Atrasos, horas extras, adicionais e impostos estão entre os fatores que precisam ser calculados e que vão impactar o resultado, sendo alguns deles variáveis. Como consequência, o cálculo de salário não é das tarefas mais simples que o DP precisa encarar.

Ter um passo a passo que ajude você a evitar erros vai facilitar sua rotina, além de livrar a empresa de problemas e processos trabalhistas por pagamento equivocado. Foi pensando nisso que preparamos este post. Confira!

A diferença entre salário bruto e salário líquido

A demanda por mão de obra na empresa aumenta e o setor de Recursos Humanos (RH) anuncia uma vaga em aberto informando o valor da remuneração. Parece simples, mas por trás disso há muita análise e cálculos.

Para fazer uma contratação e definir a remuneração, um empregador precisa considerar cuidadosamente algumas questões. Entre elas está o valor médio praticado pelo mercado para aquele cargo ou função e a disponibilidade de capital da empresa.

Isso porque quando um contratante define a remuneração em R$ 2.000, por exemplo, precisa investir mais do que isso. Impostos e variáveis como as horas extras realizadas pelo funcionário ― caso a empresa não adote a política do banco de horas ― fazem com que seja preciso desembolsar mais dinheiro.

Focando naquilo o que diz respeito ao DP, com todas essas questões mencionadas, existe uma diferença entre o salário que a empresa registra o funcionário e o salário que de fato paga. O primeiro é chamado de salário bruto e o segundo de salário líquido.

Uma forma bem simples de entender a diferença é considerar que o salário líquido é equivalente ao valor do salário bruto menos os descontos que incidem sobre ele.

A existência dos descontos é que faz com que não seja tão simples definir quanto deve ser pago a cada funcionário. Algo que remete ao propósito deste conteúdo de ajudar você a entender como fazer o cálculo de salário líquido.

A seguir, destacamos os descontos e acréscimos que fazem parte do cálculo de salário. Em alguns casos, para evitar dúvidas, optamos por inserir exemplos que vão ajudar você a entender melhor cada variável.

Para que você tenha uma noção ampla e prática do cálculo completo, porém, adiante mostraremos exemplos considerando diferentes variáveis ao mesmo tempo. Algo que se assemelha mais à rotina do DP.

Descontos obrigatórios e descontos extras

O cálculo de salário envolve descontos obrigatórios e não-obrigatórios, que também podem ser chamados de descontos extras. Estes últimos variam de acordo com questões como a política da empresa e escolhas como oferecer ou não vale-refeição aos funcionários.

Descontos obrigatórios da folha de pagamentos

Os descontos obrigatórios são aqueles que incidem sobre o salário base e sobre vencimentos como horas extras, gratificação por função, bônus e outros. A saber, o salário base é o valor que a empresa registra para o funcionário.

• INSS

O INSS é um desconto aplicado sobre o salário bruto do trabalhador. Sua alíquota ou percentual varia de acordo com a faixa salarial a que cada funcionário de uma empresa se encontra.

Com a Reforma da Previdência ― apresentada pela Emenda Constitucional n°103, em novembro de 2019 ― foi aprovada uma alteração nas alíquotas, válida de março de 2020 em diante, com os descontos sendo feitos na folha de abril de 2020 em diante. Veja:

• até um salário mínimo (R$ 1.039) = alíquota de 7,5%;
• de R$ 1.039 até 2.089,60 = alíquota de 9%;
• de  R$ 2.089,61 até R$ 3.134,40 = alíquota de 12%;
• de R$ 3.134,41 até R$ 6.101,06 = alíquota de 14%.

O valor de R$ 6.101,06 é o teto vigente para o INSS. Qualquer salário superior a essa quantia tem o repasse definido em 14%.

É válido ressaltar também que o repasse feito ao INSS é o que garante ao trabalhador a sua aposentadoria, bem como o acesso a benefícios como o auxílio-doença.

• IRRF

Depois que o salário bruto já sofreu a dedução do INSS, cabe ao DP calcular o desconto do Imposto de Renda de Retido na Fonte (IRRF). É importante atenção a essa questão: não é correto inverter a ordem e descontar o INSS primeiro.

Logo mais você acompanhará um passo a passo sobre o cálculo de salário e vai ser mais fácil entender que o IRRF é descontado da quantia equivalente ao salário bruto menos o INSS.

O desconto a ser aplicado em razão do IRRF também segue uma regra que define o percentual em cada caso. Veja:

• De R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65 = alíquota de 7,5% = desconto de R$ 142,80
• De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 = alíquota de 15% = desconto de R$ 354,80
• De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 = alíquota de 22,5% = desconto de R$ 636,13
• Acima de R$ 4.664,68 = alíquota de 27,5% = desconto de R$ 869,36.

Agora que você já tem essas informações, precisamos destacar uma questão importante: as quantias que apresentamos neste post, como haveria de ser, são reais, mas de um ano para o outro ― ou em caso de mudanças nas leis ― é bom conferir quais os valores e alíquotas vigentes para o período em questão.

Exemplo:

Para evitar dúvidas, com base nas duas deduções obrigatórias apresentadas até aqui, vamos a um exemplo prático para que você entenda a questão da ordem que deve ser respeitada no cálculo de salário.

Marta é uma funcionária cujo salário no mês em questão é de R$ 3.200. Com base nesse valor, sabemos que o desconto do INSS corresponde a 14%, o que nos leva a:

R$ 3.200 – 14% =
R$ 3.200 – R$ 448 =
R$ 2.752,00

É com base no valor encontrado nesta primeira etapa do cálculo que aplicamos o desconto do IRRF que, no caso, equivale a 15% ou R$ 354,80. Ou seja:

R$ 2.752 – R$ 354,80 =
R$ 2.397,20

Se considerássemos apenas esses dois descontos o salário líquido de Marta seria, portanto, R$ 2.397,20.

• Contribuições sindicais*

As contribuições sindicais mensais e anuais foram sinalizadas com um asterisco porque só são obrigatórias caso o funcionário opte pelo vínculo sindical e autorize que o desconto seja feito.

Essa mudança entrou em vigor com a aprovação da Reforma Trabalhista ― lei n° 13.467, de 2017 ― destacada pelo texto do artigo 579 da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) que diz o seguinte:

“O desconto da contribuição sindical está condicionado à autorização prévia e expressa dos que participarem de uma determinada categoria econômica ou profissional, ou de uma profissão liberal, em favor do sindicato representativo da mesma categoria ou profissão ou, inexistindo este, na conformidade do disposto no art. 591 desta Consolidação”.

No momento do cálculo de salário, o DP da empresa precisa estar atento aos casos em que há a autorização para efetuar o desconto devido. E como haveria de ser, para evitar descontos indevidos da folha de pagamento dos funcionários que não optaram expressamente pela contribuição sindical.

Esclarecimento sobre o FGTS

O valor repassado ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado do salário do trabalhador. Isso porque trata-se de uma obrigação do empregador com a qual este deve arcar.

Por regra, o valor do FGTS equivale a 2% do salário bruto para o caso dos jovens aprendizes e a 8% do salário para os demais. O recolhimento do FGTS é obrigatório e, ainda que não seja descontado, precisa ser discriminado no holerite, ou seja, no contracheque de cada colaborador.

Algo que nos leva a mencionar que a prática do salário complessivo é ilegal e, por essa razão, todos os valores que compõem a remuneração de um trabalhador ― salário, descontos e acréscimos ― devem ser devidamente indicados no holerite.

Descontos extras da folha de pagamentos

Entre os descontos extras estão aqueles que podem acontecer com base em decisões da empresa ― como oferecer vale-refeição ― e os comportamentos de cada funcionário ― como chegar atrasado ou faltar sem justificativa ao trabalho.

• Atrasos e faltas

O empregador tem direito de descontar as horas de atraso ou dias de falta injustificada que cada trabalhador apresentar.

O cálculo do desconto por atrasos é mais simples e toma por base o salário-hora do funcionário em questão. O caso das faltas não justificadas requer mais atenção por ser ligeiramente mais complexo, uma vez que deve considerar a perda do Descanso Semanal Remunerado (DSR).

Exemplo:

Consideremos o caso de Igor, um trabalhador que recebe R$ 1.496  para uma jornada de trabalho de 44 horas semanais ou 220 horas mensais. Igor acumula um total de 3 horas de atraso no mês em questão e, nessa situação, o DP deve calcular o desconto da seguinte forma:

R$ 1.496 / 220 =
R$ 6,80
(valor do salário-hora de Igor)

R$ 6,80 x 3 =
R$ 20, 40
(valor a ser descontado do salário de Igor pelos atrasos)

Agora, consideremos outro cenário. Ao invés dos atrasos, Igor registrou uma falta não justificada no mês. Com isso, DP precisa fazer os seguintes cálculos:

R$ 1.496 / 30 =
R$ 49,87

DSR = um dia de trabalho

2 x R$ 49,87 =
R$ 99,74
(valor a ser descontado do salário de Igor)

Note que quando o funcionário falta sem justificativa, perde pelo dia não trabalhado e pelo desconto do DSR.

• Vale-transporte

O vale-transporte concedido pela empresa deve ser descontado na folha de pagamento e, por essa razão, entra no cálculo de salário.

O mais comum é que a alíquota do desconto corresponda a 6% do salário bruto, mas convém checar porque há casos de exceções. 

• Vale refeição

A concessão do vale-refeição ou vale-alimentação não é obrigatória para as empresas, a menos que a convenção ou acordo coletivo de trabalho determine o contrário.

Caso a empresa decida oferecer esse benefício, precisa fazer seu cadastro no  PAT ― Programa de Alimentação do Trabalhador ― para poder fazer um desconto que chega a até 20% do salário bruto.

Adicionais legais e remuneração extra

O cálculo de salário também inclui valores que devem ser acrescidos ao salário do trabalhador. Alguns dos adicionais podem variar, existindo ou não, a depender das condições de trabalho de cada funcionário.

• Horas extras

Com base na CLT, a jornada diária de um trabalhador tem duração máxima de 8 horas, sendo permitida a realização de até 2 horas extras por dia. Exceções à regra precisam obedecer condições especificadas em lei.

O parágrafo primeiro do artigo 59 da CLT diz o seguinte: “a remuneração da hora extra será, pelo menos, 50% (cinquenta por cento) superior à da hora normal”. Assim, se voltarmos ao exemplo de Igor, cujo valor da hora de trabalho normal é de R$ 6,80, o valor da sua hora extra deve ser de, no mínimo, R$ 13,60.

É importante dizer que o DP deve consultar a convenção ou acordo de trabalho das categorias laborais da empresa. Isso porque esses documentos têm prevalência sobre a CLT e pode apresentar regras diferentes para a definição do valor e pagamento das horas extras realizadas.

• Adicional noturno

O artigo 73 da CLT determina que considera-se noturno “o trabalho executado entre as 22 horas de um dia e as 5 horas do dia seguinte”, o que resulta em um total de 7 horas.

A questão é que, com base nos textos do mesmo artigo, “a hora do trabalho noturno será computada como de 52 minutos e 30 segundos”. Assim sendo, o expediente noturno acaba tendo, para fins de cálculo de salário, a duração de 8 horas tal qual uma jornada diária de trabalho.

O valor do adicional noturno é uma compensação de 20% sob o salário base oferecida em razão do desgaste extra que funcionários que trabalham no turno da noite tem.

Sendo assim, consideremos que Vitor é um funcionário diurno e recebe um salário de R$ 2.300. Mateus, um funcionário noturno que exerce a mesma função e ocupa o mesmo cargo deve receber:

R$ 2.300 + 20% =
R$ 2.300 + R$ 460 =
R$ 2.760,00
(valor do salário de Mateus)

• Hora extra noturna

Para um funcionário que já atua no turno da noite, a realização de horas extras lhe garante o acréscimo previsto de pelo menos 50% do valor do salário-hora por hora trabalhada.

Assim sendo, o cálculo é segue as mesmas regras da hora extra diurna, sendo necessário apenas atenção para que o valor do salário esteja adequado ao turno de trabalho.

Agora, se o funcionário atua no turno do dia, mas por algum motivo cumpre hora extra noturna, sua remuneração deve contar com os dois acréscimos: o que transforma seu salário-hora em salário-hora noturno e os 50%.

Exemplo:

Manuela é uma funcionária do turno do dia cujo salário é de R$ 1.870. Neste mês, ela precisou realizar duas horas de trabalho extra no turno da noite, o que faz com que o DP precise realizar os seguintes cálculos:

R$ 1.870 / 220 =
R$ 8,50
(valor do salário-hora diurno de Manuela)

R$ 8,50 + 20% =
R$ 8,50 + R$ 1,70 =
R$ 10,20
(valor do salário-hora noturno de Manuela)

R$ 10,20 + 50% =
R$ 10,20 + R$ 5,10 =
R$ 15,30
(valor da hora extra noturna de Manuela)

R$ 1.870 + R$ 15,30 x 2 =
R$ 1.870 + R$ 30,60 =
R$ 1.900,60
(valor devido a Manuela)

Note que, com base no valor da hora normal da funcionária, encontramos o valor de sua hora noturna de trabalho. Com base na hora noturna, definimos o valor de cada hora extra realizada e multiplicamos pelo total de horas adicionais cumpridas por ela.

Ao final, somamos o valor do salário normal de Manuela ao valor encontrado para as horas extras noturnas que ela realizou no mês. Chamamos de “valor devido” o resultado desta conta, desconsiderando os outros adicionais ou descontos possíveis apenas para que você entenda a essência deste cálculo.

• Descanso semanal remunerado (DSR)

O Descanso Semanal Remunerado (DSR) já está incluso no salário base dos mensalistas. Um eventual desconto só é feito, criando a necessidade de cálculo, em caso de falta injustificada.

Caso a empresa tenha trabalhadores horistas, porém, o DP precisa fazer um cálculo específico considerando o número de domingos e feriados do mês e o valor do salário-hora de cada funcionário.

Esse processo se faz necessário porque um mês com 31 dias tende a ter mais dias de descanso do que um mês com 30, por exemplo. Algo que leva a uma variação no valor a ser pago pelo DSR ― algo que não acontece com os mensalistas.

Para o cálculo, o DP deve se orientar pelos passos a seguir:

1. somar as horas normais de trabalho no mês em questão;
2. dividir o resultado obtido pelo número de dias úteis do mês para chegar à média de horas trabalhadas. Atenção: os sábados devem ser contabilizados como dias úteis;
3. multiplicar o total pelo número de domingos e de feriados do mês;
4. multiplicar este resultado pelo valor da hora normal de trabalho.

Exemplo:

Marcela é uma funcionária horista cujo salário-hora é de R$ 6,90. Em janeiro de 2020, ela trabalhou um total de 162 horas. Para calcular seu DSR, o DP precisa fazer a seguinte conta:

[(Total de horas trabalhadas / total de dias úteis do mês) x n° de domingos e feriados] x valor da hora de trabalho =

[(162 / 27) x 5] x R$ 6,90 =
(6 x 5) x R$ 6,90 =
30 x R$ 6,90 =
R$ 207,00
(valor de DSR de Marcela) 

Como você pode ter percebido, esse valor considera as horas normais de trabalho de Marcela. Por isso, o trabalho do DP no que diz respeito ao DSR nem sempre para por aí.

• DSR sobre horas extras

Quando horas extras são feitas, seja por funcionários horistas ou mensalistas, é preciso calcular o DSR sobre horas extras, conforme determina o artigo 7° da lei n° 605/49. Para tanto, é preciso seguir as regras abaixo:

1. somar as horas extras realizadas e dividir o total pelo número de dias úteis do mês em questão;
2. multiplicar o total obtido pelo número de domingos e feriados do mesmo período;
3. multiplicar o resultado pelo valor determinado para a hora extra de trabalho.

Exemplo:

Vamos ao caso de Bruno, um horista cujo valor do salário-hora é de R$ 7,30. Em janeiro de 2020, ele trabalhou um total de 200 horas normais, além de 40 horas extras. O trabalho do DP é fazer o seguinte cálculo de salário:

[(Total de horas extras / total de dias do mês) x n° de domingos e feriados] x valor do salário-hora =

[(40 horas / 31 dias) x 5] x R$ 7,30 =
(1,29 x 5) x R$ 7,30 =
6,45 x R$ 7,30 =
R$ 47,09
(valor do DSR sobre horas extras de Bruno)

• Salário-família

O salário-família é um benefício pago ao trabalhador de baixa renda de acordo com o número de filhos menores de 14 anos. O limite de idade só deixa de existir na eventualidade de o funcionário ter um filho inválido.

Caso esse valor seja devido, o DP precisa consultar a tabela do INSS para saber qual quantia deve ser acrescida à remuneração de cada funcionário.

A título de informação, é bom informar que cabe ao trabalhador em regime de CLT solicitar ao empregador o recebimento do salário-família quando tiver direito ao benefício.

• Férias

Sempre que o trabalhador conquista o direito às férias ― o que acontece a partir do cumprimento dos 12 meses do período aquisitivo ―, o Departamento Pessoal deve incluir em sua remuneração o valor devido por esse período de descanso.

O cálculo de férias é feito com base no salário do funcionário, tendendo em mente que há incidência de INSS e de IRRF a serem consideradas.

Com base no artigo 143 da CLT, “é facultado ao empregado converter 1/3 (um terço) do período de férias a que tiver direito em abono pecuniário, no valor da remuneração que lhe seria devida nos dias correspondentes”.

Em outras palavras, o funcionário tem direito de vender até 10 dias de suas férias ao empregador, prática conhecida como abono pecuniário e que também deve ser considerada no cálculo da remuneração.

• Décimo terceiro

Por fim, no fim do ano o DP também precisa calcular o décimo terceiro salário que é devido a todos os funcionários, inclusive aos que têm menos de um ano de casa.

O décimo terceiro nada mais é do que o salário base de cada funcionário dividido por 12. Um trabalhador com 8 meses de casa, por exemplo, deve receber o valor equivalente a 8 frações, ou seja: (Salário base / 12) x 8.

Passo a passo do cálculo de salário

Até aqui, apresentamos exemplos pontuais de alguns dos passos mais complexos do cálculo de salário. Agora que você já conhece todas as variáveis a serem consideradas, porém, vamos a um passo a passo prático e mais completo.

Cálculo de salário mensal

Para o passo a passo do cálculo de salário mensal, vamos considerar o caso de Arthur, um funcionário que trabalha 44 horas semanais e cujo salário bruto é R$ 3.500.

Consideremos ainda o mês de janeiro de 2020 como referência para os cálculos que serão demonstrados. Outras variáveis serão mencionadas no decorrer do processo.

1. Calcule o desconto do INSS sobre o salário bruto

Salário base – alíquota do INSS correspondente (12%) =

R$ 3.500 – R$ 420 =
R$ 3.080

1. Calcule o desconto do IRRF sobre o valor obtido na operação anterior

Salário com desconto do INSS – alíquota do IRRF (15%) =

R$ 3.080 – R$ 354,80 (com base na tabela apresentada anteriormente) =
R$ 2.725,20

1. Calcule descontos referentes à atrasos e faltas não justificadas

Suponhamos que Arthur tenha se atrasado para chegar ao trabalho algumas vezes no mês, totalizando 4 horas de débito:

Salário / total de horas trabalhadas no mês =

R$ 3.500 / 220 h =
R$ 15,90
(valor do salário-hora de Arthur)

R$ 15,90 x 4 h =
R$ 63,60
(valor a ser descontado do salário de Arthur pelos atrasos)

1. Calcule descontos relativos ao vale-transporte cedido pela empresa

Consideremos que o valor do vale-transporte equivale a 6% do salário bruto do funcionário, o que nos leva a um total de R$ 210.

Total dos descontos: R$ 420 + R$ 354,80 + R$ 63,60 + R$ 210 = R$ 1.048,40.

1. Calcule o acréscimo devido pelas horas extras realizadas

Suponhamos que em janeiro de 2020, Arthur tenha realizado um total de 40 horas extras diurnas, o que nos leva aos seguintes cálculos:

(Valor do salário-hora + 50%) x n° de horas extras =

(R$ 15,90 + 50%) x 40 h =
(R$ 15,90 + R$ 7,95) x 40 h =
R$ 23,85 x 40 h =
R$ 954,00

1. Calcule o DSR sobre horas extras com base na seguinte regra já apresentada:

[(N° de horas extras / n° de dias do mês) x n° de domingos e feriados] x valor da hora extra de trabalho =

[(40 / 31) x 5] x R$ 23,95 =
(1,29 x 5) x R$ 23,95 =
6,45 x R$ 23,95 =
R$ 154,47

Total de acréscimos: R$ 954 + R$ 154,47 = R$ 1,108,70

Valor devido a Arthur: salário bruto – descontos + acréscimos =

R$ 3.500 – 1.048,40 + R$ 1.108,70 =
R$ 3.560,30

Note que outras variáveis poderiam ter sido consideradas, como o adicional noturno (ou qualquer outro adicional devido) e as horas extras noturnas. Mantivemos, porém, o exemplo mais simples, ainda que completo e didático o bastante para a sua compreensão.

Cálculo de salário por hora

O trabalhador que recebe por hora tem seu salário computado com base no número de horas trabalhadas em cada mês e não no número de dias. Nesse regime, a duração da jornada de trabalho diária ou semanal é prevista em contrato, assim como o valor do salário-hora.

A questão é que, como os meses podem ter duração diferente, o total de horas trabalhadas também pode variar. Isso faz com que o DP precise ter atenção no momento de efetuar o cálculo de salário por hora.

Caso esta seja uma situação presente na rotina de sua empresa, recomendamos que leia o post Horista: tudo o que você precisa saber para se aprofundar no assunto. O conteúdo mostra como os cálculos devem ser feitos, incluindo os acréscimos do DSR e das horas extras.

Cálculo de salário proporcional

Existem quatro situações em que o Departamento Pessoal de uma empresa precisa realizar o cálculo de salário proporcional. São elas:

1. admissão: quando o contrato de trabalho do funcionário se inicia no “meio do mês”, o que faz com que este não tenha direito ao salário integral, mas a um pagamento proporcional aos dias efetivamente trabalhados;
2. demissão: quando o contrato de trabalho do funcionário se encerra também no “meio do mês”, dando-lhe o direito ao recebimento de valor proporcional pelos dias trabalhados desde o último pagamento feito pelo empregador;
3. início do período de afastamento: quando o funcionário é afastado do trabalho e tem direito a receber proporcionalmente pelos dias em que trabalhou;
4. retorno após o fim do período de afastamento: quando o funcionário retorna às suas atividades e também tem o direito a receber proporcionalmente pelos dias em que trabalhou.

Em todos esses casos, o DP deve fazer o cálculo de salário por dia, além de considerar eventuais acréscimos e descontos. Tudo isso está explicado em um post especialmente desenvolvido sobre Como calcular salário proporcional também publicado em nosso blog.

Como facilitar o cálculo de salário

Ainda que faça parte da rotina do DP, o cálculo de salário não é uma tarefa simples. Uma mesma empresa pode ter diferentes tipos de contrato de trabalho, o que leva a diferentes formas de calcular o valor devido aos funcionários.

Além do mais, mesmo que todos os funcionários sejam mensalistas, diferenças causadas por acréscimos e descontos que não se aplicam a todos também demandam atenção.

Quanto mais funcionários uma empresa tem, mais delicado é o momento do fechamento da folha de pagamento. Buscar formas de facilitar esse processo é interessante para poupar tempo, reduzir a burocracia e, sobretudo, evitar erros.

Erros no pagamento estão entre as causas mais comuns de processos trabalhistas movidos contra os empregadores. Para evitar essa dor de cabeça, sua empresa pode optar por softwares de gestão que simplifiquem e aumentem a confiabilidade do processo.

Um desses softwares é o aplicativo de controle de ponto Tangerino. As marcações podem ser realizadas por meio dos próprios smartphones ou tablets dos funcionários e o gestor recebe, em tempo real, todas as atualizações.

Informações sobre a jornada de cada colaborador, incluindo variáveis como atrasos ou jornadas extraordinárias são disponibilizadas para facilitar o cálculo de salário. Assim, a ferramenta tende a amenizar a rotina do DP e até a permitir que este setor tenha tempo para atuar de forma mais estratégica na empresa.

Conteúdo Original Blog Tangerino