Soluções atuais, como a assinatura eletrônica, permitem muito mais controle e eficiência sobre um processo que antes envolveria duas partes e um cartório. Agora, assinar um documento importante é tão complexo quanto clicar duas vezes no trackpad do seu notebook.

E então, vai deixar a sua empresa na idade da pedra ou vai trazer mais agilidade e modernidade para os processos internos?

Se você é do time que topou não ter mais dor de cabeça com a assinatura de documentos, basta continuar a leitura deste texto!

Afinal de contas, o que é uma assinatura eletrônica?

Antes de entendermos o que é uma assinatura eletrônica, precisamos ter em mente a definição de assinatura de modo geral, já que firmar documentos é uma atividade comum na rotina administrativa de uma empresa.

Em linha de regra, ao assinar um documento, estamos autenticando aquele conteúdo, ou seja, comprovando que tudo que está escrito ali é verdadeiro e íntegro. Então, o signatário (a pessoa que assina, seja física ou jurídica), fornece essa garantia de autenticidade.

Pensando dessa forma, vemos que a assinatura tem em si um caráter legal, porque o assinante declara livremente que as informações em questão são verídicas e críveis. 

Hoje em dia, as pessoas podem firmar documentos por meio da assinatura à caneta ou de forma eletrônica, já que ambas servem como artefato jurídico.

A tecnologia da assinatura eletrônica é utilizada a fim de autenticar documentos eletrônicos utilizando chaves criptografadas, algo como um certificado digital de legitimidade.

Assim, empreendedores, funcionários e até mesmo clientes podem assinar contratos, listas e documentos em geral de forma simples, econômica e eficiente, garantindo a total segurança do registro e dos envolvidos. 

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Como funciona a assinatura eletrônica?

Agora que você já sabe que pode assinar digitalmente qualquer documento, entenda um pouco sobre como essa tecnologia funciona.

Existem tipos diferentes de assinatura eletrônica e, por isso, diferentes formas de firmar um registro. Hoje, contamos com plataformas que se encarregam de transmitir, armazenar e emitir a assinatura nos mais variados documentos.  

É importante frisar que todo esse processo, antes realizado de forma manual, agora é feito 100% online, por meio do upload e envio de documentos em PDF ou Word.

Quais problemas ela corrige

Para imaginar como essa era uma mudança necessária, antes, para que duas empresas firmassem um acordo, um colaborador de cada uma delas deveria se deslocar até um cartório a fim de fazer todo o procedimento.

Com essa nova possibilidade, há diversas economias para a empresa: a hora de trabalho do colaborador, seu deslocamento e serviços cartoriais de registro de assinatura.

Como a solução moderna funciona

A assinatura eletrônica é um mecanismo no qual se garante a autenticidade, confidencialidade e integridade das informações eletrônicas. Como falamos acima, é um certificado que contém os dados de um indivíduo.

Esse mecanismo serve, inclusive, para comprovar a identidade de uma pessoa, uma vez que é possível validar as credenciais ao assinar o documento eletrônico. Afinal de contas, dados como nome, CPF, data de nascimento, RG (para pessoa física) e Razão Social e CNPJ (para pessoa jurídica) estão associados a uma chave criptografada.

Caso você não esteja familiarizado com o conceito de criptografia, é importante que entenda o seguinte: as informações trocadas são codificadas em textos incompreensíveis e somente podem ser lidas por quem possuir a chave de descriptografia.

É desta forma que a assinatura eletrônica tira a burocracia da assinatura de documentos sem deixar a segurança dos cartórios tradicionais de lado!

Vale mencionar que essa modalidade de firma engloba qualquer forma de autenticação que envolva os meios computacionais. Dessa forma, a assinatura pode ser feita por meio de login e senha, leitura biométrica, reconhecimento do IP, firma digitalizada e assinatura digital. Vamos falar sobre essa última mais à frente. 

Quem pode usar a assinatura eletrônica?

Por ser uma solução tão moderna e prática, fica parecendo que há restrições para sua utilização. No entanto, qualquer empresa pode empregá-la, independentemente de sua área de atuação ou tamanho. 

É possível, contudo, identificar certos segmentos nos quais a presença dessa modalidade é mais comum. 

Empresas como financeiras, imobiliária, escolas e universidades, seguradoras, bem como áreas jurídicas e de telecomunicações costumam usar a assinatura digital para desburocratizar os processos o oferecer uma ótima experiência aos envolvidos. 

E, dentro das organizações, essa solução auxilia — e muito — a rotina do RH e do DP.

Quais tipos de documentos podem ser assinados?

A assinatura eletrônica é excelente, e sua tecnologia permite que os seguintes tipos de documentos sejam assinados:

• contrato de prestação de serviços;
• contratos de locação ou de compra e venda;
• matrícula escolar;
• assinatura de serviços essenciais como internet, água etc.;
• documentos jurídicos;
• proposta de seguro;
• contrato de empréstimos;
• relatórios emitidos por empresas;
• cédula de crédito bancária;
• contratos de plano de saúde e odontológico;
• ata de reunião;
• formulários trabalhistas etc.

Esses são os principais documentos para os quais a assinatura eletrônica serve. É importante não confundi-la com a assinatura digital; esta forma de verificar um documento serve para contratos em geral, laudos, prontuários médicos, petições e outros serviços mais especializados.

Quais as diferenças entre assinatura eletrônica e assinatura digital? 

É normal surgir uma pequena confusão quando falamos sobre assinar um documento pelos meios computacionais. Embora pareçam a mesma modalidade, como mencionamos, a assinatura digital é uma forma de assinatura eletrônica.

Ambas apresentam validade jurídica e falaremos mais sobre isso nos próximos parágrafos. Aqui é importante entender que a assinatura digital envolve outro tipo de tecnologia, com complexas fórmulas matemáticas para gerar a autenticação de identidade.

A assinatura digital é utilizada para criptografar documentos com alto nível de segurança por meio de uma chave privada, PKI (que serve para codificar e identificar o autor daquele documento) e um chave pública (para dar validade à assinatura). 

Esse certificado digital é emitido por uma autoridade certificadora, controlada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. Essa entidade é responsável pela ICP Brasil — Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, que dá respaldo judicial à autenticação das assinaturas. 

Para que não reste dúvida sobre a diferença entre as modalidades, confira o seguinte esquema:

A assinatura eletrônica é segura e tem validade jurídica?

Em 2001, foi criada a ICP Brasil, instituída pela Medida Provisória nº 2.200-2 que passou a dar validade ao uso de documentação digital, ou seja, o papel passou a ser completamente desnecessário, somente a informação.

Contudo, para que esses dados fossem realmente válidos, deveriam estar acompanhados de uma assinatura eletrônica.

Além disso, a legislação brasileira não deixa determinada qualquer formalidade instrumental para a assinatura de documentos e, podemos ver isso nos artigos 104 e 107 do Código Civil.

“Art. 107. A validade da declaração de vontade não dependerá de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir.”

Ou seja, o certificado digital tem sim validade jurídica e resguarda todos os negócios realizados por empresas e indivíduos através da internet. Contudo, não é exigido o certificado digital para que uma assinatura eletrônica tenha validade, como pode ser observado no seguinte trecho:

“o disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for proposto.”

Vemos que o certificado digital é um meio seguro para validar um documento, mas não é o único. A certificação privada é outro meio juridicamente válido, desde que as partes signatárias estejam em acordo sobre sua utilização.

4 benefícios da assinatura eletrônica para o seu negócio

Como falamos antes, a assinatura eletrônica permite o desembaraço dos processos internos, eliminando tarefas que desperdiçam o tempo de um funcionário altamente capacitado e fazendo com que tudo ocorra mais rápido.

Mas esses são as vantagens mais claras, existem alguns outros benefícios da assinatura eletrônica que não podem passar despercebidos.

1. É uma solução para qualquer tipo de negócio

Já mencionamos isso, mas é muito importante frisar: não importa qual o nicho, as empresas necessitam criar e assinar documentos todos os dias. Até mesmo as micro e pequenas empresas, onde a gestão costuma ser mais horizontal, precisam emitir documentos.

Utilizar arquivos digitais traz vantagens para a empresa como um todo, porque otimiza a rotina de diversos setores.

2. Diminuir o consumo de papel

Algumas empresas produzem muito lixo e sequer percebem isso. O alto consumo de papel, seja para impressão ou para dar suporte ao trabalho desenvolvido, é algo que não combina com empresas do século XXI.

Isso porque a busca pela eficiência está fazendo com que todos os serviços sejam migrados para a internet, e os documentos, digitalizados.

Dessa forma, a empresa ganha ao economizar com impressões e contribui para o seu crescimento e desenvolvimento a partir de práticas sustentáveis. 

3. Centralização

Ao contar com uma solução para fazer a gestão da assinatura de todos os documentos da empresa, o fluxo pode ser efetivado de maneira digital, podendo, inclusive, integrar os dados a outros sistemas.

Também é possível construir templates para que todos os registros fiquem padronizados, facilitando a criação e o entendimento de todos os documentos. 

Além disso, por ser criptografada, a assinatura eletrônica não pode ser falsificada ou alterada.

4. Agilidade e eficiência

No fundo, no fundo, todo gestor quer ver os processos da empresa funcionando de forma redonda e sem gargalos. Pensando nisso, soluções que facilitam atividades essenciais tendem a agilizar o dia a dia e gerar maior eficiência.

Com a assinatura eletrônica, é possível gerar documentos de forma automática, assiná-los e armazenar tudo na nuvem, diminuindo a lentidão e facilitando o processo — já que a assinatura pode ser feita pelo celular, em qualquer lugar. 

Como usar a assinatura eletrônica na sua empresa?

Claro que este texto não ficaria sem alguns exemplos de como você já pode implementar uma plataforma de assinatura eletrônica em sua empresa.

Assinatura de contratos

A assinatura de um serviço contratado remotamente — por exemplo, quando um cliente de São Paulo transaciona com uma empresa de Brasília — é uma das atividades mais frustrantes e arcaicas.

Normalmente, o fluxo da assinatura do contrato se dá desta forma:

Utilizando a assinatura eletrônica:

Muito mais simples, não é mesmo? E é uma alternativa para quem está geograficamente separado, independentemente da distância. É o caso dos funcionários que trabalham em casa, por exemplo. 

Assinatura de folha de pagamento

Aqui é mais uma daquelas cenas que ninguém mais quer ver dentro de uma empresa: uma fila gigantesca na porta do Departamento Pessoal (DP) para assinar a folha de pagamento.

Outra cena comum é um colaborador do DP indo na mesa de cada pessoa para que ela assine o documento.

Não importa o cenário, todos eles podem ser evitados com uma solução simples que preserva o tempo de todos os envolvidos.

Nada mais desmotivante que realizar tarefas mecânicas quando há soluções muito mais eficiente. Ainda mais se tratando do DP, que tem uma rotina especialmente atribulada.

Assinatura de folha de ponto para funcionários em home office

Mais uma vez, não há sentido para uma empresa que deseja ser cada dia mais moderna e eficiente investir em soluções como relógio de ponto local.

Isso remonta modelos antigos de trabalho, quando o funcionário não estava envolvido nas decisões. Hoje em dia, as empresas tendem a apontar para um modo de gestão mais humanizado e centrado nas pessoas.

E aqui cabe falamos sobre a solução do Tangerino e como ela otimiza a rotina administrativa das organizações.

Além de outras facilidades, por meio do app tangerino é possível realizar o controle de ponto através do smartphone e onde estiverem. Essa é uma vantagem importante nesses tempos de distanciamento social, em que o home office se tornou a melhor alternativa para as empresas.

Mas, o que isso tem a ver com assinatura eletrônica? Nós respondemos!

A solução permite que o funcionário consiga assinar a folha de ponto facilmente, mesmo trabalhando em home office. Os problemas com a falta de assinatura acabaram, seu RH e DP agradecem.

Quando o assunto é agilizar processos, a melhor saída é oferecer uma plataforma completa para que a sua equipe não precise utilizar diversas soluções ao mesmo tempo para receber uma simples assinatura.

Esperamos ter ajudado você a ver como as soluções de assinatura eletrônica permitem que a sua empresa funcione de forma mais ágil e eficiente.

Não somente, trata-se de uma solução completamente amparada pela legislação brasileira. Portanto, o que falta para você dar o primeiro passo e trazer essa modernidade para a sua empresa?

Conteúdo Original Blog Tangerino

A emissão de nota fiscal eletrônica é um assunto que parece delicado. É importante estar atento as demandas fiscais e tributárias para pagar os impostos corretamente. Por isso, nesse conteúdo vamos mostrar a vocês, quais são os principais erros ao emitir uma nota fiscal em uma empresa e como evita-las em sua rotina.

1. Não emitir nota fiscal

Alguns profissionais ainda acreditam que não são obrigados a emitir nota fiscal. Tenha em mente que a sonegação fiscal é crime, passível de multas e, em casos mais sérios, até a prisão.

A Lei 4.729/1965 afirma que: “prestar declaração falsa ou omitir, total ou parcialmente, informação que deve ser produzida a agentes de pessoas jurídicas de direito público interno, com intenção de eximir-se, total ou parcialmente, do pagamento de tributos, taxas e quaisquer adicionais devidos por lei”.

Existe apenas uma exceção. O Microempreendedor Individual que vende para pessoa física não precisa emitir. Em caso de dúvidas sempre consulte o seu contador, ok?

2. Confundir os tipos de notas fiscais

Existem, basicamente, três tipos de notas fiscais de vendas:

• A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) está relacionada à prestação de serviço. Academias, oficinas de carro, cursos de idiomas e diversos outros estabelecimentos precisam emití-la. Além disso, a NFS-e também é a nota que representa o mercado digital. Caso você venda cursos online, mentorias ou ebooks, será necessário emitir NFS-e para cada venda realizada. A NFS-e é um documento municipal. Isso quer dizer que cada prefeitura tem legislações e regras diferentes, principalmente quando se trata da emissão de NFS-e via webservice.
• A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é o documento que está substituindo o cupom fiscal eletrônico em todo o país, sendo emitida pelo varejo nacional. Por ser um documento regulamentado e emitido pelas Secretarias da Fazenda, existem particularidades em cada estado. Os comerciantes paulistas, por exemplo, precisam utilizar o SAT Fiscal, que é um dispositivo físico, para emitirem NFC-e em contingência. Isto é: quando não há comunicação com a Secretaria da Fazenda, o SAT entra e ação e emite o documento. Já o estado de Minas Gerais ainda está implementando a Nota de Consumidor Eletrônica. Espera-se que todos os varejistas utilizem a NFC-e em MG até o primeiro trimestre de 2020.
• Por último, mas não menos importante, a Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) deve ser emitida na venda de produtos físicos. Sabe quando você compra um livro ou um eletrônico pela internet? Então, quando a mercadoria chega, você também recebe a sua NF-e.

3. Utilizar o certificado digital menos produtivo

O certificado digital identifica a empresa perante os órgãos públicos. Além disso, ele é utilizado para assinar documentos, como contratos e notas fiscais. A certificação digital permite que o empreendedor acesse o site da prefeitura e emita os seus documentos, mas é aí que alguns profissionais têm dúvida.

A escolha do tipo de certificado não pode ser tomada de qualquer forma. Você precisa analisar todas as características de cada modelo e entender qual faz mais sentido para o seu negócio.

O certificado A1 é digital, sendo instalado no computador ou no emissor de nota fiscal eletrônica. A partir disso, basta fazer login no sistema para realizar as suas atividades. Tenha em mente que essa é a opção que possibilita a automação de notas fiscais, o que é ótimo para quem deseja ter praticidade e autonomia na rotina.

Já o certificado A3 é físico, como um pen drive ou um token. Ele precisa ser plugado no computador todas as vezes que você logar. Se você estiver viajando, será preciso carregá-lo na mala, e se você esquecê-lo no escritório, é melhor comprar as passagens de volta antes do programado.

Qual faz mais sentido para você?

4. Achar que o DANFE é a nota fiscal

Se você já comprou algum livro ou produto na internet, recebeu um DANFE junto com o produto, mas, certamente, nem prestou muita atenção nas informações ali contidas. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é a representação física da NF-e e não tem validade jurídica.

A nota fiscal eletrônica é um documento digital, que valida as operações de circulação e de venda no nosso país. Ela foi criada para substituir a nota fiscal em papel. A sua informação mais importante é a “chave da nota”. O código é composto por 44 dígitos e possibilita a consulta e o download do XML da NF-e. O XML é o arquivo que você precisa armazenar por, pelo menos, 5 anos mais o ano vigente.

5. Agrupar todas as vendas do mês em uma nota fiscal

Pense no seguinte exemplo: uma loja virtual fez 1.000 vendas em um determinado mês. Será possível emitir apenas um documento fiscal referente a todas essas vendas? Por mais que pareça estranho, esse é um questionamento que alguns profissionais têm.

Indo direto ao ponto: cada venda precisa ter uma respectiva nota fiscal. Ou seja, se você vender 500 produtos ou cursos digitais em um período, será necessário emitir 500 notas fiscais, não importando se você opta pelo Simples Nacional ou pelo Lucro Presumido.

Além de evitar autuações da receita federal, você possibilitará o cancelamento de nota fiscal e os reembolsos, o que é um direito do consumidor.

6. Preencher dados incorretamente

Quando o negócio está dando os seus primeiros passos, é possível concentrar diversas atividades em uma única pessoa, como a atualização do fluxo de caixa e a contratação de novos funcionários. Porém, com o passar do tempo, a quantidade de vendas aumenta e, consequentemente, o número de notas fiscais emitidas.

Estima-se que um empreendedor gaste, pelo menos, 5 minutos para gerar uma NF-e, porque é preciso preencher todos os dados da venda — e é aí que mora o perigo. Digitar o CNPJ, o endereço, a NCM, o CFOP e tudo que é exigido pela Sefaz ou pela Prefeitura é algo que abre brechas para falhas. Qualquer informação errada pode invalidar a NF-e, atrapalhar o pagamento de impostos e causar o retrabalho. Por isso, é necessário ter muita atenção.

Empreendedores focados no desempenho do negócio utilizam a emissão automática de nota fiscal para evitar esses problemas. Mas como isso acontece?

Pois bem, um emissor inteligente de NF-e permite que você deixe todo o fluxo no piloto automático e está integrado aos principais meios de pagamento do mercado. Nessas horas, você pode escolher quando emitir a nota, seja no momento da venda ou após a garantia, e enviá-la por e-mail para o cliente.

Isso quer dizer que você não precisará se preocupar com erros de digitação e a perda de tempo — o que é ótimo, certo?

PS: se a sua empresa precisa de uma solução mais robusta, utilize uma API para nota fiscal.

Portanto, tenha em mente que respeitar as legislações fiscais é uma obrigação de todo empreendedor. Nessas horas, o contador é o profissional adequado para orientar esse tipo de serviço. Além disso, você pode utilizar também um emissor automático para executar a emissão de notas.

Adotar um emissor automático pode ser um passo essencial para ter tranquilidade e deixar a burocracia das notas fiscais.

Para te ajudar nisso, o mercado oferece soluções práticas para quem não quer perder tempo com questões relacionadas a impostos, data de emissão e de competência etc…

Se você emite pelo menos 5 notas fiscais por dia, ou seja, em média 100 documento por mês, está na hora de automatizar esse processo!

A automatização traz benefícios para a sua empresa e ainda faz com ela se mantenha legalizada sem exigir muito esforço da sua parte.

Facilite a emissão de notas automatizando com auxilio de sistemas de gestão ERP.

O modulo fiscal do ERP Spalla emite notas NF-E e NF-SE.

Além disso, o sistema atua de forma integrada. Simples e fácil de usar.

Entre em contato para tirar suas dúvidas ou agendar uma demonstração!

(fonte: Valor Contábil)

É difícil cumprir todas as obrigações tributárias no Brasil, pois o sistema Tributário Brasileiro é bastante complexo. Sendo assim, muitas empresas encontram dificuldade em elaborar corretamente o cenário tributário para que possam emitir suas Notas Fiscais sem nenhuma inconsistência nas informações prestadas ao Fisco.

Além de serem diversos tipos de tributos existentes em nosso ordenamento jurídico-tributário, cada qual com sua legislação específica, há uma quantidade muito grande de normas que são publicadas diariamente que mudam a tributação e acompanhar essas
alterações, por vezes, acaba se tornando um trabalho insano e muito oneroso para as empresas, que precisam manter uma área somente para atuar na leitura e interpretação dessas normas, a fim de manter as regras atualizadas.

Três regras de tributação causam maior preocupação para os contribuintes:

1) SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA:

para que seja possível monitorar os elementos necessários para manter as regras de ST, é preciso monitorar pelo menos duas normas – o Convênio CEST vigente atualmente (Convênio ICMS nº 142/2018) e o RICMS de cada Estado. Dependendo do Estado, pode haver ainda uma terceira base legal, como Portaria ou Instrução Normativa. Se a operação tiver origem em outro Estado é preciso ainda
analisar se há algum acordo vigente entre os Estados envolvidos, como Convênio ou Protocolo ICMS.

2) ICMS:

Todo Estado possui uma alíquota padrão, mas determinados produtos podem ter alíquotas específicas, a depender se são essenciais ou supérfluos. Nesse caso, é preciso acompanhar a Lei do ICMS de cada Estado, na parte que instituiu as alíquotas específicas,
além do RICMS se houver regulamentação mais específica. Pode ocorrer de ser necessário analisar mais normas que tragam ainda mais detalhes, como condições para determinados produtos.

3) PIS/COFINS:

Embora não sofra tanta alteração legal como os itens anteriormente apresentados, a legislação que envolve esse tributo é bastante complexa, pois as normas que tratam desses tributos são esparsas e exige conhecimento aprofundado, para que a operação seja corretamente enquadrada na regra. Dessa forma, uma única mercadoria com a qual o contribuinte faz operação, pode implicar em ter que acompanhar no mínimo 10 bases legais.

De acordo com IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação), o Brasil edita cerca de 760 normas por dia. Para piorar, impostos e taxas podem representar mais de 60% da lucratividade das companhias, segundo o Instituto.

Por isso, as empresas têm buscado o apoio de softwares de gestão ERP para auxiliá-las no cumprimento da entrega de obrigações. Os benefícios de contar com um sistema de ERP inclui a gestão de todas as etapas do processo, apuração de tributos retidos, monitoramento de todos os eventos gerados e maior segurança da transmissão dos dados enviados ao Fisco.

Com isso, é possível reduzir o risco de enviar as declarações com inconsistências e de ser autuado.

Transformação digital no RH: O digital já é parte fundamental do DNA das empresas, sejam elas ligadas a tecnologia ou não.

Processos antigos estão sendo redesenhados para aproveitar modernas ferramentas e, se antes o digital ficava restrito a atividades de apoio, hoje ele passou a fator estratégico para agregar valor e conquistar melhores resultados.

Uma constatação que se faz cada vez mais evidente é que saímos definitivamente do mundo analógico, e isso tem incluído departamentos tradicionais – e burocráticos – como o RH.

Para não ficar para trás, a área responsável por cuidar de todo o capital humano e que concentra em si tarefas vitais para o funcionamento das empresas também deve acompanhar as transformações e benefícios que o mundo digital oferece.

Abaixo, elenco os principais motivos para trazer o seu RH para a era digital:

Otimização do tempo

Todo profissional de RH sabe: a burocracia consome muito tempo. Entre entradas, conferências e solicitações de documentos, a rotina do departamento vai se estagnando, sobrando pouco tempo para atuar de forma estratégica, repensar modelos ou organizar atividades internas para os colaboradores. Imagine a diferença de um montante de papel x uma tela com interface limpa, onde todos os dados estão prontos para uso? Uma das principais vantagens do digital, certamente, é otimização de tempo.

Redução de custos

Conhecido por ser uma área que não gera lucro de forma direta, uma das grandes metas de todo RH é fazer mais com menos. O gasto com armazenamento, conservação e mesmo com assistentes e auxiliares para dar conta de todas as análises e processos necessários para o funcionamento da área pode ser drasticamente reduzido quando as atividades são apenas gerenciadas, porém executadas por um sistema inteligente. Mais eficiência por muito menos.

Aumento da segurança

O RH lida com informações sensíveis da empresa e de colaboradores, informações essas que demandam máxima segurança. Fraudes, erros, extravios ou mesmo má fé podem se tornar bolas de neves judiciais. Um sistema autônomo de controle que diminua as falhas humanas, que permita auditorias completas de forma simplificada e que tenha visualização por hierarquia no acesso previne maiores surpresas. Por isso, combinar uma solução de digitalização com antifraude é o ideal.

Aumento do espaço físico

Ter “sala de arquivo” é literalmente algo do passado! Se você ainda mantém alguma na sua empresa, aproveite o espaço que se abrirá para criar postos de trabalho, ampliar o espaços destinados ao descanso, alimentação ou inovação, enfim, sempre bom se livrar daquela papelada em prol da ampliação de um espaço físico produtivo.

Incorporar o RH à atuação estratégica

Liberar os colaboradores que atuam no RH das burocracias e tarefas mecânicas de controle e análise de documentação é dar a possibilidade desse setor ter tempo suficiente para atuar com inteligência e no apoio às estratégias de negócio, além de agregar valor de forma colateral aos serviços e produtos da empresa.

Os benefícios do RH digital vão além dos cinco expostos aqui. A implementação de processos digitais na área também melhora a rotina de departamento pessoal, otimiza a comunicação interna e aprimora os processos de recrutamento e seleção. Sua implementação já não é mais uma opção, mas sim uma necessidade para as companhias que desejam continuar competitivas no mercado.

Substitua os sistemas legados por uma plataforma em nuvem integrada. Atualize ferramentas antigas de treinamento, recrutamento e gestão do desempenho, e traga sistemas que sejam fáceis de usar.

Mas como fazer isso?

Você pode adotar o sistema de gestão ERP Spalla. Esse software possui o módulo de Recursos Humanos que é destinado à administração de RH da empresa. Disponibiliza relatórios de gestão para análise de custos, permite um controle de gerenciamento de benefícios, dependentes, histórico de salários e controle de ausências. Ajuda também a administrar a entrega de documentos obrigatórios para manter as informações dos colaboradores em dia.

O ERP Spalla foi desenvolvido com a intenção de otimizar os processos internos da sua empresa.

Além disso, é fácil e pratico de usar.

(Fonte: Jornal Contábil)

Além das práticas já adotadas previstas em lei, a Receita Federal divulgou novos procedimentos que os auditores fiscais devem adotar ao apontar a responsabilidade de sócios e diretores de empresas por dívidas tributárias.Trata-se da instrução normativa nº 1.862, publicada no Diário Oficial da última sexta-feira, que considera que a dívida pode ser cobrada também de sócios e diretores fora do momento em que é feita a autuação.

A norma permite o redirecionamento no despacho que nega a declaração de compensação (Dcomp) e durante o processo administrativo fiscal, desde que antes do julgamento de primeira instância. Prevê ainda que a medida pode ser adotada após a decisão definitiva na esfera administrativa e antes da inscrição em dívida ativa ou quando o crédito tributário for confessado em declaração constitutiva.

Fonte: Valor Econômico.

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Os contribuintes que aderiram ao Programa Especial de Regularização Tributária (Pert) devem, até o dia 28, enviar informações à Receita Federal para poder aplicar os benefícios do parcelamento especial. O órgão pede o número de prestações, os débitos que serão incluídos no programa e os créditos a serem usados para quitar parte da dívida.

O Pert inclui dívidas com a Receita ou a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN) vencidas até 30 de abril de 2017, de pessoas físicas ou empresas. há 208 mil optantes do programa. Os dados são agora exigidos com base na Instrução Normativa (IN) nº 1.855, publicada no Diário Oficial da União de segunda-feira.

De acordo com a instrução normativa, após a formalização do pedido de adesão, um ato normativo estabeleceria prazo para a apresentação das informações necessárias à consolidação do parcelamento. O que não se imaginava é que esse período seria o compreendido entre o Natal e o Ano Novo.

É o momento de indicar os créditos a serem usados na quitação de débitos com a Receita, que é o mais interessante do Pert. No Pert, há cinco possibilidades de quitação de débitos. Uma delas é o parcelamento em até 120 vezes. Outra forma é o pagamento em espécie de 20% da dívida consolidada, sem descontos, em cinco parcelas mensais e sucessivas, e o restante com créditos de prejuízo fiscal, base de cálculo negativa da CSLL ou outros créditos tributários. Uma terceira modalidade concede “a quem possui dívida total igual ou inferior a R$ 15 milhões” a redução do valor do pagamento em espécie de 20% para 7,5%. A modalidade que mais chamou a atenção das empresas é a que permite o uso de prejuízo fiscal.

Existe a possibilidade de incluir no Pert débitos que não tinham sido lançados (autuações) na época da adesão ao programa, além da possibilidade de retificar agora erro na adesão. O descumprimento da instrução normativa, segundo a Receita Federal, implicará a exclusão do programa e a cobrança de
todos os débitos nele incluídos.

fonte: Valor Econômico.

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Brasileiros que mantinham dinheiro não declarado no exterior e, há pouco mais de dois anos, aderiram ao Regime Especial de Regularização Cambial e Tributária (RERCT) poderão ser intimados a comprovar, por meio de documentos, a origem de tais recursos. Aqueles que não conseguirem demonstrar que os bens são oriundos de atividade econômica lícita correm o risco de exclusão do programa – o que pode acarretar complicações penais.

A informação da Receita sobre a possibilidade de o contribuinte ter que comprovar a origem dos recursos objetos do RERCT foi publicada no Diário Oficial da União (DOU) da última semana, por meio do Ato Declaratório Interpretativo nº 5, e desde lá vem sendo alvo de contestação. Advogados têm classificado a mudança como “pegadinha” e “ato desleal” contra o contribuinte, uma absoluta deslealdade do governo. Isso porque havia o entendimento, a partir de textos da própria Receita Federal, de que, para os casos do RERCT, não seriam exigidos documentos relacionados à origem dos recursos. A versão original estabelecia que o contribuinte deveria declarar a origem do bem, mas sem a obrigatoriedade de comprovação. “O ônus da prova de demonstrar que as informações são falsas é da Receita Federal do Brasil”, dizia o texto.

Fonte: Valor Econômico

A Receita Federal pretende criar, ainda este ano, um meio para fiscalizar as operações com criptomoedas. O órgão elaborou uma minuta de instrução normativa, que abriu para consulta públicaem seu site. Por meio de uma nova obrigação acessória, o órgão pretende acompanhar melhor as operações com moedas virtuais, o que poderá elevar a arrecadação.
Além disso, a Receita espera que a medida evite o uso de criptoativos para sonegação fiscal, corrupção e lavagem de dinheiro. A preocupação do órgão
leva em consideração a evolução desse mercado. As negociações com bitcoin – um dos principais criptoativos usados no país -, por exemplo, cresce ano a ano e, em 2017, atingiu a casa dos bilhões. Para este ano, a expectativa é que alcance um valor entre R$ 18 bilhões e R$ 45 bilhões.                                                      Pelo texto, estarão obrigadas a enviar as informações as corretoras (exchanges) e as empresas ou pessoas físicas cujas transações forem realizadas diretamente ou via corretoras domiciliadas no exterior, sempre que o valor mensal das operações ultrapassar R$ 10 mil. Ainda de acordo com a minuta, será cobrada multa de até 3% do valor da operação por omissão. Para prestação de dados fora do prazo, a penalidade será de R$ 1,5 mil. E se houver indício de algum delito, o
órgão comunicará o Ministério Público. a Receita Federal estuda implementar um sistema semelhante ao do Japão, pelo qual as corretoras controlam e repassam as informações ao Fisco. Hoje só consegue dados sobre essas transações por meio das declarações de Imposto de Renda (IR). Incide alíquota de 15% a 22,5% de IR sobre o ganho de capital decorrente da venda de criptomoedas.                                                                                                                                          Segundo a Receita, a criptomoeda é adquirida de corretora brasileira, deve ser declarada como ativo no Brasil, ainda que a compra tenha sido realizada com moeda estrangeira. A exchange no Brasil entrega o ativo com o preço em reais. É com base nesse valor que deve ser calculado eventual ganho de capital. Quem faz “mineração” de bitcoins também deve tributar ganho de capital decorrente das transferências de moeda virtual.
A mineração é a atividade de registro das transações com bitcoin em um livro público chamado de blockchain, que costuma ser paga por meio de novas
moedas virtuais. (Fonte: Valor Econômico).

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A Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo vai dispensar os contribuintes da entrega da Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA) – uma declaração mensal com as operações realizadas no período e os valores de imposto a pagar. Um projeto-piloto será lançado hoje, com 1,2 mil contribuintes, e a previsão do governo é de que até o fim do ano que vem o documento esteja completamente extinto.

No formato que existe atualmente, o contribuinte precisa entregar todos os meses duas declarações: a GIA e a Escrituração Digital Fiscal (EFD). A diferença entre elas é que a GIA apresenta as informações resumidas, com os totais somente, enquanto que na EFD as operações feitas no mês estão individualizadas, uma a uma. Essa situação de duplicidade de documentos vem desde 2014, quando a Escrituração Fiscal Digital tornou-se obrigatória no Estado de São Paulo e os contribuintes passaram a transmitir os seus livros fiscais e registros de apuração do ICMS de forma eletrônica. Antes disso, as empresas mantinham as suas escriturações em papel e emitiam somente um resumo, a GIA, ao governo. A ideia é simplificar para o contribuinte. Em vez de entregar duas declarações, ele vai passar somente a que traz as informações individualizadas. Nesse primeiro momento os 1,2 mil contribuintes vão continuar entregando a GIA normalmente. Só que o governo, ao mesmo tempo, vai gerar o seu próprio resumo, de forma imediata e eletrônica, a partir dos dados da EFD. As empresas terão acesso a essas informações.

A ideia é que nesse primeiro momento as empresas usem o resumo eletrônico para corrigir possíveis inconsistências nos dados que estão sendo transmitidos, evitando, por exemplo, o risco de multa por erro nas declarações. Ha casos frequentes em que o Fisco verifica nas auditorias, casos em que os contribuintes informam um dado na EFD e outro diferente na GIA. Essas correções devem favorecer também o trabalho da fiscalização. Isso porque os erros de informação acabam criando alarmes falsos de fraudes e os auditores acabam destinando tempo e esforço em ações desnecessárias.

A dispensa da entrega da declaração ocorrerá a partir do momento em que a Fazenda verificar que diminuíram as inconsistências nas declarações que são emitidas pelos contribuintes. Se tudo acontecer como o esperado, deverá ocorrer até o fim do ano que vem e, a partir de então, restará unicamente o resumo eletrônico que será feito pelo próprio governo. A eliminação da GIA não é exclusiva de São Paulo. Ao menos sete Estados dispensaram os contribuintes da entrega da declaração desde que a EDF se tornou obrigatória: Ceará, Goiás, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Paraíba, Paraná e Sergipe. Em São Paulo, a demora é justificada pelo governo em razão da complexidade da mudança.

(Fonte Valor Econômico)

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Aumentou de três para oito dias o prazo da Receita para autuar importadores em casos de divergência no desembaraço aduaneiro – o que ocorre quando a fiscalização, por exemplo, discorda da classificação fiscal indicada pela empresa para o produto. A mudança deve diminuir o volume de mandados de
segurança – impetrados quando a mercadoria fica aguardando por prazo indeterminado e não é liberada antes da análise do fiscal. A alteração consta na Instrução Normativa (IN) nº 1.813, publicada na terça-feira. A norma modifica dispositivos da IN SRF nº 680, de 2006, que trata do despacho aduaneiro de importação.

Fonte: Valor Econômico

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