A metodologia pode ser aplicada tanto na vida profissional, quanto na pessoal, e é uma forma de organizar ideias, gerenciar o tempo e entregar melhores resultados dentro dos prazos propostos.

Você nunca ouviu falar sobre o método GTD ou ainda tem dúvidas sobre como usar? Continue a leitura para aprender!

O que é o Método GTD?

GTD é a sigla para o termo em inglês “Getting Things Done” ou, em tradução livre,  “fazendo as coisas”. Ele é baseado em um livro escrito em 2001 pelo americano David Allen. No Brasil, a publicação ganhou o título de “A Arte de Fazer Acontecer”.

David Allen publicou esse livro após 30 anos de pesquisa — e prática  — baseando-se no argumento de que a mente precisa estar livre para criar, em vez de se preocupar em reter todas as informações que recebe ao longo do dia.

A ideia é equilibrar a vida pessoal e profissional de forma a organizar o caos, retomar o controle das ações e tomar decisões de forma mais acertada.

É importante ressaltar que, neste caso, produtividade não significa fazer mais, mas, sim, dar o seu melhor em cada tarefa, estando 100% presente naquilo que se propõe a fazer.

Para quem esse método é direcionado?

Você tem uma quantidade grande de atividades para fazer todos os dias? Tem o hábito de fazer várias coisas ao mesmo tempo e, de repente, percebe que já está quase na hora de encerrar o expediente? Acumular horas extras, por dias seguidos, é algo rotineiro na sua vida? 

Sua equipe está com uma série de tarefas acumuladas? A tomada de decisões acontece em cima da hora? As reuniões são cansativas e pouco organizadas? Chegou a hora de aplicar o método GTD!

Profissionais produtivos são aqueles que aproveitam de forma correta o tempo disponível. Se você tem 40 horas por semana, suas tarefas devem ser organizadas, de forma produtiva, nesse espaço de tempo. Mas como conseguir isso?

É essencial que, ao executar uma tarefa, o profissional esteja mergulhado de verdade nela e não fazendo mil coisas ao mesmo tempo, como tem se tornado comum no dia a dia de muitas empresas.

Acredite: concentrar-se em uma ação de cada vez vai proporcionar muito mais resultados do que insistir em executar várias funções ao mesmo tempo.

A gente sabe o quanto isso pode ser difícil. E é justamente aqui que o método GTD entra. Ele vai te ajudar a esvaziar a mente do que não é importante e se manter focado na tarefa da vez.

Como o método GTD pode ser aplicado na prática? 

Agora você vai conhecer ferramentas para começar a aplicar a metodologia GTD, na prática!

O primeiro passo é sempre ter por perto um bloco de notas, para anotar as informações e se concentrar no que importa.

Em vez de guardar tudo na cabeça, é necessário esvaziar a mente e passar todas as ideias para um caderno ou agenda. Vai ficar muito mais fácil elencar prioridades, estabelecer metas e organizar seu calendário de atividades.

Para quem prefere os aplicativos, vale a pena conhecer algumas das ferramentas abaixo:

• Evernote: bloco de notas digital para fazer anotações, organizar informações e fichar links para ler depois;
• Trello: ferramenta de gerenciamento de tarefas  que permite organizar tarefas em lista, além de  incluir detalhes de projeto, datas de entrega, membros responsáveis, entre outros detalhes;
• Google:  tem uma série de ferramentas que vão além do buscador. A empresa oferece calendário, app de reuniões, drive (para armazenamento de dados em nuvem) e agendas coletivas. 

É importante lembrar que para usar esses aplicativos de maneira que eles possam efetivamente ajudar você a aplicar a metodologia GTD é essencial ter uma boa conexão de internet. 

Quais são as etapas do GTD?

O método GTD consiste em cinco etapas:

• Coletar/capturar informações; 
• Esclarecer e processar dados; 
• Organizar, refletir e revisar; 
• Colocar em prática. 

Mas, calma, vamos explicar exatamente como funciona cada um.

1. Coletar / capturar.

Sabe quando você precisa se concentrar em alguma tarefa, mas não consegue, porque você tem o foco em outras tarefas “urgentes”, que seguem pendentes? Isso é o que David Allen chama de circuitos abertos.

Quando falamos em esvaziar a mente, falamos justamente sobre capturar essas informações que estão tirando o foco. Anote tudo na sua ferramenta de GTD (que pode ser o bom e velho bloco de notas ou um dos aplicativos indicados).

E vale tudo! Qualquer tarefa planejada vai para suas anotações. Assim, em vez de você pensar nela o dia todo, vai investir energia nessa ideia na hora certa. 

A lista precisa ser revista, para riscar dela as tarefas que já foram concluídas e acrescentar coisas novas.

2. Esclarecer / processar

Nesta etapa, ainda não será necessário realizar tarefas, apenas as rápidas. O autor do livro “A arte de Fazer Acontecer” recomenda usar a regra de dois minutos: se a ação pode ser executada em dois minutos, faça agora! Caso contrário, deixe para depois ou delegue.

Ações que não podem ser realizadas nesse prazo, devem ir para a sua lista de tarefas. Nesse momento, faça uma análise criteriosa: Qual a sua responsabilidade diante dessas tarefas? É responsabilidade sua ou de outra pessoa?

3. Organizar

O terceiro passo do GTD é organizar a lista de tarefas. Você vai precisar de um calendário, para definir prazos, e definir em qual categoria a tarefa deve ser classificada.

• Lista de projetos: ações que precisam de mais de uma etapa para serem realizadas por completo;
• Ações cotidianas: tarefas rotineiras, que precisam ser feitas constantemente, mesmo que não tenham uma data de entrega. Aqui, o ideal é agrupar as tarefas que podem ser feitas de uma vez, como responder uma série de e-mails ou marcar as reuniões da semana;
• Atenção especial: tarefas que precisam ser delegadas e que não dependem de você para acontecer. Aqui, é hora de aproveitar as melhores habilidades dos membros da sua equipe.

Anote tudo na sua lista ou calendário e deixe um tempo do dia para resolver possíveis imprevistos.

4. Revisar

O circuito aberto não para. Por isso, uma vez por semana, revise suas tarefas. Quais informações precisam ser atualizadas? Algum prazo precisa ser revisto? Risque as tarefas já concluídas e organize a lista de tarefas da próxima semana.

Segundo David Allen, as manhãs de sexta-feira são o melhor momento para fazer essa revisão. Mas cabe a você definir a hora mais adequada na sua agenda.

5. Colocar em prática

Com todas essas dicas, é hora de colocar em prática o que você aprendeu. Use suas listas para definir, de forma eficiente, prazos e prioridades. E, ao realizar uma tarefa, esqueça as demais. Esteja presente de verdade em cada atividade e sempre dê o seu melhor.

As tarefas devem ser executadas conforme as listas planejadas, no momento em que você definiu que elas seriam feitas. É muito importante ser disciplinado, para que o método GTD realmente funcione. Então, nada de procrastinar! 

Evite ao máximo trabalhar fora do planejamento. Mudanças acontecem e as listas podem ser revistas, mas isso não pode ser frequente em sua rotina. Quanto mais prioridades surgem de última hora, mais difícil será de manter um método de concentração e entregas eficientes. 

Quais as vantagens do GTD?

O principal benefício do método GTD é aumentar a produtividade, desde as tarefas mais simples até as mais complexas. A equipe passa a entender de forma qualitativa e quantitativa suas demandas diárias, o que só traz ganhos. Além disso:

• É um fator importante para diminuir o estresse, já que o foco permanece, o tempo todo, em uma tarefa por vez;
• As ações ganham significado diferente e deixam de ser realizadas no piloto-automático;
• A equipe se sente mais livre para organizar a rotina;
• As pessoas se tornam mais criativas e organizadas.

Veja outras dicas para usar o método GTD

É muito importante ressaltar que o método GTD não é milagroso. Ele incentiva a mudança de hábitos, a criação de uma nova cultura organizacional e a prática de uma rotina mais organizada, produtiva e, até mesmo, mais saudável.

Lembre-se que os resultados não vão aparecer de um dia de outro. É preciso contar com a cooperação das outras pessoas que trabalham com você, para que todos sigam o método e trabalhem de forma alinhada.

Comece tendo sempre um bloco de notas por perto, para organizar as ideias, e, aos poucos, comece a seguir os cinco passos da metodologia.

Tenha em mente que todo o processo pode ser ajustado e que, quando realizado de forma cíclica, os resultados estarão constantemente em evolução.

Gostou dessas dicas? Continue acompanhando o nosso blog para receber outras informações valiosas de como melhorar o dia a dia do seu negócio por meio de uma gestão de pessoas adequada.

Este conteúdo foi originalmente produzido pela Melhor Plano.

A autogestão é um modelo de cultura organizacional na qual os colaboradores são estimulados a tomar decisões de forma mais independente e, por meio de uma gestão mais horizontal — na qual são valorizadas mais as relações e a participação dos profissionais do que a hierarquia — se tornam cada vez mais autônomos de seus gestores. 

Tem interesse em aprender mais sobre esse modelo gerencial para adotar na sua empresa? Saiba que ele pode trazer diversos benefícios para o RH e para a companhia. Continue a leitura para entender quais são eles, conferir mais detalhes sobre o que é autogestão e como adotá-la!

Qual a diferença da autogestão para os outros tipos de gestão?

Para iniciarmos o nosso papo sobre essa tendência organizacional que, diga-se de passagem, está crescendo entre empresas que se identificam com uma forma de administração mais inovadora, é preciso que você saiba que existem diversas formas de uma companhia gerir pessoas e cada uma adota aquela que mais se encaixa no seu perfil.

Geralmente, os donos de negócio levam em consideração o seu estilo empresarial (se mais inovador, tradicional ou centralizador, por exemplo) para escolher o tipo de gestão ideal. Porém, muitas vezes, o próprio perfil que vai se formando no time de profissionais também influencia muito a cultura organizacional. Abaixo, vamos listar os principais tipos.

Gestão Autocrática

A gestão autocrática, também vista como “tradicional”, conta com um líder apenas, que é a pessoa quem vai tomar todas as decisões que envolvem o negócio sozinho. Neste modelo, a participação dos colaboradores não é levada em consideração e eles não costumam ser consultados; apenas desempenham as ações que foram definidas pela alta gerência.

O ponto negativo disso é que não há espaço para estimular a autogestão empresarial, já que os profissionais não lidam com situações que exigem que eles pensem por conta própria e avaliem os riscos de suas decisões. Assim, o time se torna bastante dependente do seu líder.

Podemos dizer que a vantagem da gestão autocrática é que pelo fato de as decisões serem centralizadas (e por isso a resolução de problemas não depender de outras opiniões), elas se tornam muito mais rápidas. Além disso, nesse formato é possível estruturar os processos para que o trabalho seja mais estruturado e padronizado.

Gestão Democrática

Já a democrática é o inverso: há uma participação ativa dos colaboradores nas decisões da empresa. Aqui, todos os funcionários costumam influenciar nas decisões, planos e processos realizados internamente. Ou seja, a opinião deles tem peso, chega-se a um consenso e o que a maioria escolher define os rumos das estratégias.

Como na gestão democrática as tomadas de decisões são compartilhadas entre líderes e liderados, todos os membros assumem a responsabilidade das ações. Porém, por mais que o líder tenha uma parcela maior, o grupo também torna-se incumbido e é estimulado a contribuir para o bem em comum, que é o sucesso da organização.

Podemos dizer que a autogestão é um desdobramento da gestão democrática, já que a autogestão estimula nos colaboradores o sentimento de co-participação e os remete às tomadas de decisões de maneira mais independente e individual. Nela, as pessoas sabem o que devem fazer e gerenciam seu tempo e a forma de realizar cada atividade.

Gestão Liberal

Outro tipo de liderança é a liberal, estilo que se encaixa entre os dois vistos acima. Esse formato costuma dar liberdade ainda maior aos colaboradores e o gestor tem participação mínima nos processos realizados pelos colaboradores. 

Porém, esse tipo de gestão só funciona bem em times de alta performance e que já são totalmente conscientes de suas responsabilidades. Se a empresa ainda não contar com uma equipe bastante madura nesse ponto, os membros podem se sentir perdidos, pois nesse formato não é muito comum se ter feedbacks constantes.

Quais as vantagens da autogestão?

Nesse modelo de gestão, nem sempre é necessário que os colaboradores peçam autorização do superior para tomar determinada atitude, seja em relação aos clientes ou qualquer outra ação. Então, essa pode ser entendida como uma das principais vantagens, já que desafoga o gestor de responsabilidades diárias.

Assim, o líder conta com mais tempo e disposição para agir estrategicamente em outras atividades que envolvam o negócio. Ou seja, enquanto o time está focado na atuação tática, o gestor está olhando para cima, pensando em como desenvolver a empresa para alcançar novos patamares. Além disso, os trabalhadores são estimulados a desenvolverem:

• senso de responsabilidade;
• mais autonomia;
• senso de urgência;
• pensamento inovador;
• compromisso para fazer o que é certo;
• sentimento de cooperação e integração dos trabalhos;
• melhoria no clima organizacional;
• democratização das atividades;
• autogestão pessoal (gerenciar seu tempo e seu processo criativo, por exemplo);
• compromisso com as metas;
• senso de organização e a necessidade de utilizar softwares para planejar e ordenar tarefas.

Como saber se é o momento de aplicar a autogestão na minha empresa?

A autogestão é um formato para gerenciar pessoas que pode não servir para todos os perfis de empresa. Muitas companhias precisam adotar uma linha mais tradicional devido ao tipo de negócio que desenvolvem ou do ramo de atuação. É importante conhecer bem o estilo da sua empresa e como o negócio de desenvolve para sugerir a adoção dessa estratégia.

Tenha em mente que também é fundamental entender se o seu time está preparado para tomar decisões sozinho. Muitas vezes, a liderança quer que os colaboradores sejam mais autônomos, mas ainda não oferece recursos suficientes para que isso seja possível.

Imagine, por exemplo, uma empresa que contrata profissionais recém-formados e que estão tendo seu primeiro contato em determinada áreas, mas que não tiveram um treinamento adequado. Como esses colaboradores podem ser independentes nas primeiras tomadas de decisão se ainda não têm experiência com a questão que estão enfrentando?

Outro ponto importante é perceber se é o momento de a empresa começar a inovar em seus processos que envolvem gestão de pessoas. Questione-se: já temos um time bastante maduro, como podemos desenvolver esses profissionais para alcançarem performances ainda melhores? Ao entender questões como essas, você vai identificar o momento certo. 

Como aplicar a autogestão na empresa?

Nenhum processo de mudança é feito de um dia para o outro em uma organização, principalmente melhorias que envolvam gestão de pessoas, certo? Porém, é possível dar os primeiros passos para perceber se esse modelo de gestão é o ideal para a empresa e entender como será o processo de adaptação.

Comece aos poucos, propondo pequenas atitudes que sejam capazes de despertar nos colaboradores o sentimento de pertencimento, da necessidade de pensar e se desenvolver sozinho e de cooperação do trabalho realizado em equipe. 

Isso vai estimular a vontade de eles contribuírem com suas ações e o pensamento autocrítico em relação à melhoria nas atividades que cada um desenvolve. Além disso, selecionamos algumas ações que podem ajudar no dia a dia. Confira:

Flexibilidade na jornada de trabalho

Já pensou em adotar medidas que deixem os colaboradores mais à vontade em relação ao horário de entrada e saída da empresa? Muitas vezes, eles têm imprevistos ou questões pessoais para serem resolvidas e ficam desconfortáveis de ter que chegar mais tarde ou sair mais cedo. 

Quando a empresa os deixa mais livres, mas conscientes de que têm uma jornada de trabalho a cumprir, os funcionários passam a desenvolver a autogestão em seus horários, pois sabem que, independentemente da hora que chegam ou saem, têm o compromisso de entregar o planejado e isso contribui muito para um clima saudável no ambiente corporativo.

Sabemos, porém, que nem sempre é possível adotar esse tipo de flexibilidade, pois muitas empresas têm um horário definido para funcionamento e, quando o time ainda não está maduro para isso, podem confundir essa maleabilidade com falta de responsabilidade. Mas avaliar a realidade da companhia e analisar a possibilidade já é um passo.

Desenvolvimento dos líderes

É fundamental realizar um trabalho com os líderes para que eles se conscientizem sobre a necessidade de ter um time mais independente e como eles podem contribuir para isso. O RH será muito importante para fazê-los entender que não é preciso ficar o tempo todo em cima dos colaboradores e que isso ajudará no desenvolvimento de cada um.

Envolvimento dos times em ações mais estratégicas

Outra medida bastante eficaz é quando a empresa receber um projeto novo e isso precisar de um planejamento estratégico e de ações inovadoras, os gestores reunirem toda a equipe para realizar um bate-papo para sugestão de ideias e dicas. Esse brainstorm é importante para que os profissionais comecem a pensar sozinhos em soluções criativas.

Acesso dos colaboradores aos seus indicadores pessoais

Quando os trabalhadores têm acesso aos indicadores que medem a sua performance eles conseguem ver claramente como estão sendo produtivos (ou não), onde estão acertando ou errando e o motivo disso estar acontecendo. Isso serve para diversas áreas que envolvem sua vida profissional, inclusive as de rotina pessoal.

Quando um colaborador tem acesso à sua folha de ponto, por exemplo, ele consegue perceber se está gerindo bem os seus horários e como isso pode impactar a sua produtividade. Outro indicador importante é o que mede o desempenho individual de cada um, que pode ser feito por meio de avaliações ou com a ajuda de softwares específicos. 

Montar times de alta performances é um dos maiores objetivos de um RH e se você está interessado em adotar a autogestão na sua empresa, é essencial sempre ponderar os prós e contras no início da implementação. Após esses primeiros passos, pense em montar um plano de autogestão para aplicar na companhia. Você verá como o processo se desenvolverá de forma efetiva.

Você percebeu como o engajamento dos colaboradores é essencial para formar times mais independentes, certo? O que acha de aproveitar e conferir dicas para aumentar a motivação na empresa?

Conteúdo Original Blog Tangerino