14 documentos para admissão de um funcionário.
Sabemos que as leis trabalhistas exigem uma série de formalidades e que, muitas vezes, os profissionais de RH se confundem em meio a tantos processos e burocracias. A etapa de recrutamento e seleção, como o próprio nome diz, é uma etapa que só termina quando o profissional contratado é oficialmente apresentado a toda a empresa.

Até chegar a essa fase, após receber a aprovação pelo RH, o candidato deverá passar pela parte burocrática de uma contratação no regime CLT: a entrega da documentação.

Essa etapa existe para que todos os dados possíveis do novo contratado sejam inseridos no sistema de folha de pagamento, no qual seu contrato de trabalho será impresso e, a partir desta data, ele estará oficialmente contratado.

Entender que essa é uma fase obrigatória em todas as organizações faz com que o RH dê uma atenção especial e invista em melhores práticas para otimizar um processo tão formal e torná-lo uma etapa mais humanizada.

Dessa forma, o RH será capaz de reter os talentos mesmo antes de ingressarem na empresa, pois todos os braços da área de gestão de pessoas devem estar alinhados estrategicamente de acordo com a cultura organizacional.  

Como cada empresa tem uma forma específica de efetivar esse passo, neste post vamos informar os principais documentos exigidos em uma contratação.

Além disso, vamos esclarecer sobre o tempo que eles devem ficar retidos no RH e ainda vamos ajudar você a implantar formas mais simples de agilizar e organizar esse processo, evitando gargalos. Acompanhe!

Para que servem os documentos de admissão?

A parte final do processo de contratação de um funcionário demanda que ele envie uma série de documentos ao departamento de gestão de pessoas da empresa. Apesar de ser uma etapa que às vezes é questionada como trabalho excessivo, há uma série de razões que justificam a necessidade dessa documentação.

Os registros civis servem para que a empresa identifique e conheça melhor o novo colaborador, além de ter acesso às suas informações básicas. Dados sobre dependentes financeiros também são importantes para cálculos de direitos trabalhistas, salário-família, IRRF e pensão alimentícia.

Também são importantes no caso de inclusão nos benefícios concedidos pela empresa (convênio médico e odontológico, auxílio creche etc.)

A admissão de uma pessoa só pode ser efetivada a partir da apresentação dos dados contidos nas certidões e a regularidade da organização depende disso, pois a qualquer momento fiscais do Ministério do Trabalho podem realizar uma auditoria e é fundamental que a empresa cumpra as exigências para se enquadrar na lei.

Quais são os documentos para admissão?

Alguns documentos são solicitados ao novo colaborador durante o processo de admissão. Separamos os principais, são eles:

• foto 3×4;
• original e cópia da carteira de trabalho;
• original e cópia da carteira de habilitação (caso o cargo utilize veículo, atentar para a categoria exigida);
• cópia da carteira de identidade;
• cópia do CPF;
• cópia do comprovante de endereço;
• cópia do título de eleitor;
• inscrição no PIS;
• cópia do comprovante de escolaridade;
• original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
• cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
• cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional);
• cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos;
• original e cópia da carta de referência.

Quais documentos não podem ser exigidos na admissão?

Também existem documentos que não podem ser, de maneira alguma, exigidos pelo empregador — e que, se feito, acarreta multas e penalidades. São eles:

• exame de HIV;
• exames que comprovem gravidez;
• registros de dívidas ou não do candidato, como certidão negativa no SPC e Serasa;
• dados de antecedente criminal;
• documento comprovando ausência de ações trabalhistas do candidato, ou seja, comprovando que ele nunca entrou em uma ação contra uma empresa.

Esses itens são considerados de caráter discriminatório quando solicitados ao empregado e, caso uma empresa os solicite, causando constrangimento e preconceito no ambiente de trabalho, ela pode sofrer uma ação trabalhista e ser gravemente multada.

A partir do momento em que o candidato entrega a documentação solicitada, de acordo com a Lei nº 5.553, a empresa tem o prazo máximo de cinco dias para devolver todos os documentos originais, mesmo se forem cópias autenticadas.

Além disso, segundo o artigo 29 da CLT, o prazo é reduzido a 48 horas para a entrega da carteira de trabalho devidamente assinada pelo contratante.

Com esse prazo definido por lei, cabe ao setor de Recursos Humanos, responsável pelo cadastro do colaborador, a responsabilidade de gerir esse processo da forma mais ágil e efetiva possível, para que a empresa não sofra penalidades.

Dependendo da quantidade de profissionais que serão contratados, esse prazo pode ser bem curto, portanto, a equipe do departamento pessoal deverá estar preparada para conduzir de forma eficiente o recebimento e a conferência da documentação exigida.

Conteúdo original Gupy.io

Falando em legislação, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) costuma nortear o contador nesses processos. A razão para isso está no fato de que o regime celetista é o mais adotado, sobretudo no setor privado, sendo uma característica comum do profissional com carteira assinada.

Portanto, na hora de consultar as informações e regras para não cometer falhas na admissão ou demissão de um colaborador — e possíveis ações trabalhistas em razão disso —, a Lei é a referência para tomar ciência dos direitos do trabalhador e das obrigações da empresa.

Além do que falamos até aqui, o que mais os contadores precisam saber sobre admissão e demissão de funcionários? A seguir, exploraremos alguns detalhes importantes desses processos. Acompanhe!

O que os contadores precisam saber sobre admissão?

Primeiramente, a empresa firma com o profissional um contrato de experiência antes de confirmar a admissão. Conforme a Lei, o período é de 45 dias e pode ser estendido para mais 45, totalizando-se 90 (os famosos três meses de experiência).

Somente depois de cumprido o prazo de experiência, o contrato de trabalho automaticamente entra em vigor e o empregador, por sua vez, tem até dois dias úteis para atualizar o registro na carteira de trabalho do contratado.

A partir do momento em que o Departamento Pessoal dispõe de toda a documentação envolvida no registro do colaborador, a equipe cuida de uma série de procedimentos contábeis, tais como:

• assinatura de vínculo empregatício na carteira;
• registo de funcionário em ficha, livro ou sistema eletrônico mediante instruções do Ministério do Trabalho;
• devolução da Carteira de Trabalho ao colaborador dentro de 48 horas;
• elaboração do Contrato Individual de Trabalho com todas as condições estipuladas;
• declaração de dependentes; e
• cadastramentos referentes a benefícios (vale-transporte, salário-família etc.) e abertura de conta na Caixa Econômica Federal.

Quais são os procedimentos para formalizar a demissão?

Quando ocorre a demissão do empregado, a empresa, por meio do Departamento Pessoal, estabelece as condições ligadas ao aviso prévio. Exemplos:

cumprimento (ou não) de aviso prévio;

indenização do aviso prévio (empresa ou empregado); e

data inicial do aviso prévio.

Posteriormente, a equipe de contadores levanta as informações relevantes e necessárias para fazer o cálculo rescisório. Isso porque muitas mudanças ocorrem dependendo de quem solicitou a demissão, ou seja, se ela partiu do empregado ou do empregador.

No primeiro caso, o trabalhador não tem direito a receber o valor da multa de 40% e nem a retirar o saldo do FGTS depositado em sua conta bancária. Com isso, o cálculo deve englobar apenas os direitos que restaram ao ex-colaborador, que são:

• décimo terceiro;
• saldo de salário;
• férias vencidas ou proporcionais (se for o caso); e
• um terço das férias vencidas ou proporcionais.

Havendo o comum acordo, o que chamamos “extinção de contrato”, prática que passou a ser permitida depois da reforma trabalhista, ambas as partes cedem 50% de seus direitos.

E se o desligamento se der por justa causa?

A demissão por justa causa ocorre quando o funcionário infringe regras, sejam elas da empresa, sejam das leis trabalhistas, de modo que o empregador tenha direito a encerrar o contrato de trabalho sem pagar uma série de encargos rescisórios ao empregado.

O artigo 482 da CLT é bem claro em relação aos atos que constituem justa causa para rescisão do contrato de trabalho pelo empregador. Algumas causas comuns:

• abandono de emprego;
• ato de improbidade;
• ofensas físicas contra o empregador e superiores hierárquicos (exceto legítima defesa própria ou de terceiro);
• indisciplina; embriaguez (habitual ou em serviço); e
• violação de segredos da empresa.

Nesses casos, o Departamento Pessoal se responsabiliza pelo cálculo do saldo de salário, férias vencidas (e abono de 1/3 sobre elas), proporcionais de férias e 13º salário. Fora isso, o contador deve verificar a folha de ponto para confirmar se houve faltas. Em suma, os casos de admissão e demissão exigem certos cuidados por parte do contator, sobretudo este último. Afinal, a proteção que a CLT garante aos trabalhadores constitui diversas obrigações que devem ser cumpridas pelo empregador.

Conteúdo Original: Jornal Contábil Brasil – Notícias do Brasil e do Mundo.