Você sabe como o setor de Recursos Humanos (RH) pode atuar como importante parceiro para o sucesso da implementação do compliance em sua empresa?

Há quem conheça o termo compliance, ao menos na teoria, sobretudo em razão da Lei Anticorrupção ― lei n° 12.846, de 2013 ― ou até em função da Lei Geral de Proteção aos Dados (LGPD) ― lei n° 13.709, de 2018.

Isso porém, não é o suficiente para que você entenda ao certo o que é compliance, qual a sua importância e qual é a ligação existente com o RH. Por isso, preparamos este post e esperamos que, ao final da leitura, você tenha mais clareza com relação a tudo isso!

O que é compliance

Certamente, não podemos falar de compliance e RH sem, antes, trazer o mínimo de embasamento para que você consiga participar dessa conversa. Comecemos, então, com a definição de compliance e sua importância.

Compliance tem origem em to comply que, na tradução para o português, pode ser entendido como obedecer, cumprir ou aderir às regras.

Com isso, é comum que o compliance no trabalho seja entendido como agir de acordo com as regras relativas ao cumprimento de obrigações trabalhistas, fiscais, tributárias, contábeis, regulatórias internas e externas. Ainda que este entendimento não esteja equivocado, está incompleto.

O compliance é uma ferramenta estratégica que vai além da obediência à regras, sejam elas formais ou informais. Trata-se ainda de um conjunto de medidas e ferramentas que permitem que a visão, a missão e os valores de uma empresa sejam colocados em prática.

Sendo assim, o compliance pode ser entendido como uma estratégia que vai guiar a forma como a empresa se posiciona diante de seus funcionários e de seu mercado. Como consequência, falamos de algo que tem impacto na percepção de marca e em sua reputação.

A importância do compliance

Com tudo isso, uma empresa que faz compliance está em conformidade com obrigações legais e adota boas práticas de segurança em relação aos processos e às informações relativas ao negócio.

Ainda, está agindo para que as diretrizes que definem o que a empresa é (ou quer ser), onde ela deseja chegar e qual é o seu código de conduta sejam respeitadas e agreguem valor em prol do seu sucesso.

Dito dessa forma, pode parecer que compliance é algo sempre atrelado a práticas complexas ou estratégias grandiosas, mas não é bem assim. A verdade é que essa estratégia pode impactar cada decisão de uma empresa e é o conjunto das ações e medidas que vão gerar um resultado.

Para que isso fique mais claro, destacamos três pontos sobre a importância do compliance. Veja:

Reduz os processos trabalhistas

Uma vez que mantém a empresa em uma situação regular, o compliance trabalhista também evita problemas judiciais.

Imagine a situação de uma empresa com dezenas de funcionários ou mais, em diferentes tipos de contrato. Há profissionais em horário integral diurno, outros que devem receber adicional noturno, outros que pertencem à equipe externa de vendas e por aí vai.

A cada mês, o Departamento Pessoal (DP) dessa empresa tem um trabalho enorme de conferir todas as marcações de ponto, feita em um sistema tradicional. Além disso, a empresa não consegue acompanhar os vendedores externos e não têm boas métricas sobre sua produtividade.

Em meio à esse desafio, não deve ser uma grande surpresa caso o DP acabe errando algum cálculo da folha de pagamento. Um problema assim, em um primeiro momento, pode ser conversado e corrigido. Caso se torne recorrente, porém, pode resultar em um processo trabalhista.

Se um aplicativo de controle de ponto é adotado, a conferência dos dados para a definição da remuneração de cada funcionário, a cada mês, se torna bem mais simples. A tecnologia permite, inclusive, que o trabalho da equipe externa seja monitorado e seus horários sejam devidamente registrados.

Assim, apostando em uma solução para melhorar o compliance, a empresa garante uma relação mais transparente com todos os funcionários, obedece a lei e evita o custo financeiro e de imagem envolvidos nos processos.

Evita outros problemas com a Justiça

O compliance também contribui para que a empresa se mantenha dentro de normas regulatórias que têm relação com a segurança do trabalho e o cumprimento das obrigações tributárias, como é o caso das declarações acessórias do DP, e mais.

Uma empresa que ignora riscos de atividades consideradas insalubres ou periculosas, por exemplo, pode ter de responder à Justiça. A possibilidade também existe caso a empresa reconheça esses riscos, mas não adote estratégias assertivas para assegurar que seus funcionários estão seguindo normas internas e externas para executar seu trabalho.

Da mesma forma, uma empresa que não segue o calendário tributário para pagamentos e envio de guias comprovantes pode ter problemas com a Receita Federal e outros órgãos reguladores.

Há outros problemas judiciais que podem ser evitados quando uma empresa entende que compliance já deixou de ser uma “palavra chique” usada por grandes gestores e se tornou uma estratégia fundamental.

Dissemina a cultura organizacional

Dos pontos que estamos destacando sobre a importância do compliance, o da disseminação da cultura da empresa é que está mais diretamente ligado ao setor de RH. Assim, é algo que permite que você comece a entender melhor essa relação.

O cumprimento de regras depende da adoção de uma série de medidas, estratégias e até de ferramentas que são escolhidas pela gestão da empresa que dependem do seu aval.

Isso não significa, porém, que o compliance é de obrigação apenas dos gestores. No dia a dia, para que regras sejam respeitadas e os objetivos alcançados, todos os funcionários da empresa precisam fazer sua parte.

Com isso, o compliance é algo que precisa ser incluído na cultura organizacional e que, para que seja bem-sucedido, precisa contribuir para a disseminação dessa cultura. Do contrário, obrigações e normas são conhecidas, mas não são devidamente aplicadas.

Compliance no setor de Recursos Humanos

Ante de aprofundar a conversa sobre a relação entre compliance e RH, precisamos fazer um esclarecimento importante. A implementação e a adoção de práticas de compliance trabalhista não é um papel apenas no setor de Recursos Humanos.

Não se trata de algo que passa pela gestão e que depois cai nas mãos do RH, mas sim de algo que deve envolver toda a empresa. Aliás, convém saber que há empresas, sobretudo as de maior porte, que optam por contar com um setor de compliance com o qual o de Recursos Humanos pode interagir.

O RH ganha destaque porque, uma vez a gestão de pessoas faz parte de suas principais rotinas, acaba por se conectar a todos os demais setores. E, mais especificamente, por tratar de parte da relação entre os funcionários e a empresa.

A disseminação da cultura organizacional foi um ponto relevante dessa relação, mas há mais a ser revelado. Se o compliance deve fazer parte do dia a dia, deve existir em basicamente todas as atividades do setor de Recursos Humanos.

Quer a empresas conte com um setor de compliance organizacional, quer não, passam pelas responsabilidades do RH:

Recrutamento e seleção

A relação compliance e RH começa ainda no processo de recrutamento e seleção de candidatos, uma das rotinas mais conhecidas do setor.

É importante ter em mente que é também papel do Recursos Humanos zelar pela missão, visão e valores da empresa, independentemente da implementação do compliance como ferramenta estratégica.

Assim, em qualquer situação e em especial quando o compliance no trabalho entre em pauta, é dever do RH buscar profissionais que, além de qualificados, estejam alinhados com as diretrizes da empresa.

Além disso, uma vez que falamos também de obediência às regras, falamos no desenvolvimento de uma conduta ética no ambiente de trabalho. Algo que deve começar pelo exemplo, ou seja, pela forma como os profissionais são tratados desde o processo seletivo.

Comunicação interna

Seus funcionários sabem quais são a missão, a visão e os valores de sua empresa? Sabem quais são as regras internas e externas que precisam obedecer? Em outras palavras, quem trabalha em sua empresa tem as informações de que precisa para fazer sua parte a favor do compliance?

Saber é algo que vai além de ter lido a respeito em algum manual ou no site da empresa, é preciso entender. Os funcionários precisam ter clareza de como a sua conduta técnica e não-técnica pode ser impactante e precisam ter clareza de por que as medidas de compliance são relevantes.

Isso porque é muito mais fácil praticar algo que se compreende, seja uma responsabilidade puramente atrelada à atividade profissional ou um código de conduta mais abrangente.

Assim sendo, o RH tem o papel de aprimorar a comunicação interna para que as informações sejam devidamente transmitidas e para que haja um canal aberto para dúvidas e trocas que sejam relevantes para o compliance.

Essa comunicação inclusive vai permitir que o setor apure denúncias internas. A saber, quando funcionários revelam condutas irregulares dos colegas, mostram que estão comprometidos com o compliance e que confiam na empresa.

Treinamento e desenvolvimento

Quando falamos do cumprimento de regras internas e externas para evitar problemas com órgãos reguladores, por exemplo, nos deparamos com uma situação que pode demandar o treinamento dos profissionais.

Ainda que cheguem à empresa com a devida qualificação, a depender do tipo de atividade a ser exercida, é interessante que uma atualização seja realizado para evitar condutas irregulares na empresa.

Até mesmo para os que já fazem parte do quadro de funcionários, o investimento no aperfeiçoamento pode ser importante e não apenas para as regras que mencionamos como exemplo.

Por isso, pode ser papel do RH no compliance acompanhar o desenvolvimento de um programa de treinamento e desenvolvimento de profissionais para a empresa.

Gestão dos funcionários

Para que tudo isso dê certo, o RH precisa cumprir seu papel na gestão de pessoas. Profissionais bem informados e treinados para atender às estratégias de compliance podem ser incapazes de fazê-lo se estiverem desmotivados, se o clima organizacional for ruim, por exemplo.

Com isso, o RH em parceria com as lideranças da empresa, precisa estar atento a fatores que possam se tornar um desafio para o compliance no trabalho e, a partir daí, planejar e implementar soluções.

Benefícios da relação compliance e RH

Para estabelecer uma relação produtiva entre o setor de Recursos Humanos e compliance, sua empresa precisa contar com um RH estratégico, ou seja, que tenha condições de fazer mais do que atuar em questões burocráticas no dia a dia.

Questões como admissão, remuneração e demissão não devem ser ignoradas ou relegada, mas é importante que exista um planejamento e a adoção de ferramentas que permitam que o RH não seja absorvido somente por essas responsabilidades.

Fazemos este esclarecimento porque é somente com um RH atuando estrategicamente é que seu importante papel no compliance pode ser cumprido. Consequentemente, é somente dessa forma que os benefícios esperados podem ser colhidos.

Entre os benefícios da relação RH e compliance, destacamos:

• Mais sucesso na identificação de candidatos alinhados à empresa. Algo que contribui para que os profissionais tenham maior identificação e, por consequência, mais compromisso com seu trabalho e com as regras de compliance;
• Melhora a motivação, produtividade e clima organizacional. Com o compliance, a conduta ética, a comunicação clara e o compromisso com a missão, visão e valores também têm relação com o tratamento dispensado pela empresa a seus funcionários.

Com isso, tende-se a um relacionamento mais agradável, de mais transparência e confiança que favorece a employee experience;

• Propicia a melhoria de resultados. Se o compliance no trabalho contribui para motivar os funcionários, também pode ter impacto em resultados, garantindo até mais retorno financeiro;
• Reduz riscos de falhas e fraudes. A comunicação e o treinamento otimizam o cumprimento de regras, minimizando o risco de falhas nos processos internos.

Algo que, além de poupar tempo e recursos, evita que brechas para ações fraudulentas existam ou até mesmo que qualquer “motivação” para essas ações existam;

• Favorece a employer brand e a imagem da empresa em seu mercado. O compromisso com a ética em tudo aquilo o que envolve a empresa faz com que sua marca seja mais bem vista pelos funcionários e pelos profissionais em geral.

Da mesma forma, contribui para uma imagem mais forte perante o mercado, o que pode se traduzir em diferencial competitivo;

• Reduz o turnover. Se o compliance no trabalho favorece a relação dos funcionários com a empresa e ainda fortalece sua imagem diante do mercado, tende também a reduzir o turnover por promover um ambiente de trabalho mais interessante e valorizado pelos profissionais.

Aplicativo de ponto e compliance

Quando apresentamos as responsabilidades do RH na adoção do compliance como ferramenta estratégica, você deve ter notado que mencionamos atividades que já são comuns ao setor: recrutamento e seleção, comunicação, treinamentos e gestão de pessoas.

A questão é que ainda que o compliance crie mais uma demanda para o RH, na prática, as responsabilidade podem apenas ser ajustadas para a aplicação da ferramenta.

Lembra-se de que dissemos que o compliance no trabalho contribui para a disseminação da cultura organizacional? Uma vez que a conduta ética fizer parte do dia a dia da empresa, essa cultura também passará a estar presente quase que naturalmente nas rotinas do RH.

Assim, mesmo que requeira análise e planejamento, o compliance vai se tornar algo intrínseco às práticas e decisões da empresa, uma realidade que ajuda a vê-lo até em medidas que sejam menores, mas que tenham grande impacto.

Cumprimento de regras externas

Por exemplo, uma empresa que recorre ao aplicativo Tangerino porque entendeu as vantagens de trocar seu sistema de controle de ponto ou até de implementar um, pode estar fazendo compliance.

Como você deve saber, desde que a Lei de Liberdade Econômica ― lei n° 13.874, de setembro de 2019 ― entrou em vigor, apenas empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a fazer as marcações de ponto.

Entretanto, para evitar erros no pagamento e garantir mais transparência na relação com os funcionários, qualquer uma pode optar por implementar um sistema.

Para as que são legalmente obrigadas a fazer esse controle, o uso do aplicativo garante o cumprimento a regras externas, tendo em vista que sistemas alternativos como o Tangerino são regularizados pela Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Cumprimento de regras internas

Além disso, qualquer empresa que adota um app de controle de ponto conta com uma ferramenta que favorece também o cumprimento de regras internas. Sistemas como o Tangerino permitem que até funcionários que não trabalham alocados na empresa façam o controle de ponto, diretamente de seus dispositivos móveis.

Para os que trabalham no escritório, o aplicativo Tangerino torna as marcações mais simples e rápidas, contribuindo para que os registros sejam devidamente feitos. Algo que é positivo para os trabalhadores e para a empresa.

Propicia a gestão de jornadas

Cada marcação feita é automaticamente atualizada no sistema do app, permitindo que gestores acompanhem a jornada dos funcionários. Com isso, os gestores conseguem administrar horas extras ou o banco de horas, além de ter uma compreensão maior dos níveis de produtividade.

Favorece um RH mais estratégico

Para o RH, em especial para o Departamento Pessoal (DP), a adoção de um aplicativo de controle de ponto favorece o compliance porque facilita a conferência de dados e o fechamento da folha de pagamentos. Também contribui a definição de escalas e outras burocracias que precisam obedecer à normas da empresa e da Justiça do Trabalho.

A adoção de um sistema alternativo de ponto contribui para: o cumprimento de regras internas e externas, mais ética e transparência na relação com os funcionários, o fechamento correto da folha de pagamento, redução da burocracia para um RH mais estratégico e mais.

Consegue ver como uma ação simples pode ser pautada na estratégia do compliance e como, por sua vez, pode favorecer o sucesso do compliance no trabalho?

Conclusão

O controle de ponto e sua relação com tudo o que dissemos neste post é apenas um exemplo que mostra por que o compliance é cada vez menos visto como só mais uma estratégia possível, sendo entendido como um ferramenta que pode ser determinante para empresas.

Contar com o RH para a sua implementação, mesmo que a empresa tenha uma área específica de compliance, é uma decisão válida uma vez que estratégia só é bem-sucedida quando permeia o comportamento das pessoas que fazem a empresa ― da gestão, passando pelo quadro de funcionários e incluindo os terceirizados.

Sendo responsável pela gestão de pessoas, o RH tem penetração nos mais diversos setores da empresa, podendo ser um poderoso aliado para que o compliance no trabalho renda os frutos esperados.

Conteúdo Original Blog Tangerino

Compliance e incentivos fiscais podem te ajudar a sair da crise.
Questionamentos de tributos na Justiça, utilização de isenções tributárias, compliance e planejamento para o pós-crise. Essas são algumas das orientações que grandes escritórios priorizam para o planejamento tributário e saúde financeira de seus clientes em um cenário de pandemia.

A recomendação é cuidar da situação interna para evitar grande perdas de caixa. Se antes a rotina dos tributaristas envolvia a atuação em grandes operações, o foco, com a crise econômica, passou a ser melhorar o “ambiente interno” das empresas.

O JOTA entrevistou seis sócios de grandes bancas tributárias para saber o que mudou no planejamento tributário de grandes clientes. Os tributaristas afirmam que as empresas consideram os ativos provenientes de grandes casos em discussão em tribunais superiores, como a exclusão do ICMS na base de cálculo do PIS e Cofins, como “essenciais” para 2020.

Ainda, tributaristas explicam a necessidade de reforçar o compliance para evitar possíveis punições e multas do fisco, além de rever, no âmbito administrativo e no Judiciário, quais tributos podem ser questionados com o objetivo de aliviar o caixa.

Além do compliance, outra estratégia mencionada pelos especialistas foi a apropriação de créditos que anteriormente não eram necessários ou relevantes para a empresa.

“Olhando para o passado, muitas vezes a empresa deixou de questionar um determinado tributo pois os valores não justificavam a necessidade do contencioso”, explica Leonardo Martins, sócio do Machado Meyer.

Com a crise econômica causada pela Covid-19, esse tipo de questionamento na Justiça ganhou importância, avalia Martins. Ele reitera a necessidade de um compliance forte para evitar possíveis punições que podem pesar no caixa das empresas.

“No Rio de Janeiro, por exemplo, temos uma legislação tributária muito punitiva caso as empresas cometam algum erro nas obrigações tributárias”, afirma o advogado.

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Novas estratégias

Frederico de Almeida Fonseca, sócio do Rolim Viotti & Leite Campos Advogados, afirma a importância da utilização de estratégias anteriormente não conhecidas, como o uso de isenções fiscais “esquecidas”, apesar de previstas por lei.

“É o caso da Lei do Bem, que estimula a inovação tecnológica e permite uma dedução do Imposto de Renda. Também existem isenções escondidas, que poucas pessoas conhecem”, afirma o tributarista.

Foi o que aconteceu com um de seus clientes que, por meio de um antigo decreto, conseguiu a isenção no ganho de capital na venda de ações adquiridas nos anos 80.

O tributarista Alamy Candido, sócio do Candido Martins Advogados, diz que as empresas também começam a se atentar sobre o crédito “gigantesco” que casos como a exclusão do ICMS na base de cálculo do PIS e Cofins pode gerar.

Apagar o incêndio

A tributarista Ana Monguilod, sócia do PGLaw e professora do Insper, afirma que as orientações aos clientes mudaram de características. “O tipo do trabalho agora é muito mais de apagar o incêndio e preservar caixa. Antes, o foco era mais em operações e recebimento de investimentos do exterior, por exemplo”, diz.

Monguilod acrescenta que há um maior receio de que o fisco fique “mais agressivo” nos próximos meses, com o objetivo de aumentar a arrecadação. Também há o temor de que haja um aumento da carga tributária sem estudos dos impactos para os contribuintes.

Ela afirma que há clientes que contam com os possíveis ganhos econômicos a partir da decisão do Supremo Tribunal Federal (STF) de que o ICMS não compõe a base de cálculo do PIS e da Cofins. “Para muitos, esse é o dinheiro do ano”, diz.

Postura conservadora

O advogado Rodrigo Maito, sócio do Dias Carneiro Advogados e diretor do Instituto Brasileiro de Direito Tributário, afirma que prefere adotar uma postura mais “conservadora” com alguns de seus clientes.

“Percebemos muitas empresas preocupadas em preservar o caixa. Clientes que nunca foram adeptos a um litígio tributário passaram a olhar isso como uma oportunidade”, diz. Entretanto, ele afirma que, antes de uma série de judicializações, é importante observar como as grandes decisões e discussões tributárias abordam um determinado tema de modo definitivo.

Leonardo Castro, sócio do Bueno e Castro Tax Lawyers, afirma que muitos clientes começam a questionar de forma mais intensa a possibilidade do contencioso tributário. Entretanto, somente uma pequena parcela abandona o conservadorismo e realmente opta por uma postura mais ativa.

“Também não sabemos quando vamos retornar com grandes operações de fusões e aquisições, abertura de capital e compras de ativos no exterior. A maior demanda, no momento, é o contencioso tributário e revisitar as teses tributárias para analisar possíveis ganhos”, conclui o tributarista.

Fonte: Jota.info

De acordo com Rubens Leite, sócio-gestor da RGL advogados, o compliance é fundamental dentro das organizações e pode evitar grandes crises. “Essa medida possibilita enxergar e criar um programa de prevenção de riscos dentro da instituição, que vai garantir um resultado futuro baseado em redução de custos e melhora de resultados. Além disso, o  compliance tem várias facetas que envolvem diversas áreas da organização, então você tem desde compliance ligados a transparência, regulatórios, anticorrupção, trabalhista, consumidor, entre outros. A medida também cria uma série de normas, regras de condutas e processos internos para evitar problemas”, explica.

Ainda de acordo com ele, o primeiro passo para implementar o Compliance Empresarial é eleger as áreas dentro da empresa que têm mais riscos. “É preciso entender o segmento de mercado da empresa, para que assim, se possa eleger os setores que podem gerar algum risco, seja regulatório, trabalhista, contratual e até operacional. A  partir disso, é imprescindível criar uma série de normas internas, a fim de se evitar transtornos, tudo isso, com mecanismos de monitoramento e controle”, aconselha o advogado. 

Abaixo, ele lista quatro motivos para implementar o Compliance  na empresa. Confira:

1 – Prevenção de riscos: 

Um dos maiores benefícios de ter o Compliance na empresa é evitar transtornos tanto na justiça, como na organização interna da corporação. De acordo com Rubens, um problema que muitas empresas enfrentam é o excesso de processos e desorganização com os direitos e deveres na área trabalhista. “Quando falamos de compliance trabalhista devemos levar em conta a implantação de uma série de normas, que vão garantir que haja uma segurança desde a contratação do novo colaborador até o processo de demissão”, conta.

Dessa forma a empresa cria uma proteção em caso de litígio futuro. “Esse processo começa  desde o momento da contratação, por exemplo, é necessário documentar quais são as capacidades e comportamentos exigidos naquele trabalho e sempre monitorar  se está acontecendo o cumprimento das normas da organização e do colaborador. Assim, e empresa tem uma normatização garantida, em eventual crise e risco do colaborar estar insatisfeito e entrar com uma reclamação trabalhista”, alerta Leite.

2 – Monitoramento para se implementar o compliance:

Dentro do compliance há sistemas de fiscalização e controle, desde a satisfação de clientes e colaboradores, como um canal de denúncias e outros sistemas de checagem para que haja uma conformidade entre todos na instituição. “Com esses pontos de checagem geramos um controle sobre o cumprimento das normas internas, havendo esse monitoramento é possível ter uma melhor estabilidade e garantir que todos os processos sejam aplicados de maneira correta e, eventualmente, extrair dados dos pontos de checagem e implementar melhorias diante de um plano de ação”, garante Rubens Leite.

3 – Segurança para a empresa e colaboradores:

Com a implementação do Compliance Empresarial, todos ganham. “Todas as partes são interessadas nesse processo,  porque é possível conferir segurança operacional, estabilidade jurídica, redução de custos, além de prever um problema e criar uma forma de resolvê-lo antes que se torne um risco para empresa. Esse é o grande segredo, é coração do Compliance”, diz o especialista.

4 –  Toda empresa pode implementar o programa de Compliance:

O primeiro passo é realizar um diagnóstico da empresa. “É importante você entender qual o nível de controle que a empresa já tem, como estão os processos internos, mapeá-los e, a partir disso, é possível ter uma base de qual a profundidade de sistema de Compliance que a instituição exige. Também é importante que se tenha um conhecimento claro da estrutura organizacional, para que tudo seja feito de forma planejada”, informa Leite.

Ainda de acordo com ele,  é necessário criar normas relacionadas ao código de conduta, sobre questões de  confiabilidade, concorrência, de prevenção à corrupção e relacionadas a todas as áreas da empresa. “É necessário monitorar e estar em conformidade desde questões simples como doações e patrocínio, até contratação de terceiros, e definir quais os critérios que devem ser utilizados em todos esses processos do Compliance”, aconselha Rubens Leite.

“Quando estamos diante de um cenário em que as empresas não querem mais surpresas, e sofrem da falta de segurança jurídica, precisamos nos preocupar com a prevenção, por isso, tantas empresas procuram implementar esse programa, para evitar imensos prejuízos, que são drasticamente evitados com um sistema de Compliance Empresarial”, finaliza o advogado. 

Sobre Rubens Gonçalves Leite: Advogado, especialista em Direito Empresarial e graduando em Contabilidade pela FIPECAFI, entidade vinculada à FEA-USP.

A RGL Advogados é um escritório de advocacia focado em oferecer soluções jurídicas sólidas e multidisciplinares (full service) para o mercado corporativo nacional e internacional.

Conteúdo Original Jornal Contábil

Compliance e a LGPD: dois fatores essenciais para as empresas do futuro.
Sancionada em agosto de 2018 pelo então presidente Michael Temer, a Lei Geral de Proteção de Dados (lei 13.709/18) está prestes a entrar em vigor. Diante deste fato, muitos profissionais têm aplicado esforços para se adequarem ao novo cenário, que altera regras sobre coleta, tratamento, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais gerenciados pelas organizações.

Prevista para entrar em vigor em agosto de 2020, a lei brasileira foi inspirada na General Data Protection Regulation (GDPR) europeia, que também tem como objetivo fiscalizar e penalizar empresas, caso ocorra incidentes de segurança, como vazamento de informações, por exemplo.

Com pouco menos de um ano para se adaptarem à LGPD, as corporações precisam lidar com a tarefa de organizar, reunir e deletar – se preciso –seus dados armazenados. Para tanto, contar com o apoio de todo o time é essencial. Além disso, acionar uma equipe especializada no tema e em todas as exigências da lei pode ser um fator decisivo.

Relação entre a LGPD e o Compliance

Responsável pela conformidade com as leis, o Compliance tem relação direta no cumprimento da LGPD. Isso porque, com a chegada da nova lei, muito da política já implementada nas organizações precisará ser revista, atualizada e padronizada de acordo com a nova legislativa. Além disso, para uma implementação efetiva, certamente o compliance deve estar presente em todos os processos de adequação, bem como em seu monitoramento.

Para tanto, é necessário a criação de novas regras e procedimentos que sirvam de apoio para facilitar na adaptação aos códigos de conduta e na normatização interna da empresa, a fim de garantir que as normas de compliance sejam efetivamente cumpridas. Além disso, a criação de um comitê, constituído por profissionais de diversas áreas da corporação, como as de tecnologia, jurídica e administrativa, por exemplo, é essencial para uma fiscalização contínua.

Nesse processo, o primeiro passo é entender sobre a Lei e, assim, alinhar com outros profissionais, as medidas que precisam ser tomadas, desenhando um mapa que auxilia na coleta e organização de informações a respeito da empresa e de seu público. Com isso, a adaptação será muito mais assertiva.

Estar em Compliance é essencial!

Para finalizar, ressalto a importância de estamos em conformidade com todas as legislações, sejam elas a respeito da utilização de dados de usuários ou de qualquer outra que envolve uma boa conduta corporativa. Para tanto, a elaboração de um plano de governança e a adoção de medidas de compliance devem ser elaboradas e adotados desde agora.

Além disso, para que essas ações sejam efetivamente realizadas, é essencial a criação de estratégias que transformem toda a mentalidade e comportamento das empresas durante a coleta, armazenamento e descarte de dados, principalmente em relação à coleta indiscriminada de dados, evitando, assim possíveis consequências jurídicas no futuro.

Conteúdo Original Jornal Contábil

Um tema que tem ganhado cada vez mais popularidade em nossos dias é o termo compliance. Em linhas gerais, compliance é um termo técnico que engloba a política e o conjunto de métodos que garante a atuação da empresa em conformidade com as normas estabelecidas. Nesse texto, trataremos mais especificamente de compliance na relação entre o Fisco e o Contribuinte, seja ele pessoa física ou jurídica.

Ainda sob essa mesma luz, abordaremos também a possibilidade de os agentes do Poder Público exigirem a apresentação de extratos bancários sem a necessidade de autorização judicial durante a fiscalização. Muitas vezes conflituosa, a relação entre Fisco e contribuinte pode ser muito harmônica se observadas regras simples de condutas por ambas as partes.

 Compliance e a fiscalização

Primeiramente, é importante lembrar que todo agente do Fisco deve apresentar, no primeiro ato perante a empresa, uma autorização da Fazenda Pública para o início de qualquer procedimento fiscal. No âmbito federal este documento é denominado Termo de Distribuição de Procedimento Fiscal. Já em âmbito estadual e municipal são comumente chamados de mandado ou ordem de serviço.

No caso da Receita Federal, salvo raríssimas exceções, o auditor-fiscal somente pode iniciar o procedimento fiscal perante algum contribuinte, seja pessoa jurídica ou física, após a emissão de uma autorização formal do chefe da unidade à qual ele está lotado, chamada de Termo de Distribuição de Procedimento Fiscal, ou simplesmente TDPF.

O TDPF contém a identificação do contribuinte com nome/razão social, CPF/CNPJ, endereço, tributo e período a ser verificado, identificação do servidor responsável e de seu supervisor imediato, endereço para correspondência e telefone da repartição.

Além disso, em seu primeiro ato perante o contribuinte sob fiscalização, o auditor-fiscal deve fornecer uma senha de acesso que, em conjunto com o CNPJ do fiscalizado, permite a checagem da autenticidade do procedimento fiscal. O principal objetivo dessa senha é coibir práticas de falsos fiscais que no passado ousavam praticar crimes de extorsão ou estelionato.

Assim, ao receber uma intimação do Fisco, o contribuinte deve de imediato checar as informações da fiscalização, nome dos servidores e demais dados diretamente na internet para se certificar de sua procedência.

 Diferença entre Fiscalização e Diligência

Outro aspecto de suma importância que deve ser observado por contribuintes sob procedimento fiscal é saber se o procedimento é uma mera diligência ou efetivamente uma fiscalização.

Diligências, segundo a Portaria RFB nº 6.487, de 2017, são procedimentos fiscais de simples coletas de dados e informações inclusive em relação a terceiros. (Portaria RFB nº 6.478, de 2017, art. 3º inciso II)[1].

Em contrapartida, fiscalizações são procedimentos fiscais que tenham como objetivo verificar o cumprimento das obrigações tributárias relativas aos tributos administrados pela RFB e a aplicação da legislação do comércio exterior, dentre outros assuntos, e que possam resultar em autos de infração. (Portaria RFB nº 6.478, de 2017, art. 3º inciso I).

É importante observar que uma fiscalização sempre tem como escopo um ou mais tributos e um período em referência, sendo que a documentação solicitada pelo fiscal deve estar em consonância com este objetivo. Por exemplo, no curso de uma fiscalização em que se intente verificar a regularidade do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica relativa ao ano de 2016, não é plausível que se solicite dados relativos ao anos-calendário de 2018. A documentação a ser solicitada deve guardar total correspondência com o escopo da ação fiscal.

 A questão dos extratos bancários

Um outro assunto que gera muitas dúvidas é quanto ao fornecimento de extratos bancários. A partir de 2001, o art. 6o da Lei Complementar nº 105 passou a permitir o acesso aos dados bancários sem a necessidade de autorização judicial. Todavia, há diversos aspectos fundamentais dessa lei que precisam ser observados.

Primeiramente, o acesso administrativo. Somente é permitido o acesso aos dados bancários sem autorização do poder judicial quando existe processo administrativo instaurado ou procedimento fiscal em curso e o exame de tais documentos seja considerado indispensável pela autoridade administrativa competente.

 Acesso administrativo aos dados bancários (decreto de 2001)

O Decreto Federal nº 3.724 de 2001, que regulamentou o acesso administrativo aos dados bancários, estabeleceu as situações em que a análise dos extratos bancários é considerada indispensável em seu artigo 3o:

I – subavaliação de valores de operação, inclusive de comércio exterior, de aquisição ou alienação de bens ou direitos, tendo por base os correspondentes valores de mercado;

II – obtenção de empréstimos de pessoas jurídicas não financeiras ou de pessoas físicas, quando o sujeito passivo deixar de comprovar o efetivo recebimento dos recursos;

III – prática de qualquer operação com pessoa física ou jurídica residente ou domiciliada em país com tributação favorecida ou beneficiária de regime fiscal de que tratam os art. 24 e art. 24-A da Lei nº 9.430, de 27 de dezembro de 1996; 

IV – omissão de rendimentos ou ganhos líquidos, decorrentes de aplicações financeiras de renda fixa ou variável;

V – realização de gastos ou investimentos em valor superior à renda disponível;

VI – remessa, a qualquer título, para o exterior, por intermédio de conta de não residente, de valores incompatíveis com as disponibilidades declaradas;

 VII – previstas no art. 33 da Lei no 9.430, de 1996;

VIII – pessoa jurídica enquadrada, no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ), nas seguintes situações cadastrais:

1.  a) cancelada;
2.  b) inapta, nos casos previstos no 81 da Lei no 9.430, de 1996;

IX – pessoa física sem inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) ou com inscrição cancelada;

X – negativa, pelo titular de direito da conta, da titularidade de fato ou da responsabilidade pela movimentação financeira;

XI – presença de indício de que o titular de direito é interposta pessoa do titular de fato; 

XII – intercâmbio de informações, com fundamento em tratados, acordos ou convênios internacionais, para fins de arrecadação e fiscalização de tributos.

Assim, somente nas hipóteses acima listadas é que a fiscalização pode ter acesso aos extratos bancários sem autorização judicial.

Cumpre esclarecer que nas hipóteses de I a VI, os extratos são considerados indispensáveis e, portanto, é permitido o acesso aos dados bancários sem autorização judicial se, e somente se, a movimentação financeira for superior a dez vezes a renda disponível declarada ou o valor de mercado dos bens sob análise.

 Dados que o Fisco pode requisitar

Convém salientar também que os dados de informações bancárias que o Fisco pode requisitar sem autorização judicial junto às instituições financeiras são limitados a dois tipos:

1) valores individualizados de débito e crédito (documento conhecido popularmente como extratos bancários); e

2) ficha cadastral do fiscalizado perante o banco. Em ambos os casos, os documentos precisam estar enquadrados nas hipóteses dos incisos VII a XI listados acima.

É importante observar também o que diz a Lei nº 9.430 de 1996, um dos principais instrumentos usados nas requisições administrativas de movimentação financeira. Somente na presença de uma das situações elencadas no art. 33 dessa lei é que o acesso aos dados bancários sem autorização judicial é possível.

 Instrumentos usados nas requisições administrativas

I – embaraço à fiscalização, caracterizado pela negativa não justificada de exibição de livros e documentos em que se assente a escrituração das atividades do sujeito passivo, bem como pela não fornecimento de informações sobre bens, movimentação financeira, negócio ou atividade, próprios ou de terceiros, quando intimado, e demais hipóteses que autorizam a requisição do auxílio da força pública, nos termos do art. 200 da Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966;

II – resistência à fiscalização, caracterizada pela negativa de acesso ao estabelecimento, ao domicílio fiscal ou a qualquer outro local onde se desenvolvam as atividades do sujeito passivo, ou se encontrem bens de sua posse ou propriedade;

III – evidências de que a pessoa jurídica esteja constituída por interpostas pessoas que não sejam os verdadeiros sócios ou acionistas, ou o titular, no caso de firma individual;

IV – realização de operações sujeitas à incidência tributária, sem a devida inscrição no cadastro de contribuintes apropriado;

V – prática reiterada de infração da legislação tributária;

VI – comercialização de mercadorias com evidências de contrabando ou descaminho;

VII – incidência em conduta que enseje representação criminal, nos termos da legislação que rege os crimes contra a ordem tributária.

Logo, é fundamental verificar a existência ou não de tais situações e se elas verdadeiramente autorizam o acesso administrativo aos dados de movimentação financeira de acordo com todos os dispositivos legais já mencionados.

Mesmo com todas essas disposições legais, é oportuno destacar que o Fisco somente pode requisitar os dados bancários mediante recusa do contribuinte de fornecer os extratos após intimado para tal.

Convém lembrar também que pessoas físicas não estão obrigadas a fornecer os dados bancários e extratos em meio magnético, e que a norma que disciplina o leiaute de fornecimento dos dados bancários, a Carta Circular BACEN nº 3.454, de 2010, é endereça às instituições financeiras, pois somente elas detêm os dados no formato exigido pelo Fisco. Ao contribuinte, portanto, basta o fornecimento dos extratos em meio físico.

 Outros aspectos de Compliance

Além disso, é importante se atentar para outros aspectos não menos importantes, sobretudo quanto à relação interpessoal entre representantes das empresas e agentes do Fisco.

O Fisco tem o direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, e os contribuintes devem exibi-los. Somente estão a salvo desta obrigatoriedade de prestação de informações fatos sobre os quais o informante esteja legalmente obrigado a observar segredo em razão de cargo, ofício, função, ministério, atividade ou profissão. (arts. 195 e 197 do Código Tributário Nacional, Lei nº 5.172, de 1966).

Os prazos estabelecidos para atendimento às solicitações do Fisco precisam ser cumpridos, pois o não atendimento dos prazos, em geral, implica em multa. Convém mencionar também que o prazo para cada tipo de intimação é estabelecido em lei e via de regra são razoáveis e condizentes com a complexidade das informações requisitadas. Havendo a necessidade de dilação de prazo esta deve ser requerida dentro do prazo legal para resposta à intimação.

Por fim, cumpre ressaltar que nos termos da Constituição Federal vigente, aos processos administrativos é assegurado a existência de contencioso administrativo, independente de taxas, e a representação por advogado não é obrigatória. Havendo divergências quanto ao apurado pela fiscalização, há no Brasil em todos os entes federados, instâncias de discussão administrativas dos autos de infração. Cerca de um terço dos autos de infração que são julgados em instâncias administrativas em matéria tributária são objeto de algum tipo de reforma pelas instâncias julgadoras.

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O Compliance na relação entre o contribuinte e o Poder Público se manifesta não apenas no aspecto do Fisco garantindo o funcionamento adequado das empresas, mas também na existência do próprio contencioso administrativo, ferramenta através da qual o contribuinte busca a correta aplicação das normas às quais está sujeito. Para mais informações procure orientação de um profissional especializado no atendimento a demandas da fiscalização.

[1] Portaria RFB no 6.478/2017: Art. 3º Para fins do disposto nesta Portaria, entende-se por procedimento fiscal: […] II – de diligência, ações que tenham por objeto a coleta de informações ou outros elementos requeridos pelo sujeito passivo ou de interesse da administração tributária, inclusive para atender exigência de instrução processual, e que possam resultar em constituição de crédito tributário ou aplicação de sanções administrativas por não atendimento à intimação no curso do procedimento de diligência efetuada por Auditor-Fiscal da Receita Federal do Brasil.

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É um trabalho fundamental no meio corporativo hoje para otimização
das suas atividades.

O significado do compliance está cada vez mais associado à ética. Isso
quer dizer que o combate aos deslizes está em plena expansão nas
corporações, seja qual for o cargo que a pessoa ocupe, seja qual for o
desvio que ela cometa.

Corporações

As corporações globais mudaram, especialmente depois de casos
históricos envolvendo a Enron, em 2002, e a Siemens, em 2006, além
do banco Wells Fargo, que mantinha perto de 3,5 milhões de contas
falsas, e executivos da Volkswagen que forjaram dados sobre a emissão de poluentes em 11 milhões de carros movidos a diesel. Rupert Stadler, o CEO da Audi, marca de luxo que pertence à Volks, foi preso por suposto envolvimento no mesmo escândalo, batizado de
“dieselgate”.

Os setores contábeis e administrativos das empresas vêm sendo alvo
de intensa fiscalização, colocando à prova os gestores para que evitem
de toda forma as más condutas. É necessário que eles elevem a boa
qualidade e confiabilidade dos serviços prestados.

A ideia de fiscalização e investigação atinge todos os níveis da empresa, não ficando limitados aos chefes e proprietários. Os deslizes corporativos, grandes ou pequenos, ficam expostos perante a tecnologia com o uso até de Inteligência Artificial, machine learning, redes neurais e outros artifícios e ferramentas.

Paredes têm ouvidos e olhos

O monitoramento se estende a todos de maneira discreta e incógnita.
As checagens são feitas em mensagens eletrônicas, celulares, computadores corporativos, ou até nos ambientes de trabalho através de câmeras e sensores. Palavras chaves colocadas em e-mails podem disparar alertas quando escritas na mesma frase.

Os “chats” ou “bate papos” dão indicativos importantes ao monitoramento de combate à corrupção.

A consultoria ICTS, especializada em compliance monitora perto de 10 milhões de e-mails por mês em 14 empresas para as quais presta serviço. Entre elas a Odebrecht e a J&F envolvidas com a operação Lava Jato.

As mensagens suspeitas são analisadas mais detalhadamente.Essas análises, além de corrupção, podem detectar terrorismo, vazamento de informações, trambiques, segundo a ICTS. Havendo indícios, podem gerar Mandados de Busca e Apreensão e processos criminais.

Não são raras as situações em que os computadores e celulares corporativos estarem equipados com softwares que revelam todas as operações que o usuário tecla.

Assim como quem os utiliza, por meio de fotos da webcam do rosto do
operador no momento do login.

Caçam comentários sobre a empresa, o que seus funcionários postam,
quem os seguem nas redes sociais e suas opiniões sobre assuntos
diversos.

Os programas acompanham, em tempo real, as transações financeiras
da empresa emitindo alertas quando há discrepância ou operações
suspeitas. Podem estar inseridos na base de dados da Polícia Federal,
da Receita Federal ou mesmo do FBI. Há verificação de pagamentos a funcionários e agentes públicos e seus parentes, doações feitas a
pessoas físicas e pessoas jurídicas, além de partidos políticos.

Mundo

O mundo inteiro está empregando a tecnologia em compliance, que
abre espaço para inovações. Depois de fintechs (união das palavras
financial e technology), agrotechs (tecnologia no agronegócio) e construtechs (tecnologia na construção civil), aportam os regtechs, que
estão voltados para a área das regulamentações e conformidades.

Os gastos com o setor financeiro para as áreas de governança
corporativa, riscos e compliance chegaram em US$ 78 bilhões no ano
de 2015. Sendo que US$ 31,8 bilhões foram gastos em tecnologia.

A projeção para 2020 será de US$ 118,7 bilhões, sendo que as regtechs
vão gastar perto de US$ 54,3 bilhões.

Uma empresa sediada em São Paulo foi premiada duas vezes em 2018,
a IDWall, como destaque em regtech, Foi escolhida como a mais inovadora dentre cem empresas do mundo pela Fintech Global. Ficou ainda entre as 10 melhores empresas do segmento, em uma seleção feita pela revista Banking CIO Outlook.

LEI Nº 12.846, DE 1º DE AGOSTO DE 2013

A Lei chamada Anticorrupção, de n° 12846 de 2013, que entrou em vigor
a partir de janeiro de 2014, estabeleceu que fundações, empresas e
associações sejam responsáveis civil e administrativamente quando a
ação de um empregado ou representante gerar prejuízos, danos ao
patrimônio público ou mesmo violar os princípios da administração
pública, como também os compromissos internacionais estabelecidos
pelo país.

Deste modo, visando cumprir as exigências que a lei impõe, os programas de compliance estão cada vez mais incorporados nas empresas.

O fenômeno “Lava Jato”, que expôs escândalos de fraude e corrupção
no Brasil, alertaram e alarmaram os empresários a fim de evitarem quaisquer tipos de problemas. Isso acabou aumentando o controle dos
empregados na transparência das condutas a cada passo das
operações.

Em caso de irregularidades ou inconsistências identificadas nas companhias, com base na Lei Anticorrupção, pode haver início de processo. Isso vale principalmente nas empresas que têm vínculo e relacionamento com governos municipais, estaduais, distrital ou federal.

Multas

As empresas estão sujeitas a multas de 1 a 20% do faturamento bruto
anual ou de R$ 6 a R$ 60 milhões quando da impossibilidade de auferir
seu faturamento.

Estes valores variam de acordo com o processo, entretanto a empresa
que possuir um programa de compliance poderá ter um desconto que
pode chegar a 4% do valor da multa. Isso torna o investimento em
prevenção de fraudes e ações inconsistentes ou discrepantes indispensável e mais econômico, além de prezar pelo bom nome da empresa. Mas não é só quanto à anticorrupção que a compliance atua.

Compliance tem como significado obedecer, estar de acordo, ter
comprometimento com a integridade, ter a função de monitorar e
assegurar que todos os envolvidos no processo estejam cientes das
normas legais e de condutas da empresa.

O surgimento de tantos escândalos e ilegalidades fez com que os empresários e cidadãos comuns se preocupassem mais com a corrupção no país.

Segundo a pesquisa divulgada em fevereiro deste ano pela CNI, Confederação Nacional da Indústria, a corrupção é a segunda questão mais preocupante no Brasil, na avaliação da população, ficando atrás somente do desemprego.

A pesquisa Retratosda Sociedade Brasileira – Problemas e Prioridades, escutou duas mil pessoas de 127 municípios entre os dias 7 e 10 de dezembro de 2017.

Era comum que as empresas direcionassem esses problemas para o
departamento jurídico, por serem estes os encarregados da legalidade
das ações.

Com a execução do compliance, este ultrapassa as necessidades, e se
torna uma função que vai além das normas legais e políticas, e se transforma num departamento interno da própria empresa de grande
importância.

Inclusive com liberdade de contratação de outras empresas terceirizadas como, por exemplo, compliance tributário, compliance legal, compliance contábil, etc.

Exemplo

Como exemplo, a KPMG consultoria divulgou, em 2017, pesquisa a
respeito do compliance de 250 empresas atuantes no Brasil. De acordo
com relatos dos executivos, 54% delas têm faturamento acima de R$ 1
bilhão.

Estas informações do ano de 2016 são comparadas com as do ano anterior, demonstrando que diminuiu a proporção das empresas que não possuem setor de compliance. E cresceu a proporção das que gastam mais de R$ 2 milhões tendo um departamento interno.

Sem que haja conhecimento e domínio total do negócio, é praticamente
impossível estabelecer normas internas que garantam a conformidade
dos procedimentos da empresa.

Etapas

A primeira etapa é que seja alcançada uma comunicação eficiente com
total transparência. Tudo deve estar exposto e compartilhado de forma
direta e objetiva. Essas informações promoverão o engajamento e
conscientização dos envolvidos que deverão cumprir todas as regras.

Esta conscientização faz a diferença na hora de determinar as missões
e os valores da empresa.

A segunda etapa consiste na verificação da eficiência dos processos e
sistemas de gestão.

É primordial a segurança nas operações administrativas para evitar problemas. O compliance assegura a boa reputação e a credibilidade da empresa, quanto a suas finanças e restringindo os danos.

Essa prática pode funcionar com praticamente todas as empresas. Pequenas, médias e grandes empresas possuem códigos de conduta, normas internas, regras claras que devem ser cumpridas na sua integralidade, com transparência e com a participação de todos.

Ética e Conduta

Há um desdobramento inserido no compliance, a ética corporativa.
Atualmente candidatos a vagas de lideranças em diversas companhias
começam a ser submetidas a “testes de honestidade”.

Os exames avaliam o grau de leniência com que as pessoas lidam com
questões éticas, além do comportamento do candidato perante informações confidenciais.

São também feitas análises sobre comportamento quanto ao consumo
de drogas e multas de trânsito acumuladas. Estas análises determinam
a aprovação ou dispensa do candidato.

A tendência é que o compliance torne-se rotineiro cotidiano das empresas. E cada uma delas se adapte à melhor forma de realizar seus checklists que irão promover o aprimoramento de normas e entregas.

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O mercado prevê grande expectativa de abertura da economia brasileira para os próximos anos. Recentemente, por exemplo, a União Europeia firmou acordo com o Mercosul, e a previsão é que mais de U$ 80 bilhões sejam investidos no Brasil. No entanto, para chamar a atenção de investidores, as organizações brasileiras perceberam a importância de implementar em suas estruturas corporativas um programa de integridade que possa delimitar regras éticas, incentivar a transparência e gerenciar os riscos. Esse programa é chamado de Compliance.

Renato Thé é especialista em auditoria e diretor de compliance da UGP Brasil, empresa especializada em licitações, contratos e oferta de programas de integridade. Segundo ele, a grande maioria das organizações que operam em negócios internacionais utiliza essa ferramenta de gestão como instrumento de conduta e geração de riqueza. A valorização do programa de integridade tornou-se regra no mundo corporativo. No Brasil, de acordo com um levantamento da KPMG Auditoria, realizado em 2017, das cerca de 450 empresas avaliadas, apenas 9% não possuíam programa de integridade.

Licitações internacionais e recursos estrangeiros são uma mão na roda da economia brasileira. Um dos principais agentes de investimento, por exemplo, é o BIRD, o Banco Internacional para Reconstrução e Desenvolvimento. Nesse ano, a instituição investiu cerca de U$ 50 milhões no Programa Paraíba Rural Sustentável, no estado da Paraíba. Mas para garantir o investimento por parte do BIRD e de outras agência de fomento, as organizações beneficiadas precisam seguir uma série de regras e condutas éticas, denominadas Safeguards, um instrumento similar ao compliance.

Transparência nos setores público e privado

O compliance ainda não é obrigatório para definir as negociações entre organizações nacionais e internacionais, porém, já é um dos principais critérios adotados. Em relação às instituições públicas, as regras envolvendo a implementação do programa de integridade são mais claras. Como é o caso do Governo do Distrito Federal (GDF), que passou a exigir o programa em todos os órgãos diretos que fazem parte da sua estrutura. Além de exigir que empresas, ao firmar contratos públicos com o DF, possuam essa prática.

A Lei Federal Anticorrupção (Lei n° 12846/2013) é um bom exemplo de como as práticas da transparência e legalidade passaram a ser critérios para a eficiência da gestão. A Lei define que qualquer empresa estrangeira ou nacional, que ofereça serviços à Administração Pública Federal e aos estados e municípios, necessite apresentar ações que visem a transparência das operações.

De acordo com Renato Thé, as razões que explicam o compliance estar “na moda” são diversas. Ele destaca que o gerenciamento de crises econômicas e de problemas de fraudes nas empresas tornou-se mais relevante para os gestores. “Dadas as crises econômicas e problemas de fraudes, baixa produtividade, redução de margem de lucro, estratégias de negócios, dentre outros pontos, o compliance tornou-se uma alternativa bastante satisfatória por ofertar a junção de três eixos temáticos: a auditoria interna, o gerenciamento de risco e a governança corporativa”, explica o especialista.

Ele aponta ainda que as organizações internacionais exigem segurança na hora de negociar, e o programa de integridade é um dos critérios. “Os investidores internacionais são profissionais, não entram em negócios onde o risco não possa ser calculado. Como um dos eixos em compliance é justamente o gerenciamento de risco, os negócios somente são fechados tendo a prática como ponto determinante. Diria que sem esse instrumento não há negócio”, diz Renato Thé.

O diretor de compliance destaca o papel de organizações econômicas como o Bacen (Banco Central do Brasil) e a OCDE (Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico), que já empregam essa prática como regra para diversos negócios. “Não há dúvidas que essas entidades utilizam de mecanismos de controle interno, gerenciamento de risco e de governança corporativa para atuarem. E mais, exigem que as empresa que se relacionam com elas também os tenham a fim de garantir a transparência nas operações”, afirma.

Desafios de implementação

Para organizações que ainda não possuem ou estão em processo de implementação do programa de integridade, o especialista da UGP Brasil aconselha: “quando esse capital estrangeiro aportar no Brasil e as empresas quiserem ou tiverem de implantar programas de compliance às pressas, sofrerão. A minha sugestão é que procurem empresas que já possuem programa específico de implantação para antecipar movimentos e garantir o acesso aos investimentos que ocorrerão”.

Renato finaliza explicando os principais desafios que as instituições podem enfrentar caso não se adequem às exigências do mercado. “A maior dificuldade é convencer o empresariado brasileiro que os players internacionais trabalham de forma profissional. São exigentes e não aceitam improvisos. Assim, os riscos que podem atrapalhar, em primeiro lugar, vêm da cultura organizacional. Em seguida, a falta de profissionalismo e, por fim, as práticas procedimentais nas organizações”, afirma Renato Thé.

Além de potencializar e garantir o bom funcionamento e atuação das organizações, o compliance inova e cria uma nova identidade para a instituição. Confira algumas dicas do especialista Renato Thé, da UGP Brasil, na hora de pensar na implementação.

– Formule o código de conduta da empresa: definir as regras que irão determinar o comportamento dos colaboradores e o bom funcionamento das operações é o primeiro passo a ser dado;

– Crie metas e objetivos que possam estimular a redução dos riscos: o gerenciamento de riscos é um dos objetivos do compliance, e se bem planejado, o mapeamento de todas as operações da empresa pode evitar falhas;

– Estabeleça canais de comunicação que garantam a transparência dos negócios: seja na iniciativa pública ou privada, é recomendável que a organização possua um colaborador que possa intermediar possíveis intercorrências;

– Contrate profissionais que saibam formular o programa de integridade de acordo com o segmento da organização: o investimento neste caso é mais que necessário. Diante das exigências de seguridade do negócio, é preciso contar com a ajuda de técnicos e analistas que estejam por dentro das regras e regulamentos que envolvem o compliance.

Fonte: Jornal Contábil Brasil – Notícias do Brasil e do Mundo

Evite remediar e dê preferência ao prevenir, desenvolva o Compliance em sua empresa adotando práticas que auxiliem na prevenção de riscos empresariais, por meio de mapeamento de riscos, manutenção da conformidade legal e técnica, com aplicação de políticas preventivas, como a elaboração de códigos de conduta internos ou externos.

Por tratar também de comportamentos profissionais, a adoção das práticas de conformidade se atrela a governança corporativa, com a intenção de proteger a empresa de situações prejudiciais à sua imagem ou/e fluxo de caixa.

Compliance e a governança são essenciais para empresas maiores, com vários sócios e interesses distintos, visto que mantém uma maior distinção entre o(s) detentor(es) do capital investido e quem administra o empreendimento, mas isso não deve servir como desculpa para empresas menores e familiares não adotarem essas práticas para o melhor e mais seguro desempenho de suas atividades.

As ações principais a serem adotadas devem ser pautadas nos “Pilares do Programa de Compliance” que são: identificação, prevenção, monitoramento e detecção, resolução de problemas e orientação das áreas do negócio sobre as normas de controle, devendo levar em conta:

• a natureza e diversidade da operação da empresa
  · a complexidade de seus negócios
  · a escala, volume e valor de seus negócios

Para com este conhecimento geral de seu negócio, possam ser elaborados os itens básicos:

• Criação do manual de conduta e ética;
  · Ter seus processos internos bem definidos e explanados aos interessados;
  · Fortalecimento da comunicação interna e externa da organização, com criação de um SAC ou canal de denúncias;
  · Monitoria continua e correções.

Rebeca Cavalcanti via conferenciagorvenaca.com.br