Como verificar eletronicamente se o controle de créditos e retenções de PIS/Pasep e COFINS está correto

Acompanhando todos os meses milhares de auditorias em arquivos da EFD Contribuições, percebemos que muitas empresas não sabem como declarar, controlar e aproveitar de maneira correta os saldos de créditos e retenções de PIS e de COFINS, apurados em períodos anteriores para utilização futura.

Na EFD Contribuições, os registros 1100 (Controle de Créditos Fiscais – PIS/Pasep) e 1500 (Controle de Créditos Fiscais – COFINS) são destinados aos controles dos saldos de créditos. Já os registros 1300 (Controle dos Valores Retidos na Fonte – PIS/Pasep) e 1700 (Controle dos Valores Retidos na Fonte – COFINS) são destinados aos controles dos saldos de retenções sofridas.

Assim, nos registros 1100 e 1500 iremos escriturar as disponibilidades de créditos de PIS/Pasep e de COFINS, apurados em períodos anteriores ao da escrituração, demonstrados mês a mês, com saldos a utilizar no atual período da escrituração ou em períodos posteriores, mediante desconto, compensação ou ressarcimento, bem como os créditos apurados no próprio período da escrituração, mas que não foram totalmente utilizados neste período, restando saldos a utilizar em períodos posteriores, mediante desconto, compensação ou ressarcimento.

Nos registros 1300 e 1700 realizaremos o controle dos saldos de valores de PIS/Pasep e de COFINS retidos na fonte, de períodos anteriores e do período da atual escrituração. Estes valores poderão ser utilizados para dedução das contribuições cumulativas e/ou não cumulativas devidas, conforme apuração constante dos registros M200 e M600.

Embora bem parecidos, cada mecanismo de controle tem suas regras e particularidades. Esses dois controles (controle de créditos fiscais e controle de valores retidos na fonte) são obrigatórios quando da apuração de valores para utilização em períodos futuros referentes aos créditos e retenções. Caso as regras de escrituração desses controles não sejam respeitadas, a Receita Federal poderá glosar o aproveitamento de determinado valor, gerando valores complementares a recolher com multa e juros. Percebe-se que esta é uma conferência importantíssima a ser feita: comparar todos os arquivos da EFD Contribuições, mês a mês, de modo a assegurar que o controle de créditos e de retenções está sendo feito corretamente.