A psicologia organizacional e do trabalho ajuda a manter a qualidade de vida dos profissionais, contribuindo para a sua produtividade e, consequentemente, para o sucesso da empresa.

Siga em frente com a leitura para entender melhor do que estamos falando e saber como a psicologia organizacional pode ajudar a mudar os rumos do seu negócio!

O que é a psicologia organizacional

A psicologia organizacional é um ramo de atuação da Psicologia voltado para o estudo e estruturação do comportamento dos profissionais de uma empresa.

Com isso, cabe dizer que se trata da psicologia que é usada para orientar a gestão de pessoas para promover a qualidade de vida e as boas relações no ambiente de trabalho.

O principal desdobramento deste objetivo, como veremos melhor adiante, é o desenvolvimento de práticas estratégicas que impactam positivamente os negócios da organização.

O estudo do comportamento humano com foco na realidade corporativa, que é a proposta da psicologia empresarial, favorece a produtividade, a gestão de conflitos, a redução do turnover e outras questões relevantes.

Ramos da psicologia organizacional

Para facilitar sua compreensão sobre o que é psicologia organizacional, vamos aos seus ramos de atuação!

Psicologia do pessoal

É o ramo que lida com questões relativas ao processo de seleção de novos profissionais, desenvolvimento de carreiras, avaliações de desempenho, entre outros.

Psicologia do trabalho

Aborda as questões ligadas à interação de cada profissional com equipamentos e maquinários presentes em sua rotina de trabalho.

Também atua em questões de segurança e organização do trabalho.

Psicologia das organizações

Lida com questões como a motivação dos funcionários, as relações interpessoais, a gestão de conflitos, o desenvolvimento de líderes e outros.

Como a psicologia organizacional surgiu

Com base na explicação do que é psicologia organizacional, pode até parecer que falamos de um conceito novo, mas a verdade não é bem essa.

A história da psicologia organizacional teve início ainda durante a Revolução Francesa e a Revolução Industrial. 

À época, a chamada psicologia industrial buscava amparar os trabalhadores nas novas relações que se estabeleceram com o fim do sistema feudal.

Entretanto, demorou até 1924 para que pesquisas com o objetivo de entender as condições de trabalho começassem a ser feitas.

Daí surgiu a proposta de modificar a ideia de que funcionários eram máquinas; uma visão bem retratada em Tempos Modernos, de Charles Chaplin.

Foi só com a ampliação dos estudos em antropologia e sociologia, porém, que questões sociais entraram em cena por volta de 1950. Desde então, a preocupação com o bem-estar dos profissionais é crescente.

Gradativamente, os profissionais de psicologia passaram a dar mais atenção às relações humanas no ambiente de trabalho e seu impacto na capacidade de produtividade de indivíduos e equipes.

Nos últimos anos, há questões sendo discutidas de forma mais intensa, jogando luz sobre a necessidade de investir no cuidado com a saúde mental e emocional, além da saúde física.

Com isso, existem empresas que optam por ter um profissional de psicologia organizacional em seus quadros para que as condições de trabalho sejam acompanhadas mais de perto.

Dessa forma, fica mais fácil identificar problemas, corrigi-los e propor mudanças para criar um ambiente e relações de trabalho mais positivas.

Atualmente, a psicologia organizacional atua para equilibrar o lado do empregador e dos trabalhadores, promovendo um alinhamento que favoreça ambas as partes.

A importância da psicologia organizacional

A psicologia organizacional é importante para assegurar um ambiente harmonioso de trabalho, evitando situações que prejudiquem os funcionários e a própria empresa.

Diferentes fatores, como o avanço tecnológico e as mudanças sociais, afetam a dinâmica do universo de trabalho e apontam novos desafios para empregadores e trabalhadores.

Com isso, há tempos, a competitividade do mercado é um fator de grande relevância e que leva a metas ousadas e, inevitavelmente, níveis variados de estresse.

Esse é o cenário ideal para que conflitos e até doenças ocupacionais estejam presentes com certa frequência, mas isso é algo que ninguém deseja. Assim, é natural que as partes envolvidas busquem maneiras de evitar os problemas.

Como os empregadores são o lado mais forte, fica sob sua responsabilidade garantir condições apropriadas de trabalho. 

Isso tem a ver com o espaço físico, com a adequação da demanda e com questões relativas ao bem-estar emocional também.

É aí que entra a psicologia organizacional cuja atuação vai desde o destaque ao respeito às pausas no trabalho até a necessidade de permitir que todos ouçam e sejam ouvidos, proporcionando um ambiente de trabalho agradável.

Tudo porque, sem que a empresa cuide do bem-estar e das boas relações no dia a dia, a motivação e a produtividade caem e, em contrapartida, os conflitos e pedidos de demissão aumentam.

Os benefícios da psicologia organizacional

Empresas precisam lidar com a competitividade do mercado e uma demanda crescente por inovação, agilidade e qualidade. Fazer tudo isso de forma harmoniosa é um desafio.

Um foco excessivo na produção, sem os devidos cuidados com o bem-estar dos funcionários, pode gerar resultados por um tempo, mas causar prejuízos depois.

A queda de produtividade, assim como os afastamentos e a rotatividade elevada estão entre os pontos que qualquer organização deseja evitar. O que se quer promover é justamente o contrário.

Os benefícios da psicologia organizacional têm a ver com a criação de condições ideais para maximizar a produtividade e aumentar a retenção de funcionários.

Você consegue imaginar tudo que decorre de uma realidade em que os trabalhadores se sentem bem para buscar seu melhor desempenho, sem vontade de mudar de emprego?

Os benefícios vão desde a melhoria do clima organizacional, passando pelo aumento dos lucros, até chegar no fortalecimento da marca empregadora.

São conquistas que dependem da presença de um psicólogo organizacional e de um time a ser montado para atuar em diversas áreas da organização.

Quais os papéis do psicólogo organizacional

Para que essa conversa siga, é importante que você saiba o que é um psicólogo organizacional e não há mistério quanto a isso. 

Falamos do profissional da Psicologia cuja atuação foca no universo do trabalho.

Mencioná-lo é preciso para que você não tenha dúvidas sobre a necessidade de contratar alguém com essa formação para atuar junto ao setor de gestão de pessoas.

Seu papel é alinhar as necessidades dos funcionários e os interesses da empresa visando a promoção da qualidade de vida no ambiente de trabalho.

Para tanto, o psicólogo organizacional precisa ser capaz de analisar o comportamento e o perfil das pessoas que integram os quadros da empresa.

Assim, pode entender suas necessidades e identificar a melhor forma de lidar com cada uma.

Tudo isso, vale lembrar, objetiva a criação de condições para que os funcionários produzam mais e com qualidade, gerando melhores resultados para a empresa.

Compreender os papéis desse profissional fica ainda mais fácil quando se conhece suas áreas de atuação e é sobre isso que falamos a seguir.

Áreas de atuação dentro das empresas

A psicologia organizacional e do trabalho, assim como o profissional responsável, pode ser aplicada em diferentes situações que fazem parte da realidade de uma empresa. Confira!

1. Recrutamento e seleção

O processo de recrutamento e seleção é onde o sucesso de uma empresa começa, sobretudo para quem entende o valor do capital humano para a conquista dos objetivos de uma organização.

Por essa razão, há pessoas da alta gestão empenhadas em fornecer as melhores ferramentas e gente do RH buscando diferentes técnicas para identificar talentos, conduzir entrevistas e garantir um bom alinhamento nas contratações.

Tudo isso pode dar a falsa impressão de que a psicologia organizacional não tem o que acrescentar aqui, mas não é bem assim.

Somente psicólogos credenciados podem aplicar testes psicológicos em candidatos a uma vaga. 

Esse é um recurso importante porque complementa o processo de avaliação e evita que pessoas com o perfil inadequado sejam contratadas.

O profissional responsável pela psicologia organizacional no processo seletivo tem os conhecimentos necessários para fazer avaliações cuidadosas e decisivas. 

Assim, contribuem com uma visão global dos entrevistados, aumentando as chances de sucesso na escolha.

Quanto a isso, é sempre bom lembrar que habilidades técnicas ou hard skills seguem sendo importantes. 

Entretanto, as chamadas soft skills e o perfil comportamental dos indivíduos têm se mostrado cada vez mais relevantes para o trabalho em equipe.

Sendo assim, o psicólogo organizacional tem o papel de ajudar a equipe de recrutamento e seleção a conduzir o processo de forma mais eficiente e fazer escolhas mais acertadas.

2. Treinamento e desenvolvimento

Seguindo a ordem natural das coisas, após novas contratações é comum que empresas iniciem processos de treinamento com os recém-chegados.

Em geral, são ações de curto prazo que fornecem a capacitação necessária para que tarefas sejam bem realizadas e que eventuais gargalos sejam evitados no dia a dia.

Em outros casos, é proveitoso quando a organização cria programas de desenvolvimento para funcionários que já são “de casa”, visando sua evolução profissional.

O foco no aprimoramento ou desenvolvimento de competências costuma caracterizar uma capacitação de longo prazo. 

A ideia é dar condições para que cada profissional evolua em sua carreira e agregue mais valor à empresa.

No fim das contas, a psicologia organizacional tem um papel interessante no treinamento e no desenvolvimento porque auxilia na identificação dos pontos fortes e fracos de cada funcionário e de cada equipe.

Dessa forma, cria embasamento para que as melhores estratégias sejam definidas, permitindo que os programas foquem naquilo que é essencial ao negócio e que realmente vai ser adequado a cada profissional.

É válido ressaltar que os treinamentos podem abranger até mesmo ações para melhorar as relações interpessoais, a convivência e o trabalho em equipe. Algo que também conta com a visão do psicólogo.

3. Gestão de clima organizacional

E por falar em convivência, a psicologia organizacional tem atuação na melhoria do clima organizacional também.

O clima é “um indicador de satisfação” dos indivíduos com o ambiente de trabalho. Algo que pode, sim, envolver o espaço físico e os equipamentos, mas diz respeito à qualidade das relações e a forma como a rotina é conduzida.

A psicologia organizacional consegue identificar fatores que são capazes de prejudicar o clima porque entende das relações humanas no ambiente de trabalho.

Consequentemente, consegue antever problemas para que sejam prevenidos e indicar ajustes que precisam ser feitos. 

Dessa forma, a psicologia organizacional favorece a sensação de bem-estar que decorre de um ambiente mais saudável e positivo.

Ainda, a psicologia organizacional aumenta as chances de sucesso na condução das equipes diante de um desafio ou de uma oportunidade. Algo que ajuda a manter o moral e a motivação elevados, também impactando o clima.

Cabe dizer ainda que há um papel na mediação ou gestão de conflitos. Esse tipo de situação é natural, mas precisa ser resolvida e, na melhor das hipóteses, evitada.

Uma boa gestão de conflitos identifica as causas, orienta e propõe medidas para evitar que novas situações impactem a produtividade e os resultados.

O psicólogo tem saberes que o capacitam para alcançar esse objetivo com mais facilidade.

4. Plano de cargos e salários e gestão de benefícios

Você está percebendo o quão próximo o papel da psicologia organizacional está da gestão de pessoas? É por isso que, como mencionamos, o profissional da área atua em parceria com o RH.

Outro momento em que isso ocorre é no desenho dos cargos que a empresa precisa com base em sua filosofia. 

Conhecendo a forma como profissionais se relacionam com o trabalho, a psicologia consegue ajudar a definir atribuições adequadas.

É comum que a definição do plano de cargos e salários se relacione à gestão de benefícios e, mais uma vez, a psicologia organizacional pode ser aplicada.

A ideia é usar a capacidade de análise das necessidades de cada pessoa para definir qual tipo de benefício é mais interessante aos funcionários. 

Basta pensar que um funcionário com filhos tende a preferir um plano de saúde com dependentes, algo que não interessa tanto aos que não têm filhos.

Vale dizer que psicólogos organizacionais sabem estatística e usam esse conhecimento para melhor definir os benefícios, garantindo máxima personalização.

5. Plano de carreira e desenvolvimento

A existência de um plano de carreira está entre os fatores decisivos para a atração e retenção de talentos. 

Acontece que, ainda que queiram evoluir, nem todos os profissionais sabem quais caminhos desejam seguir.

É aí que o psicólogo organizacional entra para ouvir os funcionários e ajudá-los a definir seus objetivos e metas. 

Algo que deve ser feito com base em possibilidades reais que, de preferência, considerem o espaço de crescimento dentro da própria organização.

6. Avaliação de desempenho

Uma das ações necessárias para que a empresa consiga guiar um funcionário em sua evolução profissional são as avaliações de desempenho.

A avaliação de desempenho estuda os resultados apresentados por cada trabalhador, traçando um paralelo com o que era esperado no exercício da função.

Em outras palavras, o objetivo é verificar a performance no trabalho. Algo que permite que feedbacks sejam dados visando melhorias, e o feedforward seja feito visando novas metas.

A psicologia organizacional entra em cena porque as avaliações demandam uma escuta ativa e capacidade de análise para entender os motivos para o nível de performance de cada funcionário.

Às vezes, quando o desempenho está aquém do esperado, há problemas relativos ao próprio trabalho, mas em outras vezes, são questões pessoais que influenciam o resultado.

Cabe ao psicólogo usar da sensibilidade e de seus conhecimentos para identificar o cerne da questão e auxiliar cada trabalhador a lidar com os desafios da melhor forma.

7. Orientação profissional

Pegando o gancho no que foi dito, quando o resultado negativo da avaliação de desempenho está atrelado a questões do trabalho, o problema pode ser uma insatisfação com a rotina e as tarefas.

Diante de algo assim, a orientação profissional é necessária para evitar que a jornada de trabalho se torne exaustiva, desmotivadora e até capaz de desencadear doenças ocupacionais.

A ideia é ajudar o funcionário a alinhar carreira e propósito da melhor forma, permitindo que o indivíduo reencontre a motivação e qualidade de vida em seu dia a dia profissional.

Isso pode ser feito por meio de redirecionamento de carreira que, inclusive, pode se ancorar no recrutamento interno, ou na promoção para um novo cargo. 

Vale dizer, a orientação pode, sim, identificar o desligamento como a melhor saída para trabalhador e empresa.

8. Espaço físico e ergonomia

O espaço físico e a ergonomia no trabalho afetam o bem-estar, a execução de tarefas, a saúde e o clima organizacional.

No melhor dos cenários, uma empresa quer que o ambiente favoreça a produtividade e isso tem a ver, entre outras coisas, com a distribuição de maquinário e a adequação dos equipamentos.

É preciso que haja conforto, facilidade de circulação e ferramentas adequadas a cada tipo de trabalho a ser executado na organização. 

Vale saber, ergonomia tem a ver ainda com postura seja diante do computador ou na realização de um trabalho mais braçal.

Em todo caso, os conhecimentos da psicologia organizacional entram em cena para criar ambientes estimulantes e inclusivos. Algo que considera necessidades individuais e o foco na produtividade.

9. Segurança do trabalho

Outra questão importante na rotina de uma organização é a segurança de seus funcionários.

Uma empresa pode ter a responsabilidade de comprar e manter EPIs, assim como promover a Semana Interna de Prevenção a Acidentes de Trabalho, por exemplo.

O trabalho de conscientização e prevenção, porém, não deve acontecer somente em uma semana ao ano.

Assim, a psicologia organizacional contribui desenvolvendo ações de conscientização para mitigar riscos e contar com uma postura mais alinhada por parte dos funcionários.

10. Diagnóstico de saúde mental

Ainda no início do texto, falamos sobre a preocupação com a saúde física, mental e emocional. Com isso, é provável que você já estivesse esperando que possamos tratar do assunto de forma mais direta.

Mencionamos áreas de atuação da psicologia organizacional que favorecem o bem-estar mental dos trabalhadores. Um exemplo é a gestão de conflitos, mas isso não é tudo.

Destacamos o papel da avaliação do ambiente corporativo para definir condições e ações que previnam problemas de saúde mental no trabalho.

Diferentes doenças ocupacionais, incluindo a síndrome de burnout, podem estar no radar do psicólogo responsável. 

Com isso em mente, o profissional pode fazer pesquisas junto aos funcionários para conhecer sua visão do ambiente de trabalho e mais.

A investigação, seja à base de conversas e pesquisas ou da observação, permite que o psicólogo faça um diagnóstico capaz de pautar intervenções necessárias para a promoção da saúde mental na empresa.

11. Diagnóstico organizacional

E por falar em diagnóstico, é preciso ter clareza de que eventuais problemas enfrentados pelos funcionários não se originam apenas em questões particulares.

Por vezes, a empresa tem sua responsabilidade e isso fica claro, por exemplo, se pensarmos em um ambiente com equipamentos em mau estado, em lideranças abusivas, na falta de valorização e por aí vai.

Em outras palavras, o cerne da questão pode ser problemas relativos à gestão de pessoas e à gestão de forma mais ampla. 

A psicologia organizacional consegue, por meio de diferentes ferramentas, analisar a situação e fornecer um diagnóstico.

Isso é importante porque as falhas detectadas podem ter relação com o baixo desempenho dos funcionários, sua falta de motivação, os conflitos frequentes, o turnover elevado e outros problemas.

O psicólogo responsável é capaz de identificar pontos de atenção e indicar caminhos para a promoção de ajustes necessários para a produtividade dos trabalhadores e o sucesso dos negócios.

Como implementar a psicologia organizacional

Você já sabe a importância da psicologia organizacional, então, podemos avançar para as suas formas de implementação. 

Há duas opções: montar um time interno ou contratar uma consultoria externa.

Montagem de um time interno

Para montar um time próprio, a empresa vai precisar contar com um ou mais psicólogos organizacionais. Algo que varia de acordo com o porte e a demanda.

Além disso, deve convocar profissionais do RH que sejam mais sensíveis às questões humanas da gestão de pessoas para compor esse time.

Uma das vantagens de ter um time próprio é que se torna mais fácil manter a continuidade do trabalho.

A psicologia organizacional pode auxiliar em melhorias a todo o momento e isso se torna ainda mais fácil quando o time está presente para acompanhar as mudanças de cenário e o momento de cada funcionário.

Contratação de uma consultoria

A opção de contratar uma consultoria também é válida e pode ser mais simples se considerarmos que a escolha dos profissionais para compor um time interno precisa ser muito bem realizada.

Entretanto, a empresa precisa entender que, se contratar especialistas de fora, vai precisar assumir a responsabilidade de dar continuidade às medidas implementadas depois.

Eventualmente, pode ser preciso chamar a consultoria novamente para que novas etapas sejam definidas.

Ambas as alternativas envolvem custos, ou melhor, um investimento por parte da organização. Além da mão de obra, a realização de testes e pesquisas demanda recursos, mas o retorno tende a compensar tudo isso.

Melhores práticas na implementação

Tudo o que foi dito até aqui dá a entender que a psicologia organizacional existe para resolver problemas e melhorar situações e pronto. 

De fato, conhecimento para seguir esse propósito existe, mas o setor também carece de atenção.

Assim, temos algumas dicas ou melhores práticas para potencializar o poder da psicologia empresarial. Acompanhe!

Promova a interação da equipe

Estimular as relações interpessoais é positivo para qualquer setor da empresa, inclusive o da psicologia organizacional. É interessante que os profissionais socializem entre si e com outros colegas de empresa.

Assim, vale promover happy hours, cafés ou almoços em datas comemorativas e outros eventos dessa natureza. A ideia é criar oportunidades para que o time se conheça melhor e atue melhor junto.

Estimule interações com a alta gestão

É bem positivo que a alta gestão da empresa entenda o que a psicologia organizacional faz e compreenda das estratégias indicadas e adotadas pelo time.

Por essa razão, é interessante que oportunidades de diálogo aconteçam e que os gestores demonstrem curiosidade pela área e suas ações. Perguntas e trocas de ideias são bem-vindas.

Compartilhe os resultados

Você deve saber que, até hoje, existem pessoas que se sentem desconfortáveis com a ideia de lidar com psicólogos. A questão ainda é um tabu para muitos e isso pode gerar desconfiança entre os funcionários.

Sendo assim, além de comunicar qual o papel do time de psicologia organizacional, é interessante que o RH comunique os resultados alcançados com apoio do setor.

Para tanto, é válido se apoiar em métricas e indicadores de desempenho porque é mais fácil aceitar aquilo que se mostra mais palpável, mais concreto.

Pense no setor de forma estratégica

Nos últimos tempos, muito tem sido dito sobre um RH mais estratégico dentro das empresas. Uma ideia bastante semelhante se aplica ao setor da psicologia organizacional.

Quanto a isso, vale lembrar que a psicologia no trabalho visa alinhar os interesses dos funcionários com os objetivos da empresa e, por essa razão, sua atuação pode ser decisiva para os negócios.

Enxergar as coisas dessa forma leva à inclusão do time em reuniões e processos decisórios. Suas colocações, baseadas em conhecimento e análise, tendem a favorecer a definição de soluções favoráveis ao sucesso da empresa.

Conclusão

A psicologia organizacional permeia muitas questões que são de responsabilidade do RH na gestão de pessoas.

Podemos dizer que a principal diferença é que a psicologia agrega com conhecimentos específicos e ferramentas que otimizam os processos da análise à implementação de medidas.

Assim, a montagem de um time ou a contratação de uma consultoria resultam em uma capacidade maior de promover qualidade de vida para os funcionários sem perder de vista os objetivos da organização.

Como resultado, há benefícios como o aumento da produtividade, da satisfação com o trabalho, a redução do turnover, o aumento dos lucros e por aí vai.  É por essas e outras razões que vale a pena refletir sobre a importância da psicologia organizacional em sua empresa.

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Antigamente, o melhor gestor era aquele que tinha intuição para tomar decisões. Hoje, uma pessoa que utiliza somente sua intuição está ultrapassada.

O mercado está cada vez mais competitivo e as empresas precisam aprender a extrair o novo petróleo: os dados.

Sendo assim, falaremos um pouco mais sobre o Business Intelligence, sua história e como o RH pode utilizar esse conceito para se tornar um setor ainda mais estratégico.

O que é Business Intelligence e como aplicá-lo?

Business Intelligence é um conceito bastante amplo, mas, resumidamente, é a coleta de dados de forma organizada de forma a serem utilizados na tomada de decisão.

Para deixar mais fácil de compreender o que é BI, é possível pensar nele como uma espécie de cérebro humano aplicado exclusivamente aos negócios:

O nosso cérebro está o tempo inteiro coletando informações do ambiente de forma que podemos acessá-las mais tarde como experiências vividas. 

De forma muito semelhante acontece em uma empresa que aplica esse conceito.

Aqui, dados brutos são tratados de forma a ser possível extrair informações úteis.

A interpretação desses dados é a base utilizada para traçar estratégias com inúmeras finalidades, sendo capazes de integrar os setores conforme for necessário.

Através do BI, é possível:

• compreender padrões relevantes;
• identificar tendências;
• descobrir comportamentos etc.

Alinhando conceitos: dados versus informação

Quando discutindo sobre um assunto é importante estar atento a algumas terminologias que, para leigos, podem parecer a mesma coisa. 

Apesar disso, ao conversar com um profissional da área é importante saber bem sobre o que se está falando.

Uma confusão comum no mundo do BI é trocar os termos dados e informação.

• Dados: a coleta de dados é um processo organizado e tem o objetivo criar um banco com todas as informações coletadas.
• Informação: a informação é algo mais trabalho, enquanto os dados são algo bruto, a informação pode ser considerada uma forma de inteligência.

Como surgiu o BI

O termo inteligência de negócios foi primeiramente utilizado em 1965 por Richard Miller Devens em seu livro “Cyclopaedia of Commercial and Business Anecdotes”.

No livro, ele discute como um banqueiro chamado Henry Firnese aumentou o lucro do seu banco através da observação de fatores reais do mercado a sua volta, abandonando a intuição.

Isso em um ano em que internet não existia, todos os dados eram coletados através da observação.

No final do século XIX, Frederick Taylor foi o primeiro empresário nos Estados Unidos a aplicar o método científico ao analisar as técnicas de produção e até mesmo o comportamento dos colaboradores em suas atividades.

Taylor logo começou a trabalhar com Henry Ford, cunhador do termo fordismo, otimizando a linha de produção dos carros americanos.

Tudo isso era feito através da observação e registrado utilizando papel e caneta… Hoje os desafios são outros, afinal de contas, a coleta de dados está mais simples que nunca através de sistemas informatizados.

Neste novo cenário, o pesquisador da IBM Hans Peter Luhn publicou o artigo “A Business Intelligence System”, no qual prevê o futuro da inteligência nas empresas e teoriza sobre a disseminação seletiva de informações.

A visão de Luhn estava à frente da sua época, pois a implementação dessas atividades era muito cara.

Contudo, o avanço da tecnologia hoje permite que até pequenas empresas consigam operar com base em dados.

Assim, o BI como conhecemos hoje, surge em 80 aplicando alguns passos: extração dos dados, organização e classificação, análise, compartilhamento e, por fim, o monitoramento contínuo e gestão de dados.

A era dos dados: para que serve o Business Intelligence

Se você leu até aqui, já compreende um pouco sobre o conceito de Business Intelligence. 

Agora, vamos adentrar o por que você deve usar o Business Intelligence no seu negócio.

E falamos isso não só do ponto de vista gerencial para a empresa, mas também da aplicação desse conceito no setor de RH. 

Mais à frente discutiremos mais especificamente sobre como esse departamento pode aproveitar este conceito aliado a novas tecnologias.

Dados e contexto: como tomar decisões efetivas

A melhor forma de compreender como o BI pode atuar em sua empresa é vê-lo como uma ferramenta para conquistar a inteligência corporativa.

Através dessa ferramenta — ou processos, como queira — é possível analisar de forma objetiva aspectos isolados de uma linha de produção, por exemplo.

Essas informações (lembre-se dados já tratados), por sua vez, podem ser apresentadas para colaboradores que têm o poder de aplicar mudanças, como empresários, CEOs, gestores etc.

Dessa forma, todas as decisões tomadas têm um bom alicerce e têm um propósito claro e que pode ser acompanhado de perto.

Assim, inicia-se uma cultura de BI na empresa, em que nenhuma decisão é tomada com base na intuição de um gestor ou executivo, mas sim de análises e correlações provadas através de dados levantados tanto da empresa quanto do mercado.

Mas tenha sempre em mente que dados sem contexto não revelam muita coisa, assim, é importante ter um objeto muito claro de análise e estabelecer métricas e KPIs claras para realizar uma gestão de dados eficiente.

Business Intelligence e Business Analytics: qual a diferença?

Chegou a hora de acabar com mais uma confusão comum dentro do mundo da tecnologia: confusão entre BI e Business Analytics. Mas qual a diferença entre esses conceitos? 

O BI utiliza é o mecanismo para gerar informações relevantes que serão utilizadas para que a liderança tome decisões.

Por sua vez, o Business Analytics vem com uma proposta mais preditiva, ou seja, ele questiona esses dados a fim de gerar informações.

Por exemplo:

• o turnover deste ano diminuiu comparado aos anos anteriores?
• O desempenho do setor de vendas aumentou neste semestre?
• O clima organizacional está melhor depois das ações de endomarketing?

Dessa forma, ambos devem andar juntos para que todos os colaboradores possam avaliar o que está sendo produzido e tomar as medidas cabíveis. 

Business Intelligence no RH

O setor de RH também pode se beneficiar dos dados coletados da empresa, ocupando um local cada vez mais estratégico nesse meio.

Como muitos dos dados coletados pelo BI envolvem processos, produtividade e outras questões importantes relacionadas diretamente aos colaboradores, não é difícil ver como a gestão de pessoas pode tirar proveito desses dados.

O BI no RH serve para ter insights poderosos a respeito dos colaboradores e serve de arcabouço para criação de estratégias de gestão de pessoas.

O BI dentro da RH é mais conhecido como People Analytics, ou seja, tem o objetivo de gerar mais valor através do capital humano de uma empresa.

Toda essa conceituação deixa o assunto um pouco vago, por isso, vamos falar um pouco sobre como esse conhecimento e base de dados pode ser utilizado pelo setor.

1. Otimiza o recrutamento

O recrutamento é uma tarefa que normalmente está no centro das atividades do setor de RH. 

Essa é uma etapa fundamental na inserção de novos colaboradores, afinal de contas, é um enorme desafio encontrar o colaborador ideal. 

Ou seja, que se integra com os times de forma produtiva e tem o desejo de crescer na empresa.

Dessa forma, é possível utilizar o Business Intelligence para otimizar esse processo através da identificação do perfil ideal de colaboradores para e empresa.

Essa não é uma tarefa simples, contudo, a chave para a solução desse problema está nos dados, a grande questão é saber exatamente onde olhar para encontrar a resposta.

E, nisso, cada empresa é única.

2. Ajuda na retenção de talentos

Da mesma forma que o BI ajuda a definir o perfil ideal do colaborador da empresa, por si só ajudando a aumentar a retenção de talentos, também é possível utilizar essa ferramenta para compreender a motivação dos profissionais que escolheram sair da empresa.

Aqui, é importante contar com uma ferramenta de BI que ajude o RH a obter esses relatórios, gerando, assim, a inteligência necessária para formular uma estratégia de retenção.

3. Permite acompanhar a performance

O BI se baseia na metrificação de tudo o que é relevante para a empresa… certamente, o desempenho dos colaboradores é um dos fatores mais importantes.

Um colaborador que não gera valor para a empresa é certamente um grande problema para o RH. 

Sendo assim, os relatórios de BI são uma boa forma de identificar esses colaboradores e iniciar uma estratégia de feedbacks a fim de solucionar essa questão.

Ademais, esses relatórios também são um excelente indicativo para promoções e outros sistemas de incentivo.

RH com Business Intelligence: conheça os benefícios para a empresa

Maior efetividade no processo de seleção e recrutamento

Como comentamos anteriormente, o BI permite que o setor de RH tenha uma melhor visão a respeito do perfil ideal do colaborador.

Assim, é comum que empresas que contem com essa estratégia tenham colaboradores mais alinhados com as expectativas do seu cargo.

Redução de turnover

A regra é simples: quanto mais alinhados e motivados a estar na empresa, menor a chance de os colaboradores terem vontade de abandonar a empresa por outras oportunidades, o chamado turnover.

Não somente, o BI permite que o RH tenha uma visão clara dos problemas que envolvem a atenção imediata da gestão de pessoas.

Dessa forma, os problemas corporativos que podem afetar o clima organizacional são encontrados previamente. 

Assim, é possível estruturar estratégias a fim de evitar que essas questões virem uma bola de neve.

Aumento da efetividade das ações

Uma vez que o RH faz alguma atuação, existe algum monitoramento para avaliar se o objetivo foi alcançado?

Se a sua resposta foi não, o BI pode mudar isso para o seu setor.

Uma estratégia adequada deve avaliar os resultados e buscar otimizações sempre que possível.

Melhora o controle de processos

Os processos administrativos são realizados por colaboradores, assim, medir a eficácia desses processos é uma excelente forma de encontrar problemas e erros.

Assim, o RH, através dos indicadores coletados, pode movimentar os gestores e outros colaboradores a fim de corrigir ou otimizar esses processos.

Melhores softwares de BI

Ansioso para aplicar tudo o que você aprendeu neste texto em sua empresa?

Então, você irá precisar de um software adequado para te ajudar com essa jornada. 

Abaixo, você encontrará uma lista dos melhores softwares de BI para que você possa avaliar e encontrar o que melhor se encaixa na realidade da sua empresa:

• Adobe Analytics;
• BIRT;
• Board;
• Domo;
• Dundas BI;
• Google Data Studio;
• IBM Watson Analytics;
• Jaspersoft;
• Looker;
• Microsoft Power BI;
• Project BI;
• Qlik;
• Salesforce;
• SAS Visual Analytics;
• Tableau.

São muitas opções, não é mesmo? Esperamos que você encontre aquela que vai ajudar a sua empresa a tomar decisões com base em dados.

Grande parte desses softwares de Business Intelligence são direcionados a empresa como um todo, sendo assim, descubra os melhores software de RH para te ajudar a tornar o seu setor cada vez mais estratégico.

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Você consegue pensar em como esse tipo de recurso pode ser útil ao RH? Se a pergunta criou uma dúvida em sua mente, está na hora de termos uma conversa a respeito.

Começaremos este post explicando, de forma mais completa, o que é mapa mental e, então, abordaremos seu uso a favor da produtividade no RH e em outros setores de uma empresa. Acompanhe!

O que é mapa mental

O mapa mental é um diagrama criado para a organização, desenvolvimento, compreensão e memorização de ideias acerca de um determinado tema.

Por meio dessa ferramenta, é possível conectar ideias e explicar conceitos de forma simples. Algo que contribui para o aprendizado e também para a tomada de decisões.

A saber, o mapa mental também pode ser identificado como mapa conceitual ou quadro mental. Em todo caso, parte da proposta de fazer um brainstorming e colocá-lo no papel para organizar ideias.

Sua criação se deu em 1970 pelo então estudante de psicologia cognitiva Tony Buzan. O objetivo de Buzan era ter imagens que funcionassem como representações gráficas de como um conceito é estruturado em nossas mentes.

Para que isso funcione bem, Buzan indica o uso de cores, uma boa organização especial e até imagens. Esses são elementos que atraem a atenção e deixam o mapa bastante “vivo”.

Hoje em dia, há estudantes que aprenderam como fazer um mapa mental para facilitar o entendimento de conteúdos escolares.

Ao longo do post, você vai entender com mais clareza como a ferramenta é útil também no cenário corporativo.

Como funciona um mapa mental

Todo mapa mental precisa de um ponto de partida. Por meio da ferramenta, você pode elencar ideias e entender como conceitos se relacionam a partir de uma questão central.

Mais adiante, mostraremos como construir um mapa mental compartilhando alguns exemplos que vão ajudar você a visualizar a estrutura de um mapa e entender seu funcionamento.

Por ora, o que você precisa saber é que, da questão central, surgem outras secundárias que estão relacionadas. 

Cada uma dessas também pode dar origem a uma série de outras questões que se conectam ou não.

Um mapa mental pode ser feito usando papel e caneta, ou canetinhas coloridas para melhor organizar cada grupo de ideias, ou ainda por meio de ferramentas digitais. Falaremos melhor sobre isso adiante.

Levando ideias para o papel

Em geral, o valor de um mapa mental é mais facilmente percebido quando se tem dificuldade para destrinchar ideias acerca de um tema. Um desafio que tende a ser proporcional à complexidade do assunto.

Imagine você que o RH de sua empresa precisa definir com mais clareza suas funções e responsabilidades para otimizar sua rotina e melhorar seus resultados.

Em poucos segundos, sua mente pode sugerir dezenas de atribuições que competem ao setor, indicar como uma tarefa se relaciona a outra, qual área depende da outra e por aí vai.

Um exercício simples como este mostra que nosso pensamento não é linear e que nosso cérebro pode rapidamente nos bombardear de informações e ideias. Lidar com tudo isso pode ser confuso.

Assim, para ter clareza daquilo que diz respeito às funções do RH, uma saída válida que você pode buscar é justamente a criação de um mapa mental.

O desenho do mapa não é uma linha reta, mas partindo do tema central ― o próprio RH, seguindo nosso exemplo ― uma série de subtemas e ramificações podem ser criadas.

Tudo isso significa que o mapa mental funciona como uma forma de organização visual que nos permite entender algo complexo de forma mais simples.

Os benefícios do mapa mental e sua utilização

Antes de aprender como criar um mapa mental, pode ser que você queira entender melhor quais as vantagens de usar essa ferramenta.

Quando apresentamos o conceito, explicamos que os mapas são úteis ao aprendizado e à tomada de decisões, e nos comprometemos também a falar de produtividade no RH. Chegaremos lá.

Elencamos abaixo benefícios que você precisa conhecer para entender melhor a ferramenta e começar a refletir sobre seus benefícios em sua rotina. Veja!

1. Estimula o raciocínio e a capacidade de percepção

A elaboração de um mapa mental é um exercício de criatividade, ainda que você não precise se considerar a pessoa mais criativa “do mundo” para desenhar um.

Buzan, o criador da ferramenta, explica que a criação de um mapa mental é intuitiva. O que você precisa é abrir a mente e começar definindo palavras-chave capazes de originar as ramificações do seu desenho.

À medida que um novo conceito ou ideia é incluído no mapa, o pensamento vai fluindo e você vai encontrando formas de estruturar seu pensamento e conectar conceitos.

Isso, porém, não acontece de forma completamente natural. É preciso trabalhar o raciocínio e aprimorar a capacidade de perceber fatores relevantes e a conexão entre as coisas.

2. Pode ser feito de forma colaborativa

Um mapa mental não precisa ser feito por uma única pessoa, especialista em determinado assunto na empresa.

Diferente disso, sua construção colaborativa pode levar a um resultado ainda mais interessante.

É certo que, nesse processo, alterações vão ser propostas e o desenho final vai ser diferente do esboço porque cada profissional vai ter oportunidade de apresentar suas opiniões e sugestões.

Essa construção conjunta não só torna o desenho mais completo como favorece o aprendizado por parte de todos os envolvidos.

Isso pode ser válido para processos do próprio RH, assim como para outros setores impactados pela gestão de pessoas.

3. Contribui para uma memorização mais rápida

Quando um processo é aprimorado ou criado, pode ser necessário considerar um período de adaptação. Todos os envolvidos precisam aprender a respeito dos novos fluxos e etapas e por aí vai.

Depender de algum tempo para levar para prática algo assim é natural. A vantagem do mapa mental é a de uma memorização mais rápida que favorece a adaptação e evita erros.

Isso acontece porque nosso cérebro tende a ter mais facilidade de reter informações que estão bem organizadas e um recurso visual devidamente estruturado contribui.

Tipos de mapa mental

Existem dois tipos principais de mapa mental: o tradicional e o mnemônico. Em essência, sua finalidade é a mesma, ainda que as simples diferenças possam ter efeitos significativos.

Você pode usar ora um ora outro, conforme a finalidade de cada mapa mental criado.

Mapa mental tradicional

O mapa tradicional segue as ideias básicas apresentadas por Buzan. Assim, tem um tema central com ramificações seguindo uma organização espacial adequada, cores etc.

Isso implica apostar na atenção e na paciência porque é preciso definir imagens adequadas e pensar o efeito visual desejado para o mapa mental.

Entre as vantagens desse tipo de mapa, estão:

• o fato de que a criação do desenho segue a ideia original de Buzan;
• a possibilidade de ter uma visão geral de determinado assunto;
• o forte apelo visual que favorece o aprendizado e a memorização.

No lado das desvantagens, podemos citar apenas o tempo gasto para fazer o mapa mental. Uma questão que pode ser otimizada com o uso de ferramentas online, conforme veremos adiante.

Mapa mental mnemônico

Mnemônico é aquilo que é relativo à memória. Isso significa que, além de seguir as regras básicas de Buzan, esse tipo de mapa tem um apelo maior a técnicas de memorização de ideias ou conceitos.

Suas vantagens são as mesmas do mapa mental tradicional. Porém, sua elaboração foca ainda mais em uma lógica visual de conexão dos fatos, o que tende a facilitar a retenção de informações.

Em contrapartida, uma desvantagem que merece destaque é a dificuldade em compartilhar o mapa com pessoas que não participaram de sua criação.

Isso porque, em comparação, o mapa tradicional traz mais informações em texto, o que facilita sua compreensão.

Focado em estratégias de memorização, o mapa mnemônico pode acabar fazendo sentido apenas para quem ajudou a definir a lógica por trás do desenho.

Como utilizar um mapa mental no RH

À medida que fica mais fácil entender o que é mapa mental, mas interessante a ferramenta fica. Mas para que tudo faça sentido, convém saber como usar esse mapa, não é mesmo?

De um modo geral, mapas mentais podem ser usados para:

• organizar ideias que podem surgir durante uma reunião, palestra ou outro evento da empresa;
• facilitar a organização de brainstormings e contribuir para que boas ideias sejam devidamente consideradas;
• melhor planejar tarefas como reuniões, palestras e projetos;
• otimizar a comunicação entre colegas, com gestores ou com clientes;
• estruturar projetos e facilitar o processo de tomada de decisões, e mais.

Com tudo isso em mente, separamos algumas aplicações mais específicas para o RH que vão ajudar você a enxergar melhor o emprego do mapa mental no setor. Acompanhe!

Organização do setor

Um uso básico dos mapas mentais em RH é a organização do setor.

Anteriormente, chegamos a apresentar essa ideia como um exemplo e é válido repetir: um mapa mental pode ser usado para definir, com clareza, as funções e responsabilidades de um RH.

Como você deve saber bem, são várias as rotinas de RH a serem cumpridas. A depender do porte da empresa, as responsabilidades se dividem a partir da criação do Departamento Pessoal e tudo precisa estar às claras.

Esse tipo de organização visual criada por meio do mapa tende a contribuir para que todos do setor saibam suas tarefas, como seu trabalho impacta o do colega e vice-versa.

Além do mais, a ampliação da compreensão das rotinas e da estrutura do RH pode otimizar processos e melhorar a dinâmica da equipe.

Otimização de processos

Por falar em processos, eis outro uso dos mapas mentais: otimizar processos que são de responsabilidade do RH.

Como exemplo, citamos o onboarding ou a integração de novos funcionários como uma missão que pode ter suas etapas destrinchadas em um mapa mental.

Durante esse processo, um novo funcionário precisa conhecer sua equipe, os recursos que estão à sua disposição, saber quais são os projetos em andamento, entender a dinâmica de trabalho, compreender seu papel e objetivos, e mais.

Só parece simples para quem nunca precisou orientar a integração de um profissional recém-chegado.

Um mapa mental pode ser útil para que o RH estabeleça todas as etapas a serem cumpridas e identifique eventuais conexões entre elas que sejam capazes de facilitar a absorção de informações por parte do contratado.

Vale ressaltar que, caso queira reestruturar um processo, o mapa mental também pode servir de espaço de brainstorming para o RH.

Outros exemplos: no que diz respeito aos processos, o mapa mental também pode ser usado para esclarecer as funções de cada funcionário e para estruturar o processo de entrevista e seleção de candidatos.

Gestão de pessoas

Montar um mapa mental não é útil somente da porta do RH para dentro, digamos assim. A ferramenta pode ser usada para planejar ações e projetos da gestão de pessoas.

Para falar melhor sobre isso, pegamos como exemplo a criação de um programa de treinamento e desenvolvimento de pessoas, partindo do tema central do treinamento.

O desenho vai ser construído com base na definição de palavras-chaves relacionadas ao assunto do programa, criando ramificações e conexões de ideias.

Assim, conceitos importantes e orientações para a realização adequada de algo passam a ser conhecidos por meio de uma representação visual clara e de fácil compreensão.

Como construir um mapa mental

Especialmente após esse último exemplo de uso de mapa mental no RH, você deve estar querendo compreender de uma vez como construir seu mapa, certo? Então, vamos lá.

Antes de qualquer coisa, jamais subestime o fato de que um mapa visual é uma ferramenta… visual!

Você precisa pensar em seu design, no uso de cores, formas e imagens de forma estratégica.

1. Por onde começar

O ponto de partida para elaborar um mapa mental é definir seu tema central e pensar em quais perguntas você precisa que sejam respondidas.

Você pode partir de uma única pergunta ou de algumas perguntas relacionadas. São essas as questões que vão dar origem a ramificações em seu desenho, de forma organizada.

As etapas da criação são as seguintes:

• definição do tema central usando uma ou poucas palavras;
• inclusão das primeiras ideias ou assuntos em torno do tema central, sempre usando poucas palavras;
• criação de novos níveis e ramificações conforme necessário, considerando a inclusão de ideias para complementar o mapa mental;
• utilização de cores diferentes para criar a hierarquização das informações e melhorar a organização visual;
• utilização de imagens, caso faça sentido, para enriquecer o mapa mental.

Lembre-se de que o mapa pode ser feito de forma colaborativa, com a ajuda de toda a equipe.

2. Considere seu público

Um profissional pode até criar um mapa mental só para si, por exemplo, para organizar as ideias que ouviu em uma palestra dada pela empresa.

Entretanto, como estamos falando do uso da ferramenta pelo RH, pressupomos a existência de um público. Com isso em mente, considere questões como:

• quais informações meu público precisa para entender esse mapa mental?
• O quão abrangente o mapa mental precisa ser para cumprir seu objetivo?
• Como posso tornar esse mapa mais envolvente?

Mapas mentais podem resultar em desenhos bem bonitos, mas sem uma construção estratégica, de pouco vão servir.

Tenha em mente ainda que você pode começar por um esboço, como mencionamos anteriormente.

Assim, ao longo do caminho, você pode fazer ajustes para que o mapa tenha as informações, a estruturação e o design adequados.

3. Pense o design

O mapa mental é um exercício criativo e esse é um dos motivos para a existência de diferentes modelos, ou desenhos, de mapa.

Suas escolhas para o design devem seguir uma hierarquia visual, considerando o que precisa ser visto primeiro, o que merece mais destaque. Assim, tamanho, forma, cor, densidade e até posição contam.

4. Exemplos de mapas mentais

Existem variados modelos de mapa mental que poderíamos usar como exemplo. Apenas para que você consiga enxergar tudo que foi dito até aqui e entenda melhor o funcionamento dessa ferramenta, separamos duas variações. Confira!

• Mapa mental com círculos

Talvez, o modelo mais conhecido de mapa mental seja o baseado em círculos cuja cor e tamanho variam com base na hierarquia das informações.

No centro, e em um círculo maior e mais destacado, você coloca o assunto central. Ao redor, puxa ramificações e cria círculos um pouco menores ou com cor mais suave para apresentar assuntos secundários.

Desses secundários, círculos de assuntos terciários também podem surgir, sempre se lembrando da hierarquia visual.

Lembra-se da criatividade? Pois é, pode colocá-la em ação para usar outras formas que não os círculos.

Há quem busque inovar no desenho inteiro. O que não pode é criar algo que não permita ao público entender quais informações se conectam e como isso acontece.

• Mapa mental com imagens

O uso de imagens é uma possibilidade para o mapa mental, ainda que seja opcional. Incluir imagens pode deixar o desenho mais didático e facilitar a memorização.

A essência segue a mesma. É preciso definir um tema central e, a partir dele, apresentar conceitos e ideias secundárias e terciárias.

A diferença é que imagens que representam conceitos ou ideias são incluídas para deixar o mapa mental mais rico ou até para substituir palavras e frases.

Novamente, as formas, as cores e outros elementos visuais do mapa podem ser usados com criatividade, da maneira que você achar mais interessante.

O mais importante continua sendo seguir a lógica por trás da ferramenta e passar a mensagem de forma adequada.

Ferramentas de mapa mental online

Lá em 1970, quando Buzan apresentou o conceito do mapa mental, seu desenho era feito à base do papel e da caneta; ou da canetinha colorida.

Nos dias de hoje, ainda é possível montar um mapa mental dessa forma. Talvez, você considere que seja mais fácil assim, sobretudo se for um processo colaborativo.

Entretanto, é possível usar a tecnologia a seu favor para tornar o processo mais simples, além de fazer com que seja mais fácil fazer alterações, definir detalhes do design, incluir imagens e mais.

Sabendo disso, separamos algumas das principais ferramentas online que podem ser usadas para elaborar um mapa mental a ser aplicado no e pelo RH. Veja só!

Canva

O Canva é uma ferramenta online que tem se tornado cada vez mais popular para a criação dos mais variados designs.

Seu foco não é a criação de mapas mentais, mas é possível usar o Canva com este objetivo e conseguir resultados bem interessantes.

Um ponto que chama a atenção e atrai muita gente é que o Canva é de uso gratuito. Algumas funções e designs podem estar disponíveis somente mediante pagamento, mas há muitos recursos que podem ser usados livremente.

Mindmeister

O Mindmeister é uma ferramenta que foi especialmente desenvolvida para a criação de mapas mentais.

Segundo os desenvolvedores, mais de 14 milhões de pessoas já usaram e aprovaram o seu “premiado editor de mapas mentais para brainstorming, anotações, planejamentos de projetos e diversas outras tarefas criativas”.

Coggle

Outra opção de ferramenta online para criar mapas mentais é o Coggle, uma solução que promete oferecer “um jeito simples para compartilhar informações complexas”.

A plataforma é intuitiva e tem uma versão gratuita recomendada para quem pretende usá-la apenas de forma esporádica. Além dessa, tem duas versões pagas recomendas para uso profissional e para equipes.

Como é de se imaginar, as versões pagas têm mais recursos e podem ser mais interessantes para uso por uma empresa.

Conclusão

À primeira vista, o mapa mental se apresenta como uma ferramenta visualmente interessante, mas talvez mais bonita do que útil.

Esperamos que este post tenha ajudado você a entender que as coisas não são bem assim!

Soltar a criatividade e criar um mapa que salta aos olhos é possível, mas deve chamar mais atenção o fato de que a ferramenta tem benefícios reais para o RH e, consequentemente, para a empresa como um todo.

Há diversas aplicações para um mapa mental, como mostramos, e é no dia a dia que você e seu RH vão entender as melhores formas de adotar o uso da ferramenta.

Se preferir seguir à base de papel e canetinha, tudo bem, mas lembre-se de que a tecnologia está aí para ajudar e pode favorecer todo o processo, do desenho à estratégia.

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Muitas pessoas se perguntam: “o que a descrição de cargos tem a ver com o sucesso da empresa?”. Será que existe mesmo uma relação direta entre job description e os objetivos de uma organização? 

Esse é um recurso que, em poucas palavras, traz mais clareza sobre o que é esperado do profissional dentro da empresa, ajuda a alinhar os processos internos e também oferece uma boa base para a atração de talentos.

A descrição de cargos, portanto, não pode ter a sua importância subestimada. O time de RH deve se atentar aos impactos positivos desse documento, seja em multinacionais ou mesmo em pequenos negócios.

Sendo assim, nós resolvemos demonstrar essa importância e dar dicas de como criar uma boa descrição de cargos. Vamos começar?

O que é descrição de cargos?

A descrição de cargos é um documento desenvolvido pelo RH que contém informações detalhadas e específicas a respeito de um ou mais cargos da empresa.

Esse documento serve como referência para o colaborador e também para o empregador no momento de “cobrar” e “ser cobrado”. 

Assim, o colaborador tem diretrizes claras sobre o que é esperado das suas tarefas diárias, e o seu gestor sabe quais são os profissionais corretos para delegar as demandas do departamento.

Oliveira e Pacheco, em seu estudo sobre o processo de estruturação de um departamento de gestão de pessoas em uma instituição de ensino, traz uma reflexão interessante sobre esse assunto:

“[…] para se obter vantagem frente aos concorrentes é necessário buscar a excelência na prestação de serviços e procurar manter uma estrutura formalmente organizada, requerendo transparência e organização dos processos internos.”

Assim, podemos ampliar ainda mais a percepção da função deste documento, colocando no centro da determinação de atribuições para os colaboradores. 

Ademais, o modelo também serve como um farol para que o colaborador compreenda suas tarefas e funções claramente.

Isso se torna uma estratégia de sucesso da empresa como um todo e não somente de gerenciamento interno.

Colaboradores que conhecem bem o seu local na empresa são capazes de se organizar melhor e mais estrategicamente.

Fica mais evidente a importância dessa documentação no ambiente corporativo, não é mesmo?

Para esclarecer o porquê de se dar ao trabalho de descrever claramente as funções e expectativas de cada cargo, veja o tópico abaixo.

Os objetivos da descrição de cargos

Oliveira e Pacheco ainda trazem outras discussões interessantes em seu artigo acerca do objetivo da descrição de cargos e funções:

• ter uma visão objetiva e clara sobre as funções e responsabilidades dos cargos existentes;
• divulgar amplamente as funções de cada setor e colaborador;
• distribuir responsabilidades de forma eficiente;
• utilizar como base para treinamentos a fim de estimular o aperfeiçoamento pessoal e profissional;
• orientar a direção a respeito do quadro de funcionários e como melhor gerenciá-los.

Por que a descrição de cargos é um documento estratégico?

Como metrificar as tarefas do dia a dia dos colaboradores?

Essa é uma pergunta que está se tornando cada vez mais comum com a modernização do RH. 

Cada vez mais o setor deve gerar indicadores a respeito dos colaboradores, somente enfatizando a posição estratégica desse time.

Se você já respondeu à pergunta que abriu este tópico, certamente utilizou uma argumentação que falava sobre determinar funções e o tempo que elas levam para serem desenvolvidas, certo?

Então reformulamos a pergunta: como determinar quais as funções de um colaborador sem um documento que indique claramente quais as atribuições do cargo que ele ocupa?

Fica complicado, não é?

Então, a descrição dos cargos se torna um documento estratégico à medida que permite que as empresas controlem a eficiência de seus colaboradores.

Isso porque esse é um processo observacional complexo que permite uma ampla visualização das operações da empresa e das oportunidades de otimização dessas tarefas.

A busca por ser a melhor empresa do ramo é uma guerra com muitas batalhas. Para se destacar no mercado (podemos descrevê-lo como um campo de batalha), é necessário ter uma estrutura formalmente organizada.

Uma das maneiras de atingir esse nível de excelência organizacional é através de descrição de cargos.

Vale a pena ressaltar que os problemas dentro de uma organização podem surgir de diversas fontes e uma forma de evitá-los ou combatê-los é através do fluxo de informações e integração de pessoas.

Assim, a descrição de cargos oferece aos gestores uma ótima ferramenta para auxiliar na tomada de decisão e gestão de problemas administrativos.

Como fazer uma descrição de cargos?

Você não precisa criar o modelo de descrição de cargos do zero, já existem inúmeros modelos com todos os itens básicos que devem ser abordados no documento.

Apesar de existirem modelos, não existem regras e, nesse momento, é possível demonstrar a personalidade da marca contratante.

Inclusive, recomendamos bastante a leitura do nosso conteúdo sobre employer branding e como o RH pode colocá-lo em prática.

No mais, uma descrição de cargo bem feita deve contar com as informações descritas a seguir. Acompanhe!

Identificação

O nome do cargo descreve a atividade, ao menos na teoria. Sendo assim, é interessante ter uma identificação realista para o cargo e que também esteja em sintonia com o mercado.

Isso evita frustrações em aplicações para vagas, por exemplo, atraindo sempre pessoas que estejam ao menos dentro do mínimo esperado.

Organograma

O organograma só tem uma função, demonstrar a organização hierárquica da empresa. Assim, é possível visualizar onde aquele profissional se encaixa nessa ordem e quem são seus líderes e subordinados.

Descrição sumária

É um resumo que descreve as atribuições e responsabilidades do cargo. Assim, rapidamente, um candidato à vaga ou um gestor pode compreender quais são as tarefas esperadas no dia a dia.

Atividades

As atribuições e responsabilidades resultam em que tarefas rotineiras? Aqui é importante ter um documento atualizado que especifique em minúcia a rotina de trabalho esperada para o colaborador e qual o resultado esperado dessas ações.

Dessa forma, a importância deste colaborador é, de certa forma, institucionalizada e fica claro o que ele precisa desempenhar em suas tarefas diárias.

Claro, atividades triviais não precisam ser incluídas neste documento, já que uma de suas funções é “seduzir” novos talentos no mercado de trabalho.

Experiência

O cargo exige algum tipo de experiência prévia? Isso também precisa ficar muito claro na descrição de cargos. 

É comum que o nível hierárquico do cargo seja proporcional à experiência exigida — quanto maior for, maior a vivência na área.

Um ponto importante aqui é não ser exigente demais e quem sabe até levar em consideração o recrutamento interno.

Formação acadêmica

Aqui deve ser descrito o grau de instrução mínimo exigido do profissional que ocupará aquele cargo.

Uma boa base para essa descrição é pesquisar os diplomas e cursos obrigatórios que o profissional deve ter para desempenhar as atividades atribuídas ao cargo desejado.

Um exemplo muito prático dessas exigências obrigatórias são vagas para o setor jurídico que podem requerer somente o diploma de bacharel em direito ou também a carteirinha da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). 

As exigências vão depender de como o profissional vai atuar na empresa, quais serão suas atividades e responsabilidades.

Competências

Quais as habilidades necessárias para desempenhar o cargo? Essa é uma pergunta especialmente direcionada ao departamento de Recursos Humanos.

Por meio da observação dos cargos, o RH será capaz de determinar as competências que os colaboradores precisam ter ou desenvolver.

Treinamentos obrigatórios

Este trecho serve para descrever cursos e treinamentos obrigatórios para o cargo que não estão necessariamente ligados ao nível de formação. Um exemplo pode ser o treinamento de primeiros socorros.

Esses treinamentos podem ser oferecidos pela empresa aos seus colaboradores ou utilizados como critério de eliminação para os candidatos à vaga.

Onde utilizar a descrição de cargos?

Agora que você já compreende a fundo o que é a descrição de cargos, sua importância como referência para a empresa e para o colaborador e também os itens indispensáveis que devem estar presentes nesse documento, falaremos um pouco sobre quais suas utilidades.

Se você pensou que essas descrições são somente úteis para realizar um processo seletivo ou questões organizacionais internas, é aqui que você se engana.

Esse documento oferece segurança jurídica e é base para diversas ações de endomarketing e planos de benefícios. Entenda abaixo!

Atração e seleção de talentos

Esse certamente é o uso que mais comentamos até aqui neste texto. A descrição de cargos deixa claro para todo e qualquer candidato as expectativas sobre a sua atuação na empresa.

Assim, já serve como um excelente filtro para chegar aos profissionais que realmente têm um perfil compatível com o da sua empresa, facilitando o recrutamento externo.

Plano de carreira

Organizar o plano de carreira é uma das coisas mais importantes dentro de uma organização, afinal de contas, os colaboradores precisam saber que existe um futuro na corporação.

Assim, mapear os objetivos da empresa e do empregado é fundamental para que se estabeleça uma relação de confiança construtiva a longo prazo. 

A descrição de cargos serve como um manual para essa relação do que é esperado de cada uma das partes.

Benefícios

Junto do plano de carreira, podemos destacar a divisão de benefícios. Uma das formas de destacar os cargos mais altos na hierarquia e estimular os colaboradores a desejá-los podem ser os benefícios atrelados a ele.

Assim, é possível ter uma visão clara sobre como a estratificação dos benefícios funcionaria tendo como base o grau de escolaridade, nível do cargo etc.

Avaliação de desempenho

Como avaliar o desempenho de um colaborador que não teve instruções claras a respeito de suas atividades rotineiras? É impossível, certo?

Assim, com resultados esperados claros, é possível estabelecer metas que melhor descrevem o desempenho do colaborador.

Jurídico e trabalhista

Uma boa descrição dá a base que o Departamento Pessoal e o RH precisam para delimitar claramente a atuação do profissional ocupando esse cargo, assim, formalizando suas responsabilidades.

Isso oferece uma base legal para a empresa e também para o colaborador.

Treinamento e desenvolvimento

Dentro de uma empresa, o treinamento e o estímulo à educação continuada são fatores que dividem as empresas que vingarão no século XXI, especialmente quando levantamos o ponto da humanização dos colaboradores.

Assim, é possível compreender quais as habilidades que precisam ser desenvolvidas dentro da empresa a fim de ter uma posição verdadeiramente competitiva no mercado de trabalho.

Não somente, é possível detectar facilmente todos os treinamentos obrigatórios presentes em diversos setores da economia. 

Por exemplo, empresas que apresentam grande risco ao trabalhador tem uma série de capacitações obrigatórias para oferecer aos mesmos.

Quais as vantagens de uma boa descrição de cargos?

Agora, trataremos exclusivamente das três principais vantagens da descrição de cargos para a sua empresa.

1. Melhora os processos de atração e seleção

A atração de talentos é um assunto comum no departamento de RH, afinal de contas, ele é responsável por realizar as contratações da empresa. Logo, a responsabilidade de trazer bons candidatos cai sobre ele.

Uma boa descrição não só chama a atenção do candidato ideal para a vaga disponibilizada como também serve como um primeiro filtro para aqueles que não têm as habilidades e outros pré-requisitos necessários.

2. Ajuda no gerenciamento interno

Olhe para a sua empresa e se pergunte: quantos colaboradores já assumiram funções que não estavam em seu escopo?

Algumas vezes isso tem o potencial de criar um verdadeiro transtorno na empresa, afetando até mesmo o clima organizacional já que pode gerar cobranças indevidas e um volume de trabalho exaustivo.

Assim, descrições claras sobre as funções de cada cargo deixa também a cobrança muito mais objetiva e ajuda os gestores a melhor estruturarem o seu time.

3. Facilita a integração de novos colaboradores

Tem um benefício exclusivo para o RH: a facilidade de introduzir novos colaboradores às suas funções.

Com tarefas rotineiras definidas, é muito mais simples criar e aplicar treinamentos estratégicos, ajudando o time de RH a ser muito mais eficaz nessas funções.

Não somente, os próprios colaboradores terão uma objetividade muito maior para compreender seu lugar no time, evitando aquelas primeiras semanas na qual o profissional fica um pouco perdido na empresa.

Passo a passo de como fazer descrição de cargos

Existem algumas etapas para realizar uma boa descrição de cargos. Uma sequência lógica que você pode utilizar para organizar essa atividade é a seguinte:

1. identificar a vaga que precisa de descrição;
2. determinar a melhor abordagem para levantamento de dados;
3. coletar os dados de forma categórica e organizada; 
4. resumir e documentar tudo utilizando os tópicos básicos que levantamos anteriormente;
5. ajustar o texto de acordo com a identidade da empresa. Aqui é interessante contar com o suporte da equipe de marketing, se disponível.

Existem alguns tópicos que precisam estar presentes na mente do responsável pela elaboração das descrições de cargos.

Muitas vezes, é interessante realizar um processo de mapeamento de processos a fim de identificar a fundo as funções de cada colaborador. 

Isso serve como base para a inserção de uma cultura voltada a processos e responsabilidades individuais.

Outra questão importante é que nem todos os dados coletados são verdadeiramente úteis para o documento que se deseja criar. 

É importante saber filtrar e empregar sempre uma linguagem direta e precisa para descrever os campos relevantes.

• Exemplo do que não fazer

Função: atualizar regularmente o sistema de gestão financeiro utilizando as planilhas.

• Exemplo de como fazer

Função: atualizar sistema financeiro.

É bem simples notar como o segundo exemplo é muito mais direto na entrega da mensagem. 

Isso porque não é parte da função da descrição de cargos explicar como as tarefas devem ser realizadas, somente apontá-las.

As metodologias de pesquisa

O setor de RH tem diversas metodologias para realizar o mapeamento de processos à sua disposição, três delas são as mais utilizadas — observação, formulário e entrevista. Discutiremos cada uma delas abaixo.

Contudo, vale salientar que é bastante usual realizar uma combinação dessas metodologias a fim de atingir um resultado mais robusto com a coleta de dados.

• Observação in loco

Aqui o responsável por desenvolver a descrição do cargo observa a atuação do colaborador para identificar suas funções.

Esse método é comumente aplicado a atividades mais simples e manuais, contudo, ele exige muito tempo do profissional do RH e ainda pode causar desconforto ao colaborador observado.

• Questionários

Os questionários são de longe uma das ferramentas de pesquisa mais práticas que o RH pode implementar, especialmente se existem diversos colaboradores no mesmo cargo, desempenhando as mesmas funções.

Não somente, a versatilidade dessa ferramenta permite que os formulários sejam feitos online, por exemplo, utilizando o Google Forms. 

Assim, é possível utilizar um meio de comunicação digital como os e-mails corporativos e divulgar os questionários que precisam ser preenchidos.

Contudo, essa não deve ser a única técnica empregada já que pode apresentar falhas e depende das respostas de profissionais que não foram preparados para fazer esse tipo de análise.

• Entrevista

A entrevista é um dos métodos mais confiáveis para realizar a pesquisa, já que a reunião é guiada por um profissional de RH. 

Dessa forma, o colaborador entrevistado compreende exatamente as informações que ele precisa oferecer.

Uma dica muito interessante aqui é realizar a entrevista com o colaborador e também o seu superior. 

Assim, é possível ter dois pontos de vista a respeito das atividades esperadas assim como de seus resultados.

Checklist para garantir boas descrições

Está pronto para começar o trabalho de descrição de cargos, mas ainda está um pouco inseguro a respeito do passo a passo do processo?

Preparamos um checklist para que você fique mais tranquilo enquanto desenvolve a descrição de cargos:

• identifiquei o cargo que precisa ser descrito?
• Os colaboradores ofereceram informações relevantes através das metodologias aplicadas?
• Todos os tópicos básicos de uma descrição de cargo estão presentes?
• Todas as competências e treinamentos estão descritos?
• A linguagem é direta e clara?
• O horário de trabalho, o local e a hierarquia estão descritos corretamente?
• A linguagem foi revisada para refletir a personalidade da empresa?
• O texto foi revisado por outros profissionais e aprovado por gestores e diretores?

Se você responder sim para todas essas perguntas, o seu trabalho terminou!

Quais os principais erros na descrição de cargos?

Existem alguns erros que farão com que o processo de descrição dos cargos possa ser completamente em vão. Confira:

• não envolver os líderes imediatos no processo, eles são aqueles que melhor compreendem como deve ser a rotina do colaborador;
• não utilizar linguagem clara e objetiva, fazendo com que a descrição seja vaga e perca sua funcionalidade;
• não comparar a descrição com a feita por outras empresas, isso é importante para evidenciar possíveis lacunas.

Agora você já tem o conhecimento que precisa para criar a descrição de cargos na sua empresa sem problemas! 

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A princípio, pode até parecer que estamos falando de algo bobo ou pouco relevante, mas acredite, o headcount é um indicador essencial para tornar o seu RH mais estratégico.

Com este post, você vai entender porque acompanhar o número de funcionários da empresa e o que isso tem a ver com a eficiência do negócio. Boa leitura!

O que é headcount

Na tradução direta para o português, headcount quer dizer “contagem de cabeças”. Basicamente, falamos da contagem do número de pessoas que trabalham em uma equipe, área, unidade ou na empresa como um todo.

Imaginamos que deve estar passando pela sua cabeça que todo RH sabe quantos funcionários compõem uma equipe ou até o quadro de uma organização.

Se parece assim tão simples é porque tem algo a mais aí. Por isso, vamos nos aprofundar um pouco mais para explicar o que significa headcount na prática.

Mais do que contar o número de “cabeças” ou trabalhadores, o objetivo da prática é entender se a força de trabalho está adequada às demandas do negócio e do mercado.

Assim, o headcount ajuda a prever gastos com funcionários e embasa decisões estratégicas, sendo um indicador a que deve ser acompanhado constantemente.

Como o headcount é aplicado no RH

Depois de saber o que é headcount, você deve estar querendo entender como esse indicador é aplicado no RH. Então, vamos lá.

O que você precisa ter em mente é como a contagem de funcionários pode ser relevante ao setor, considerando a gestão de pessoas e as burocracias que costumam ficar a cargo do Departamento Pessoal.

Do ponto de vista da gestão, o headcount contribui para entender a adequação do número de profissionais e avaliar se a defasagem de pessoal ou de competências, por exemplo.

Já no que diz respeito à parte burocrática, o indicador tem relação com a folha de pagamento e outras questões trabalhistas da rotina do DP.

A importância do headcount no RH

As pessoas são um dos recursos mais valiosos de uma empresa. Sem os funcionários, um negócio não se desenvolve e conquista as metas.

Entretanto, não basta só contratar. É preciso saber de quantos profissionais a empresa realmente precisa considerando as demandas da organização como um todo, de cada uma de suas áreas e equipes.

A distribuição de pessoal precisa ser estratégica tendo em vista os processos a serem cumpridos e o orçamento disponível a cada setor.

Sabendo disso, fica mais fácil entender que o significado de headcount vai muito além de uma simples contagem.

Falamos de algo que ajuda a orientar decisões que impactam a conquista de metas da organização.

A empresa tem funcionários suficientes? Precisa fazer cortes ou contratar mais? As equipes são eficientes? É preciso reestruturar setores? Reorganizar equipes? Criar novos cargos?

Responder a perguntas como essas ajuda a definir a melhor estrutura para a organização visando seus objetivos. Algo que depende do headcount no RH.

Os benefícios do headcount para as empresas

O headcount pode se tornar mais completo e relevante se aliado a outros dados, indo além da simples contagem.

A partir do headcount, a empresa consegue obter informações segmentadas sobre o seu quadro de funcionários, reunindo dados como:

• número de funcionários ativos;
• sexo, cor/raça, média de idade e estado civil;
• grau de instrução;
• cargo e função;
• total de admissões por ano e outros.

Atualizando seu conhecimento sobre o quadro de funcionários, o RH consegue alinhar planejamento estratégico e gestão orçamentária de forma mais assertiva.

Isso porque a contagem permite que a empresa entenda a relação entre o custo de um funcionário ou equipe e seu desempenho.

Essa relação fornece insights sobre o volume de tarefas e a produtividade para que se saiba se o número de trabalhadores está adequado ou não.

É possível identificar tanto o excesso quanto a escassez de funcionários. Com informações aprofundadas, o headcount também permite determinar outros indicadores como as taxas de diversidade dentro de equipes ou da organização como um todo.

Tudo isso mostra que o headcount é ponto de partida para uma série de análises que ajudam a empresa a direcionar suas decisões estratégicas.

Como calcular o headcount

Agora que você entende melhor quais os benefícios relacionados, podemos avançar para as explicações sobre como calcular headcount.

O fato de que o headcount pode levar a variadas análises não deve causar a impressão de que calculá-lo é complicado. Afinal, trata-se de uma simples contagem do número de funcionários.

Quanto a isso, há apenas uma observação a fazer: a contagem não deve considerar turnos ou o horário de trabalho dos contratados. Todos entram no cálculo.

Entenda, porém, que o headcount não funciona apenas como uma contagem atual, podendo ser usado também para prever o número de profissionais diante de uma estratégia de crescimento da empresa.

Essa estratégia, aliás, é o que permite ao RH fazer a previsão de novas contratações para cada equipe ou área da organização. Algo que deve ser feito mantendo o alinhamento com o orçamento da empresa.

Orçamento e headcount

O orçamento é um ponto tão destacado porque sua relação com o headcount é fácil de perceber. Cada funcionário tem um custo para a empresa, impacta sua folha de pagamento e suas finanças mês a mês.

Assim, o headcount também é um instrumento de previsão de investimentos com remuneração, benefícios e outros gastos básicos associados ao número de trabalhadores.

Indo além é possível usar essa contagem para prever quanto a empresa vai gastar em workshops, palestras, eventos comemorativos ou de fim de ano, brindes etc.

Como utilizar o headcount de forma inteligente

Assim como o turnover, o headcount é um indicador que pode fornecer uma série de insights para a empresa. Para que isso aconteça, é preciso saber usá-lo com inteligência.

Em outras palavras, é preciso saber analisar essa contagem de funcionários de forma a entender se os números correspondem às demandas da organização.

A ideia é verificar se o número de trabalhadores é suficiente e, paralelo a isso, se a qualidade do trabalho executado corresponde ao esperado.

Isso porque o RH pode identificar que determinada equipe tem o número de profissionais suficientes, mas que o desempenho está baixo, por exemplo.

Como mencionamos antes, o headcount é o ponto de partida para diferentes análises e tomadas de decisão.

Por trás de uma contagem aparentemente simples, a proposta do headcount é que a empresa reconheça mudanças necessárias para melhorar a produtividade e, consequentemente, seus resultados.

As dicas a seguir podem ajudar você a cumprir essa premissa. Confira:

1. Crie o organograma da empresa

Talvez você já saiba que o organograma é uma representação gráfica da estrutura de uma organização.

Fazer headcount não é só contar. Indo além da quantidade, você precisa visualizar a divisão de equipes, mapear cargos e as posições hierárquicas.

Assim, o RH pode ter um desenho de cada departamento da empresa e entender qual é a sua composição, registrando quantos funcionários existem em cada cargo.

2. Revise a descrição dos cargos

Com os números em mãos, um dos passos para descobrir se a empresa tem tantos funcionários quanto precisa é repassar as funções de cada cargo.

O objetivo aqui é ter clareza do que cada funcionário deveria estar fazendo para entender se as tarefas estão compatíveis com a demanda do cargo ou se há sobrecarga de trabalho.

Lembre-se de que o RH não precisa fazer essa revisão por conta própria. Conversar com funcionários e realizar uma pesquisa de mercado ajuda a ter mais clareza em relação a essa descrição.

Bônus: um benefício extra aqui é que a revisão das descrições dos cargos, ou job descriptions, ajuda a empresa a recrutar melhor caso o headcount indique a necessidade de novas contratações.

3. Avalie a demanda atual de cada cargo

Chegando neste ponto da análise do headcount, o RH já deve ser capaz de comparar o número de funcionários com a demanda de trabalho.

Para tanto, cabe conversar com gestores e lideranças para entender como está o desempenho e a eficiência de cada equipe. Há diferentes questões que podem ser respondidas. Veja:

• a equipe consegue realizar as tarefas solicitadas? E consegue cumpri-las dentro do prazo?
• O número de funcionários é suficiente para as demandas e metas do setor?
• A equipe possui as competências necessárias para alcançar os objetivos traçados?

As respostas ajudarão a definir se o headcount, ou seja, se o número de funcionários está adequado ou não.

Essa análise também ajudará a entender se é preciso remanejar ou desligar trabalhadores ou contratar novos.

Algo que também leva o RH a um estudo sobre a necessidade de criar novos cargos, evitar contratações desnecessárias e alinhar tudo isso ao orçamento da empresa.

4. Defina os passos seguintes

Ao finalizar esse processo, o RH terá em mãos um material rico que deve ser compartilhado com a alta-gestão da empresa.

Essa reunião é o momento-chave para definir os próximos passos para otimizar o headcount. Tenha em mente que a proposta engloba:

• realizar a provisão de profissionais e recursos para os próximos anos;
• criar estratégias eficazes para mensurar a eficiência do headcount.

Tudo isso porque o processo de contagem de funcionários e análises decorrentes deve, como já dissemos, direcionar ao aumento de produtividade, adequação de custos e melhoria dos resultados.

Assim, é preciso fazer a contagem, analisar o cenário, fazer adequações e acompanhar o impacto das mudanças. Com isso, lembre-se de documentar o processo e as respostas.

O que levar em consideração ao projetar o headcount

A essa altura, deve estar claro para você que o headcount é importante de forma especial para o RH, mas que favorece a organização empresarial como um todo.

Sendo assim, é interessante conhecer alguns pontos de atenção a serem considerados quando sua empresa for fazer projeção do headcount. Veja só!

Os objetivos e desafios da empresa

O uso do indicador headcount deve ser pensado tendo em mente os objetivos que a empresa tem e quais desafios existem no caminho.

Conhecer os objetivos ajuda a definir o quanto a empresa precisa crescer e em quanto tempo. Algo que pode ter relação com o aumento do número de funcionários ou com uma melhor distribuição dos profissionais nas equipes.

Por sua vez, ter em vista os desafios ajuda a entender não só da necessidade de contratação, mas do desenvolvimento de competências e do orçamento para treinamentos e outras ações e educação corporativa.

A avaliação da força de trabalho atual

Para fazer a projeção de headcount é preciso, antes de qualquer coisa, conhecer a força de trabalho atual da empresa.

Para tanto, há algumas perguntas para as quais seu RH deve buscar respostas. São elas:

• alguma área da empresa está com desempenho abaixo do esperado por falta de funcionários?
• Quais são as funções críticas na empresa hoje e quais serão as funções críticas nos próximos anos?
• É preciso fazer novas contratações?
• A força de trabalho atual consegue atender à estratégia desenhada ou precisa de capacitação?
• A empresa tem funcionários suficientes e/ou preparados para sucessão?

Com base nessas perguntas, o RH vai conseguir mensurar e projetar o headcount do curto ao longo prazo, considerando a formação e a capacitação da força de trabalho alinhados ao orçamento.

As métricas-chave para avaliação da força de trabalho

A avaliação que acabamos de mencionar precisa ser bem embasada. Por essa razão, é preciso determinar métricas-chave.

Seu RH vai precisar estudar aquelas que mais fazem sentido para a organização porque isso pode variar. Entretanto, pode começar sabendo quais são as principais métricas que se relacionam ao headcount:

• taxa de absenteísmo;
• índice de turnover;
• índice de satisfação dos funcionários;
• tempo médio de empresa;
• índice de retenção de talentos;
• investimento em treinamento;
• relação entre horas extras e horas trabalhadas;
• gastos com a folha de pagamento.

As métricas vão ajudar o RH a descobrir a qualidade da força de trabalho atual e a necessidade de novas contratações, assim como identificar quais setores precisam de reestruturação e/ou treinamento.

A análise do headcount

Temos indicado que o headcount pode se desdobrar em diferentes análises e decisões para a organização.

Neste momento, porém, queremos nos concentrar basicamente nos números para que você entenda como analisar a contagem para tomar decisões.

Variações no headcount

De uma contagem para a outra, o RH notou um aumento no headcount? A variação é grande e ocorreu em um curto período de tempo?

Quando uma mudança mais significativa é percebida, precisa ser bem entendida. Com isso, é interessante buscar algumas respostas:

• por que a empresa fez novas contratações?
• O aumento tem a ver com uma mudança transitória?
• Há demanda por novos aumentos nos próximos meses?

O que buscamos aqui é entender se ou como a empresa pode ser mais estratégica. Se as mudanças devem atender demandas pontuais, por exemplo, é sinal de que contratações temporárias podem resolver o problema.

Caso as demandas sejam contínuas, pode ser o caso de repassar alguns pontos que vimos anteriormente e determinar se há mesmo uma defasagem de pessoal.

O problema pode ser a má estruturação de equipes ou até a necessidade de treinamentos.

O cenário é outro e o headcount diminui a cada nova contagem? O que está por trás disso? É preciso analisar pontos como:

• a empresa está diminuindo sua demanda porque está encolhendo ou porque se tornou mais eficiente?
• A diminuição é programada ou está atrelada a uma série de pedidos de demissão?
• O fenômeno é geral ou a diminuição é frequente em determinado setor ou equipe? Há problemas com a gestão?
• Como está a capacidade da empresa de reter talentos? O clima está adequado e outros fatores como a remuneração e os benefícios também?

Em suma, a contagem nunca deve ser uma mera contagem porque o resultado e sua variação abrem espaço para uma série de questionamentos que levam a análise necessárias.

Exemplos de uso estratégico do headcount

Para preparar você ainda mais para aplicar o headcount em sua empresa, separamos dois exemplos de como usá-lo estrategicamente a partir de sua análise.

Produtividade

Compare o headcount com análises de desempenho e descubra se a força de trabalho está sendo bem aproveitada em sua empresa.

Em análise, o RH pode identificar que os profissionais têm as competências necessárias para um cargo, mas estão sobrecarregados. Neste caso, o problema de produtividade tem a ver com defasagem de pessoal.

Outra possibilidade é a baixa produtividade atrelada a uma equipe grande demais em que as responsabilidades se misturam e ninguém se sente, de fato, necessário à empresa. Algo que afeta a motivação e o desempenho.

Otimização da folha

Está bem claro que o headcount pode mostrar que um setor está saturado de profissionais enquanto o outro está defasado.

Com isso, o RH precisa avaliar uma reorganização de pessoal, por exemplo, fazendo a realocação de funcionários para aproveitar talentos que a empresa já tem.

A ideia é evitar contratações desnecessárias que só aumentariam as despesas da organização.

Ainda, o RH pode identificar funcionários com horas ociosas e uma folha de pagamentos mais onerosa que deveria.

Isso pode acontecer, por exemplo, quando a urgência para atender a uma demanda extraordinária que leva a empresa a uma nova contração.

Algo que pode resultar em um número de funcionários maior do que o necessário para uma mesma tarefa.

Assim, em algumas situações, o headcount pode direcionar a outras opções como contratações temporárias ou terceirização.

Conclusão

O headcount é uma ferramenta simples que pode ser um indicador poderoso para o RH.

Aquilo que, a princípio, era uma mera contagem do número de funcionários pode se transformar em instrumento de tomada de decisões estratégicas.

Esperamos que a leitura do post tenha ajudado você a entender o que é e como aplicar o headcount de forma a obter insights valiosos. Dessa forma, sua empresa poderá alinhar melhor orçamento e objetivos para criar um cenário favorável para a conquista do tão sonhado sucesso.

Conteúdo Original Blog Tangerino

Segundo a Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, a medida visa garantir o envio das informações pelas empresas diante das dificuldades impostas pela pandemia.

O prazo de entrega da Relação Anual de Informações Sociais (Rais) , ano-base 2020, foi prorrogado para 30 de abril. De acordo com a Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, a medida visa garantir o envio das informações pelas empresas diante das dificuldades impostas pela pandemia.

A Rais é uma obrigação anual, na qual as empresas devem enviar informações trabalhistas referentes ao ano de 2020, bem como eventuais correções de anos anteriores. Os programas GDRAIS e GDRAIS GENÉRICO, bem como o Manual de Orientação da RAIS estão disponíveis em http://www.rais.gov.br/.

Neste ano, a novidade é que os programas GDRAIS e GDRAIS GENÉRICO serão bloqueados para empresas que fazem parte do grupo de obrigadas ao envio de eventos periódicos ao eSocial.

As empresas abertas em 2020 que fizeram opção pelo Simples retroativa à data de abertura, mas cujo deferimento somente ocorreu após 15 de janeiro de 2021, poderão cumprir as obrigações legais por meio dos programas GDRAIS.

Os programas serão desbloqueados para estas empresas a partir de 16 de abril de 2021 e elas terão até o dia 30 de abril para cumprir as obrigações via GDRAIS.

Substituição da RAIS pelo eSocial

Desde o ano-base 2019, empresas que fazem parte do grupo de obrigadas ao envio de eventos periódicos (folha de pagamento) ao eSocial tiveram a obrigação de declaração via RAIS substituída, conforme Portaria SEPRT Nº 1.127/2019.

O cumprimento da obrigação relativa à RAIS ano-base 2020, bem como eventuais alterações relativas ao ano-base 2019 por estas empresas se dá por meio do envio de informações ao eSocial.

Fonte: Portal Contábeis

Não existe fórmula mágica nem receita pronta para fazer com que um negócio conquiste seus objetivos e cresça. Entretanto, existem caminhos para viabilizar tudo isso, passando pelo acompanhamento de indicadores de performance.

Ao longo da leitura, vamos passar pelo básico explicando o que é KPI e qual sua importância, até chegarmos a dicas de como aplicá-los da melhor maneira. Acompanhe!

O que é o KPI

Se você ainda não sabe o que significa KPI, a hora de elucidar essa questão chegou. KPI é sigla para Key Performance Indicator ou Indicador-chave de Performance.

Para além da definição da sigla, KPIs são indicadores usados para mensurar se processos ou ações da empresa estão tendo o resultado esperado.

Por quê? Porque aquilo que não é medido não pode ser avaliado e nem melhorado. Se você ainda não constatou isso na prática, os indicadores de performance vão ajudar.

É importante que fique claro que, ao falar de mensuração por meio de um KPI, estamos falando de números ou de percentuais. Assim, sua empresa passa a ter dados concretos para avaliar a própria situação.

Com tudo isso, os indicadores de performance, ou indicadores de desempenho, são parte essencial da estratégia de gestão de uma organização.

A razão é que, com os KPIs, é possível acompanhar a efetividade dos processos, traçar metas plausíveis e definir os caminhos para alcançá-las. 

Para que isso funcione, você deve ter em mente que um indicador é formado por:

• medida: todo indicador de performance, ou indicador de desempenho, precisa ter uma medida;
• propósito: também precisa ter um propósito, objetivo ou alvo que tenha relação com sua medida. Em geral, algo que se traduz por outro número que representa um resultado desejado;
• fonte de dados: ainda, KPIs precisam ter uma fonte de dados bem definida para que as informações coletadas sejam sólidas e “limpas”, permitindo uma mensuração verdadeiramente estratégica;
• relatórios: indicadores de performance permitem acompanhar situação e evolução de processos e ações. Por essa razão, relatórios são necessários para comparativos e outras análises.

A diferença entre KPIs e métricas

Ao tentar entender o que são indicadores de desempenho, é natural confundi-los com as métricas. Aliás, é provável que algumas pessoas pensem que não há diferença entre os conceitos, mas não é exatamente assim.

KPIs são criados a partir das métricas. Isso porque as métricas nada mais são do que algo que pode ser medido e há inúmeras possibilidades aqui.

Para que uma mensuração faça sentido, é preciso haver um propósito claro. Dessa forma, quando uma métrica é relevante para um negócio, passa a ser um indicador-chave de performance.

Vamos a um exemplo que se encaixa bem àquilo que compete ao RH? O turnover, ou a rotatividade de funcionários, pode ser tanto uma métrica quanto um KPI. Veja só:

• turnover enquanto métrica: o número de funcionários admitidos em relação ao número de demitidos em um mesmo período de tempo mensura o turnover.

Quem trabalha com gestão de pessoas sabe que a alta rotatividade de funcionários pode estar atrelada a diferentes questões e tem consequências para a empresa.

• turnover enquanto KPI: por falar em consequências, o turnover pode ser usado como indicador de desempenho quando usado para mensurar os custos que a empresa tem com rescisões e novos processos de admissão.

Assim, mais do que indicar um problema, o KPI ajuda a entender sua dimensão para que a gestão saiba como a situação impacta a empresa e seus objetivos.

Em resumo, podemos dizer que indicadores são informações estruturadas que surgem a partir de métricas e permitem comparações e análises.

As categorias dos indicadores de desempenho

Avançando no assunto, é importante que você saiba que existem três categorias de indicadores KPI. Confira!

KPIs primários

Os KPIs primários são chamados assim porque são definidos primeiro porque se relacionam diretamente com as prioridades estratégicas da empresa.

Outra forma de entender é considerar que esses indicadores de performance costumam ser os que mais chamam a atenção dos membros da alta gestão.

Lembra-se do turnover como KPI e sua relação com custos? Esse pode ser um exemplo, inclusive considerando que, a partir dele, KPIs secundários podem ser definidos.

A ideia é que os KPIs secundários sirvam de base para que você saiba se alcançou o valor esperado no KPI primário.

Seguindo o exemplo, se sua empresa definiu o índice de satisfação dos funcionários ou o clima organizacional como fatores atrelados a turnover alto, esses são seus KPIs secundários.

KPIs secundários

Dando sequência ao que estamos dizendo, os KPIs secundários são aqueles que justificam os KPIs primários mostrando como os resultados esperados devem ser atingidos.

É por isso que mencionamos a relação entre o índice de satisfação e o turnover. Falamos, portanto, de indicadores que mostram se as estratégias adotadas estão funcionando ou não.

KPIs práticos

Por fim, os KPIs práticos são os que explicam os resultados obtidos com os KPIs primários e secundários.

Sendo assim, falamos de questões que precisam ser mensuradas e analisadas para entender porque o valor de um indicador aumentou ou diminuiu. Algo que ajuda a melhor direcionar as estratégias.

A importância dos indicadores

A falta de planejamento estratégico está entre os motivos mais comuns para o fechamento precoce de uma empresa.

Um dos elementos que compõem esse planejamento são os dados, informações relevantes que possam orientar a alta gestão em decisões que impactam o futuro do negócio.

Como apontamos, uma boa forma de conseguir dados úteis é identificando e implementando KPIs. O uso dos indicadores permite analisar e melhorar, de forma contínua, os processos e ações da empresa.

Há gestores que têm uma visão mais adaptada ao mundo dos negócios e, por isso, podem conseguir tomar algumas decisões quase que instintivamente e conseguir uma boa resposta.

Levar uma empresa ao sucesso, porém, não é algo que depende da sorte ou do instinto, ainda que esses elementos possam ajudar.

É preciso pensar estratégias de forma… estratégica. A redundância é proposital para ressaltar que o achismo não é o caminho, e sim as informações concretas. Dados que os KPIs podem fornecer.

Certamente, até mesmo com os dados em mãos pode ser preciso fazer testes, errar e acertar. A diferença é que um norte já estará traçado, o que aumenta consideravelmente as chances de sucesso.

KPIs e recursos humanos

Destacamos a alta gestão anteriormente porque mirávamos a importância dos KPIs para a empresa como um todo. Acontece que indicadores também têm impacto em cada departamento da organização.

O turnover foi apenas um exemplo. O RH pode e deve adotar indicadores de performance que se relacionem com suas ações se quiser se tornar um setor mais estratégico.

O que queremos com esse breve esclarecimento é evitar que você tenha a falsa impressão de que KPIs só são importantes para os chamados C-Level de uma empresa.

Por que utilizar indicadores de desempenho

Ainda tem dúvidas sobre a importância dos indicadores de desempenho e sobre por que usá-los? Vamos aprofundar um pouco mais nossa conversa.

Quem abre uma empresa tem objetivos. Mesmo que o sonho de virar uma grande organização não exista, performar o suficiente para manter o negócio vivo e o próprio sustento é algo que passa pela mente de todos.

Isso indica que há ao menos uma meta definida, mas é preciso saber como alcançá-la.

Não faz sentido lançar para si, para outras lideranças ou para os funcionários que o objetivo é “fazer mais dinheiro” se não se sabe como isso pode ser possível.

Em outras palavras, não há como escolher um caminho a seguir se não se sabe onde quer chegar. Para definir isso, é preciso mensurar para entender o cenário e enxergar quais questões precisam ser trabalhadas.

Voltemos ao turnover mais uma vez. Se a empresa tem um problema de caixa e convive com a alta rotatividade de funcionários, pode inferir que a situação tem gerado custos adicionais.

Acontece que definir estratégias com base em inferências ou suposições dificilmente funciona bem. Usar o indicador de performance do turnover vai deixar tudo às claras.

Com isso, a organização vai saber qual o índice de rotatividade, quanta despesa a situação gera e qual é o impacto real de tudo isso em suas finanças.

A partir de então, vai poder estudar e adotar estratégias de retenção e medir sua eficácia, reavaliando o índice de turnover e os custos relativos a essa situação.

Os KPIs fornecem dados concretos e oferecem previsibilidade. Com isso, permitem que a empresa faça diagnósticos mais precisos e defina, com mais segurança, qual caminho seguir.

Principais exemplos de indicadores de desempenhos

Lembra-se de que explicamos que um KPI surge de uma métrica? Sendo assim, basicamente tudo que pode ser mensurado tem potencial para se tornar um indicador de desempenho.

Isso significa que não é viável listar todas as possibilidades em um post, mas podemos apresentar para você os principais exemplos de KPI. Vamos lá?

Indicadores de lucratividade

Obter lucro é um dos objetivos mais comuns de um negócio. Por isso, o KPI de lucratividade é um dos mais utilizados entre os indicadores financeiros.

Isso porque uma estratégia de negócios bem elaborada não considera apenas se, a cada fim de mês, o saldo é positivo para a empresa. É preciso fazer uma análise mais robusta.

A ideia é calcular os lucros, extrair gastos fixos e variáveis e, só então, determinar se a situação da empresa está mesmo favorável. Em outras palavras, determinar se os resultados esperados estão sendo alcançados ou não.

O indicador de lucratividade é traduzido em um percentual. Se o valor obtido é positivo, mas não há dinheiro disponível, é sinal de que a empresa precisa reduzir seus custos.

Sendo assim, falamos de um KPI que pode ser bem útil para a tomada de decisões.

Valor do ticket médio

Outro dos principais indicadores usados no mundo corporativo é que possibilita medir e entender a dinâmica das vendas feitas pela empresa.

Há diferentes formas de acompanhar essa dinâmica: por venda, por cliente ou por vendedor. Em todo caso, é possível comparar a dinâmica do setor e seus resultados, e identificar melhorias a serem feitas.

A saber, ao usar o KPI do ticket médio, sua empresa pode obter informações como quais são os clientes que mais compram e quais são os mais fiéis.

Esses dados podem, por exemplo, ser usados para traçar novas estratégias de atendimento personalizado, garantindo experiências mais positivas.

Por sua vez, quando o indicador foca no ticket médio por vendedor, é possível avaliar quais performam melhor. Algo que dá margem para buscar motivos e formas de melhor preparar ou motivar o time.

Indicador de eficácia

Outra questão que impacta muito o sucesso de um negócio é sua relação com o público consumidor.

Assim sendo, temos o indicador de eficácia que permite mensurar a satisfação do cliente que a empresa.

A ideia passa por saber se o cliente:

• compraria ou contrataria novamente sua empresa;
• recomendaria a empresa ― seus produtos ou serviços ― a outras pessoas;
• achou ou não o atendimento satisfatório etc.

A pesquisa NPS, aquela que sugere indicar de 1 a 10 quais as chances de o cliente recomendar a empresa e por aí vai, é uma das ferramentas mais usadas para essa mensuração.

Perceba, portanto, que falamos de um dos indicadores de desempenho mais simples de implementar, já que uma simples pesquisa por e-mail ou mensagem pode servir.

Indicador de absenteísmo

Voltando os olhos para o contexto interno da empresa novamente, um dos principais KPIs é o que mede o absenteísmo. Aqui, falamos de um indicador que interessa diretamente ao RH.

Como você já deve saber, o absenteísmo é aquela “falta injustificada de funcionários” ao trabalho, situações que fogem às ausências previstas pela CLT.

Esse é um KPI importante, porque um índice alto de absenteísmo representa perda financeira e revela que pode haver problemas que a empresa precisa investigar.

A falta de motivação, salário inadequado, problemas de liderança e falta de flexibilidade ou de perspectiva de crescimento são alguns dos motivos possíveis.

Indicador de turnover

Ainda dentro daquilo que interessa ao RH, outro indicador de desempenho que chama muita atenção é o que mede o turnover ou a rotatividade de funcionários.

Em alguns casos, os mesmos fatores que estão por trás do absenteísmo têm relação com um número elevado de pedidos de demissão. Entretanto, sempre convém investigar.

Empresas que lidam com o turnover elevado têm gastos maiores com rescisões, contratações e treinamentos. 

Além do mais, podem ficar com uma imagem ruim perante os funcionários e o mercado, prejudicando sua atração de talentos.

A depender do resultado apontado pelo KPI, o RH precisa entender as causas e estudar o que fazer, no que diz respeito à gestão de pessoas, para tornar a organização um lugar em que todos queiram atuar.

Indicador de produtividade

Para fechar nossa lista de exemplos, lembrando que há vários outros KPIs que podem ser muito úteis, vamos falar sobre a produtividade.

Considerando o tempo, a qualidade e os custos, esse indicador aponta quanto dinheiro a empresa faz com a atuação de cada funcionário.

A ideia não é só descobrir se o trabalhador consegue gerar receita para a organização, mas entender qual a eficiência dos processos.

Se o resultado não estiver de acordo com o esperado, o passo seguinte é investigar as possíveis causas do problema e definir um plano de ação.

A baixa produtividade pode indicar a necessidade de treinamento, de melhoria da motivação, de adequação do ambiente do trabalho, entre outras questões que competem à gestão de pessoas.

Como definir e aplicar o KPI

De certa forma, tudo o que pode ser medido poderia ser transformado em um KPI, não fosse o fato de que indicadores de performance precisam fazer sentido, ter um propósito claro para a empresa.

Um KPI que faz sentido para a sua organização pode não ser tão útil para a outra, ainda que seja do mesmo segmento. E vice-versa.

Com isso em mente, temos três dicas-chave que vão ajudar você a definir os KPIs ideias para a sua empresa ou para um determinado setor. Veja só!

1. Pesquise o máximo de indicadores possível

A ideia é que você conheça o maior número de indicadores, sem deixar que essa busca seja exagerada ao ponto de não ter fundamento.

Considere que, somente conhecendo as possibilidades você será capaz de definir os melhores KPIs para cada situação.

2. Aplique a metodologia SMART na análise dos KPIs.

Com base na metodologia, você vai poder entender com mais clareza quais indicadores são mais adequados.

Para isso, tenha em mente que há cinco fatores que precisam ser pensados: S (específico), M (mensurável), A (atingível), R (relevante) e T (temporal).

• S (específico) ― o propósito do KPI está claro ou abre margem para dúvidas e ambiguidades?
• M (mensurável) ― é possível mensurar de forma objetiva se o objetivo atrelado ao KPI foi alcançado?
• A (atingível) ― a meta atrelada ao KPI é realista, possível de ser atingida?
• R (relevante) ― além de tudo isso, o propósito é relevante para o momento e a estratégia da empresa ou do departamento?
• T (temporal) ― qual o intervalo de tempo, o prazo definido, para que a meta seja alcançada?

3. Considere a missão, a visão e os valores da empresa

O conceito por trás do trio missão, visão e valores é algo muito difundido nas disciplinas de gestão e negócios do ensino formal.

Entretanto, na prática, nem todas as empresas se preocupam em fazer essas definições ou, quando o fazem, se esquecem de levar isso para o dia a dia.

A questão é que manter esses conceitos em mente é “ter a base para que todo planejamento estratégico e toda tomada de decisões sigam a direção ideal para a garantia de melhores resultados e para o sucesso da organização”.

Por essa razão, missão, visão e valores também devem ser considerados na escolha dos KPIs.

4. Aplique os indicadores de performance

Uma vez que os indicadores de performance forem escolhidos, é necessário comunicá-los para que possam ser trabalhados.

A ideia de definir KPIs não é criar expectativas e aguardar, em silêncio, para ver se algo acontece. Os envolvidos no processo de mudanças e otimização precisam estar a par de tudo.

Do contrário, não poderão fazer sua parte para que a evolução esperada seja constatada a cada nova avaliação dos KPIs no período de tempo definido para cada meta.

E depois? Para prosseguir, você precisa saber como analisar indicadores de desempenho.

Primeiro, é preciso entender o KPI e o que um número baixo ou alto significa em cada caso. Uma informação que, inclusive, deve estar clara para todos.

Também é preciso fazer algo a respeito dos resultados que estão sendo apresentados por meio da aplicação dos indicadores de desempenho.

Considere os KPIs como uma ferramenta capaz de indicar quais processos estão indo bem e quais não, quais estratégias estão funcionando e quais precisam ser revistas.

Assim, novos direcionamentos podem ser feitos para que os resultados esperados, definidos ainda durante a escolha dos indicadores, sejam alcançados.

Uma dica importante que parece óbvia, mas que por vezes fica pelo caminho é a de não perder de vista os objetivos da empresa, assim como sua visão, missão e valores.

Ressaltamos isso porque, na ânsia de alcançar determinado resultado com um KPI, você pode deixar de vincular sua análise ao que é mais importante.

Como consequência, vai promover ajustes e direcionar seu foco de forma equivocada, pensando apenas em um número ou percentual, e não no propósito macro por trás dele.

Como estimular a melhora dos indicadores

Um mergulho inicial no universo dos KPIs, que envolve inclusive aprender como calcular indicadores de desempenho, pode levar a um erro: esquecer das pessoas.

No fim das contas, ainda que o objetivo central seja o sucesso da empresa, seus processos e cada ação tem ligação direta com as pessoas, com os profissionais que compõem o quadro da organização.

Por isso, depois de pensar na escolha dos KPIs e arquitetar seu uso, análise, revisão etc., volte-se para aqueles que vão contribuir para que os indicadores melhorem (ou não).

Considere realizar um mapeamento comportamental para entender o perfil de cada funcionário e saber como abordá-lo, orientá-lo e estimulá-lo a mudanças que impactem os resultados.

Entender como cada profissional responde a cada situação permite que as estratégias para engajá-los visando a melhoria dos KPIs seja mais assertiva.

A conversa com os funcionários

Ressaltamos que a aplicação dos KPIs não envolve apenas um time de lideranças que, por suas atribuições, vão acompanhar os resultados mais de perto.

Cada funcionário faz parte do processo e a sugestão da do mapeamento comportamental serve justamente para pautar a abordagem.

É interessante explicar por que cada trabalhador é essencial e como os indicadores podem melhorar a produtividade e outros resultados, trazendo benefícios para todos.

É válido, inclusive, abrir espaço para que os funcionários apresentem suas ideias para que se sinta mais próximo, mais parte da estratégia.

Melhores práticas para lidar com o KPI na empresa

É sempre interessante conhecer dicas, ou melhores práticas, para conseguir executar algo com sucesso, não acha? Por isso, temos algumas sugestões para compartilhar com você. Veja!

Avalie resultados periodicamente

Após a implementação, é importante planejar e realizar avaliações periódicas para entender o impacto de cada KPI.

Afinal, faz todo sentido querer saber os avanços obtidos pelo setor em que o indicador-chave foi implementado e na empresa como um todo.

Não se esqueça de colocar essas avaliações no cronograma para evitar que fiquem apenas no campo das ideias, percam o timing e acabem não resultando em dados confiáveis.

Mantenha as equipes atualizadas

Como mencionamos, há pessoas envolvidas na aplicação dos KPIs e nas ações relacionadas aos objetivos buscados.

Sabendo disso, jamais ignore a importância de manter todos bem informados e atualizados sobre o processo.

As equipes precisam saber, entre outras coisas, até o que deve ser feito caso os resultados apresentem variáveis.

Tenha um plano de contingência

Por falar em variáveis, é prudente ter definido um plano de contingência com orientações claras a serem seguidas caso os KPIs apontem resultados negativos.

Para isso, é necessário estudar os indicadores para estabelecer limites que indiquem quando um resultado é positivo e quando é negativo.

Acompanhe as tendências

Às vezes, a análise de resultados de um KPI pode se tornar míope ou viciada. Esses são termos usados para definir situações em que uma visão mais abrangente dá lugar ao foco em dados já muito familiares.

Não estamos sugerindo que, a todo instante, você tente enxergar algo novo a partir dos indicadores; não se pode esquecer o propósito de cada um deles.

Entretanto, ao analisá-los, convém ter atenção e a mente um pouco mais aberta para identificar possíveis tendências e extrair informações cada vez mais úteis.

Mantenha a equipe estimulada

Falamos disso antes, mas achamos necessário reforçar a ideia de estimular a melhoria dos indicadores junto a cada funcionário.

A essência da aplicação dos KPIs está atrelada a uma busca pela melhoria contínua. Assim, falamos de algo que, na melhor das hipóteses, passa a fazer parte da cultura organizacional.

Isso requer um trabalho também contínuo de estímulo, de forma que a ideia de melhorar os indicadores seja incorporada à rotina dos funcionários.

Conclusão

Os KPIs são muito conhecidos na teoria por quem passa por algum tipo de formação profissional que esteja relacionada ao universo dos negócios.

A questão está em entender por que e como tirar a aplicação dos indicadores de performance da teoria e levá-la para a prática.

Algo que pode salvar uma empresa do fracasso e, ainda mais motivador, ajudá-la a alcançar o sucesso.

Esperamos que o post tenha ajudado você a entender melhor a importância dos KPIs, bem como a conhecer questões relevantes para a sua aplicação.

Lembre-se de que os indicadores que apresentamos, apesar de figurarem entre os principais, são apenas exemplos. Suas escolhas precisam ser condizentes com as necessidades e a estratégia da organização.

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Sabemos que o processo de recrutamento não é tão simples, mas a boa notícia é que ele pode ser feito dentro da própria empresa, pelo chamado recrutamento interno.

Os talentos podem estar mais próximos do que você imagina, eles só precisam de uma chance para se desenvolverem.

Não raro, as empresas olham avidamente para o mercado de trabalho em busca das opções disponíveis assim que abre uma nova vaga. A pressa em preenchê-la com o profissional mais capacitado, com aquele MBA mais arrojado, faz com que os próprios colaboradores sejam postos de lado.

Claro, essa não é uma postura totalmente inadequada. Mas, e se dissermos que realizar o recrutamento interno é uma excelente forma de motivar os seus colaboradores e fidelizar os talentos que você já possui?

Agora você ficou mais interessado, não é? Pois, neste texto falaremos tudo sobre o recrutamento interno, desde o seu conceito até como fazer de forma efetiva!

Continue lendo e aproveite ao máximo este conteúdo. Vamos lá?

O que é recrutamento interno

A definição de recrutamento interno nos diz que trata-se do processo pelo qual a empresa avalia os próprios colaboradores a fim de preencher uma vaga aberta.

Muitos gestores associam a contratação de novas pessoas como uma forma de oxigenar a empresa… 

No fim, eles estão certos. Contudo, para alguns colaboradores isso pode ser visto como uma obstrução da sua progressão de cargos e salários.

Afinal de contas, se existe um público interno interessado naquela vaga, por que não dar a chance de preencher essa vaga internamente?

Existe sempre a possibilidade de as skills procuradas não serem encontradas entre o público interno. 

Algumas vezes a empresa está crescendo, precisa abrir um novo setor rapidamente e não há tempo hábil, por isso é preciso trazer uma pessoa com alguma experiência na área.

Apesar desse cenário, o recrutamento interno é o normalmente utilizado por empresas que preferem desenvolver os seus colaboradores, afinal de contas, eles já estão inseridos na cultura organizacional e já têm um local na equipe.

Tipos de recrutamento interno

Para finalizar essa parte de conceituação, falaremos também a respeito dos três tipos de recrutamento interno. Veja abaixo!

Recrutamento informal

O recrutamento informal acontece quando o RH precisa preencher uma vaga, contudo, não abre uma concorrência pelo cargo.

Esses são os casos das promoções que acontecem dentro de um mesmo time. Suponhamos que um gestor tenha se desligado da empresa, um colaborador dessa mesma equipe pode assumir esse local.

Divulgação da vaga

Nessa forma de recrutamento interno, a vaga é disputada formalmente por todos os interessados. 

O time de RH faz toda a divulgação com os requisitos necessários para o cargo e os colaboradores se candidatam.

Você já consegue imaginar o quanto esse tipo de competição interna pode afetar o time, não é? Mais à frente falamos sobre isso.

Reenquadramento no plano de carreira

Essa forma de processo seletivo interno é para empresas mais organizadas e que têm um plano de cargos e salários definido.

Assim, as vagas são somente divulgadas para indivíduos que naturalmente seriam promovidos para o cargo em questão.

Agora que o conceito de recrutamento interno e suas variantes já estão explicados, vamos adentrar mais a fundo e descobrir como as empresas lidam com essa questão.

Por que fazer recrutamento interno

Se você ainda pensa que o recrutamento interno não é uma boa ideia e que trazer novas pessoas é sempre bem-vindo, te apresentamos três motivos para você repensar. Confira!

1. Os candidatos já conhecem a empresa

Uma das tarefas mais árduas da contratação é ambientar os novatos, apresentá-los aos colaboradores do time e explicar a cultura e rotina da empresa.

Isso faz com que a integração desse indivíduo seja bem mais lenta e demande muito mais horas de trabalho do RH e outros times.

Quando já se conhece o candidato, não há questões sobre o seu comprometimento ou mesmo sobre a qualidade do seu trabalho.

2. O processo custa menos

Economizar horas de trabalho do RH também significa economizar dinheiro da empresa. 

É importantíssimo sempre ter em mente que horas de trabalho dedicadas à integração de um novo membro são horas que poderiam ser dedicadas a outras atividades.

Tendo em vista que o RH é um setor cada vez mais estratégico dentro das empresas, essas horas são valiosas e importantíssimas para tocar diversas outras ações.

O colaborador que vem de dentro da empresa não precisa passar por uma série de treinamentos. 

Mas não é somente isso, todas as burocracias relacionadas ao processo de seleção e recrutamento também são custosos.

3. As atividades não ficam paradas

Não é incomum que as empresas cometam o erro de colocar toda a logística de algumas operações em um indivíduo.

Acontece que, por conta disso, caso o colaborador saia, essa rotina de trabalho fica completamente parada.

Contar com profissionais internos para novas vagas faz com que essas rotinas não sejam esquecidas, já que ele pode continuar o seu trabalho ou mesmo treinar um colega para que o faça.

Gestão comportamental e recrutamento interno

A gestão comportamental é um assunto bastante recorrente aqui no blog, afinal de contas, é um dos grandes trunfos do RH.

Realizar esse tipo de análise e gestão é muito mais simples em um cenário de seleção interna, uma vez que o RH já está familiarizado com os indivíduos interessados na vaga.

Assim, traçar um perfil comportamental é muito mais simples e traz insights valiosos tanto para o time de RH quanto para o gestor na hora de escolher o colaborador certo.

A necessidade de determinar o perfil comportamental do colaborador fica clara quando pensamos em um processo de seleção para cargos de gestão, por exemplo.

Boa parte dessas seleções internas acontece para preencher um cargo de coordenação ou gerência, contudo, é claro que nem todas as pessoas têm perfil de liderança.

Promover esses indivíduos pode criar um time disfuncional, prejudicar o setor e, consequentemente, a empresa.

O time de RH responsável por realizar a seleção pode utilizar uma série de ferramentas a fim de desvendar o perfil do colaborador e compará-lo às competências procuradas.

As vantagens do recrutamento interno

Compreenda um pouco mais sobre os benefícios do recrutamento interno para a sua empresa!

1. Familiaridade com a empresa

Já falamos sobre isso, mas vale a pena reforçar. Preencher vagas com indivíduos que já estão inseridos na realidade da empresa é muito mais simples por diversos motivos:

• já conhecem os colegas de trabalho;
• já compreendem as operações da empresa;
• têm uma noção básica das atividades dos demais setores etc.

Em outras palavras, esses colaboradores têm um fit cultural garantido, afinal de contas, se ele continua fazendo parte do time é porque a cultura e os valores ressonam com ele de alguma forma.

2. Valorização dos colaboradores

Optar pelo capital interno é uma forma bastante poderosa de valorizá-los. Por meio do recrutamento interno, você passa uma mensagem clara:

Preferimos qualificar a mão de obra dos nossos colaboradores em vez de procurar por profissionais qualificados fora da empresa.

Como um bom colaborador do RH, você já imagina o impacto que isso tem na cultura interna, não é mesmo?

3. Agilidade no processo

Nem sempre é possível esperar semanas ou mesmo meses do processo de seleção e recrutamento tradicional para preencher uma vaga.

Detalhes como a trajetória profissional do colaborador já estão com o RH, por isso é importante ter todas as informações atualizadas antes de começar o processo.

Isso facilita a análise e pode até mesmo determinar o tipo de recrutamento ideal para o momento.

Muitas vezes, uma promoção simples é a melhor forma de lidar com a situação.

4. Viabilidade do plano de carreira

Um dos grandes motivadores dentro de uma corporação é a possibilidade de crescer dentro da empresa. 

Dessa forma, o recrutamento interno é a forma perfeita para viabilizar o desenvolvimento e cumprimento dos planos de carreira. 

Assim, os colaboradores veem claramente que a sua dedicação à empresa tem, sim, um objetivo futuro.

5. Aumento da retenção de talentos

Um local que valoriza os colaboradores, dando a eles a oportunidade de cargos cada vez mais altos, lhe parece um bom local para trabalhar?

Pois é, certamente os seus colaboradores terão a mesma impressão, o que contribui para a sua permanência na empresa.

Dessa forma, os talentos não serão facilmente seduzidos pelos hunters de outras empresas.

Além disso, o recrutamento interno também é um fator importantíssimo na motivação do time.

Desvantagens do recrutamento interno

Evidentemente, como nem tudo é um mar de rosas, também existem algumas desvantagens ao optar pelo processo seletivo interno.

Veja abaixo alguns pontos que precisam ficar no radar do RH:

• o colaborador pode criar muitas expectativas com promoção ou mudança de função, prejudicando a sua performance no cargo atual;
• o processo pode desencadear rivalidade entre os colaboradores, por isso o processo deve ser transparente;
• nem sempre um bom desempenho em um cargo é válido para outro;
• algumas vezes, a oxigenação do “sangue novo” faz muito bem para o time;
• esse tipo de seleção restringe o número de candidatos para a vaga;
• pode deixar um espaço vazio caso não tenha um plano claro de sucessão.

Esses são somente alguns exemplos. Relações humanas são complicadas — e isso o RH pode atestar.

Sendo assim, fique atento a qualquer sinal de insatisfação decorrente desse processo.

Passo a passo para fazer um recrutamento interno eficiente

Tenha as informações dos funcionários atualizadas

Aqui, ter as informações dos colaboradores atualizadas é importantíssimo, configurando o primeiro passo do processo. 

É possível averiguar quem fez cursos de especialização, aprendeu novos idiomas ou desenvolveu novas habilidades úteis para o cargo disponibilizado.

Lembre-se sempre da importância de validar todas essas novas habilidades e experiências, seja pelo pedido de um certificado ou mesmo ligando para a empresa onde o colaborador trabalhou anteriormente para perguntar sobre seu tempo lá.

Espalhe a notícia da vaga

Chegou a hora da divulgação! É primordial que todos da empresa fiquem a par da seleção interna.

É aqui que as habilidades de endomarketing do setor de RH são postas a prova. 

O desafio é deixar a comunicação interessante, realmente vender essa oportunidade de mudar de funções.

Convoque os candidatos selecionados

É fundamental que a convocação de todos os selecionados seja feita de forma discreta, afinal de contas, esse tipo de seleção pode estimular algum sentimento de competição, e a última coisa que você deseja nesse momento é jogar gasolina nessa fogueira.

Algo que pode ajudar a apaziguar alguns ânimos são feedbacks detalhados sobre o porquê de não terem sido convocados para as entrevistas e os testes.

Teste se o candidato tem as habilidades necessárias

Chegou a hora de chamar os candidatos para as salas de entrevistas e começar os testes comportamentais.

A etapa de entrevistas e testes ajuda a entender se o indivíduo interessado tem as habilidades necessárias para a vaga em questão.

Esse é um momento de mudança de função e atribuições, por isso é normal que os colaboradores fiquem um pouco perdidos.

Dê um feedback ao final da seleção

O fim da seleção é o momento de um segundo feedback, dessa vez para todos os candidatos que foram convocados para as entrevistas, mas não conseguiram a vaga.

Um processo transparente faz toda a diferença para que os colaboradores sintam-se respeitados durante as etapas da seleção interna.

Não somente, caso os demais profissionais sintam que o processo foi injusto, a adesão a futuros recrutamentos internos tende a ser baixa.

Boas práticas para o recrutamento interno

Existem algumas boas práticas que devem ser aplicadas pelo setor de RH a fim de garantir que o processo de seleção interna não gere as desvantagens que falamos acima.

Algumas dessas boas práticas estão descritas abaixo. Acompanhe!

Divulgar amplamente todas as vagas

Algo que pode afetar negativamente a credibilidade do processo de seleção — logo, da empresa e do RH — é a falta de transparência no processo.

Mencionamos isso diversas vezes durante o texto, mas ainda assim vale reforçar. Tudo deve ser divulgado de forma que todos fiquem inteirados sobre o que está acontecendo.

Uma exceção à regra é o caso de vagas cujas exigências restrinjam o número de colaboradores que podem se candidatar. 

Mas, ainda assim, é necessário ter muito cuidado para que todos os interessados sejam propriamente informados.

Não impedir contratações externas

É importante que a ênfase ao recrutamento interno não ofusque a busca por pessoas de fora da empresa. 

Muitas vezes, a empresa simplesmente não conta ainda com as skills necessárias para o cargo e é, sim, necessário buscar fora.

Não somente, a visão de uma pessoa que está completamente fora do dia a dia pode vir a agregar de forma que um colaborador com anos de carreira não saberia. Um exemplo prático é a experiência em outras empresas do segmento.

Use as ferramentas adequadas

O uso de ferramentas modernas é algo que defendemos bastante aqui no Tangerino.

Não é à toa que oferecemos uma solução de ponto digital que pode ser completamente gerenciada de um smartphone sem perder qualidade.

No RH isso não é diferente, tanto que ouvimos sempre conceitos como o RH 4.0 correndo pelos corredores.

Dessa forma, utilize sempre ferramentas que permitam classificar e filtrar informações relevantes como possíveis cursos que os colaboradores fizeram recentemente.

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A educação continuada é a chave para o futuro de qualquer empresa, afinal de contas, é praticamente impossível contratar todos os talentos necessários para encarar novos projetos.

Ela aposta no aperfeiçoamento constante, na inserção de novos conhecimentos, no desenvolvimento de novas habilidades e no aceite de novos desafios.

Esse é um dos principais reveses que o RH das empresas está enfrentando, principalmente no caso de organizações preocupadas com a melhoria dos processos internos. 

Quer saber onde essa conversa vai dar? Continue lendo este texto, se aprofunde no tema da educação continuada e traga essa novidade para sua empresa!

O que é educação continuada no contexto empresarial

A educação continuada pode ser friamente vista como um complemento para a graduação. 

Comparados a esta, são cursos de curta duração, que servem principalmente para trazer mais especialidade para o arsenal do profissional.

A educação continuada é para todos aqueles que estão em ascensão profissional!

É interesse da empresa guiar os seus colaboradores rumo ao crescimento profissional, afinal, qual o melhor local para encontrar indivíduos aptos a ocupar cargos mais estratégicos senão dentro do próprio quadro de funcionários?

Esse indivíduo tem anos de experiência com os processos operacionais rotineiros, tem vontade de permanecer na empresa e ainda é recompensado pelo seu trabalho duro com progressão de cargo e salário. É um excelente cenário, não é mesmo?

Ainda é importante salientar que a educação continuada com foco no mundo dos negócios também possibilita a troca de experiências com inúmeras pessoas. 

Isso porque os cursos ajudam a ampliar o networking do profissional, possibilitando o crescimento pessoal.

Sendo assim, podemos inferir que o objetivo da educação continuada é uma forma de o negócio se manter competitivo e de o profissional se desenvolver. 

Esse seria, então, um jogo de soma zero, ou seja, todos saem ganhando. Mas como foi que tudo isso surgiu?

Como surgiu o conceito da educação continuada

Indo mais a fundo no surgimento da educação continuada, vemos que não é um conceito novo, mas demonstra um desenvolvimento sobre a visão da empresa sobre os seus colaboradores.

Esse conceito começou a se difundir no início da década de 80 pelo Brasil, e hoje é cada vez mais comum ver empresas falando sobre capacitação de colaboradores.

Atualmente, a estratégia de capacitação está cada vez mais em evidência devido aos crescentes investimentos que as empresas têm feito em seu público interno. 

Isso faz com que os empregos tenham um propósito mais palpável e os colaboradores sejam mais felizes.

Mas os motivos para investir em ações de educação continuada vão muito além dessas que acabamos de mencionar. 

Há uma questão até filosófica por trás disso que envolve criatividade, produtividade e capacidade de solucionar problemas.

Continue lendo esse texto e entenda como essa relação se estabelece.

Por que as organizações devem investir em ações de educação continuada?

A solução de problemas é algo que todas as empresas vivem constantemente. Não existe um só dia que os colaboradores não sejam desafiados com alguma situação completamente inusitada.

Contudo, parar não é uma opção, é necessário encarar esses obstáculos de forma criativa. 

Aqui, podemos ir além e unir criatividade para solucionar problemas e educação continuada. Mas de onde vem essa criatividade?

Ela vem de diversos fatores como autoconfiança adquirida na infância, livros de aventura lidos enquanto adolescente etc. Mas, um dos fatores mais proeminentes é a experiência.

Ao iniciar um programa de educação continuada, a empresa expõe seus colaboradores a uma infinidade de situações e conhecimentos. Essas informações podem tornar-se gatilhos para uma série de inovações implementadas por esses funcionários.

Outro ponto que pode ser destacado nessa jornada é o aperfeiçoamento emocional e a autoconfiança geradas. 

Isso acontece por meio do empoderamento causado pelo conhecimento e também por conta da sensação de valorização.

Não somente, novos conhecimentos e habilidades culminam em funcionários mais eficientes nas tarefas da sua área.

Existe, ainda, uma série de outros benefícios que você confere logo abaixo. Acompanhe!

Os benefícios da educação corporativa para as equipes

A educação continuada não é um simples desafio para o time de RH, ela também traz uma série de benefícios que servem como incentivo para que a empresa invista cada vez mais em ações como essa.

Abaixo, você encontrará uma série dessas vantagens divididas em benefícios para os profissionais e para a empresa.

Benefícios para o profissional

• Satisfação profissional

Poucas são as pessoas que não procuram por algum tipo de satisfação profissional. Por norma, ela envolve o desenvolvimento técnico para o desempenho das funções cotidianas ou mesmo aglutinar novas atribuições.

• Sentimento de autoconfiança e autoestima

A autoestima e autoconfiança desses colaboradores também tendem a subir com a sua satisfação profissional.

Isso, por si só, já gera colaboradores mais engajados e dispostos a encontrar soluções criativas para os problemas que surgem no decorrer de seus dias.  

Benefícios para a empresa

As empresas têm um olhar um pouco diferente a respeito das vantagens da educação continuada, contudo, ainda são muito válidas. Afinal de contas, o negócio precisa se desenvolver.

• Redução do turnover

A rotatividade de colaboradores pode ser um verdadeiro problema dentro da empresa.

Imagina só, apresentar todas as operações da empresa, ensinar a respeito da cultura organizacional para que todo esse trabalho vá embora em somente alguns meses. 

• Aumenta a fidelidade dos colaboradores

Agora imagine que você trabalha em uma empresa que faz inúmeros treinamentos internos e outras ações de endomarketing e ainda estimula os colaboradores a investir na educação continuada.

É fácil perceber que esse indivíduo pensará muitas vezes antes de sair da empresa, não é mesmo? Não somente, esse colaborador que se sente valorizado tende a tornar-se um advogado da marca.

• Diminuir o custo com contratações e funcionários mais qualificados

O estímulo à educação continuada é proveniente de uma lógica simples: 

por que procurar por talentos fora da empresa quando o talento pode ser criado entre os colaboradores já contratados?

Uma vez que as novas demandas são assumidas pelos colaboradores já contratados pela empresa, não há necessidade de contratar novos profissionais com esse conjunto de habilidades.

Dessa forma, todos os custosos trâmites de contratação e demissão são substituídos (em parte) por uma nova cultura de desenvolvimento profissional.

Por outro lado, a empresa goza da disponibilidade de profissionais altamente capacitados.

A importância da educação continuada no mercado de trabalho não deve ser subestimada.

• Aumento na produção

Não tem para onde correr, as empresas estão em busca de produtividades cada vez maiores, essa é uma clara exigência do mercado.

Com maior conhecimento técnico e segurança na qualidade de seu trabalho, o colaborador tende a ser muito mais produtivo. 

Não somente, os times são os principais beneficiários dessas novas habilidades, uma vez que podem desenvolver projetos cada vez mais complexos e de maior valor para a empresa.

Mas e como o RH pode ajudar a empresa a alcançar essas vantagens? Veja abaixo!

O papel do RH na implementação da educação continuada

O grande desafio do RH é fazer com que os indivíduos sejam cada vez mais produtivos e sintam-se mais felizes em suas carreiras e local de trabalho.

Uma das estratégias que esse setor estratégico pode aplicar — claro, em conjunto com diversas outras abordagens — é o programa de educação continuada nas empresas.

O RH é responsável por unir os interesses empresariais aos interesses profissionais de todos dentro da empresa. 

Com isso em mente, o papel que o setor deve desempenhar no contexto da cultura de educação continuada começa a ficar mais claro.

Este é um dos setores mais estratégicos quando se fala em engajar pessoas e estimular uma mudança de comportamento.

Ele deve compreender quem é o público interno, quais são os seus anseios e compreender em qual direção seguir. 

Ademais, também é necessário levar em consideração os recursos que a empresa pode dispor para esse tipo de ação.

Nesse contexto, é interessante não limitar a educação continuada somente como ensino, mas também como treinamentos contínuos e aperfeiçoamentos organizados internamente.

Exemplos de educação continuada

Pós-graduação Lato Sensu

Lato Sensu vem do latim e quer dizer “sentido amplo”. Esse tipo de pós-graduação é normalmente focada no mundo corporativo.

Aqui é possível se aprofundar em uma área de interesse direcionada para as ambições do próprio colaborador.

Assim, também pode ser algo previamente combinado entre a empresa e o colaborador a fim de justificar a progressão de cargo e salário, por exemplo.

A pós-graduação deve ter no mínimo 360 horas, segundo o que é determinado pelo Ministério da Educação (MEC).

MBA

Os MBAs ou Master in Business Administration (Mestre em Administração de Negócios, em tradução direta) é uma espécie de pós-graduação Latu Sensu.

Contudo, ela tem um objetivo bastante específico: preparar o indivíduo para cargos de gestão.

O MBA normalmente utiliza casos reais para estimular a criatividade voltada à solução de problemas corporativos envolvendo áreas como:

• finanças;
• marketing;
• operações;
• estratégia;
• liderança.

Pós-graduação Strictu Sensu

Como você já deve imaginar, o Strictu Sensu é o antônimo de Lato Sensu e significa “sentido limitado”. 

Esse tipo de ensino continuado é voltado para profissionais que desejam trilhar a área acadêmica e forma, mestres, doutores(as), pós-doutores(as).

Esse é o tipo de aprimoramento profissional ideal para indivíduos que querem atuar como pesquisadores ou mesmo como professores em instituições de ensino de terceiro grau.

Como promover a educação continuada em sua empresa

A implementação de uma política de incentivo à educação continuada tem alguns passos lógicos e segue muito da rotina normal do RH antes de iniciar um novo programa.

Sendo assim, alguns dos passos podem ser seguidos:

1. levantamento das habilidades que a empresa precisa para tocar novos desafios;
2. compreender as expectativas dos colaboradores sobre sua progressão profissional;
3. estabelecer quais os objetivos da estratégia de educação continuada;
4. desenhar as ações de divulgação do programa e estabelecer quais conteúdos serão ensinados;
5. definir qual a metodologia satisfaz a maioria dos colaboradores ou flexibilizar essa questão;
6. definir o cronograma de ensino;
7. monitorar os resultados gerados pelas ações;
8. organizar sessões de feedback dos colaboradores;
9. otimizar o programa de educação continuada.

Os principais desafios

Um dos principais desafios que qualquer empresa irá enfrentar ao implementar uma ação como essa é a cultura já em vigor.

Mudar a cultura organizacional de uma empresa não é uma tarefa simples, contudo, certamente tem seus benefícios.

Empresas maiores podem se preocupar com questões como logística para colaboradores que não ficam na sede, por exemplo. Multinacionais são ainda mais complexas.

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Ainda que figure entre as responsabilidades mais conhecidas do RH, essa modalidade de recrutamento merece atenção para que seja vista de forma mais estratégica e leve a melhores contratações.

Siga em frente com a leitura do post para saber mais e aumentar o sucesso do RH na busca e seleção de novos profissionais para sua empresa!

O que é recrutamento externo

Como já dissemos, o recrutamento externo é o processo de atração e seleção de profissionais do mercado para compor o quadro de funcionários da empresa.

É chamado de externo porque foca em um público que ainda não faz parte da organização. Esse recrutamento, portanto, leva o RH a procurar pessoas disponíveis no mercado ou até que estejam empregados em outras empresas.

Essa busca é comum, mas isso não significa que é fácil. Quando o RH direciona sua atenção para um público ainda desconhecido, precisa ser ainda mais estratégico e criterioso em seus processos.

A apresentação deve ser clara e a divulgação da vaga precisa ser bem feita. Além do mais, o RH precisa analisar não só as habilidades técnicas e experiências, como ser capaz de avaliar atentamente o conjunto de soft skills e o perfil de cada candidato.

Com tudo isso, o recrutamento externo costuma ser um processo longo e, por vezes, custoso, que demanda um bom planejamento para ser bem-sucedido.

Para que você compreenda melhor tudo isso, vamos às principais etapas dessa modalidade de recrutamento!

Análise da vaga

Uma das primeiras coisas que o RH precisa considerar ao pensar em como fazer um recrutamento externo é a necessidade da empresa.

Antes de pensar em anunciar uma vaga, é preciso ter o máximo de clareza sobre que tipo de profissional será buscado, considerando sua formação, experiências e perfil.

Sendo assim, em conjunto com o gestor, o RH deve elaborar uma lista com requisitos mínimos a serem preenchidos e traçar o perfil ideal. Que fique claro: é importante considerar hard skills e soft skills nesse processo.

Uma vez que estiver claro quem a empresa busca, é hora de usar as informações para criar o texto de apresentação da vaga.

A descrição precisa ser clara para evitar que profissionais fora do perfil se candidatem e acabem por prolongar o processo de recrutamento externo.

Essa descrição também vai ajudar o próprio RH a analisar os perfis mais adiante no processo.

Divulgação da vaga

Cumprida a primeira etapa, o RH pode partir para a divulgação da vaga com o objetivo de atrair candidatos.

Para tanto, é preciso conhecer os canais de divulgação mais comuns, que vão de plataformas de busca por emprego a sindicatos.

É sempre imprescindível garantir que as pessoas interessadas saibam para onde enviar seus currículos e portfólios para que possam fazer suas candidaturas.

Além disso, a empresa também pode avaliar se a estratégia de hunting em RH se aplica. A prática consiste em abordar ativamente profissionais de interesse, ainda que estes estejam empregados em outras organizações.

Vale dizer que, em casos assim, a divulgação da vaga tem uma abordagem diferenciada. Em geral, o contato começa com um convite para uma conversa sobre a oportunidade.

Caso haja retorno positivo, em sinal de interesse, detalhes são compartilhados e o restante do processo seletivo é conduzido.

Realização das entrevistas

Um processo de recrutamento externo não precisa ter uma única entrevista. Diferente disso, é possível realizar uma entrevista inicial e fazer novos contatos à medida que o candidato avança no processo.

Essa entrevista ou contato inicial pode ser feita por telefone ou videochamada, por exemplo, com o objetivo de recolher informações básicas e confirmar os dados apresentados no currículo.

Mais adiante, outras entrevistas, sejam individuais ou em grupo, podem ser agendadas. Vale lembrar que não é preciso escolher entre uma ou outra.

A depender do tipo de vaga, uma conversa entre recrutadores e candidatos feita individualmente pode ser o suficiente. 

Em outros casos, dinâmicas de grupo podem ser necessárias para uma análise de comportamento mais certeira.

Por fim, uma entrevista com o gestor da vaga também é bem-vinda para aumentar as chances de um bom alinhamento entre profissional e sua futura equipe.

O gestor da vaga é o líder da equipe interessada em uma nova contratação. Sendo assim, é justo que sua opinião seja ouvida antes da contratação. 

Contratação

O recrutamento externo chega ao fim com a contratação do profissional que melhor atendeu às demandas, ou seja, que mais se aproximou do perfil ideal traçado.

Falamos de uma etapa um tanto quanto burocrática que tem a ver, sobretudo com a organização de toda papelada como o contrato, a assinatura da Carteira de Trabalho e a comunicação ao Caged.

Ainda que não seja nosso foco aqui, vale ressaltar que, finalizado todo esse processo, o RH volta suas atenções ao onboarding dos novos contratados.

Diferença entre recrutamento externo e interno

Saber o que é recrutamento externo implica em entender as diferenças para o recrutamento interno. É simples.

Enquanto o primeiro consiste na busca por profissionais do mercado, o segundo diz respeito a uma busca entre aqueles que já são funcionários da empresa.

A ideia do recrutamento interno é entender quem pode mudar de cargo e até de área de atuação na organização se receber o devido treinamento para uma nova função.

Esse processo tem a ver com identificar potencialidades e tem suas vantagens para a empresa. Além de ser mais barato, o recrutamento interno aposta em profissionais com bom fit cultural e que já conhecem bem a dinâmica local.

Acontece que nem sempre a empresa tem condições de apostar no recrutamento interno ou só nessa modalidade. É aí que o recrutamento externo entra em cena

As principais fontes de recrutamento externo

Pode parecer desnecessário dizer, mas um RH precisa ter em mente que uma das etapas para o sucesso do recrutamento externo é saber onde divulgar vagas e buscar por profissionais.

Existem diversos canais para fazer essa comunicação e estabelecer o primeiro contato. Vamos comentar as principais a seguir.

Plataformas de busca por emprego

Você já deve saber que existem sites especializados na divulgação de vagas de emprego, não é mesmo?

Como exemplo, citamos aqui Catho, Vagas e InfoJobs, plataformas que são muito usadas por profissionais que desejam encontrar um emprego.

Em suma, isso significa que ao usar um ou mais desses sites, você assegura estar divulgando a vaga em um ambiente repleto de pessoas interessadas em novas oportunidades.

Anúncios em jornais e revistas

Há quem pense que, com a existência de plataformas de busca por emprego, os anúncios impressos ficaram totalmente para trás. Não é bem assim.

A depender do perfil da vaga, meios tradicionais ainda podem ser bastante úteis para encontrar o perfil buscado de profissional.

Redes sociais adequadas para o recrutamento externo

Atualmente, a rede social mais indicada para divulgar vagas e fazer a busca ativa por profissionais, o hunting em RH, é o LinkedIn.

Isso porque o LinkedIn é uma rede profissional e as pessoas que estão ali sabem que o principal assunto é o universo do trabalho.

Quem cria um perfil pode, inclusive, sinalizar para recrutadores que está disponível para uma nova oportunidade. 

Além disso, é um canal adequado para abordar profissionais já empregados, mas cujo perfil interesse à organização.

Entretanto, isso não significa que você não possa divulgar vagas em outras redes. A própria página da empresa pode ser um canal, assim como os perfis dos recrutados.

Ao misturar um perfil pessoal com questões profissionais, porém, sempre convém ponderar sobre a adequação antes de agir.

Instituições de ensino e sindicatos

Diversas instituições de ensino superior têm parceria com empresas para divulgar vagas e ajudar a encontrar novos profissionais.

Isso funciona bem especialmente quando o foco do recrutamento externo é encontrar pessoas para um programa de trainee.

Os sindicatos são outro canal de divulgação de vagas bem direcionado a profissionais que atuam em um setor específico.

Indicação de outros profissionais

O famoso “QI” ou “quem indicou” é uma prática que você já deve conhecer bem, certo?

Ainda que haja certa desconfiança nessa história de indicação, a ideia pode funcionar bem caso o RH tenha critério para avaliar os perfis de forma isenta.

Encontrar funcionários que se encaixam em um perfil ideal pode ser desafiador. Por isso, não faz mal perguntar a outros recrutadores e profissionais com bom networking se eles conhecem alguém que pode se encaixar bem na vaga.

Em geral, uma indicação se baseia na confiança nas habilidades técnicas e no comportamento do outro.

Isso porque, ainda que cada um seja responsável por si, quem indica sente que indicar alguém é uma responsabilidade que impacta todos os envolvidos. Assim, essa troca pode ser bem proveitosa.

Banco de talentos

Outra interessante fonte para o recrutamento externo é o banco de talentos da empresa, ou seja, os currículos que ficaram armazenados para oportunidades futuras de aquisição de talentos.

Em um processo seletivo, uma organização se depara com pessoas que têm um bom currículo, um perfil adequado, mas que, por alguma razão, não se encaixam na vaga em aberto.

Essas pessoas, que já foram avaliadas como adições interessantes à empresa, que devem ser analisadas novamente para a oportunidade que surgiu.

Headhunters e recrutamento externo

Por fim, precisamos mencionar os headhunters. Caso você ainda não saiba, falamos de um profissional que é um especialista na busca por talentos.

Apoiado em seu networking e em suas habilidades, ele tem recursos para uma busca mais bem-sucedida para encontrar o candidato ideal para uma vaga.

Contratar um headhunter não significa tirar o RH da jogada, mas contar com um apoio especializado para otimizar o processo e aumentar as chances de uma contratação bem-sucedida.

As vantagens e desvantagens do recrutamento externo

Sempre que uma estratégia é estudada para ser adotada ou otimizada por uma empresa, convém pesar os prós e os contra.

Para isso, você precisa conhecer as vantagens e desvantagens do recrutamento externo. Acompanhe!

Recrutamento externo e suas vantagens

Chegando neste ponto da leitura, é provável que você já tenha conseguido pensar em algumas das vantagens dessa modalidade de recrutamento.

Assim, apenas para ajudar você a ir além, elencamos as principais. Confira!

Acesso a um número maior de candidatos e maior poder de escolha

Se a empresa opta pelo recrutamento interno, obtém vantagens, mas lida com um número limitado de profissionais capazes de assumir um novo cargo.

Em contrapartida, se seguir com o recrutamento externo, pode avaliar centenas de currículos e aumentar seu poder de escolha.

Um processo seletivo mais amplo permite uma análise mais abrangente. Tendo o perfil ideal bem definido, o RH consegue usar o número maior de candidatos a seu favor para selecionar o profissional mais adequado possível.

Incentivo ao contato com o mercado e aumento da vantagem competitiva

É importante que fique claro que fazer o recrutamento interno pode ser excelente para contar com profissionais com o fit cultural já bem alinhado.

Entretanto, se a empresa só faz processos internos, acaba reduzindo seu contato com o mercado.

Abrir um processo de recrutamento externo dá à organização a possibilidade de se manter atualizada sobre seu mercado, sobre o perfil dos profissionais e até sobre requisitos e salários que estão sendo praticados.

Essa abertura também contribui para que a empresa seja mais vista entre os profissionais e desperte o interesse de possíveis talentos.

Ainda, quando opta pelo recrutamento externo a organização tem chances de aumentar sua diversidade cultural, algo que favorece a produtividade, a inovação e a lucratividade.

Como consequência, o processo contribui para aumentar a vantagem competitiva da empresa uma vez que essa passa a contar com um quadro mais plural e forte.

O recebimento de gente nova e com motivação extra

Alguém que recebe a oportunidade de mudar de cargo dentro da empresa também pode se motivar bastante. 

O mesmo vale para profissionais novos que chegam à organização por um processo de recrutamento externo.

O ponto aqui é o poder que gente nova tem de ajudar a promover mudanças mais significativas.

Se a empresa busca por uma renovação de ideias ou até de sua cultura organizacional, por exemplo, pode ser mais fácil conseguir isso com alguém de fora.

Criação ou abastecimento do banco de talentos

Ao falar das fontes do recrutamento externo, mencionamos o banco de talentos. Com isso, é provável que você já tenha entendido sua relevância para uma organização.

O banco de talentos é uma ferramenta que reúne dados de candidatos, como informações sobre formação acadêmica, experiências anteriores, projetos etc.

Sua finalidade é armazenar essas informações para que o RH tenha fácil acesso quando uma nova vaga for aberta em um processo de recrutamento e seleção. Algo que ajuda a poupar tempo e até a reduzir custos.

Recrutamento externo e suas desvantagens

Como haveria de ser, há desvantagens ou pontos de atenção sobre o recrutamento externo que precisam ser observados. Vamos a eles.

Custo mais elevado

Já mencionamos isso antes. Em comparação ao recrutamento interno, o processo externo tende a custar mais para a empresa.

Os motivos passam pelo fato dessa modalidade de recrutamento demandar a veiculação de anúncios e por ser mais longa. 

Algo que resulta em mais tempo e recursos do RH investido na tarefa de encontrar e selecionar os candidatos ideais.

Risco de impacto negativo no clima organizacional

Se o processo das novas contratações não for bem trabalhado internamente, funcionários da empresa podem receber de forma negativa a chegada de novos profissionais.

Isso porque é natural que profissionais desejem subir na hierarquia da organização.

Se, em vez de dar uma chance para o crescimento de seus funcionários, a empresa prefere contratar, um mal-estar pode ser gerado, prejudicando o clima organizacional.

Esclarecendo, é possível fazer os dois: viabilizar o crescimento profissional dos funcionários e apostar no recrutamento interno quando necessário.

Porém, é preciso ter atenção ao cenário interno da empresa e às possibilidades que ali existem ou devem ser melhor trabalhadas para evitar que novas contratações sejam mal-recebidas.

Maior margem de erro

Um problema que chama a atenção em contratações que não dão certo não é a falta de qualificação, mas sim de identificação.

Ao RH é indicado apostar em ferramentas como o perfil comportamental no processo seletivo. A ideia é aumentar as chances de alinhamento entre missão, visão e valores de cada profissional e da empresa.

Se o alinhamento não acontece da forma devida e se torna um entrave, pode aumentar o turnover, voluntário ou involuntário, causar mais despesas e dor de cabeça para a organização.

Percebe, porém, como cada uma das desvantagens que apontamos aqui é contornável?

Para adotar o recrutamento externo com sucesso, seu RH precisa se organizar bem para tornar o processo eficiente e trabalhar a gestão de pessoas.

Qual tipo de recrutamento é melhor para minha empresa

Agora que você conhece as vantagens do recrutamento externo, bem como suas desvantagens, pode estar se perguntando qual o melhor caminho a seguir.

Por isso, ressaltamos que as modalidades de recrutamento não são excludentes. É preciso avaliar o momento, as possibilidades e a necessidade da organização antes de definir qual recrutamento adotar a cada momento.

Considere ainda que testes são bem-vindos e que é positivo para a empresa desenvolver as duas modalidades de recrutamento. Assim, poderá aplicar qualquer uma das duas bem.

Preparamos uma análise como exemplo para que você comece a entender melhor como avaliar e definir qual tipo de recrutamento escolher.

Análise da modalidade de recrutamento ideal

A abertura de uma vaga acontece quando a empresa identifica a necessidade de uma nova contratação.

É comum que isso aconteça quando a demanda fica alta demais para uma equipe ou quando mudanças internas apontam ser preciso contar com mais alguém.

Uma vez que a situação se apresentar, o RH precisa analisar e definir o perfil da vaga. A ideia é contrastar esse perfil ao dos funcionários para saber se um recrutamento interno é possível e adequado.

Se o profissional com o perfil ideal não existe dentro da empresa, há ainda dois caminhos: 

1. treinar os funcionários com maior potencial para que um deles ocupe a vaga; 
2. partir para o recrutamento externo.

Ainda que seja um processo longo, o recrutamento externo pode ser mais rápido e mais apropriado a depender do tamanho do gap entre o perfil dos funcionários e o perfil da vaga.

Em outras palavras, pode compensar mais buscar alguém de fora do que preparar alguém interno.

Lembramos ainda que sua empresa pode optar por um recrutamento misto. Se houver funcionários com um perfil satisfatório, ainda que não ideal, a empresa pode ter dúvidas quanto a quem escolher.

Dar sequência ao processo de seleção com os funcionários e com candidatos externos pode ajudar a resolver o dilema uma vez que as possibilidades se ampliam.

Dica importante! Sempre que a empresa optar pelo recrutamento interno, não subestime etapas como a entrevista e as dinâmicas de grupo. Não é porque o RH já conhece o profissional que convém deixar de avaliá-lo normalmente.

As melhores práticas para o recrutamento externo

Esperamos que você tenha compreendido que não precisa escolher entre recrutamento interno e externo. Ambos, separadamente ou de forma conjunta, podem ser válidos para sua estratégia.

Apesar disso, nosso foco ainda é a modalidade externa, por isso, nós voltamos a dicas de como aplicá-lo com mais eficiência. Confira a seguir o top 3 entre as melhores práticas do recrutamento externo!

1. Aposte no uso da tecnologia

O processo mais longo pode ser considerado uma desvantagem do recrutamento externo, porque dificulta que sua empresa consiga preencher bem vagas urgentes ou até poupar dinheiro.

Lembra-se de que mencionamos que cabe ao RH se organizar bem para tornar o processo eficiente? Uma das formas de fazer isso é apostando no uso de tecnologias específicas.

Atualmente, existem diferentes softwares de recrutamento disponíveis no mercado. São plataformas que otimizam a coleta de dados, a sistematização de informações e a criação de um histórico de cada processo.

Além disso, são capazes de otimizar etapas manuais como o envio de e-mails que fazem parte do contato habitual com os candidatos.

Os softwares também permitem a criação de testes a serem aplicados para testar os conhecimentos ou hard skills dos candidatos, além de avaliar seu perfil e soft skills.

2. Alinhe as etapas com o gestor da vaga

Mencionamos o gestor da vaga e sua importância antes, você se recorda? O RH é de suma importância em um processo de recrutamento interno, mas o futuro líder do novo profissional contratado não pode ficar de fora do processo.

Lá no início, ainda na análise da vaga, o RH pode contar com o gestor para ajudar a traçar o perfil ideal do candidato, bem como a melhor estruturar a descrição da vaga.

Não é que esse gestor deva avaliar junto com RH cada currículo que chega, mas à medida que o processo afunilar, suas opiniões devem ser consideradas. 

É por essa razão, inclusive, que mencionamos a etapa de entrevista feita por essa liderança.

3. Acompanhe a contratação até o fim

Ressaltamos que, depois que o processo do recrutamento externo se encerra, o RH ainda precisa cuidar do onboarding, ou seja, da integração dos contratados.

Estratégias de acolhida e treinamento dos novos funcionários fazem parte dessa integração.

Sua proposta é tornar a adaptação mais rápida e agradável para que recém-chegados se integrem com sucesso e logo consigam desempenhar seus papéis devidamente.

Quando esse processo não é bem feito, os resultados tendem a ser ruins e os novos contratados tendem a desistir do emprego. Mas não é só por essas razões que vale acompanhar o onboarding.

Dar atenção à contratação até o fim ajuda o RH a avaliar se suas estratégias de recrutamento externo estão dando certo.

Se o onboarding foi muito desafiador ou não surtiu os resultados esperados, o problema pode estar lá na escolha dos candidatos. 

Assim, a integração também pode servir de termômetro para o desempenho do RH nas contratações.

Conclusão

O recrutamento externo é um processo muito conhecido e comumente necessário às empresas. Isso pode levar à falsa ideia de que conduzi-lo é algo simples, algo que os RHs podem fazer bem quase naturalmente.

É preciso sempre ter em mente que uma organização é feita de pessoas. Sendo assim, a escolha dos profissionais mais adequados a cada cargo tem grande impacto no dia a dia e no sucesso de um negócio.

Em suma, quanto menos erros, melhor. Algo que torna recomendável olhar para o recrutamento externo de forma mais estratégica para estruturá-lo bem e saber como e quando aplicá-lo.

O objetivo deste post foi contar a você o que é recrutamento externo de modo a levar a uma compreensão mais profunda que, aliada às melhores práticas, permita seu RH a aperfeiçoar suas avaliações e práticas.

Conteúdo Original Blog Tangerino