador não criem contas e categorias desordenadamente. Mesmo que o sistema tenha esse recurso, veja de perto um a um, pois em alguns casos o cliente pode ter criado todos os usuários como administradores, o que o invalida o recurso na prática.

2 – Verifique se o sistema ERP oferece um log completo de todas as transações (quem incluiu, alterou e excluiu informações, quando fez isso, qual era o dado anterior e qual é dado pós alteração). Sem log, não há recurso de TI forense capaz de averiguar responsabilidades.

3 – Verifique se o sistema de gestão possui recursos para, após o fechamento contábil, travar o período para que não ocorram mais alterações ou lançamentos retroativos sem a permissão do contador. E principalmente, verifique se a sua equipe está usando esse recurso.

4 – Periodicamente, veja com seu cliente o feedback que ele tem sobre o sistema de gestão. Um ERP precisa acompanhar o ritmo e o crescimento do negócio. Por que isso é importante? Porque quanto mais o cliente usar o sistema, e quanto mais o sistema puder se manter adequado para o tamanho do negócio, menos necessidade de troca de sistema e recomeços você e seu cliente terão.

5 – Antes de indicar um software de gestão ERP, use o sistema. Peça pro seu time testar as contas, os lançamentos, verifique o quanto ele se integra também ao seu sistema contábil e principalmente ao sistema fiscal (SPED, Bloco K, etc.), pois aqui está a maior parte do trabalho braçal. Não deixe de analisar o tipo de suporte que a empresa produtora do software oferecerá para você e para seu cliente.

6 – Analise se ao indicar um software de gestão para seus clientes, como estratégia para entrar no mundo da Contabilidade Digital, você poderá de fato se dedicar ao seu core business, ao DNA da sua atuação – a contabilidade e a consultoria – e não assumir novas responsabilidades como venda de licença, atendimento, suporte, implantação. Digo isso porque existe uma veia de receita muito maior em prestar consultoria estratégica, planejamento e acompanhamento de performance empresarial do que em comissões sobre venda de software.

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